Samenvatting gehele boek projectmatig samenwerken in de praktijk.
H1 De kracht van projectmatig werken
1.1 Inleiding
Bedrijven en organisaties zien projectmatig werken als een manier om doelen te halen en
resultaatgericht te werken. Mogelijke voordelen van projectmatig werken:
- Biedt een werkwijze die aansluit bij het snel inspringen op veranderingen en het
realiseren van initiatieven
- Kan op elk niveau in een organisatie worden toegepast
- Is op zowel kleine als grote projecten van toepassing
- Is branceonafhankelijk
- Biedt een werkwijze om binnen beperkingen van mensen en geld haalbare resultaten
op te leveren
- Voorkomt dat nieuwe ideeën niet worden opgepakt
- Voorkomt dat werkzaamheden te veel geld en tijd kosten
- Bevordert de samenwerkingen tussen verschillende afdelingen in een organisatie
- Is leuk om te doen
- Is door iedereen aan te leren
- Is gericht op het behalen van resultaten en daarmee de doelstellingen
- Is efficiënt en effectief.
1.3 improviseren, projectmatig werken of routinematig werken
improviseren: resultaat is onzeker, als je begint weet je niet wat er gaat gebeuren, kan goed
en fout gaan, ad hoc=op dat moment beslissen
Routinematig: vaste procedure, uitkomst is zeker en duidelijk (bijv. paspoort aanvragen,
gaat overal hetzelfde en de uitkomst is zeker: je kan binnen 10 dagen je paspoort ophalen)
Projectmatig: tussenin, uitkomst is toch een beetje onzeker maar je werkt wel met vaste
procedures (bij onze studie voornamelijk projectmatig werken)
Resultaat bij aanvang
Resultaat van te voren bekend
onzeker
Plannen om doel en resultaat duidelijk te maken
1.4 kenmerken van een project
hoe is nu te bepalen of er sprake is van een project? Waar moet een klus, opdracht, taak of
werkzaamheid aan voldoen om er een project van te maken. Om dit te bepalen, moet eerst
duidelijk wat de kenmerken zijn van een project. Er zijn zes kernmerken te onderscheiden:
- Specifiek doel (helder)
- Uniek of nieuw resultaat
, - Begin en eind
- 1 Opdrachtgever
- Tijdelijke samenwerking (want er is een begin en een eind) van mensen met
verschillende expertise (specialisme)
- Mate van onzekerheid
1.5 Definitie project
als alle kernmerken worden samengevoegd, vormen deze de definitie van een project: een
tijdelijke samenwerking van mensen met verschillende expertisen die binnen een
vastgestelde tijd en met beperkte middelen een nieuw of uniek resultaat leveren waarmee
een doel van de opdrachtgever wordt behaald met een bepaalde mate van onzekerheid.
1.6 Hoe projecten ontstaan
Figuur 1.2 de oorzaken van een project.
Bij een behoefte is er sprake van een behoefte van een organisatie of persoon aan iets
nieuws of een positieve verandering van iets bestaands, denk hierbij aan een nieuw product,
meer winst, efficiënter werken, meer klanten, een beter imago of een hogere
klanttevredenheid.
In tegenstelling tot een behoefte kan er ook een probleem zijn dat kan leiden tot een project.
De huidige situatie is dan niet goed en er wordt naar gestreefd om door het project het
probleem op te lossen of de schade te beperken.
De oorzaak van een project kan bepalend zijn voor hoe een project tot stand komt. Bij een
probleem is er een sterke mate van sense of urgency, waardoor er een grote druk op het
project kan ontstaan en snelheid gebonden is.
1.7 projecten in allerlei soorten en maten
Projecten zijn er in allerlei soorten en maten: van klein tot groot, van lang tot kort, van
eenvoudig tot complex en van technisch tot organisatorisch. Projecten zijn daarom geen
eenheidsworst en niet te vangen in een standaard gedetailleerde methode van werken.
Waar de grens ligt tussen een groot en een klein project is moeilijk te zeggen deze hangt
met name af van:
- De duur van het project in de tijd
- De complexiteit van de inhoud
- Het aantal betrokkenen en belanghebbende
- De grootte van het projectbudget
- De hoeveelheid werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd
Projecten verschillen ook in type van elkaar, wat samenhangt met de inhoud van de
projecten. Een project waarbij twee afdelingen worden samengevoegd, vraagt een hele
andere aanpak dan het ontwikkelen van een nieuw medisch apparaat. Het soort werk en het
soort op te leveren resultaat is hier wezenlijk anders. Globaal gezien zijn er drie
verschillende typen projecten:
- organisatorische (VB een samenvoeging van twee afdelingen)
- technische (VB het ontwerpen en produceren van een nieuw medisch apparaat)
- maatschappelijk (VB een inzamelingsactie voor de slachtoffers van een ramp)
, Verschillende typen projecten vragen om verschillende aanpakken, werkwijzen en typen
mensen.
1.8 doelgericht, resultaatgericht een efficiënt
Projectmatig werken is een werkwijze om klussen, activiteiten en opdrachten doelgericht,
resultaatgericht en efficiënt uit te voeren. Omdat deze termen nogal eens door elkaar worden
gebruikt, is enig uitleg wel op z’n plaats:
Figuur 1.3 relatie tussen doelgericht, resultaatgericht en efficiënt
Doelgericht: focus op het WAAROM van een project, alleen dan doen wat bijdraagt aan het
doel. Het doel van een clubhuis is bijv. mensen bij elkaar brengen.
Resultaatgericht: focus op WAT van een project, niet wat we doen maar wat we leveren.
Bijv. een clubhuis, er moet een kantine, terras en een mooie bar in. Dat moet het resultaat
zijn. Denken aan het doel, terras zo maken dat mensen bij elkaar kunnen zitten.
Efficient: focus op het HOE, zo veel mogelijk doen in zo weinig mogelijk tijd en met zo
weinig mogelijk middelen. Met zo weinig mogelijk inspanningen en geld zoveel mogelijk
resultaten behalen.
H2 De structuur van een project
2.1 inleiding
Structuur betekend letterlijk manier waarop een samengesteld geheel is opgebouwd
een project is een samengesteld geheel dat bestaat uit de volgende bouwstenen:
- Hoofdstappen (hoe komen we van oorzaak tot doel?)
- Organisatiestructuur met rollen (wie heeft welke taken en verantwoordelijkheden?)
- Beheersfactoren (wat leggen we waarin vast?)
2.2 hoofdstappen
Welke stappen moeten nu worden gezet om te komen van een kans of probleem, tot het
bereiken van het doel? Globaal gezien, zijn er vijf hoofdstappen in projectmatig werken:
1. Projectbeslissing
2. Projectvoorbereiding
3. Projectuitvoering
4. Projectafronding
5. Projectborging.
Deze hoofdstappen worden ook wel fasen genoemd en zijn toepasbaar op alle projecten,
van de organisatie van een klantendag tot de aanleg van een nieuwe snelweg. Indien nodig
wordt de hoofdstap projectuitvoering in verschillende uitvoeringsfasen opgedeeld om het
project beheersbaar te houden.
Stap 1 projectbeslissing
H1 De kracht van projectmatig werken
1.1 Inleiding
Bedrijven en organisaties zien projectmatig werken als een manier om doelen te halen en
resultaatgericht te werken. Mogelijke voordelen van projectmatig werken:
- Biedt een werkwijze die aansluit bij het snel inspringen op veranderingen en het
realiseren van initiatieven
- Kan op elk niveau in een organisatie worden toegepast
- Is op zowel kleine als grote projecten van toepassing
- Is branceonafhankelijk
- Biedt een werkwijze om binnen beperkingen van mensen en geld haalbare resultaten
op te leveren
- Voorkomt dat nieuwe ideeën niet worden opgepakt
- Voorkomt dat werkzaamheden te veel geld en tijd kosten
- Bevordert de samenwerkingen tussen verschillende afdelingen in een organisatie
- Is leuk om te doen
- Is door iedereen aan te leren
- Is gericht op het behalen van resultaten en daarmee de doelstellingen
- Is efficiënt en effectief.
1.3 improviseren, projectmatig werken of routinematig werken
improviseren: resultaat is onzeker, als je begint weet je niet wat er gaat gebeuren, kan goed
en fout gaan, ad hoc=op dat moment beslissen
Routinematig: vaste procedure, uitkomst is zeker en duidelijk (bijv. paspoort aanvragen,
gaat overal hetzelfde en de uitkomst is zeker: je kan binnen 10 dagen je paspoort ophalen)
Projectmatig: tussenin, uitkomst is toch een beetje onzeker maar je werkt wel met vaste
procedures (bij onze studie voornamelijk projectmatig werken)
Resultaat bij aanvang
Resultaat van te voren bekend
onzeker
Plannen om doel en resultaat duidelijk te maken
1.4 kenmerken van een project
hoe is nu te bepalen of er sprake is van een project? Waar moet een klus, opdracht, taak of
werkzaamheid aan voldoen om er een project van te maken. Om dit te bepalen, moet eerst
duidelijk wat de kenmerken zijn van een project. Er zijn zes kernmerken te onderscheiden:
- Specifiek doel (helder)
- Uniek of nieuw resultaat
, - Begin en eind
- 1 Opdrachtgever
- Tijdelijke samenwerking (want er is een begin en een eind) van mensen met
verschillende expertise (specialisme)
- Mate van onzekerheid
1.5 Definitie project
als alle kernmerken worden samengevoegd, vormen deze de definitie van een project: een
tijdelijke samenwerking van mensen met verschillende expertisen die binnen een
vastgestelde tijd en met beperkte middelen een nieuw of uniek resultaat leveren waarmee
een doel van de opdrachtgever wordt behaald met een bepaalde mate van onzekerheid.
1.6 Hoe projecten ontstaan
Figuur 1.2 de oorzaken van een project.
Bij een behoefte is er sprake van een behoefte van een organisatie of persoon aan iets
nieuws of een positieve verandering van iets bestaands, denk hierbij aan een nieuw product,
meer winst, efficiënter werken, meer klanten, een beter imago of een hogere
klanttevredenheid.
In tegenstelling tot een behoefte kan er ook een probleem zijn dat kan leiden tot een project.
De huidige situatie is dan niet goed en er wordt naar gestreefd om door het project het
probleem op te lossen of de schade te beperken.
De oorzaak van een project kan bepalend zijn voor hoe een project tot stand komt. Bij een
probleem is er een sterke mate van sense of urgency, waardoor er een grote druk op het
project kan ontstaan en snelheid gebonden is.
1.7 projecten in allerlei soorten en maten
Projecten zijn er in allerlei soorten en maten: van klein tot groot, van lang tot kort, van
eenvoudig tot complex en van technisch tot organisatorisch. Projecten zijn daarom geen
eenheidsworst en niet te vangen in een standaard gedetailleerde methode van werken.
Waar de grens ligt tussen een groot en een klein project is moeilijk te zeggen deze hangt
met name af van:
- De duur van het project in de tijd
- De complexiteit van de inhoud
- Het aantal betrokkenen en belanghebbende
- De grootte van het projectbudget
- De hoeveelheid werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd
Projecten verschillen ook in type van elkaar, wat samenhangt met de inhoud van de
projecten. Een project waarbij twee afdelingen worden samengevoegd, vraagt een hele
andere aanpak dan het ontwikkelen van een nieuw medisch apparaat. Het soort werk en het
soort op te leveren resultaat is hier wezenlijk anders. Globaal gezien zijn er drie
verschillende typen projecten:
- organisatorische (VB een samenvoeging van twee afdelingen)
- technische (VB het ontwerpen en produceren van een nieuw medisch apparaat)
- maatschappelijk (VB een inzamelingsactie voor de slachtoffers van een ramp)
, Verschillende typen projecten vragen om verschillende aanpakken, werkwijzen en typen
mensen.
1.8 doelgericht, resultaatgericht een efficiënt
Projectmatig werken is een werkwijze om klussen, activiteiten en opdrachten doelgericht,
resultaatgericht en efficiënt uit te voeren. Omdat deze termen nogal eens door elkaar worden
gebruikt, is enig uitleg wel op z’n plaats:
Figuur 1.3 relatie tussen doelgericht, resultaatgericht en efficiënt
Doelgericht: focus op het WAAROM van een project, alleen dan doen wat bijdraagt aan het
doel. Het doel van een clubhuis is bijv. mensen bij elkaar brengen.
Resultaatgericht: focus op WAT van een project, niet wat we doen maar wat we leveren.
Bijv. een clubhuis, er moet een kantine, terras en een mooie bar in. Dat moet het resultaat
zijn. Denken aan het doel, terras zo maken dat mensen bij elkaar kunnen zitten.
Efficient: focus op het HOE, zo veel mogelijk doen in zo weinig mogelijk tijd en met zo
weinig mogelijk middelen. Met zo weinig mogelijk inspanningen en geld zoveel mogelijk
resultaten behalen.
H2 De structuur van een project
2.1 inleiding
Structuur betekend letterlijk manier waarop een samengesteld geheel is opgebouwd
een project is een samengesteld geheel dat bestaat uit de volgende bouwstenen:
- Hoofdstappen (hoe komen we van oorzaak tot doel?)
- Organisatiestructuur met rollen (wie heeft welke taken en verantwoordelijkheden?)
- Beheersfactoren (wat leggen we waarin vast?)
2.2 hoofdstappen
Welke stappen moeten nu worden gezet om te komen van een kans of probleem, tot het
bereiken van het doel? Globaal gezien, zijn er vijf hoofdstappen in projectmatig werken:
1. Projectbeslissing
2. Projectvoorbereiding
3. Projectuitvoering
4. Projectafronding
5. Projectborging.
Deze hoofdstappen worden ook wel fasen genoemd en zijn toepasbaar op alle projecten,
van de organisatie van een klantendag tot de aanleg van een nieuwe snelweg. Indien nodig
wordt de hoofdstap projectuitvoering in verschillende uitvoeringsfasen opgedeeld om het
project beheersbaar te houden.
Stap 1 projectbeslissing
