Beslisdocument 3 Procurement & Sales

Invulformat Directievoorstel Performance Dashboard
Beslisdocument Fase 2b (Inkooptraject: contracteren)

Studentnaam: Rol P&S: inkoop / verkoop
Onderdelen Theoretische Toepassing
Total Cost of Ownership (TCO), indicatie ½ A4
Bij het uitbesteden van de Catering dient Regus rekening te houden met de gehele TCO van de
dienstverlening.
Geef van 6 onderdelen van de TCO een concreet voorbeeld van de indirecte inkoopkosten. Geef
daarbij aan op welke manier je vanuit je eigen rol (inkoop/verkoop) deze kosten kan helpen
verminderen.

De total cost of ownership is het totaalbedrag aan kosten voor het bezit van een product of het
gebruik van een dienst gedurende de levencyclus/gebruikscyclus [ CITATION Mar \l 1043 ]. Er zijn
verschillende aspecten waarop bezuinigd kan worden, hieronder worden deze aspecten beschreven.
 Prijs
Bij een langere samenwerking, dus bij het mogelijk verlengen van het contract kan er een korting
worden gegeven omdat de samenwerking goed verloopt.
 Service
Kosten die hierbij komen kijken zijn de kosten voor het personeel bijvoorbeeld, zij verlenen service
aan de klanten/gasten. Een voorbeeld om hierop te kunnen besparen is door bijvoorbeeld het
cateringpersoneel dat in de latere avonduren aan het werk is, ook taken te geven die bijvoorbeeld
een receptionist zou uitvoeren. Zo is het niet noodzakelijk dat er tot laat ook een receptionist
aanwezig is.
 Contract
Het contract is de overeenkomst die wordt getekend door Regus en Hutten. Indirecte kosten die hier
bij komen kijken zijn kosten voor afspraken die worden gemaakt nadat het contract al is getekend.
Voor wijzigingen aan het contract, dus bij het maken van nieuwe afspraken na het tekenen, betaal je
een meerprijs. Een manier om te besparen op de kosten van contracteren is door contracten te
bundelen. Door er voor te zorgen dat er meerdere diensten binnen één contract vallen bespaar je op
contractverwerkingskosten.
 Techniek
Bij techniek moet er aan kosten van bijvoorbeeld gas/water/licht worden gedacht. Een manier op hier
op te kunnen besparen is door het vereisen van een minimale energie label A+ op apparaten. Op
deze manier wordt er op een duurzame manier gebruik gemaakt van de energie en bespaar je dus
ook kosten.
 Functioneel
Kosten die bij dit aspect komen kijken zijn bijvoorbeeld de kosten voor het schoonmaken van de
vergaderzalen na afloop, waar aardig wat tijd in kan gaan zitten. Een manier om hierop kosten te
kunnen betalen is door de gebruikers van de vergaderzalen te vragen om de zalen na afloop in goede
staat achter te laten, door bijvoorbeeld ten minste hun eigen troep in de prullenbak te gooien en zelf
met een doek over de tafel te gaan. Dit is een klein ding maar kan al wel de werkzaamheden van
schoonmakers verminderen, wat ook voor kostenbesparing zorgt.
 Facturatie
Alle facturen die in en uit het bedrijf gaan moeten natuurlijk volledig zijn. Het nakijken en uiteindelijk
opsturen van deze facturen kost natuurlijk geld, dit is een voorbeeld van indirecte kosten. Een manier
om hierop te kunnen besparen is door over te gaan op maandelijkse facturatie, in plaats van het
factureren van elk product of dienst op zich. Elk factuur brengt administratiekosten met zich mee en
de kosten hiervoor worden natuurlijk erg hoog als er telkens bij elk product of dienst een factuur moet
worden opgesteld. Door de maandelijkse kosten van de producten en of diensten te factureren wordt
hierover dus maar één keer administratiekosten betaald.

Algemene voorwaarden, indicatie ½ A4

Bij het opstellen van een contract dienen de algemene voorwaarden vastgesteld te
worden.
Werk vanuit jouw rol 3 voorwaarden uit die je graag in de overeenkomst terug ziet komen
en geef bij elke voorwaarde aan waarom deze juist voor jouw rol belangrijk zijn.

- De levering van de catering moet op tijd gebeuren. Dit betekend dat de koffie en thee
maximaal vijf minuten voor aanvang van de vergadering in de vergaderzaal moet zijn. Dit
is voor inkoper van belang omdat zij natuurlijk willen dat alles goed verloopt om de
klanten het naar wens te maken. Het te laat leveren van de catering zal natuurlijk niet op
prijs worden gesteld door de klanten.

, - Na afloop van de vergaderingen is het de bedoeling dat de catering faciliteiten tijdig
worden afgehaald. Dit moet uiterlijk binnen 30 minuten na afloop van de vergadering
gebeurd zijn. Dit is belangrijk voor de inkoper omdat er zo een beter verloop is tussen de
verschillende vergaderingen door.

- Bij bestellen van catering moet de leverancier tijdig reageren op de verzoeken van de
inkoper. Binnen 24 uur is een meer dan redelijk tijdsbestek. Dit is voor de inkoper van
belang omdat zij zo weten waar ze aan toe zijn en aan de hand daarvan verder kunnen
met de planning.