Deel 4
ADVIES HERINRICHTING VERGADERPROCES
Auteur: Alicia Weenink - 440766
Klas: DFM3VC
Datum en plaats: Zwolle, november 2018
Toets: Analyse Facilitaire Organisatie PF
Onderdeel: Advies herinrichting vergaderproces
Bisoncode: HBS.T.4471
Docent: Feike Bergsma
Toetskans: 1
, ADVIES HERINRICHITNG VERGADERPROCES
Dit laatste deel is de eindrapportage van de onderdelen van de Analyse Facilitaire Organisatie van ABN
Amro. In deze eindrapportage wordt het advies gegeven op welke wijze de ABN Amro Bank (AAB) de
organisatie van het vergaderproces vanuit de facilitaire regieorganisatie het best kan vormgeven.
1 – DIENSTVERLENING RONDOM HET VERGADERPROCES
In de dienstverlening rondom het vergaderproces kan er worden gekeken naar standaardiseren,
centraliseren en uitbesteden.
STANDAARDISEREN
Standaardiseren kan gebeuren op basis van verschillende vormen, deze vormen zijn werkprocessen,
kennis en vaardigheden, resultaten en normen.
WERKPROCESSEN
Standaardiseren kan op basis van werkprocessen, waardoor er voor alle vergaderruimtes dezelfde
regels worden gemaakt. Op dit moment wordt hier nog geen gebruik van gemaakt, voor de centrale en
decentrale ruimtes gelden er verschillende regels. Er wordt bijvoorbeeld gebruik gemaakt van
verschillende procedures voor het boeken van een vergaderruimte. Dit komt terug in de flowchart.
Er wordt geadviseerd om deze manier van standaardiseren te gebruiken. Er zijn binnen ABN Amro
namelijk verschillende manieren om een reservering te maken voor een vergaderruimte, dit kan door
middel van click, call en face. Daarnaast zijn er ook verschillende ruimtes waarvoor een reservering
gemaakt kan worden. Door de verschillende typen vergaderruimten in hetzelfde systeem op te nemen
kan er een grote toegevoegde waarde worden gecreëerd. In dit systeem kan er ook een toevoeging van
de annulering van vergaderruimten en andere faciliteiten worden gemaakt. Wanneer er nu een
vergadering wordt geannuleerd, wordt het vaak vergeten om ook de catering te annuleren. Dit
probleem ontstaat doordat de systemen niet met elkaar in contact staan. Dit systeem kan worden
ingevoerd in de FM-app. Uit eindelijk zorgt deze connectie dat er geen onnodige extra kosten worden
gemaakt.
KENNIS EN VAARDIGHEDEN
Standaardiseren op basis van kennis en vaardigheden focust op een bepaald begrip. Er zou gefocust
kunnen worden op hostmanship waardoor de medewerkers hier dezelfde gedachten over krijgen. Op
deze manier wordt door iedere medewerker van ABN Amro iedere gebruiker gelijk behandeld. Deze
manier wordt niet geadviseerd omdat hierdoor alle medewerkers dezelfde inzichten en kennis moeten
hebben.
RESULTATEN
Ook kan standaardiseren gebeuren op basis van resultaten, waarbij er vaste resultaten zullen zijn voor
alle vergaderruimtes. Hierdoor wordt alles in de vergaderruimtes gelijk, bijvoorbeeld alleen 8-persoons
vergaderruimtes met allen dezelfde uitstraling en comfort. Deze manier van standaardiseren zal niet
worden geadviseerd doordat er altijd behoefte zal zijn aan verschillende types en grote van
vergaderruimtes.
NORMEN
Als laatst kan er worden gestandaardiseerd op basis van normen. Wanneer van hostmanship een norm
wordt gemaakt, dienen alle medewerkers zich hieraan te houden. Hierdoor wordt het gedrag van de
medewerker beïnvloed. Deze manier van standaardiseren wordt niet aanbevolen omdat het
2
ADVIES HERINRICHTING VERGADERPROCES
Auteur: Alicia Weenink - 440766
Klas: DFM3VC
Datum en plaats: Zwolle, november 2018
Toets: Analyse Facilitaire Organisatie PF
Onderdeel: Advies herinrichting vergaderproces
Bisoncode: HBS.T.4471
Docent: Feike Bergsma
Toetskans: 1
, ADVIES HERINRICHITNG VERGADERPROCES
Dit laatste deel is de eindrapportage van de onderdelen van de Analyse Facilitaire Organisatie van ABN
Amro. In deze eindrapportage wordt het advies gegeven op welke wijze de ABN Amro Bank (AAB) de
organisatie van het vergaderproces vanuit de facilitaire regieorganisatie het best kan vormgeven.
1 – DIENSTVERLENING RONDOM HET VERGADERPROCES
In de dienstverlening rondom het vergaderproces kan er worden gekeken naar standaardiseren,
centraliseren en uitbesteden.
STANDAARDISEREN
Standaardiseren kan gebeuren op basis van verschillende vormen, deze vormen zijn werkprocessen,
kennis en vaardigheden, resultaten en normen.
WERKPROCESSEN
Standaardiseren kan op basis van werkprocessen, waardoor er voor alle vergaderruimtes dezelfde
regels worden gemaakt. Op dit moment wordt hier nog geen gebruik van gemaakt, voor de centrale en
decentrale ruimtes gelden er verschillende regels. Er wordt bijvoorbeeld gebruik gemaakt van
verschillende procedures voor het boeken van een vergaderruimte. Dit komt terug in de flowchart.
Er wordt geadviseerd om deze manier van standaardiseren te gebruiken. Er zijn binnen ABN Amro
namelijk verschillende manieren om een reservering te maken voor een vergaderruimte, dit kan door
middel van click, call en face. Daarnaast zijn er ook verschillende ruimtes waarvoor een reservering
gemaakt kan worden. Door de verschillende typen vergaderruimten in hetzelfde systeem op te nemen
kan er een grote toegevoegde waarde worden gecreëerd. In dit systeem kan er ook een toevoeging van
de annulering van vergaderruimten en andere faciliteiten worden gemaakt. Wanneer er nu een
vergadering wordt geannuleerd, wordt het vaak vergeten om ook de catering te annuleren. Dit
probleem ontstaat doordat de systemen niet met elkaar in contact staan. Dit systeem kan worden
ingevoerd in de FM-app. Uit eindelijk zorgt deze connectie dat er geen onnodige extra kosten worden
gemaakt.
KENNIS EN VAARDIGHEDEN
Standaardiseren op basis van kennis en vaardigheden focust op een bepaald begrip. Er zou gefocust
kunnen worden op hostmanship waardoor de medewerkers hier dezelfde gedachten over krijgen. Op
deze manier wordt door iedere medewerker van ABN Amro iedere gebruiker gelijk behandeld. Deze
manier wordt niet geadviseerd omdat hierdoor alle medewerkers dezelfde inzichten en kennis moeten
hebben.
RESULTATEN
Ook kan standaardiseren gebeuren op basis van resultaten, waarbij er vaste resultaten zullen zijn voor
alle vergaderruimtes. Hierdoor wordt alles in de vergaderruimtes gelijk, bijvoorbeeld alleen 8-persoons
vergaderruimtes met allen dezelfde uitstraling en comfort. Deze manier van standaardiseren zal niet
worden geadviseerd doordat er altijd behoefte zal zijn aan verschillende types en grote van
vergaderruimtes.
NORMEN
Als laatst kan er worden gestandaardiseerd op basis van normen. Wanneer van hostmanship een norm
wordt gemaakt, dienen alle medewerkers zich hieraan te houden. Hierdoor wordt het gedrag van de
medewerker beïnvloed. Deze manier van standaardiseren wordt niet aanbevolen omdat het
2
