Moduleopdracht
Personeelsplanning &
Organisatie
XXXX
Studentnr. XXXXX
NCOI Human
Resources
Management
,Voorwoord
Graag stel ik mij aan u voor. Mijn naam is XX en ik ben 27 jaar oud. Ik ben ruim een jaar werkzaam
als HR- medewerker bij de XX (hierna: de XX).
In mijn functie als HR- medewerker ondersteun ik medewerkers en managers in de lijn bij vragen over
onder andere arbeidsvoorwaarden, personeelsregelingen en mutaties. Ik zorg voor de
informatievoorziening door maandelijks rapportages op te leveren aan de HR- adviseurs en
managers.
Onlangs heb ik mijn ambitie om door te groeien naar de functie van HR- adviseur uitgesproken
richting mijn leidinggevende. Een goed startpunt om mijn kennis te vergroten is het volgen van de
eenjarige HBO opleiding Human Resources Management bij de NCOI. De opgedane kennis probeer
ik direct toe te passen in de uitoefening van mijn huidige werkzaamheden.
De module Personeelsplanning en Organisatie wordt afgesloten met een moduleopdracht waarin ik
een aanbeveling voor het management schrijf hoe strategische personeelsplanning (hierna: SPP) en
relevante HR- thema's ingezet kunnen worden voor een strategisch belangrijke functie of team binnen
de XX.
Ik wil mijn docent, John Jurgens, bedanken voor de lessen. SPP is onlangs door de directie op de
HR- agenda geplaatst voor de komende jaren. Dit onderwerp begint nu te leven binnen de
organisatie. Ik hoop mijn steentje bij te kunnen dragen door de kennis die ik heb opgedaan tijdens de
module toe te passen in de uitoefening van mijn functie.
Ik wens u veel leesplezier toe!
Hartelijke groet,
XX
1
,Inhoudsopgave
Voorwoord ............................................................................................................................................... 1
Samenvatting .......................................................................................................................................... 3
Inleiding ................................................................................................................................................... 4
Hoofdstuk 1 Strategisch belangrijke functiegroep
1.1 Strategische koers................................................................................................................ 5
1.2 Sleutelfiguur ...................................................................................................................... 5,6
Hoofdstuk 2 Toekomstig gewenst personeelsbestand
2.1 Externe ontwikkelingen ........................................................................................................ 6
2.2 Organisatieontwikkelingen ................................................................................................... 6
2.3 Kwantitatieve of kwalitatieve gevolgen................................................................................. 7
Hoofdstuk 3 De verschillen tussen het toekomstig gewenste personeelsbestand en het huidige
personeelsbestand ............................................................................................................................... 7,8
Hoofdstuk 4 SPP- methode en de rol van HR ..................................................................................... 8,9
Hoofdstuk 5 Werving en selectie ....................................................................................................... 9,10
Hoofdstuk 6 Het binden van medewerkers ........................................................................................... 10
Literatuurlijst .......................................................................................................................................... 11
2
,Samenvatting
Als onderwijsinstelling kan de XX niet meer om digitalisering heen: de student van nu is altijd online.
Technologie maakt het mogelijk onderwijs op maat aan te bieden en studenten wegwijs te maken in
een technologie-intensieve arbeidsmarkt. Een sleutelfiguur in deze strategische koers is de
Functioneel Beheerder. Op dit moment zijn er acht medewerkers (7,5 FTE) in de functie van
Functioneel Beheerder werkzaam bij de XX.
De komende jaren heeft de XX te maken met de volgende in- en externe ontwikkelingen die gevolgen
hebben voor de Functioneel Beheerder:
- Externe technologische ontwikkeling: Een snel veranderende wereld vraagt om een flexibel
onderwijsaanbod dat studenten meer tijd- en plaatsonafhankelijk onderwijs, flexibele toetsing
en digitaal studiemateriaal kan bieden
- Externe economische ontwikkeling: ICT professionals zijn door de krapte op de arbeidsmarkt
lastig te werven.
- Externe politieke ontwikkeling: wet- en regelgeving op het gebied van privacy en security
awareness wordt steeds belangrijker.
- Organisatieontwikkeling: met de komst van een nieuw learning management systeem,
Brightspace genaamd, wordt blended learning een didactisch uitgangspunt binnen de XX.
Deze ontwikkelingen hebben kwalitatieve en kwantitatieve gevolgen voor het team van Functioneel
Beheer. Het team moet groeien met 2 FTE om als organisatie te voldoen aan de toenemende wet- en
regelgeving, het implementeren van Brightspace en het opleiden van de docenten in het gebruik
daarvan. Daarnaast vragen bovenstaande ontwikkelingen ook om andere competenties van de
medewerkers. Innovativiteit, markgerichtheid, stimuleren, presenteren en trainen zijn de benodigde
competenties voor de toekomst.
Aan de hand van de HR3P- matrix wordt het huidige prestatieniveau van het team afgezet tegen de
eisen die de toekomst stelt aan een Functioneel beheerder. Uit deze vergelijking blijkt dat er met
name ontwikkelingspotentieel op het huidige functieniveau zit. De XX zal de ontwikkeling van deze
medewerkers moeten faciliteren. Op termijn zullen er een aantal medewerkers doorstromen naar een
andere functie binnen de organisatie. Gezien de gevraagde groei van 2 FTE en de doorstroom is het
noodzakelijk om tot werving van nieuw personeel over te gaan.
Om SPP als succesvol middel in te zetten is het van belang dat het lijnmanagement betrokken wordt
en HR een procesbegeleidende rol vervult. Momenteel is SPP het feestje van HR binnen de XX. De
HR- manager heeft op eigen initiatief de relevante in- en externe ontwikkelingen, het toekomstig
gewenst personeelsbestand en de verschillen met het huidige personeelsbestand in kaart gebracht.
Om betrokkenheid te creëren moeten er onder andere workshops georganiseerd worden met de
leidinggevenden waarin zij zelf actief met het thema aan de slag gaan. Zo komen zij gezamenlijk tot
HR- speerpunten die voortkomen uit de gemaakte analyses van stap 1, 2 en 3 van de SPP-methode.
Voor het HR- speerpunt werving en selectie worden de volgende aanbevelingen gedaan:
- Het functieprofiel van de Functioneel Beheerder moet worden aangepast: de toekomstige
competenties moeten hierin worden meegenomen.
- Geef interne medewerkers de kans om zich om te scholen tot Functioneel Beheerder. Maak
hierbij gebruik van een capaciteitentest.
- Pas de externe vacaturetekst aan: er moet geselecteerd worden op competenties en
niet/minder op opleiding en werkervaring.
- Speel als organisatie in op de pullfactoren van ICT professionals en gebruik LinkedIn als
wervingsmiddel.
Een ander relevant HR-speerpunt dat voortvloeit uit het toepassen van de SPP-methode is het binden
van medewerkers. Om de talentvolle Functioneel Beheerders in huis te houden moet de XX werken
aan het werkgeversmerk (ofwel het employer brand), zorgen voor goed loopbaanmanagement en
ontwikkelingsmogelijkheden bieden.
3
, Inleiding
De XX is ontstaan in 1993 door de fusie van twee grote hogescholen: de XX en de XX. De XX werd
niet alleen de Hogeschool van, maar ook vóór XX genoemd: een hogeschool, waar leven, werken en
leren in XX vanzelfsprekend met elkaar verbonden zijn. De XX probeert de kansen die de stad te
bieden heeft zoveel mogelijk te benutten door partnerschappen te sluiten met instellingen en
bedrijven. Studenten krijgen hierdoor de mogelijkheid om stages te lopen, praktijkopdrachten uit te
voeren, maar ook toegepast onderzoek te verrichten.
Momenteel werken er ruim 3900 medewerkers bij de XX, waarvan meer dan de helft als docent voor
de klas staat.
De missie van de XX luidt als volgt: bijdragen aan de vernieuwing van de beroepspraktijk door de
koppeling te maken tussen het onderwijs en praktijkgericht onderzoek. De XX speelt in op het
beroepenveld dat continu verandert. Ontwikkelingen in de samenleving zijn van invloed op de
beroepen waarvoor de studenten worden opgeleid. Sectoren en vakgebieden vernieuwen zich en
daarmee veranderen de eisen die worden gesteld aan professionals. De verwachting is dat meer dan
de helft van de jongeren die op dit moment op de middelbare school zitten uiteindelijk terechtkomt in
een baan die wij nu nog niet kennen. Het opleiden van toekomstbestendige professionals vraagt van
de XX als hogeschool dat er goed wordt nagedacht over de competenties waarover de
afgestudeerden moeten beschikken als ze starten met hun carrière.
Onderwijsinstellingen dienen ook rekening te houden met verschillende trends, zoals de toenemende
digitalisering en het veranderende onderwijs (gepersonaliseerd leren en meer maatwerk).
Om als onderwijsinstelling de aansluiting te blijven vinden met het beroepenveld en in te spelen op de
heersende trends dient aandacht te worden besteed aan de duurzame inzetbaarheid van de
medewerkers van de XX. Zij zijn immers diegene die de missie kunnen waarmaken. Zij moeten zich
kunnen bewegen in een veranderende omgeving, en nu en in de toekomst verschillende taken
kunnen vervullen.
Bovenstaande kan leiden tot knelpunten op het gebied van de personele inzet en bezetting van de
XX. Om op de korte en lange termijn deze knelpunten te voorkomen, op te lossen en te zorgen voor
een optimale bezetting, wordt er gebruik gemaakt van de SPP- methodiek. Hiermee is de XX
voorbereid op de toekomst en kan worden voorzien in de benodigde aantallen en de kwaliteit van het
personeel.
Leeswijzer
Deze moduleopdracht bestaat uit zes hoofdstukken. In het eerste hoofdstuk wordt een strategisch
belangrijke functie gekozen aan de hand van theorie over het bepalen van sleutelfuncties. De huidige
bezetting wordt geanalyseerd. In hoofdstuk 2 wordt de invloed van recente en toekomstige in- en
externe ontwikkelingen op deze functie beschreven en hoeverre dit kwalitatieve of kwantitatieve
gevolgen heeft. Duidelijk wordt gemaakt wat het toekomstig gewenst personeelsbestand is. De
verschillen tussen het toekomstig gewenste personeelsbestand en het huidige personeelsbestand
worden in hoofdstuk 3 geanalyseerd. In hoofdstuk 4 wordt vervolgens naar de SPP- methode
gekeken en de procesbegeleidende rol van HR. In de laatste twee hoofdstukken, 5 en 6, komen twee
belangrijke HR-speerpunten aan bod: werving en selectie en het binden van medewerkers.
4
Personeelsplanning &
Organisatie
XXXX
Studentnr. XXXXX
NCOI Human
Resources
Management
,Voorwoord
Graag stel ik mij aan u voor. Mijn naam is XX en ik ben 27 jaar oud. Ik ben ruim een jaar werkzaam
als HR- medewerker bij de XX (hierna: de XX).
In mijn functie als HR- medewerker ondersteun ik medewerkers en managers in de lijn bij vragen over
onder andere arbeidsvoorwaarden, personeelsregelingen en mutaties. Ik zorg voor de
informatievoorziening door maandelijks rapportages op te leveren aan de HR- adviseurs en
managers.
Onlangs heb ik mijn ambitie om door te groeien naar de functie van HR- adviseur uitgesproken
richting mijn leidinggevende. Een goed startpunt om mijn kennis te vergroten is het volgen van de
eenjarige HBO opleiding Human Resources Management bij de NCOI. De opgedane kennis probeer
ik direct toe te passen in de uitoefening van mijn huidige werkzaamheden.
De module Personeelsplanning en Organisatie wordt afgesloten met een moduleopdracht waarin ik
een aanbeveling voor het management schrijf hoe strategische personeelsplanning (hierna: SPP) en
relevante HR- thema's ingezet kunnen worden voor een strategisch belangrijke functie of team binnen
de XX.
Ik wil mijn docent, John Jurgens, bedanken voor de lessen. SPP is onlangs door de directie op de
HR- agenda geplaatst voor de komende jaren. Dit onderwerp begint nu te leven binnen de
organisatie. Ik hoop mijn steentje bij te kunnen dragen door de kennis die ik heb opgedaan tijdens de
module toe te passen in de uitoefening van mijn functie.
Ik wens u veel leesplezier toe!
Hartelijke groet,
XX
1
,Inhoudsopgave
Voorwoord ............................................................................................................................................... 1
Samenvatting .......................................................................................................................................... 3
Inleiding ................................................................................................................................................... 4
Hoofdstuk 1 Strategisch belangrijke functiegroep
1.1 Strategische koers................................................................................................................ 5
1.2 Sleutelfiguur ...................................................................................................................... 5,6
Hoofdstuk 2 Toekomstig gewenst personeelsbestand
2.1 Externe ontwikkelingen ........................................................................................................ 6
2.2 Organisatieontwikkelingen ................................................................................................... 6
2.3 Kwantitatieve of kwalitatieve gevolgen................................................................................. 7
Hoofdstuk 3 De verschillen tussen het toekomstig gewenste personeelsbestand en het huidige
personeelsbestand ............................................................................................................................... 7,8
Hoofdstuk 4 SPP- methode en de rol van HR ..................................................................................... 8,9
Hoofdstuk 5 Werving en selectie ....................................................................................................... 9,10
Hoofdstuk 6 Het binden van medewerkers ........................................................................................... 10
Literatuurlijst .......................................................................................................................................... 11
2
,Samenvatting
Als onderwijsinstelling kan de XX niet meer om digitalisering heen: de student van nu is altijd online.
Technologie maakt het mogelijk onderwijs op maat aan te bieden en studenten wegwijs te maken in
een technologie-intensieve arbeidsmarkt. Een sleutelfiguur in deze strategische koers is de
Functioneel Beheerder. Op dit moment zijn er acht medewerkers (7,5 FTE) in de functie van
Functioneel Beheerder werkzaam bij de XX.
De komende jaren heeft de XX te maken met de volgende in- en externe ontwikkelingen die gevolgen
hebben voor de Functioneel Beheerder:
- Externe technologische ontwikkeling: Een snel veranderende wereld vraagt om een flexibel
onderwijsaanbod dat studenten meer tijd- en plaatsonafhankelijk onderwijs, flexibele toetsing
en digitaal studiemateriaal kan bieden
- Externe economische ontwikkeling: ICT professionals zijn door de krapte op de arbeidsmarkt
lastig te werven.
- Externe politieke ontwikkeling: wet- en regelgeving op het gebied van privacy en security
awareness wordt steeds belangrijker.
- Organisatieontwikkeling: met de komst van een nieuw learning management systeem,
Brightspace genaamd, wordt blended learning een didactisch uitgangspunt binnen de XX.
Deze ontwikkelingen hebben kwalitatieve en kwantitatieve gevolgen voor het team van Functioneel
Beheer. Het team moet groeien met 2 FTE om als organisatie te voldoen aan de toenemende wet- en
regelgeving, het implementeren van Brightspace en het opleiden van de docenten in het gebruik
daarvan. Daarnaast vragen bovenstaande ontwikkelingen ook om andere competenties van de
medewerkers. Innovativiteit, markgerichtheid, stimuleren, presenteren en trainen zijn de benodigde
competenties voor de toekomst.
Aan de hand van de HR3P- matrix wordt het huidige prestatieniveau van het team afgezet tegen de
eisen die de toekomst stelt aan een Functioneel beheerder. Uit deze vergelijking blijkt dat er met
name ontwikkelingspotentieel op het huidige functieniveau zit. De XX zal de ontwikkeling van deze
medewerkers moeten faciliteren. Op termijn zullen er een aantal medewerkers doorstromen naar een
andere functie binnen de organisatie. Gezien de gevraagde groei van 2 FTE en de doorstroom is het
noodzakelijk om tot werving van nieuw personeel over te gaan.
Om SPP als succesvol middel in te zetten is het van belang dat het lijnmanagement betrokken wordt
en HR een procesbegeleidende rol vervult. Momenteel is SPP het feestje van HR binnen de XX. De
HR- manager heeft op eigen initiatief de relevante in- en externe ontwikkelingen, het toekomstig
gewenst personeelsbestand en de verschillen met het huidige personeelsbestand in kaart gebracht.
Om betrokkenheid te creëren moeten er onder andere workshops georganiseerd worden met de
leidinggevenden waarin zij zelf actief met het thema aan de slag gaan. Zo komen zij gezamenlijk tot
HR- speerpunten die voortkomen uit de gemaakte analyses van stap 1, 2 en 3 van de SPP-methode.
Voor het HR- speerpunt werving en selectie worden de volgende aanbevelingen gedaan:
- Het functieprofiel van de Functioneel Beheerder moet worden aangepast: de toekomstige
competenties moeten hierin worden meegenomen.
- Geef interne medewerkers de kans om zich om te scholen tot Functioneel Beheerder. Maak
hierbij gebruik van een capaciteitentest.
- Pas de externe vacaturetekst aan: er moet geselecteerd worden op competenties en
niet/minder op opleiding en werkervaring.
- Speel als organisatie in op de pullfactoren van ICT professionals en gebruik LinkedIn als
wervingsmiddel.
Een ander relevant HR-speerpunt dat voortvloeit uit het toepassen van de SPP-methode is het binden
van medewerkers. Om de talentvolle Functioneel Beheerders in huis te houden moet de XX werken
aan het werkgeversmerk (ofwel het employer brand), zorgen voor goed loopbaanmanagement en
ontwikkelingsmogelijkheden bieden.
3
, Inleiding
De XX is ontstaan in 1993 door de fusie van twee grote hogescholen: de XX en de XX. De XX werd
niet alleen de Hogeschool van, maar ook vóór XX genoemd: een hogeschool, waar leven, werken en
leren in XX vanzelfsprekend met elkaar verbonden zijn. De XX probeert de kansen die de stad te
bieden heeft zoveel mogelijk te benutten door partnerschappen te sluiten met instellingen en
bedrijven. Studenten krijgen hierdoor de mogelijkheid om stages te lopen, praktijkopdrachten uit te
voeren, maar ook toegepast onderzoek te verrichten.
Momenteel werken er ruim 3900 medewerkers bij de XX, waarvan meer dan de helft als docent voor
de klas staat.
De missie van de XX luidt als volgt: bijdragen aan de vernieuwing van de beroepspraktijk door de
koppeling te maken tussen het onderwijs en praktijkgericht onderzoek. De XX speelt in op het
beroepenveld dat continu verandert. Ontwikkelingen in de samenleving zijn van invloed op de
beroepen waarvoor de studenten worden opgeleid. Sectoren en vakgebieden vernieuwen zich en
daarmee veranderen de eisen die worden gesteld aan professionals. De verwachting is dat meer dan
de helft van de jongeren die op dit moment op de middelbare school zitten uiteindelijk terechtkomt in
een baan die wij nu nog niet kennen. Het opleiden van toekomstbestendige professionals vraagt van
de XX als hogeschool dat er goed wordt nagedacht over de competenties waarover de
afgestudeerden moeten beschikken als ze starten met hun carrière.
Onderwijsinstellingen dienen ook rekening te houden met verschillende trends, zoals de toenemende
digitalisering en het veranderende onderwijs (gepersonaliseerd leren en meer maatwerk).
Om als onderwijsinstelling de aansluiting te blijven vinden met het beroepenveld en in te spelen op de
heersende trends dient aandacht te worden besteed aan de duurzame inzetbaarheid van de
medewerkers van de XX. Zij zijn immers diegene die de missie kunnen waarmaken. Zij moeten zich
kunnen bewegen in een veranderende omgeving, en nu en in de toekomst verschillende taken
kunnen vervullen.
Bovenstaande kan leiden tot knelpunten op het gebied van de personele inzet en bezetting van de
XX. Om op de korte en lange termijn deze knelpunten te voorkomen, op te lossen en te zorgen voor
een optimale bezetting, wordt er gebruik gemaakt van de SPP- methodiek. Hiermee is de XX
voorbereid op de toekomst en kan worden voorzien in de benodigde aantallen en de kwaliteit van het
personeel.
Leeswijzer
Deze moduleopdracht bestaat uit zes hoofdstukken. In het eerste hoofdstuk wordt een strategisch
belangrijke functie gekozen aan de hand van theorie over het bepalen van sleutelfuncties. De huidige
bezetting wordt geanalyseerd. In hoofdstuk 2 wordt de invloed van recente en toekomstige in- en
externe ontwikkelingen op deze functie beschreven en hoeverre dit kwalitatieve of kwantitatieve
gevolgen heeft. Duidelijk wordt gemaakt wat het toekomstig gewenst personeelsbestand is. De
verschillen tussen het toekomstig gewenste personeelsbestand en het huidige personeelsbestand
worden in hoofdstuk 3 geanalyseerd. In hoofdstuk 4 wordt vervolgens naar de SPP- methode
gekeken en de procesbegeleidende rol van HR. In de laatste twee hoofdstukken, 5 en 6, komen twee
belangrijke HR-speerpunten aan bod: werving en selectie en het binden van medewerkers.
4
