Projectmanagement
Projectmatig werken in de praktijk
,Inhoudsopgave
HOOFDSTUK 1 – DE KRACHT VAN PROJECTMATIG WERKEN............................................................................4
1.3 IMPROVISEREN, PROJECTMATIG WERKEN OF ROUTINEMATIG WERKEN...........................................................................4
1.4 KENMERKEN VAN EEN PROJECT..............................................................................................................................4
1.5 DEFINITIES..........................................................................................................................................................5
1.6 HOE PROJECTEN ONTSTAAN...................................................................................................................................5
1.7 PROJECTEN IN ALLERLEI SOORTEN EN MATEN............................................................................................................5
Verschillende typen projecten.........................................................................................................................5
1.8 DOELGERICHT, RESULTAATGERICHT EN EFFICIËNT.......................................................................................................6
1.9 VALKUILEN.........................................................................................................................................................6
HOOFDSTUK 2 – DE STRUCTUUR VAN EEN PROJECT.......................................................................................7
2.1 INLEIDING...........................................................................................................................................................7
2.2 HOOFDSTAPPEN..................................................................................................................................................7
Stap 1 Projectbeslissing...................................................................................................................................7
Stap 2 Projectvoorbereiding............................................................................................................................8
Stap 3 Projectuitvoering..................................................................................................................................8
Stap 4 Projectafronding...................................................................................................................................8
Stap 5 Projectborging......................................................................................................................................8
2.3 ORGANISATIESTRUCTUUR MET ROLLEN....................................................................................................................8
2.4 BEHEERSFACTOREN..............................................................................................................................................9
2.5 BASISDOCUMENTEN.............................................................................................................................................9
HOOFDSTUK 3 – KOMEN TOT EEN CONCRETE PROJECTOPDRACHT...............................................................11
3.1 INLEIDING........................................................................................................................................................11
3.2 PROJECTBESLISSING EN PROJECTOPDRACHT............................................................................................................11
3.3 DE OPBOUW VAN EEN PROJECTOPDRACHT.............................................................................................................11
3.5 DE ACHT BELANGRIJKSTE VRAGEN TIJDENS EEN INTAKEGESPREK.................................................................................11
3.6 COMMUNICATIETECHNIEKEN BIJ EEN INTAKEGESPREK...............................................................................................11
LSD.................................................................................................................................................................11
Vragen stellen................................................................................................................................................12
Trechteren.....................................................................................................................................................12
HOOFDSTUK 4 – HET SCHRIJVEN VAN EEN PLAN VAN AANPAK.....................................................................13
4.2 PROJECTVOORBEREIDING EN PLAN VAN AANPAK.....................................................................................................13
4.3 DE INHOUD VAN EEN PLAN VAN AANPAK...............................................................................................................13
4.4 IN TWAALF STAPPEN TOT EEN PLAN VAN AANPAK....................................................................................................13
HOOFDSTUK 5 – KWALITEIT......................................................................................................................... 15
5.2 KWALITEIT: EEN RUIM BEGRIP?............................................................................................................................15
5.3 DEFINITIE VAN KWALITEIT...................................................................................................................................15
5.4 KWALITEIT IN VIJF STAPPEN.................................................................................................................................15
HOOFDSTUK 6 – HET FASEREN VAN EEN PROJECT.........................................................................................17
6.2 WAT IS FASEREN?.............................................................................................................................................17
6.3 HOOFDSTAPPEN EN FASEN..................................................................................................................................17
6.4 FASERING VAN EEN EENVOUDIG EN EEN COMPLEX PROJECT.......................................................................................17
HOOFDSTUK 7 – HET OPZETTEN VAN DE PROJECTORGANISATIE EN -COMMUNICATIE...................................18
7.1 INLEIDING........................................................................................................................................................18
7.2 LIJNORGANISATIE EN PROJECTORGANISATIE............................................................................................................18
7.3 DRIE HOOFDROLLEN...........................................................................................................................................18
7.4 AANVULLENDE ROLLEN.......................................................................................................................................18
7.5 POSITIE VAN EEN PROJECTORGANISATIE.................................................................................................................19
2
, 7.6 COMMUNICATIELIJNEN EN OVERLEGSTRUCTUUR......................................................................................................19
Linking-pin-principe.......................................................................................................................................20
HOOFDSTUK 8 – HET MAKEN VAN EEN REËLE PLANNING..............................................................................21
8.2 HET NUT VAN EEN PLANNING..............................................................................................................................21
8.3 DEFINITIES........................................................................................................................................................21
8.4 PLANNING IN VERSCHILLENDE SOORTEN EN MATEN.................................................................................................21
Verschillende soorten planningen.................................................................................................................21
8.5 PLANNINGSMETHODEN.......................................................................................................................................22
8.6 HET RECEPT VOOR EEN REËLE PLANNING................................................................................................................22
HOOFDSTUK 9 – HET UITVOEREN VAN EEN RISICOANALYSE..........................................................................23
9.2 WAT IS EEN RISICO?..........................................................................................................................................23
9.3 OORZAAK, GEBEURTENIS, KANS EN IMPACT............................................................................................................23
9.4 EEN RISICOANALYSE IN VIJF STAPPEN.....................................................................................................................23
9.6 RISICO’S DOOR HET GEHELE PROJECT HEEN............................................................................................................24
HOOFDSTUK 11 – HET AANSTUREN, UITVOEREN EN BEWAKEN VAN EEN PROJECT........................................25
11.2 ACTIVITEITEN..................................................................................................................................................25
11.3 HET AANSTUREN VAN HET PROJECTTEAM.............................................................................................................25
11.4 HET BEWAKEN VAN DE VOORTGANG...................................................................................................................25
11.5 HET RAPPORTEREN VAN DE VOORTGANG.............................................................................................................26
11.8 HET NEMEN VAN GO/NO GO-BESLISSINGEN......................................................................................................26
HOOFDSTUK 12 – EFFECTIEF OVERLEGGEN................................................................................................... 27
12.2 DEFINITIE OVERLEG..........................................................................................................................................27
12.3 DE STRUCTUUR VAN EEN OVERLEG.....................................................................................................................27
12.4 SOORTEN OVERLEG IN EEN PROJECT....................................................................................................................27
12.5 WAT IS DAN EFFECTIEF OVERLEGGEN?.................................................................................................................28
HOOFDSTUK 13 – HET AFRONDEN VAN EEN PROJECT...................................................................................29
13.2 HET OVERDRAGEN VAN HET EINDRESULTAAT........................................................................................................29
13.3 HET EVALUEREN VAN HET PROJECT.....................................................................................................................29
13.5 HET ACCEPTEREN VAN HET PROJECT....................................................................................................................29
HOOFDSTUK 14 – HET BORGEN VAN EEN PROJECT.......................................................................................30
14.1 INLEIDING......................................................................................................................................................30
14.2 SUCCESFACTOREN BIJ BORGING..........................................................................................................................30
HOOFDSTUK 15 – PRINCE2, AGILE SCRUM, LEAN, PMC EN IPMA...................................................................31
15.3 AGILE SCRUM.................................................................................................................................................31
15.4 LEAN.............................................................................................................................................................31
3
, Hoofdstuk 1 – de kracht van projectmatig werken
1.3 Improviseren, projectmatig werken of routinematig werken
Project matig werken ligt tussen improvisatie en routine in. Zie hieronder de eigenschappen
van improviseren, projectmatig werken en routinematig werken.
Improviseren Projectmatig Routinematig
Wanneer? Ad hoc Te voorzien Herhalend
Resultaat? Onzeker Redelijk zeker Zeker
Bekendheid? Nieuw, plotseling Nieuw, planmatig Bekend
Vrijheid? Veel Vooraf doordacht Nauwelijks
Werkwijze Chaotisch Geleidelijk Duidelijk
1.4 Kenmerken van een project
Specifiek doel
Uniek of nieuw resultaat
Begin en eind
Opdrachtgever
Tijdelijke samenwerking van mensen met verschillende expertise
Mate van onzekerheid
Specifiek doel
Een doel is (veelal) een positieve verandering die ontstaat vanuit een behoefte naar meer,
beter of efficiënter.
Uniek of nieuw resultaat
Projectmatig werken is dus niet alleen maar resultaatgericht. Een project richt zich ook een
resultaat dat nog niet eerder is geleverd. Een jaarlijkse klantendag zou geen uniek resultaat
zijn als elk jaar hetzelfde thema voor dezelfde klanten op dezelfde locatie wordt
georganiseerd. Maar het is wel uniek wanneer je een andere locatie of een ander thema zou
gebruiken en dan kan dit als project gezien worden.
Begin en eind
Een project heeft altijd een duidelijk begin en eind en is dus tijdelijk. Een project start met de
voorbereidingen en eindigt zodra het gewenste resultaat is opgeleverd. Het moment waarop
dit resultaat wordt opgeleverd, is vooraf bepaald!
Opdrachtgever
De opdrachtgever is de persoon die met het project een doelstelling wil bereiken en
daarvoor een resultaat nodig heeft. Als een reclamebureau door een klant wordt gevraagd
een website te ontwerpen, dan is de klant de opdrachtgever en de persoon van het
reclamebureau is dan de projectleider of projectmanager.
Tijdelijke samenwerking van mensen met verschillende expertise
De werkzaamheden van het project worden uitgevoerd door verschillende mensen met
ieder zijn eigen expertise. Het kan binnen een bedrijf zijn dat je werknemers nodig hebt van
4
Projectmatig werken in de praktijk
,Inhoudsopgave
HOOFDSTUK 1 – DE KRACHT VAN PROJECTMATIG WERKEN............................................................................4
1.3 IMPROVISEREN, PROJECTMATIG WERKEN OF ROUTINEMATIG WERKEN...........................................................................4
1.4 KENMERKEN VAN EEN PROJECT..............................................................................................................................4
1.5 DEFINITIES..........................................................................................................................................................5
1.6 HOE PROJECTEN ONTSTAAN...................................................................................................................................5
1.7 PROJECTEN IN ALLERLEI SOORTEN EN MATEN............................................................................................................5
Verschillende typen projecten.........................................................................................................................5
1.8 DOELGERICHT, RESULTAATGERICHT EN EFFICIËNT.......................................................................................................6
1.9 VALKUILEN.........................................................................................................................................................6
HOOFDSTUK 2 – DE STRUCTUUR VAN EEN PROJECT.......................................................................................7
2.1 INLEIDING...........................................................................................................................................................7
2.2 HOOFDSTAPPEN..................................................................................................................................................7
Stap 1 Projectbeslissing...................................................................................................................................7
Stap 2 Projectvoorbereiding............................................................................................................................8
Stap 3 Projectuitvoering..................................................................................................................................8
Stap 4 Projectafronding...................................................................................................................................8
Stap 5 Projectborging......................................................................................................................................8
2.3 ORGANISATIESTRUCTUUR MET ROLLEN....................................................................................................................8
2.4 BEHEERSFACTOREN..............................................................................................................................................9
2.5 BASISDOCUMENTEN.............................................................................................................................................9
HOOFDSTUK 3 – KOMEN TOT EEN CONCRETE PROJECTOPDRACHT...............................................................11
3.1 INLEIDING........................................................................................................................................................11
3.2 PROJECTBESLISSING EN PROJECTOPDRACHT............................................................................................................11
3.3 DE OPBOUW VAN EEN PROJECTOPDRACHT.............................................................................................................11
3.5 DE ACHT BELANGRIJKSTE VRAGEN TIJDENS EEN INTAKEGESPREK.................................................................................11
3.6 COMMUNICATIETECHNIEKEN BIJ EEN INTAKEGESPREK...............................................................................................11
LSD.................................................................................................................................................................11
Vragen stellen................................................................................................................................................12
Trechteren.....................................................................................................................................................12
HOOFDSTUK 4 – HET SCHRIJVEN VAN EEN PLAN VAN AANPAK.....................................................................13
4.2 PROJECTVOORBEREIDING EN PLAN VAN AANPAK.....................................................................................................13
4.3 DE INHOUD VAN EEN PLAN VAN AANPAK...............................................................................................................13
4.4 IN TWAALF STAPPEN TOT EEN PLAN VAN AANPAK....................................................................................................13
HOOFDSTUK 5 – KWALITEIT......................................................................................................................... 15
5.2 KWALITEIT: EEN RUIM BEGRIP?............................................................................................................................15
5.3 DEFINITIE VAN KWALITEIT...................................................................................................................................15
5.4 KWALITEIT IN VIJF STAPPEN.................................................................................................................................15
HOOFDSTUK 6 – HET FASEREN VAN EEN PROJECT.........................................................................................17
6.2 WAT IS FASEREN?.............................................................................................................................................17
6.3 HOOFDSTAPPEN EN FASEN..................................................................................................................................17
6.4 FASERING VAN EEN EENVOUDIG EN EEN COMPLEX PROJECT.......................................................................................17
HOOFDSTUK 7 – HET OPZETTEN VAN DE PROJECTORGANISATIE EN -COMMUNICATIE...................................18
7.1 INLEIDING........................................................................................................................................................18
7.2 LIJNORGANISATIE EN PROJECTORGANISATIE............................................................................................................18
7.3 DRIE HOOFDROLLEN...........................................................................................................................................18
7.4 AANVULLENDE ROLLEN.......................................................................................................................................18
7.5 POSITIE VAN EEN PROJECTORGANISATIE.................................................................................................................19
2
, 7.6 COMMUNICATIELIJNEN EN OVERLEGSTRUCTUUR......................................................................................................19
Linking-pin-principe.......................................................................................................................................20
HOOFDSTUK 8 – HET MAKEN VAN EEN REËLE PLANNING..............................................................................21
8.2 HET NUT VAN EEN PLANNING..............................................................................................................................21
8.3 DEFINITIES........................................................................................................................................................21
8.4 PLANNING IN VERSCHILLENDE SOORTEN EN MATEN.................................................................................................21
Verschillende soorten planningen.................................................................................................................21
8.5 PLANNINGSMETHODEN.......................................................................................................................................22
8.6 HET RECEPT VOOR EEN REËLE PLANNING................................................................................................................22
HOOFDSTUK 9 – HET UITVOEREN VAN EEN RISICOANALYSE..........................................................................23
9.2 WAT IS EEN RISICO?..........................................................................................................................................23
9.3 OORZAAK, GEBEURTENIS, KANS EN IMPACT............................................................................................................23
9.4 EEN RISICOANALYSE IN VIJF STAPPEN.....................................................................................................................23
9.6 RISICO’S DOOR HET GEHELE PROJECT HEEN............................................................................................................24
HOOFDSTUK 11 – HET AANSTUREN, UITVOEREN EN BEWAKEN VAN EEN PROJECT........................................25
11.2 ACTIVITEITEN..................................................................................................................................................25
11.3 HET AANSTUREN VAN HET PROJECTTEAM.............................................................................................................25
11.4 HET BEWAKEN VAN DE VOORTGANG...................................................................................................................25
11.5 HET RAPPORTEREN VAN DE VOORTGANG.............................................................................................................26
11.8 HET NEMEN VAN GO/NO GO-BESLISSINGEN......................................................................................................26
HOOFDSTUK 12 – EFFECTIEF OVERLEGGEN................................................................................................... 27
12.2 DEFINITIE OVERLEG..........................................................................................................................................27
12.3 DE STRUCTUUR VAN EEN OVERLEG.....................................................................................................................27
12.4 SOORTEN OVERLEG IN EEN PROJECT....................................................................................................................27
12.5 WAT IS DAN EFFECTIEF OVERLEGGEN?.................................................................................................................28
HOOFDSTUK 13 – HET AFRONDEN VAN EEN PROJECT...................................................................................29
13.2 HET OVERDRAGEN VAN HET EINDRESULTAAT........................................................................................................29
13.3 HET EVALUEREN VAN HET PROJECT.....................................................................................................................29
13.5 HET ACCEPTEREN VAN HET PROJECT....................................................................................................................29
HOOFDSTUK 14 – HET BORGEN VAN EEN PROJECT.......................................................................................30
14.1 INLEIDING......................................................................................................................................................30
14.2 SUCCESFACTOREN BIJ BORGING..........................................................................................................................30
HOOFDSTUK 15 – PRINCE2, AGILE SCRUM, LEAN, PMC EN IPMA...................................................................31
15.3 AGILE SCRUM.................................................................................................................................................31
15.4 LEAN.............................................................................................................................................................31
3
, Hoofdstuk 1 – de kracht van projectmatig werken
1.3 Improviseren, projectmatig werken of routinematig werken
Project matig werken ligt tussen improvisatie en routine in. Zie hieronder de eigenschappen
van improviseren, projectmatig werken en routinematig werken.
Improviseren Projectmatig Routinematig
Wanneer? Ad hoc Te voorzien Herhalend
Resultaat? Onzeker Redelijk zeker Zeker
Bekendheid? Nieuw, plotseling Nieuw, planmatig Bekend
Vrijheid? Veel Vooraf doordacht Nauwelijks
Werkwijze Chaotisch Geleidelijk Duidelijk
1.4 Kenmerken van een project
Specifiek doel
Uniek of nieuw resultaat
Begin en eind
Opdrachtgever
Tijdelijke samenwerking van mensen met verschillende expertise
Mate van onzekerheid
Specifiek doel
Een doel is (veelal) een positieve verandering die ontstaat vanuit een behoefte naar meer,
beter of efficiënter.
Uniek of nieuw resultaat
Projectmatig werken is dus niet alleen maar resultaatgericht. Een project richt zich ook een
resultaat dat nog niet eerder is geleverd. Een jaarlijkse klantendag zou geen uniek resultaat
zijn als elk jaar hetzelfde thema voor dezelfde klanten op dezelfde locatie wordt
georganiseerd. Maar het is wel uniek wanneer je een andere locatie of een ander thema zou
gebruiken en dan kan dit als project gezien worden.
Begin en eind
Een project heeft altijd een duidelijk begin en eind en is dus tijdelijk. Een project start met de
voorbereidingen en eindigt zodra het gewenste resultaat is opgeleverd. Het moment waarop
dit resultaat wordt opgeleverd, is vooraf bepaald!
Opdrachtgever
De opdrachtgever is de persoon die met het project een doelstelling wil bereiken en
daarvoor een resultaat nodig heeft. Als een reclamebureau door een klant wordt gevraagd
een website te ontwerpen, dan is de klant de opdrachtgever en de persoon van het
reclamebureau is dan de projectleider of projectmanager.
Tijdelijke samenwerking van mensen met verschillende expertise
De werkzaamheden van het project worden uitgevoerd door verschillende mensen met
ieder zijn eigen expertise. Het kan binnen een bedrijf zijn dat je werknemers nodig hebt van
4
