ANALYSE Auteur:
Studentnummer:
Klas: DFM3VD
FACILITAIRE Module: Integraal Facility Management
Toets: Analyse Facilitaire Organisatie
ORGANISATIE (T.4471)
1ste toetskans
Docent: R.A.M. Sueters
Deel 3
Analyse financiële consequenties Deventer, 15 april 2018
, Deel 3 Analyse financiële consequenties
In dit onderdeel van het portfolio worden verschillende acties benoemd om het vergaderproces te
optimaliseren en wat de financieel-economische consequenties hiervan zijn.
3.1 Optimaliseren vergaderproces
3.1.A. Drie acties om het vergaderproces te optimaliseren
Om het vergaderproces te optimaliseren zijn 3 acties geformuleerd, deze acties dienen bij te dragen aan
een optimale benutting van de huidige vergadercapaciteit en het terugdringen van de external spend:
1. Beleid centraliseren: de decentrale vergaderruimtes centraal beschikbaar stellen.
Op dit moment worden de decentrale vergaderruimtes door de afdelingen beheert. Dat betekent dat de
vergaderruimtes alleen door medewerkers van de afdeling via een ‘eigen’ reserveringssysteem
gereserveerd en vervolgens benut kunnen worden. De decentrale ruimtes worden op dit moment echter
niet optimaal benut want ze zijn geregeld vrij terwijl de post external spend voor de facilitaire afdeling
aanzienlijk hoog is. Door de ruimtes centraal beschikbaar te stellen zullen medewerkers van AAB sneller
binnenshuis een vergaderruimte kunnen vinden en daardoor niet meer extern hoeven te vergaderen. De
decentrale ruimtes worden vrijgegeven aan andere collega’s binnen AAB als ze 5 dagen van te voren nog
niet geboekt zijn. Zo hebben medewerkers van de betreffende afdeling als het ware voorrang op het
reserveren van de ruimtes van hun eigen afdeling, omdat zij eerst de mogelijkheid hebben om te
reserveren. Om dit te kunnen realiseren zullen de decentrale vergaderruimtes op de verschillende
afdelingen allemaal via hetzelfde reserveringssysteem gereserveerd moeten worden, via MyFacilities.
2. Omsteltijden van de vergaderkantoren voor maximaal 8 personen afschaffen.
Door de omsteltijden voor de kleine vergaderruimtes in het gebouw af te schaffen, zal er tijd worden
bespaart. Op dit moment wordt er namelijk na elke vergadering een norm van 30 minuten gehanteerd
voor eventuele schoonmaak en verandering van de opstelling. De tijd voor voorbereiding en schoonmaak
aan het begin en einde van de dag zullen wel blijven bestaan. Wanneer een ruimte op een dag namelijk
gebruikt is, dient deze wel schoongemaakt te worden. Echter, tussen de verschillende vergaderblokken
door kan 5 * 30 minuten = 2 uur en 30 minuten bespaart worden. Dat betekent dat er in een
vergaderkantoor twee extra vergaderingen op een dag plaats kunnen vinden als de omsteltijden
afgeschaft worden. In totaal zijn er 29 vergaderkantoren voor maximaal 8 personen en kunnen er dus
dagelijks 29 * 2 = 58 vergaderingen extra plaatsvinden binnen het gebouw. Hierdoor wordt de
bezettingsgraad positief beïnvloed en als gevolg daarvan zal de external spend dalen.
3. Controle centraliseren: sensoren installeren in de (de)centrale vergaderruimtes.
Door in de (de)centrale vergaderruimtes sensoren te installeren kan gemonitord worden of en wanneer
zich mensen bevinden in de ruimtes. Op basis hiervan kan dus de bezettingsgraad en het aantal no
shows bepaald worden. Als er sprake is van een no show kan de ruimte meteen worden vrijgegeven en
kan de ruimte meteen gereserveerd worden voor een last minute. De betreffende ‘nalatige’ medewerker
zal worden aangesproken op het feit dat hij/zij niet is op komen dagen. Door de sensoren bovendien te
koppelen aan MyFacilities, de FMIS binnen AAB, kan meteen door zowel de organisatie als de interne
klant worden ingezien welke ruimtes beschikbaar zijn voor een last minute reservering. Daarnaast kan
door middel van de resultaten van de sensoren bepaald worden of een ruimte daadwerkelijk door Spirit
gecontroleerd moet worden of door CSU schoongemaakt moet worden. De sensoren zullen dus
uiteindelijk bijdragen aan een optimale benutting van de vergadercapaciteit en een efficiënte manier van
werken. Daarnaast kunnen er op basis van de gegevens managementrapportages worden opgesteld over
bezettingsgraad en het percentage no shows. Door hierover ervaringen op te doen, hoeft er in de
toekomst ook minder extern vergaderd te worden omdat het intern beter gemanaged kan worden.
1
Studentnummer:
Klas: DFM3VD
FACILITAIRE Module: Integraal Facility Management
Toets: Analyse Facilitaire Organisatie
ORGANISATIE (T.4471)
1ste toetskans
Docent: R.A.M. Sueters
Deel 3
Analyse financiële consequenties Deventer, 15 april 2018
, Deel 3 Analyse financiële consequenties
In dit onderdeel van het portfolio worden verschillende acties benoemd om het vergaderproces te
optimaliseren en wat de financieel-economische consequenties hiervan zijn.
3.1 Optimaliseren vergaderproces
3.1.A. Drie acties om het vergaderproces te optimaliseren
Om het vergaderproces te optimaliseren zijn 3 acties geformuleerd, deze acties dienen bij te dragen aan
een optimale benutting van de huidige vergadercapaciteit en het terugdringen van de external spend:
1. Beleid centraliseren: de decentrale vergaderruimtes centraal beschikbaar stellen.
Op dit moment worden de decentrale vergaderruimtes door de afdelingen beheert. Dat betekent dat de
vergaderruimtes alleen door medewerkers van de afdeling via een ‘eigen’ reserveringssysteem
gereserveerd en vervolgens benut kunnen worden. De decentrale ruimtes worden op dit moment echter
niet optimaal benut want ze zijn geregeld vrij terwijl de post external spend voor de facilitaire afdeling
aanzienlijk hoog is. Door de ruimtes centraal beschikbaar te stellen zullen medewerkers van AAB sneller
binnenshuis een vergaderruimte kunnen vinden en daardoor niet meer extern hoeven te vergaderen. De
decentrale ruimtes worden vrijgegeven aan andere collega’s binnen AAB als ze 5 dagen van te voren nog
niet geboekt zijn. Zo hebben medewerkers van de betreffende afdeling als het ware voorrang op het
reserveren van de ruimtes van hun eigen afdeling, omdat zij eerst de mogelijkheid hebben om te
reserveren. Om dit te kunnen realiseren zullen de decentrale vergaderruimtes op de verschillende
afdelingen allemaal via hetzelfde reserveringssysteem gereserveerd moeten worden, via MyFacilities.
2. Omsteltijden van de vergaderkantoren voor maximaal 8 personen afschaffen.
Door de omsteltijden voor de kleine vergaderruimtes in het gebouw af te schaffen, zal er tijd worden
bespaart. Op dit moment wordt er namelijk na elke vergadering een norm van 30 minuten gehanteerd
voor eventuele schoonmaak en verandering van de opstelling. De tijd voor voorbereiding en schoonmaak
aan het begin en einde van de dag zullen wel blijven bestaan. Wanneer een ruimte op een dag namelijk
gebruikt is, dient deze wel schoongemaakt te worden. Echter, tussen de verschillende vergaderblokken
door kan 5 * 30 minuten = 2 uur en 30 minuten bespaart worden. Dat betekent dat er in een
vergaderkantoor twee extra vergaderingen op een dag plaats kunnen vinden als de omsteltijden
afgeschaft worden. In totaal zijn er 29 vergaderkantoren voor maximaal 8 personen en kunnen er dus
dagelijks 29 * 2 = 58 vergaderingen extra plaatsvinden binnen het gebouw. Hierdoor wordt de
bezettingsgraad positief beïnvloed en als gevolg daarvan zal de external spend dalen.
3. Controle centraliseren: sensoren installeren in de (de)centrale vergaderruimtes.
Door in de (de)centrale vergaderruimtes sensoren te installeren kan gemonitord worden of en wanneer
zich mensen bevinden in de ruimtes. Op basis hiervan kan dus de bezettingsgraad en het aantal no
shows bepaald worden. Als er sprake is van een no show kan de ruimte meteen worden vrijgegeven en
kan de ruimte meteen gereserveerd worden voor een last minute. De betreffende ‘nalatige’ medewerker
zal worden aangesproken op het feit dat hij/zij niet is op komen dagen. Door de sensoren bovendien te
koppelen aan MyFacilities, de FMIS binnen AAB, kan meteen door zowel de organisatie als de interne
klant worden ingezien welke ruimtes beschikbaar zijn voor een last minute reservering. Daarnaast kan
door middel van de resultaten van de sensoren bepaald worden of een ruimte daadwerkelijk door Spirit
gecontroleerd moet worden of door CSU schoongemaakt moet worden. De sensoren zullen dus
uiteindelijk bijdragen aan een optimale benutting van de vergadercapaciteit en een efficiënte manier van
werken. Daarnaast kunnen er op basis van de gegevens managementrapportages worden opgesteld over
bezettingsgraad en het percentage no shows. Door hierover ervaringen op te doen, hoeft er in de
toekomst ook minder extern vergaderd te worden omdat het intern beter gemanaged kan worden.
1
