Contract- en leveranciersmanagement
1. Defining the value inkoper analyseert welke KSF’s / waardedrijvers er zijn
2. Finding the value process van specificeren, selecteren en contracteren
3. Getting what is agreed KPI’s managen op naleving door contractmanagement, grip
4. Improving the value bij strategische leveranciers, groei
Voorbeelden waardedrijvers / KSF’s:
Minder Meer
Kosten Ethiek/integriteit Omzet
Inspanning Transparantie Marge
Tijd Rechtmatigheid Kwaliteit
Verspilling Duurzaamheid Service
Complexiteit Merkwaarde Innovatie
Risico Werkgeverschap Flexibiliteit
Kapitaalbeslag Veiligheid Cash
Grip: getting what is agreed, vaak het verminderen of in bedwang houden van waardedrijvers
‘minder’. We vinden ze vooral bij hefboom-, routine- en knelpuntproducten.
Groei: improving the value, kan worden gerealiseerd door professionele leveranciersontwikkeling in
de SRM fase. We vinden ze vooral bij strategische producten.
Onderwerp Competitie/grip Coöperatie/groei
Relatiespecifieke investeringen Beperkt tot het opbouwen van Bij gelegenheid
de transactie
Alternatieve leveranciers of Veel alternatieven, eenvoudig Niet veel of hoge
producten beschikbaar omschakelkosten
Macht Inkoop domineert Wederzijdse afhankelijkheid
Reduceren van onzekerheid Grip op prijs en risico’s in Grip op terugverdienen
supply chain investering, intellectueel
eigendom en beëindiging
samenwerking
Verdeling van taken Conform ovk Flexibele verdeling
Coördinatie Eenvoudige processen en Wederzijdse
procedures procesbeheersing, inclusief
delen van informatie
Type producten/processen Standaard Maatwerk
Informatie-uitwisseling Beperkt tot offerte aanvraag, Gedurende het hele proces,
geen vertrouwelijke info ook vertrouwelijke info
Doelstellingen Eigen doelstelling zijn Individuele en gedeelde
bepalend doelstellingen
Vertrouwen In continuïteit van leverancier Wederzijds
en leveringen
Commitment Niet van belang Aanwezig
Prijs en kosten Laagste prijs, korte termijn Laagste TCO, (middel)lange
termijn
Contractvoorwaarden Uit onderhandeld Concensusgericht
, Leveranciersrelatie Contract is sturend Flexibel, pro-actieve houding
van beide kanten
Competitief voordeel Korte termijn Lange termijn
Er zijn vier activiteiten op gebied van contractmanagement:
- contractadministratie; interne organisatie voorzien van voldoende inzicht in lopende contracten en
afspraken in die contracten.
- service delivery management; managen van de service en de performance van een leverancier én
van de eigen organisatie. Het doel is het leveren van een uitstekende dienstverlening aan de interne
stakeholders én leveranciers.
Het managen van service gebeurt op drie niveaus:
1. Prestatiemanagement met behulp van scorecards. Doel: verkrijgen van stuurinformatie.
Stappen bij het bepalen van KSF-en:
- identificeren KSF/waardedrijvers doorlezen businessplan
- interne discussie met stakeholders verificatie waardedrijvers. Wat streven ze na?
- bijbehorende classificatie (Kraljic, output/outcome/impact) vaststellen en ernaar handelen
Je meet de KSF met KPI’s. Vereisten:
- kwantitatief/meetbaar
- toekomstgericht
- beïnvloedt het resultaat van de organisatie (financieel, maar ook bijv. leveringen)
- meer is minder
- begrijpelijk voor iedereen binnen de organisatie
- haalbaar maar ambitieus
- regelmatig bijstellen
ook wel aan de hand van SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch,
tijdgebonden)
let op watermelon scorecard; KPI’s worden gehaald maar dragen niet bij aan benefits voor
de business. Gestelde normen worden doel, zonder aandacht voor het grote geheel.
2. Issue management. Doel: gestructureerd handelen bij problemen. Domein van de
contractmanager.
3. Risicomanagement. Doel: identificeren op en anticiperen op onvoorziene
omstandigheden. Kan ook positief zijn, in dat geval heet het een kans. Stappen voor het |
opzetten van risicomanagement:
stap 1. Doelstelling bepalen (smart)
stap 2. Risico’s identificeren (gevolg van interne of externe oorzaken)
stap 3. Risico’s inschatten op kans van optreden én gevolgen
stap 4. Bepalen risico wel/niet nemen (risicoacceptatiegraad)
stap 5. Risico’s beheersen door maatregelen en reacties (vermijden, beheersen, overdragen
en accepteren)
stap 6. Beheersmaatregelen evalueren en effect vaststellen (change management)
- plan; je maakt contract met gedachte dat die overeenkomt met behoefte, 100%
compliance
- check; zaken veranderen, behoeften van jouw organisatie, mogelijkheden van
leverancier. Controleer of je je nog in de zone of compliance begeeft.
- act; contractmanager bekijkt de verschillen tussen gecontracteerde diensten,
benodigde diensten en geleverde diensten.
- relatiemanagement; managen van relaties van alle relevante (interne en externe) stakeholders.
1. Defining the value inkoper analyseert welke KSF’s / waardedrijvers er zijn
2. Finding the value process van specificeren, selecteren en contracteren
3. Getting what is agreed KPI’s managen op naleving door contractmanagement, grip
4. Improving the value bij strategische leveranciers, groei
Voorbeelden waardedrijvers / KSF’s:
Minder Meer
Kosten Ethiek/integriteit Omzet
Inspanning Transparantie Marge
Tijd Rechtmatigheid Kwaliteit
Verspilling Duurzaamheid Service
Complexiteit Merkwaarde Innovatie
Risico Werkgeverschap Flexibiliteit
Kapitaalbeslag Veiligheid Cash
Grip: getting what is agreed, vaak het verminderen of in bedwang houden van waardedrijvers
‘minder’. We vinden ze vooral bij hefboom-, routine- en knelpuntproducten.
Groei: improving the value, kan worden gerealiseerd door professionele leveranciersontwikkeling in
de SRM fase. We vinden ze vooral bij strategische producten.
Onderwerp Competitie/grip Coöperatie/groei
Relatiespecifieke investeringen Beperkt tot het opbouwen van Bij gelegenheid
de transactie
Alternatieve leveranciers of Veel alternatieven, eenvoudig Niet veel of hoge
producten beschikbaar omschakelkosten
Macht Inkoop domineert Wederzijdse afhankelijkheid
Reduceren van onzekerheid Grip op prijs en risico’s in Grip op terugverdienen
supply chain investering, intellectueel
eigendom en beëindiging
samenwerking
Verdeling van taken Conform ovk Flexibele verdeling
Coördinatie Eenvoudige processen en Wederzijdse
procedures procesbeheersing, inclusief
delen van informatie
Type producten/processen Standaard Maatwerk
Informatie-uitwisseling Beperkt tot offerte aanvraag, Gedurende het hele proces,
geen vertrouwelijke info ook vertrouwelijke info
Doelstellingen Eigen doelstelling zijn Individuele en gedeelde
bepalend doelstellingen
Vertrouwen In continuïteit van leverancier Wederzijds
en leveringen
Commitment Niet van belang Aanwezig
Prijs en kosten Laagste prijs, korte termijn Laagste TCO, (middel)lange
termijn
Contractvoorwaarden Uit onderhandeld Concensusgericht
, Leveranciersrelatie Contract is sturend Flexibel, pro-actieve houding
van beide kanten
Competitief voordeel Korte termijn Lange termijn
Er zijn vier activiteiten op gebied van contractmanagement:
- contractadministratie; interne organisatie voorzien van voldoende inzicht in lopende contracten en
afspraken in die contracten.
- service delivery management; managen van de service en de performance van een leverancier én
van de eigen organisatie. Het doel is het leveren van een uitstekende dienstverlening aan de interne
stakeholders én leveranciers.
Het managen van service gebeurt op drie niveaus:
1. Prestatiemanagement met behulp van scorecards. Doel: verkrijgen van stuurinformatie.
Stappen bij het bepalen van KSF-en:
- identificeren KSF/waardedrijvers doorlezen businessplan
- interne discussie met stakeholders verificatie waardedrijvers. Wat streven ze na?
- bijbehorende classificatie (Kraljic, output/outcome/impact) vaststellen en ernaar handelen
Je meet de KSF met KPI’s. Vereisten:
- kwantitatief/meetbaar
- toekomstgericht
- beïnvloedt het resultaat van de organisatie (financieel, maar ook bijv. leveringen)
- meer is minder
- begrijpelijk voor iedereen binnen de organisatie
- haalbaar maar ambitieus
- regelmatig bijstellen
ook wel aan de hand van SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch,
tijdgebonden)
let op watermelon scorecard; KPI’s worden gehaald maar dragen niet bij aan benefits voor
de business. Gestelde normen worden doel, zonder aandacht voor het grote geheel.
2. Issue management. Doel: gestructureerd handelen bij problemen. Domein van de
contractmanager.
3. Risicomanagement. Doel: identificeren op en anticiperen op onvoorziene
omstandigheden. Kan ook positief zijn, in dat geval heet het een kans. Stappen voor het |
opzetten van risicomanagement:
stap 1. Doelstelling bepalen (smart)
stap 2. Risico’s identificeren (gevolg van interne of externe oorzaken)
stap 3. Risico’s inschatten op kans van optreden én gevolgen
stap 4. Bepalen risico wel/niet nemen (risicoacceptatiegraad)
stap 5. Risico’s beheersen door maatregelen en reacties (vermijden, beheersen, overdragen
en accepteren)
stap 6. Beheersmaatregelen evalueren en effect vaststellen (change management)
- plan; je maakt contract met gedachte dat die overeenkomt met behoefte, 100%
compliance
- check; zaken veranderen, behoeften van jouw organisatie, mogelijkheden van
leverancier. Controleer of je je nog in de zone of compliance begeeft.
- act; contractmanager bekijkt de verschillen tussen gecontracteerde diensten,
benodigde diensten en geleverde diensten.
- relatiemanagement; managen van relaties van alle relevante (interne en externe) stakeholders.
