Procesmanagement
A Vragen
Worden processen beschreven op je werkplek?
- Aankoop van een nieuwbouwwoning
- Aankoop van een woning in de bestaande bouw
- Het overdragen van een BV
Welke methode wordt gebruikt bij het beschrijven van deze processen?
Op mijn werkplek wordt geen gebruik gemaakt van een methode voor het beschrijven van deze
processen. Er wordt geen gebruik gemaakt van een methode zoals bijvoorbeeld Lean of Six Sigma. Op
mijn werkplek wordt alles beschreven aan de hand van een checklist.
Worden er verschillende typen processen onderscheiden? Zo ja, welke?
Deze processen zijn alle drie primaire processen binnen ons kantoor. Ook zijn het werkprocessen.
Van het begin dat het binnenkomt, tot het uiteindelijke gesprek met de cliënt.
Wordt er gebruik gemaakt van een processchema en een procesbeschrijving?
Er wordt bij ons op kantoor geen gebruik gemaakt van een processchema en procesbeschrijving. Er
wordt al jaren op dezelfde manier gewerkt en hier wordt ook eigenlijk niet op gereflecteerd.
Processen goed zijn ingericht (effectief zijn)? Zo nee geef dan aan wat jouw mening is. Hoe zijn de
processen nu ingericht?
De processen zijn niet effectief. De processen zijn nu ingericht door middel van checklist. Er wordt
geen gebruik gemaakt van een methode zoals Lean of Six Sigma. Als er gebruik zou worden gemaakt
van een methode en het proces geëvalueerd zou worden zouden veel verspillingen geëlimineerd
kunnen worden. We zouden een veel groter deel van het proces kunnen digitaliseren, zodat het
minder tijd kost. Ook als er digitaal zou worden bijgehouden wie wat heeft gedaan in het dossier zou
dit veel efficiënter zijn dan een checklist die bij iemand op zijn bureau ligt. Op die manier moet je
alsnog steeds naar iemand toe om te vragen waar we zijn met het werken in het dossier. Het is dus
geen effectief ingericht proces en dit proces is op veel punten nog efficiënter in te richten.
Processen verlopen volgens de beschrijvingen? Indien nee, waarom niet?
De processen zijn niet beschreven door middel van een methode zoals Lean of Six Sigma. Het proces
is bij ons op kantoor geheel uitgewerkt in een checklist. Het proces verloopt wel zoals uitgeschreven
is in de checklist. Dit wordt verder niet geëvalueerd of aangepast dus het verloopt volgens de
beschrijving, maar wel telkens volgens dezelfde beschrijving.
Processen ook het gewenste resultaat opleveren? Indien nee, waarom niet?
De processen leveren wel het gewenste resultaat op, maar ze kunnen efficiënter worden ingericht.
Het uiteindelijke resultaat van de processen is bijvoorbeeld het passeren van een akte, dit resultaat
wordt altijd bereikt op de juiste wettelijk voorgeschreven manier. Het proces zelf kan alleen door het
gebruiken van bijvoorbeeld een methode zoals Lean of Six Sigma nog veel efficiënter worden
ingericht.
B Processchema
,Ik heb in mijn processchema in overleg met mevrouw Haas alleen het deelproces van het schrijven
van een bevestigingsmail opgenomen, omdat het schema anders heel onoverzichtelijk en groot zou
worden. In mijn procesbeschrijving heb ik eerst het proces van het schrijven van een bevestigingsmail
opgenomen en daarna het volledige proces. In de rest van dit verslag heb ik ook het volledige proces
opgenomen zodat u wel een beeld krijgt wat voor stappen er allemaal horen bij het kopen van een
nieuwbouwwoning. In mijn volledige procesbeschrijving zijn dus ook de stappen voor en na de
bevestigingsmail opgenomen.
C Procesbeschrijving
Procesbeschrijving zoals weergegeven in mijn processchema (het opstellen van een
bevestigingsmail):
Bevestiging partijen
V Secretaresse
- Bevestigingsmail zenden aan verkoper, koper en makelaar zodra reactie op de AVG mail binnen is
, - Wwft formulier koper(s) toezenden
Benodigde stukken opgevraagd bij cliënten
V Secretaresse
- Indien Vennootschap: statuten/ besluiten opgevraagd
- Financieringsopzet/ offerte koper opgevraagd
- Courtagenota makelaar opgevraagd
Benodigde gegevens/ stukken ontvangen
V Secretaresse
- Statuten ontvangen en gecontroleerd op bijzonderheden
- Wwft formulier + bijlagen getekend retour ontvangen
- Financieringsopzet/offerte ontvangen
- Courtagenota ontvangen
- De cliënt komt in persoon of bij volmacht
- Indien een van deze stukken niet is ontvangen een rappel verzenden
Procesbeschrijving van de aankoop van een nieuwbouwwoning:
Inboeken
V Secretaresse
- Koop- aannemingsovereenkomst inboeken
- Partijen koppelen in Assyst
- Telefoonnummers en e-mailadressen toevoegen in Assyst
Inzage en opvragen uit diverse registers
V Secretaresse
- BRP, CCBR, Insolventie (en KVK) inzage opvragen
- Kadastrale recherches uit het hoofddossier opslaan in het dossier
Bevestiging partijen
V Secretaresse
- AVG-mail zenden aan koper
- Bevestigingsmail zenden aan verkoper, koper en makelaar
- Wwft formulier koper(s) toezenden
Benodigde stukken opgevraagd bij cliënten
V Secretaresse
- Indien Vennootschap: statuten/ besluiten opgevraagd
- Financieringsopzet/ offerte koper opgevraagd
- Courtagenota makelaar opgevraagd
Benodigde gegevens/ stukken ontvangen
V Secretaresse
- Statuten ontvangen en gecontroleerd op bijzonderheden
- Wwft formulier + bijlagen getekend retour ontvangen
- Financieringsopzet/offerte ontvangen
- Courtagenota ontvangen
- De cliënt komt in persoon of bij volmacht
Waarborgsom/ bankgarantie koper
V Secretaresse
- Datum waarborgsom/bankgarantie
A Vragen
Worden processen beschreven op je werkplek?
- Aankoop van een nieuwbouwwoning
- Aankoop van een woning in de bestaande bouw
- Het overdragen van een BV
Welke methode wordt gebruikt bij het beschrijven van deze processen?
Op mijn werkplek wordt geen gebruik gemaakt van een methode voor het beschrijven van deze
processen. Er wordt geen gebruik gemaakt van een methode zoals bijvoorbeeld Lean of Six Sigma. Op
mijn werkplek wordt alles beschreven aan de hand van een checklist.
Worden er verschillende typen processen onderscheiden? Zo ja, welke?
Deze processen zijn alle drie primaire processen binnen ons kantoor. Ook zijn het werkprocessen.
Van het begin dat het binnenkomt, tot het uiteindelijke gesprek met de cliënt.
Wordt er gebruik gemaakt van een processchema en een procesbeschrijving?
Er wordt bij ons op kantoor geen gebruik gemaakt van een processchema en procesbeschrijving. Er
wordt al jaren op dezelfde manier gewerkt en hier wordt ook eigenlijk niet op gereflecteerd.
Processen goed zijn ingericht (effectief zijn)? Zo nee geef dan aan wat jouw mening is. Hoe zijn de
processen nu ingericht?
De processen zijn niet effectief. De processen zijn nu ingericht door middel van checklist. Er wordt
geen gebruik gemaakt van een methode zoals Lean of Six Sigma. Als er gebruik zou worden gemaakt
van een methode en het proces geëvalueerd zou worden zouden veel verspillingen geëlimineerd
kunnen worden. We zouden een veel groter deel van het proces kunnen digitaliseren, zodat het
minder tijd kost. Ook als er digitaal zou worden bijgehouden wie wat heeft gedaan in het dossier zou
dit veel efficiënter zijn dan een checklist die bij iemand op zijn bureau ligt. Op die manier moet je
alsnog steeds naar iemand toe om te vragen waar we zijn met het werken in het dossier. Het is dus
geen effectief ingericht proces en dit proces is op veel punten nog efficiënter in te richten.
Processen verlopen volgens de beschrijvingen? Indien nee, waarom niet?
De processen zijn niet beschreven door middel van een methode zoals Lean of Six Sigma. Het proces
is bij ons op kantoor geheel uitgewerkt in een checklist. Het proces verloopt wel zoals uitgeschreven
is in de checklist. Dit wordt verder niet geëvalueerd of aangepast dus het verloopt volgens de
beschrijving, maar wel telkens volgens dezelfde beschrijving.
Processen ook het gewenste resultaat opleveren? Indien nee, waarom niet?
De processen leveren wel het gewenste resultaat op, maar ze kunnen efficiënter worden ingericht.
Het uiteindelijke resultaat van de processen is bijvoorbeeld het passeren van een akte, dit resultaat
wordt altijd bereikt op de juiste wettelijk voorgeschreven manier. Het proces zelf kan alleen door het
gebruiken van bijvoorbeeld een methode zoals Lean of Six Sigma nog veel efficiënter worden
ingericht.
B Processchema
,Ik heb in mijn processchema in overleg met mevrouw Haas alleen het deelproces van het schrijven
van een bevestigingsmail opgenomen, omdat het schema anders heel onoverzichtelijk en groot zou
worden. In mijn procesbeschrijving heb ik eerst het proces van het schrijven van een bevestigingsmail
opgenomen en daarna het volledige proces. In de rest van dit verslag heb ik ook het volledige proces
opgenomen zodat u wel een beeld krijgt wat voor stappen er allemaal horen bij het kopen van een
nieuwbouwwoning. In mijn volledige procesbeschrijving zijn dus ook de stappen voor en na de
bevestigingsmail opgenomen.
C Procesbeschrijving
Procesbeschrijving zoals weergegeven in mijn processchema (het opstellen van een
bevestigingsmail):
Bevestiging partijen
V Secretaresse
- Bevestigingsmail zenden aan verkoper, koper en makelaar zodra reactie op de AVG mail binnen is
, - Wwft formulier koper(s) toezenden
Benodigde stukken opgevraagd bij cliënten
V Secretaresse
- Indien Vennootschap: statuten/ besluiten opgevraagd
- Financieringsopzet/ offerte koper opgevraagd
- Courtagenota makelaar opgevraagd
Benodigde gegevens/ stukken ontvangen
V Secretaresse
- Statuten ontvangen en gecontroleerd op bijzonderheden
- Wwft formulier + bijlagen getekend retour ontvangen
- Financieringsopzet/offerte ontvangen
- Courtagenota ontvangen
- De cliënt komt in persoon of bij volmacht
- Indien een van deze stukken niet is ontvangen een rappel verzenden
Procesbeschrijving van de aankoop van een nieuwbouwwoning:
Inboeken
V Secretaresse
- Koop- aannemingsovereenkomst inboeken
- Partijen koppelen in Assyst
- Telefoonnummers en e-mailadressen toevoegen in Assyst
Inzage en opvragen uit diverse registers
V Secretaresse
- BRP, CCBR, Insolventie (en KVK) inzage opvragen
- Kadastrale recherches uit het hoofddossier opslaan in het dossier
Bevestiging partijen
V Secretaresse
- AVG-mail zenden aan koper
- Bevestigingsmail zenden aan verkoper, koper en makelaar
- Wwft formulier koper(s) toezenden
Benodigde stukken opgevraagd bij cliënten
V Secretaresse
- Indien Vennootschap: statuten/ besluiten opgevraagd
- Financieringsopzet/ offerte koper opgevraagd
- Courtagenota makelaar opgevraagd
Benodigde gegevens/ stukken ontvangen
V Secretaresse
- Statuten ontvangen en gecontroleerd op bijzonderheden
- Wwft formulier + bijlagen getekend retour ontvangen
- Financieringsopzet/offerte ontvangen
- Courtagenota ontvangen
- De cliënt komt in persoon of bij volmacht
Waarborgsom/ bankgarantie koper
V Secretaresse
- Datum waarborgsom/bankgarantie
