Week 1
Als een evenement goed is bedacht en uitgevoerd is het een van de krach5gste middelen om
verbinding te creëren. Omdat het live is, persoonlijk (face-to-face), driedimensionaal en alle zintuigen
aansprekend, zo dat de kans op emo5onele betrokkenheid extra groot is.
Grote uitdaging is wat de organisa5e wil communiceren te vertalen in een evenement
Zelf doen of uitbesteden aan een evenementenbureau?
- Organisa5e van een evenement is vak apart.
Voordelen van event organiseren bij evenementenbureau
- De organisa5e wordt uit handen gegeven, zo kun je je richten op jouw core business. Je
bespaart 5jd en mankracht.
- Evenementenbureau weet hoe zij publiek betrekt, boeit en zorgt voor interac5e, hierdoor kan
je meer uit het evenement halen en mensen raken.
- Een evenementenbureau verdiept zich in een organisa5e. Hierdoor kan er een zakelijk
evenement worden georganiseerd, dat perfect bij de doelstellingen van het bedrijf past.
- Evenementenbureau houdt van meetbare resultaten en zorgt ervoor dat de doelstellingen
gerealiseerd worden.
Kenmerken project
- Tijdelijk
- Eenmalig
- Resultaatgericht
- Organisatorisch complex
- Onzekere afloop
Project- of matrixorganisa=e
Wanneer er een projecMeam binnen een organisa5e wordt opgezet, bijvoorbeeld voor een
personeelsfeest, ontstaat er een project- of matrixorganisa5e.
,Van een projectleider in een project-matrix organisa=e wordt verwacht dat hij:
- Over het nodige organisa5etalent beschikt en leiding kan geven
- In teamverband kan werken
- Gedegen planning kan maken
- Voldoende crea5ef is
- Flexibel is
- Een groep kan aansturen en mo5veren
- Stressbestendig is
Fasen organiseren evenement
- Fase 1: ini5a5efase
- Fase 2: ConcepVase
- Fase 3: Uitwerkingsfase
- Fase 4: Uitvoeringsfase
- Fase 5: Evalua5efase
1. Ini=a=efase: grof idee aEasten
Er wordt 5jdens deze fase een SWOT-analyse gemaakt
2. ConcepHase: de grote lijnen vastleggen, heel veel fundamentele keuzes
- Naam
- Doelgroep
- Doelstellingen
- Concept/thema
- Loca5e
- Uitbesteden of zelf doen
- Organisa5e
- Plan van aanpak
- Planning
- Budget
ConcepHase: het proces naar een defini=ef plan, Communica=e tussen opdrachtgever en
evenementenbureau
1. Stap 1: Briefing/intake debriefing = Eventplan
2. Stap 2: Naam, doelgroep, doelstellingen
3. Stap 3: Pitch
4. Stap 4: Akkoord eventplan door opdrachtgever
5. Stap 5 Concept/thema, loca5e, organisa5e, plan van aanpak, planning en budget
, 3. Uitwerkingsfase, alles wat in de voorgaande fasen werd besproken wordt nu daadwerkelijk
uitgevoerd. De belangrijkste dingen die vast moeten staan zijn: vergunningen, verzekeringen,
uitnodigingen, leveranciers, begro5ng, sponsoring, loca5e, programma, organisa5e en het
communica5eplan.
4. Uitvoeringsfase, Wat nog niet is vastgelegd, moet in deze fase zijn beslag krijgen.
Alles moet tot in detail worden uitgewerkt en vastgelegd. Het gaat in deze fase om de daadwerkelijke
uitvoering. Een draaiboek, een checklist en een voortgangsrapportage zijn hierbij van essen5eel
belang.
- Het draaiboek omvat alle ac5viteiten van de opbouw, het evenement zelf en de acouw. Indien inde
vorige fasen alles goed is voorbereid, dan hoef je nu maar het draaiboek te volgen en de checklist af
te werken om alles goed te laten verlopen. Dat klinkt simpel, maar het is natuurlijk een complex
gebeuren. Er moet op alle mogelijke details gelet worden en er mag niets fout gaan.
- Checklist, welke materialen er moeten worden ingehuurd, welke leveranciers wat moeten leveren of
moeten doen, wie er beschikbaar moeten zijn, of de uitnodigingen op 5jd de deur uit zijn en water
verder nog allemaal geregeld moet worden.
5. Evalua=efase, Na afloop van het evenement kan er lering worden getrokken uit zowel de dingen
die goed zijn gegaan als de onderdelen die niet of minder goed zijn verlopen.
Het eventplan
1. Doelgroep
2. Doelstellingen
3. Concept/thema
Hoe, wat, waarom
- Het eventplan beschrijd overtuigend HOE je de gewenste doelen gaat realiseren
- Het is een crea5eve en unieke invulling van de briefing van de opdrachtgever
- Hiermee wil een evenementenbureau de opdracht gaan binnenhalen, door middel van een
pitch
- Essen5eel onderdeel van de strategie van een evenement is het concept
- Er staan geen prak5sche zaken in het eventplan, het is geen Plan van aanpak
Doelgroep
- Omschrijving op basis van leedijd, inkomen, geslacht zijn vaak niet relevant (socio-
economische kenmerken)
- Het is veel zinvoller om te kijken naar de redenen waarom iemand een evenement bezoekt.
Deze psychografische kenmerken zijn:
o Interesses
o Meningen/aftudes
o Levenss5jl
o Persoonlijkheidskenmerken
o Waarden
Een zakelijk evenement richt zich veelal op een type stakeholder (bv. medewerkers, de branche,
buurtbewoners) of type klant (vaste of poten5ële klanten)
Als een evenement goed is bedacht en uitgevoerd is het een van de krach5gste middelen om
verbinding te creëren. Omdat het live is, persoonlijk (face-to-face), driedimensionaal en alle zintuigen
aansprekend, zo dat de kans op emo5onele betrokkenheid extra groot is.
Grote uitdaging is wat de organisa5e wil communiceren te vertalen in een evenement
Zelf doen of uitbesteden aan een evenementenbureau?
- Organisa5e van een evenement is vak apart.
Voordelen van event organiseren bij evenementenbureau
- De organisa5e wordt uit handen gegeven, zo kun je je richten op jouw core business. Je
bespaart 5jd en mankracht.
- Evenementenbureau weet hoe zij publiek betrekt, boeit en zorgt voor interac5e, hierdoor kan
je meer uit het evenement halen en mensen raken.
- Een evenementenbureau verdiept zich in een organisa5e. Hierdoor kan er een zakelijk
evenement worden georganiseerd, dat perfect bij de doelstellingen van het bedrijf past.
- Evenementenbureau houdt van meetbare resultaten en zorgt ervoor dat de doelstellingen
gerealiseerd worden.
Kenmerken project
- Tijdelijk
- Eenmalig
- Resultaatgericht
- Organisatorisch complex
- Onzekere afloop
Project- of matrixorganisa=e
Wanneer er een projecMeam binnen een organisa5e wordt opgezet, bijvoorbeeld voor een
personeelsfeest, ontstaat er een project- of matrixorganisa5e.
,Van een projectleider in een project-matrix organisa=e wordt verwacht dat hij:
- Over het nodige organisa5etalent beschikt en leiding kan geven
- In teamverband kan werken
- Gedegen planning kan maken
- Voldoende crea5ef is
- Flexibel is
- Een groep kan aansturen en mo5veren
- Stressbestendig is
Fasen organiseren evenement
- Fase 1: ini5a5efase
- Fase 2: ConcepVase
- Fase 3: Uitwerkingsfase
- Fase 4: Uitvoeringsfase
- Fase 5: Evalua5efase
1. Ini=a=efase: grof idee aEasten
Er wordt 5jdens deze fase een SWOT-analyse gemaakt
2. ConcepHase: de grote lijnen vastleggen, heel veel fundamentele keuzes
- Naam
- Doelgroep
- Doelstellingen
- Concept/thema
- Loca5e
- Uitbesteden of zelf doen
- Organisa5e
- Plan van aanpak
- Planning
- Budget
ConcepHase: het proces naar een defini=ef plan, Communica=e tussen opdrachtgever en
evenementenbureau
1. Stap 1: Briefing/intake debriefing = Eventplan
2. Stap 2: Naam, doelgroep, doelstellingen
3. Stap 3: Pitch
4. Stap 4: Akkoord eventplan door opdrachtgever
5. Stap 5 Concept/thema, loca5e, organisa5e, plan van aanpak, planning en budget
, 3. Uitwerkingsfase, alles wat in de voorgaande fasen werd besproken wordt nu daadwerkelijk
uitgevoerd. De belangrijkste dingen die vast moeten staan zijn: vergunningen, verzekeringen,
uitnodigingen, leveranciers, begro5ng, sponsoring, loca5e, programma, organisa5e en het
communica5eplan.
4. Uitvoeringsfase, Wat nog niet is vastgelegd, moet in deze fase zijn beslag krijgen.
Alles moet tot in detail worden uitgewerkt en vastgelegd. Het gaat in deze fase om de daadwerkelijke
uitvoering. Een draaiboek, een checklist en een voortgangsrapportage zijn hierbij van essen5eel
belang.
- Het draaiboek omvat alle ac5viteiten van de opbouw, het evenement zelf en de acouw. Indien inde
vorige fasen alles goed is voorbereid, dan hoef je nu maar het draaiboek te volgen en de checklist af
te werken om alles goed te laten verlopen. Dat klinkt simpel, maar het is natuurlijk een complex
gebeuren. Er moet op alle mogelijke details gelet worden en er mag niets fout gaan.
- Checklist, welke materialen er moeten worden ingehuurd, welke leveranciers wat moeten leveren of
moeten doen, wie er beschikbaar moeten zijn, of de uitnodigingen op 5jd de deur uit zijn en water
verder nog allemaal geregeld moet worden.
5. Evalua=efase, Na afloop van het evenement kan er lering worden getrokken uit zowel de dingen
die goed zijn gegaan als de onderdelen die niet of minder goed zijn verlopen.
Het eventplan
1. Doelgroep
2. Doelstellingen
3. Concept/thema
Hoe, wat, waarom
- Het eventplan beschrijd overtuigend HOE je de gewenste doelen gaat realiseren
- Het is een crea5eve en unieke invulling van de briefing van de opdrachtgever
- Hiermee wil een evenementenbureau de opdracht gaan binnenhalen, door middel van een
pitch
- Essen5eel onderdeel van de strategie van een evenement is het concept
- Er staan geen prak5sche zaken in het eventplan, het is geen Plan van aanpak
Doelgroep
- Omschrijving op basis van leedijd, inkomen, geslacht zijn vaak niet relevant (socio-
economische kenmerken)
- Het is veel zinvoller om te kijken naar de redenen waarom iemand een evenement bezoekt.
Deze psychografische kenmerken zijn:
o Interesses
o Meningen/aftudes
o Levenss5jl
o Persoonlijkheidskenmerken
o Waarden
Een zakelijk evenement richt zich veelal op een type stakeholder (bv. medewerkers, de branche,
buurtbewoners) of type klant (vaste of poten5ële klanten)
