PROJECTMANAGEMENT
“Operations keeps the lights on, strategy provides a light at the end of the
tunnel, but project management is the train engine that moves the
organization forward.” ~ Joy Gumz
Voorletters en naam: xxxxx
Studentennummer: xxxxxx
Datum: 23 maart 2019
Instituut: NCOI
Opleiding: HBO Officemanagement
Module: Projectmanagement
Docent: Ineke Dost
,Voorwoord
Een zittend leven duurt niet lang’, ‘Zitten is het nieuwe roken’ en ‘Zitten is dodelijk’! Allerlei termen die
we vast eerder hebben gehoord. Momenteel een interessant en actueel onderwerp. Zittend werk, maar
vooral lang en onafgebroken zittend werken is ook iets waar ik mijzelf schuldig aan maak. Er moet iets
gebeuren, maar hier komt natuurlijk veel meer bij kijken. Het begint namelijk allemaal bij
bewustwording.
Mijn naam is xxxxxx en werk sinds 2013 bij (Naam organisatie). Ik werk als managementassistente voor
de divisie xxxxx. De divisie xxxxxx houdt zich bezig met arbeidsbemiddeling en re-integratie. Binnen de
organisatie heb ik aan diverse projecten meegewerkt. Ook hebben we vaak te maken met projecten die
een verandering moeten doorvoeren, zoals het project ‘SLIM werken’ of het project “Dynamisch
Werken”. SLIM werken houdt in dat medewerkers locatieonafhankelijk kunnen werken, zoals werken
vanuit huis of vanuit een andere locatie. Dit project is inmiddels afgerond. Het project ‘Dynamisch
Werken’ is tevens een groot landelijk project en heeft te maken met dat medewerkers zich meer op de
werkvloer kunnen bewegen. Dit project heeft 2 hoofdpijlers, namelijk ‘persoonlijke vitaliteit’ en
‘Dynamisch Werken’. De eerste pijler heeft te maken met de bewustwording van ons gedrag en het
tweede over het Dynamisch Werken op de werkvloer. Het is een omvangrijk project, maar ik ga mij in dit
project alleen richten op de ‘dynamische werkplekken’. Om nog concreter te zijn: het invoeren van deze
werkplekken in onze vestiging.
Voor de module ‘projectmanagement’ vervul ik de rol van projectleider en coördineer ik dit project
binnen de organisatie. Dit doe ik voor meerdere divisies. Het stukje over hoe we de bewustzijn bij
medewerkers willen vergroten laat ik ook hier achterwege.
Eén van mijn persoonlijke doelstellingen is om groei door te maken op het gebied van projecten
leiden/coördineren. Aangezien ik dagelijks bij meerdere projecten betrokken ben is dit een perfecte
combinatie om de theorie om te zetten in de praktijk. Ik krijg enorm veel energie van het
leiden/coördineren van projecten en zeker wanneer dit tot een goed resultaat leidt. Deze opleiding sluit
hier perfect op aan. Met het schrijven van deze moduleopdracht hoop ik meer inzicht te krijgen in
projecten en meer de diepte in te gaan.
Tenslotte wil ik mijn docente Ineke Dost enorm bedanken voor haar inspirerende, leerzame en zeer fijne
lessen die zij verzorgd heeft. Ook wil ik hierbij mijn werkgever enorm bedanken voor het bieden van
deze mooie kans. Mijn werkgever hecht veel waarde aan persoonlijke ontwikkeling van medewerkers
en wil al mijn opgedane kennis direct in de praktijk inzetten. Ook wil ik mijn medestudenten bedanken
voor de feedback die ik ontvangen heb.
Ik wens u veel leesplezier!
Disclaimer: dit document is vertrouwelijk en mag niet verder verspreidt worden.
2
, Samenvatting
Dit plan van aanpak beschrijft het project “Dynamisch Werken”, onderdeel van het landelijk project
‘Vitaliteit’. Het project vitaliteit omvat 2 hoofdpijlers, namelijk ‘Persoonlijke Vitaliteit’ en ‘Dynamisch
Werken’. Na onderzoek door de externe organisatie Pim Mulier is gebleken dat de medewerkers van
onze organisatie langdurig zitten. Het onderzoek is gedaan a.d.h.v. de activitytrackers (horloges) die op
individueel niveau de bewegingen meet. Hieruit bleek dat we in onze organisatie gemiddeld 12 uur per
dag zitten! Ter vergelijking, een gemiddelde Nederlander zit gemiddeld 8,7 uur per dag (bron: RIVM,
2015). Om dit probleem aan te pakken gaat organisatie ‘Pim Mulier’ met 8 medewerkers xxxxx
medewerkers van onze organisatie aan het bewegen krijgen. Dit gebeurt aan de hand van 400
ambassadeurs die landelijk worden ingezet. Dit wordt “sociale participatie’ genoemd. Nudging
(motivatietechniek) helpt de mensen de goede richting in te duwen. Dit doe je aan de hand van een
aantrekkelijke omgeving te creëren in combinatie met de inzet van gemotiveerde ambassadeurs
(collega’s vanuit de organisatie).
De doelstelling vanuit dit project betreft het vergroten van de bewustwording van sedentair gedrag. Het
creëren van een veilige omgeving waar men zich vitaal kan gedragen en het ziekteverzuim op langer
termijn terugdringen. We willen dat per juni 2020 70% van de medewerkers meer gaat bewegen op de
werkplek door o.a. gebruik te maken van de dynamische werkplekken. Het resultaat dat beoogd wordt,
is om alle collega’s op deze locatie in de gelegenheid te stellen dynamisch te werken en dat de
dynamische werkplekken per 1 juli 2019 zijn ingericht. Alle betreffende collega’s hebben de
mogelijkheid gehad om een introductie te volgen en zijn de ambassadeurs getraind om instructies te
geven. Uit de enquête dient het doel en resultaat van dit project met een 8 beoordeeld te worden.
Het project ‘Dynamisch Werken’ richt zich alléén tot de afdelingen die flexwerkplekken bezitten en
meedoen met het Dynamisch Werken. Dit betekent concreet dat élke collega in het betreffende pand
gebruik kan en mag maken van deze werkplekken. Verder vallen binnen de scope alle trainingen en
workshops die vanuit Pim Mulier gegeven worden.
Eén van de randvoorwaarden is dat de dynamische werkplekken géén extra werkplekken zijn en dat de
locaties de bureaus dienen in te leveren. De dynamische werkplek komt dus in plaats van een reguliere
werkplek. Eén van de belangrijkste uitgangspunten is dat er zowel vanuit het management als de
medewerkers commitment is gesloten over het Dynamisch Werken. Verder is de aanname dat de
opkomst van medewerkers tijdens de presentaties van Pim Mulier op 70% is gesteld.
Het opzetten van de dynamische werkplekken is een klein onderdeel van een landelijk project (Vitaliteit)
en bestaat uit twee hoofdpijlers oftewel deelprojecten, namelijk ‘Persoonlijke Vitaliteit’ en ‘Dynamisch
Werken’. De eerste pijler gaat over bewustwording. Wanneer mensen zich bewust zijn van het risico
van het te lang zitten zullen ze vanuit hun intrinsieke motivatie gebruik maken van de dynamische
werkplekken. Hieruit blijkt dus dat dit project een relatie heeft met het andere project.
Dit project wordt lineair uitgevoerd. De fases worden na elkaar uitgevoerd aangezien dit om een
eenvoudig project gaat. Om het project zo goed mogelijk te realiseren hebben we verschillende fases.
Namelijk de voorbereidings-, uitvoerings- en afrondingsfase.
Wanneer we kijken naar de positie van onze projectorganisatie zien we dat we te maken hebben met
een matrixorganisatie. Namelijk dat de projecten en de lijnactiviteiten door elkaar heenlopen. De
overlegstructuur bestaat uit een stuurgroep-, opdrachtgever/projectleider- en een werkgroepoverleg. De
projectleider (linking-pin) fungeert als een schakel tussen de projectleider en projectmedewerkers en
communiceert zowel naar beneden (projectmedewerkers) als naar boven (opdrachtgever) en kan dit
mondeling of via de mail doorgeven.
De startdatum van het project is 3 december 2018 en eindigt op 19 november 2019 met het
overhandigen van de evaluatierapport met de adviezen. Middels een GANTT diagram wordt de
planning van het project weergegeven. Zie bijlage IV.
De kosten voor de dynamische werkplekken worden gefinancierd vanuit het budget van het Facilitair
bedrijf. De kosten van Pim Mulier worden bekostigd vanuit HRM. Deze kosten vallen dus buiten de
scope. De kosten die wij als vestiging dragen zijn de personele kosten en zijn te zien in figuur 5.
Om de risico’s te inventariseren is er gebruik gemaakt van de risicolijst. Hierin zijn de risico’s en de
daarbij behorende kans, impact, maatregelen en eigenaar in kaart gebracht. Zie figuur 6.
3
“Operations keeps the lights on, strategy provides a light at the end of the
tunnel, but project management is the train engine that moves the
organization forward.” ~ Joy Gumz
Voorletters en naam: xxxxx
Studentennummer: xxxxxx
Datum: 23 maart 2019
Instituut: NCOI
Opleiding: HBO Officemanagement
Module: Projectmanagement
Docent: Ineke Dost
,Voorwoord
Een zittend leven duurt niet lang’, ‘Zitten is het nieuwe roken’ en ‘Zitten is dodelijk’! Allerlei termen die
we vast eerder hebben gehoord. Momenteel een interessant en actueel onderwerp. Zittend werk, maar
vooral lang en onafgebroken zittend werken is ook iets waar ik mijzelf schuldig aan maak. Er moet iets
gebeuren, maar hier komt natuurlijk veel meer bij kijken. Het begint namelijk allemaal bij
bewustwording.
Mijn naam is xxxxxx en werk sinds 2013 bij (Naam organisatie). Ik werk als managementassistente voor
de divisie xxxxx. De divisie xxxxxx houdt zich bezig met arbeidsbemiddeling en re-integratie. Binnen de
organisatie heb ik aan diverse projecten meegewerkt. Ook hebben we vaak te maken met projecten die
een verandering moeten doorvoeren, zoals het project ‘SLIM werken’ of het project “Dynamisch
Werken”. SLIM werken houdt in dat medewerkers locatieonafhankelijk kunnen werken, zoals werken
vanuit huis of vanuit een andere locatie. Dit project is inmiddels afgerond. Het project ‘Dynamisch
Werken’ is tevens een groot landelijk project en heeft te maken met dat medewerkers zich meer op de
werkvloer kunnen bewegen. Dit project heeft 2 hoofdpijlers, namelijk ‘persoonlijke vitaliteit’ en
‘Dynamisch Werken’. De eerste pijler heeft te maken met de bewustwording van ons gedrag en het
tweede over het Dynamisch Werken op de werkvloer. Het is een omvangrijk project, maar ik ga mij in dit
project alleen richten op de ‘dynamische werkplekken’. Om nog concreter te zijn: het invoeren van deze
werkplekken in onze vestiging.
Voor de module ‘projectmanagement’ vervul ik de rol van projectleider en coördineer ik dit project
binnen de organisatie. Dit doe ik voor meerdere divisies. Het stukje over hoe we de bewustzijn bij
medewerkers willen vergroten laat ik ook hier achterwege.
Eén van mijn persoonlijke doelstellingen is om groei door te maken op het gebied van projecten
leiden/coördineren. Aangezien ik dagelijks bij meerdere projecten betrokken ben is dit een perfecte
combinatie om de theorie om te zetten in de praktijk. Ik krijg enorm veel energie van het
leiden/coördineren van projecten en zeker wanneer dit tot een goed resultaat leidt. Deze opleiding sluit
hier perfect op aan. Met het schrijven van deze moduleopdracht hoop ik meer inzicht te krijgen in
projecten en meer de diepte in te gaan.
Tenslotte wil ik mijn docente Ineke Dost enorm bedanken voor haar inspirerende, leerzame en zeer fijne
lessen die zij verzorgd heeft. Ook wil ik hierbij mijn werkgever enorm bedanken voor het bieden van
deze mooie kans. Mijn werkgever hecht veel waarde aan persoonlijke ontwikkeling van medewerkers
en wil al mijn opgedane kennis direct in de praktijk inzetten. Ook wil ik mijn medestudenten bedanken
voor de feedback die ik ontvangen heb.
Ik wens u veel leesplezier!
Disclaimer: dit document is vertrouwelijk en mag niet verder verspreidt worden.
2
, Samenvatting
Dit plan van aanpak beschrijft het project “Dynamisch Werken”, onderdeel van het landelijk project
‘Vitaliteit’. Het project vitaliteit omvat 2 hoofdpijlers, namelijk ‘Persoonlijke Vitaliteit’ en ‘Dynamisch
Werken’. Na onderzoek door de externe organisatie Pim Mulier is gebleken dat de medewerkers van
onze organisatie langdurig zitten. Het onderzoek is gedaan a.d.h.v. de activitytrackers (horloges) die op
individueel niveau de bewegingen meet. Hieruit bleek dat we in onze organisatie gemiddeld 12 uur per
dag zitten! Ter vergelijking, een gemiddelde Nederlander zit gemiddeld 8,7 uur per dag (bron: RIVM,
2015). Om dit probleem aan te pakken gaat organisatie ‘Pim Mulier’ met 8 medewerkers xxxxx
medewerkers van onze organisatie aan het bewegen krijgen. Dit gebeurt aan de hand van 400
ambassadeurs die landelijk worden ingezet. Dit wordt “sociale participatie’ genoemd. Nudging
(motivatietechniek) helpt de mensen de goede richting in te duwen. Dit doe je aan de hand van een
aantrekkelijke omgeving te creëren in combinatie met de inzet van gemotiveerde ambassadeurs
(collega’s vanuit de organisatie).
De doelstelling vanuit dit project betreft het vergroten van de bewustwording van sedentair gedrag. Het
creëren van een veilige omgeving waar men zich vitaal kan gedragen en het ziekteverzuim op langer
termijn terugdringen. We willen dat per juni 2020 70% van de medewerkers meer gaat bewegen op de
werkplek door o.a. gebruik te maken van de dynamische werkplekken. Het resultaat dat beoogd wordt,
is om alle collega’s op deze locatie in de gelegenheid te stellen dynamisch te werken en dat de
dynamische werkplekken per 1 juli 2019 zijn ingericht. Alle betreffende collega’s hebben de
mogelijkheid gehad om een introductie te volgen en zijn de ambassadeurs getraind om instructies te
geven. Uit de enquête dient het doel en resultaat van dit project met een 8 beoordeeld te worden.
Het project ‘Dynamisch Werken’ richt zich alléén tot de afdelingen die flexwerkplekken bezitten en
meedoen met het Dynamisch Werken. Dit betekent concreet dat élke collega in het betreffende pand
gebruik kan en mag maken van deze werkplekken. Verder vallen binnen de scope alle trainingen en
workshops die vanuit Pim Mulier gegeven worden.
Eén van de randvoorwaarden is dat de dynamische werkplekken géén extra werkplekken zijn en dat de
locaties de bureaus dienen in te leveren. De dynamische werkplek komt dus in plaats van een reguliere
werkplek. Eén van de belangrijkste uitgangspunten is dat er zowel vanuit het management als de
medewerkers commitment is gesloten over het Dynamisch Werken. Verder is de aanname dat de
opkomst van medewerkers tijdens de presentaties van Pim Mulier op 70% is gesteld.
Het opzetten van de dynamische werkplekken is een klein onderdeel van een landelijk project (Vitaliteit)
en bestaat uit twee hoofdpijlers oftewel deelprojecten, namelijk ‘Persoonlijke Vitaliteit’ en ‘Dynamisch
Werken’. De eerste pijler gaat over bewustwording. Wanneer mensen zich bewust zijn van het risico
van het te lang zitten zullen ze vanuit hun intrinsieke motivatie gebruik maken van de dynamische
werkplekken. Hieruit blijkt dus dat dit project een relatie heeft met het andere project.
Dit project wordt lineair uitgevoerd. De fases worden na elkaar uitgevoerd aangezien dit om een
eenvoudig project gaat. Om het project zo goed mogelijk te realiseren hebben we verschillende fases.
Namelijk de voorbereidings-, uitvoerings- en afrondingsfase.
Wanneer we kijken naar de positie van onze projectorganisatie zien we dat we te maken hebben met
een matrixorganisatie. Namelijk dat de projecten en de lijnactiviteiten door elkaar heenlopen. De
overlegstructuur bestaat uit een stuurgroep-, opdrachtgever/projectleider- en een werkgroepoverleg. De
projectleider (linking-pin) fungeert als een schakel tussen de projectleider en projectmedewerkers en
communiceert zowel naar beneden (projectmedewerkers) als naar boven (opdrachtgever) en kan dit
mondeling of via de mail doorgeven.
De startdatum van het project is 3 december 2018 en eindigt op 19 november 2019 met het
overhandigen van de evaluatierapport met de adviezen. Middels een GANTT diagram wordt de
planning van het project weergegeven. Zie bijlage IV.
De kosten voor de dynamische werkplekken worden gefinancierd vanuit het budget van het Facilitair
bedrijf. De kosten van Pim Mulier worden bekostigd vanuit HRM. Deze kosten vallen dus buiten de
scope. De kosten die wij als vestiging dragen zijn de personele kosten en zijn te zien in figuur 5.
Om de risico’s te inventariseren is er gebruik gemaakt van de risicolijst. Hierin zijn de risico’s en de
daarbij behorende kans, impact, maatregelen en eigenaar in kaart gebracht. Zie figuur 6.
3
