Samenvatting accounting information systems
Inhoud
Samenvatting accounting information systems......................................................................................1
Chapter 1 Accounting information systems: an overview..................................................................2
Introduction....................................................................................................................................2
Information needs and business processes....................................................................................2
Accounting information systems....................................................................................................3
Chapter 2 Overview of transaction processing and Enterprise Resource Planning Systems..............4
Transaction processing: the data processing cycle.........................................................................4
Enterprise Resource Planning (ERP) systems..................................................................................5
Chapter 3 Systems documentation techniques..................................................................................6
Data flow Diagrams (DFD)...............................................................................................................6
Flowcharts......................................................................................................................................7
Business Process diagram (BPD).....................................................................................................8
Chapter 7 Control and accounting information systems....................................................................8
COBIT-framework...........................................................................................................................9
COSO.............................................................................................................................................10
Risicowaardering en tolerantiematrix...........................................................................................11
Chapter 12 The revenue cycle: sales to cash collections..................................................................12
Chapter 15 The HRM/Payroll cycle...................................................................................................13
Chapter 8 Controls for Information Security....................................................................................14
Chapter 11 (p. 353-362)....................................................................................................................17
Chapter 20 Introduction to System development and system analysis............................................18
System development....................................................................................................................18
Planning systems development....................................................................................................19
Feasibility analysis........................................................................................................................19
Behavioral aspects of change.......................................................................................................20
System analysis (stap 1 SDLC).......................................................................................................20
Chapter 21 AIS Development strategies...........................................................................................21
Purchasing software.....................................................................................................................21
Development by in-house systems departments.........................................................................21
Outsourcing the system................................................................................................................21
Methods for improving systems development.............................................................................22
,Chapter 1 Accounting information systems: an overview
Introduction
Een system is een set van twee of meer verbonden componenten die samen een doel behalen.
Data zijn feiten die verzameld, vastgelegd, bewaard en verwerkt zijn door een informatie systeem.
Informatie is data dat georganiseerd en verwerkt is tot waardevolle informatie die het
beslissingsproces ondersteunen. Naarmate de hoeveelheid en kwaliteit van informatie groter is, des
te beter kunnen er beslissingen genomen worden. Te veel informatie leidt tot een information
overload. Information technology (IT) helpt gebruikers de informatie. De waarde van
informatie is het voordeel dat behaald met de informatie wordt minus de kosten om de informatie
te verkrijgen.
Kenmerken van bruikbare informatie:
1. Relevant
2. Betrouwbaar
3. Volledig
4. Tijdig
5. Begrijpelijk
6. Controleerbaar
7. Benaderbaar
Information needs and business processes
Een business process is een set van met elkaar verbonden, gecoördineerde en gestructureerde
taken & activiteiten die uitgevoerd worden door een persoon, computer of machine, hetgeen helpt
een specifieke organisatiedoelstelling te behalen. De bedrijfsprocessen moeten in kaart gebracht
worden, zodat bepaald kan worden welke informatie/data/procedures een organisatie nodig heeft.
Veel bedrijfsactiviteiten maken onderdeel uit van een give-get exchange, zoals geld voor
voorraad. Deze exchanges kunnen gegroepeerd worden in 5 business processes of transaction
cycles:
1. Revenue cycle: verkoop van
producten of diensten voor geld
2. Expenditure cycle: Geld voor
te kopen inventaris, voorraad,
ruwe materialen etc.
3. Production or conversion
cycle: ruwe materialen die
omgezet worden in afgemaakte
producten
4. Financing cycle: verkoop van
aandelen aan investeerders,
betalingen van dividend of rente
aan investeerders
Deze vier cycli raken het grootboek- en
rapportagesysteem, dat bestaat uit alle
activiteiten met betrekking tot het
opstellen van financiële overzichten en
andere managementrapporten.
,Accounting information systems
Een accounting information system (AIS) is een systeem waarmee men financiële
bedrijfsgegevens verzamelt, opslaat en verwerkt. Op basis van dit systeem worden financiële
rapporten opgemaakt, die gebruikt worden door managers om bepaalde beleidsbeslissingen te
nemen i.v.m. de bedrijfsvoering.
Een AIS bestaat uit 6 componenten:
- De mensen die het systeem gebruiken
- De procedures en instructies voor verzamelen, verwerken en bewaren van data
- Data over de organisatie en de bedrijfsactiviteiten
- De software om de data te verwerken
- De IT-infrastructuur
- De interne controle en beveiligingsmaatregelen die de data in het AIS beschermd
3 bedrijfsfunctie van AIS:
- Verzamelen en bewaren van data over bedrijfsactiviteiten, resources en personeel
- Data omzetten in informatie voor besluitvormingsproces managers
- Bieden van adequate controle om de activa en data van de organisatie te beschermen
Hoe AIS waarde kan creëren voor een organisatie:
- Verbeteren kwaliteit en verminderen kosten van producten en diensten
- Verbeteren efficiëntie: bijv. juist-in-time leveren
- Delen kennis
- Verbeteren efficiëntie en effectiviteit supply chain
- Verbeteren IC structuur
- Verbeteren besluitvormingsproces
Het doel van de meeste organisaties is het verschaffen van waarde aan hun klanten. Hiertoe
dienen meerdere activiteiten te worden uitgevoerd, die we kunnen samenvatten in een value chain.
In deze waardeketen onderscheiden we primaire en secundaire activiteiten.
Primaire activiteiten zijn:
1. Inbound logistics: ontvangst, opslag en distributie van materialen die een organisatie gebruikt
om de producten en diensten die zij verkoopt te produceren.
2. Operations: activiteiten die de input omzetten in eindproducten of –diensten.
3. Outbound logistics: activiteiten die de eindproducten distribueren naar klanten.
4. Marketing and sales: activiteiten die ervoor moeten zorgen dat klanten de producten of
diensten van de betreffende organisatie kopen.
5. Service: activiteiten die post-verkoop ondersteuning bieden aan klanten.
Secundaire activiteiten (die helpen de primaire activiteiten efficiënt en effectief uit te voeren) zijn:
1. Firm infrastructure: accounting, financiële, wettelijke en administratieve activiteiten die een
organisatie in staat stellen te functioneren.
2. Human resources: activiteiten als recruitement, aannemen en trainen van personeel.
3. Technology: activiteiten die een product of dienst trachten te verbeteren, denk aan R&D en aan
investeringen in nieuwe informatietechnologieën.
4. Purchases: inkopen
De value chain is een onderdeel/subsysteem van de supply chain.
, Chapter 2 Overview of transaction processing and Enterprise Resource Planning Systems
Transaction processing: the data processing cycle
de bewerkingen die worden uitgevoerd op gegevens om zinvolle en relevante informatie te
genereren, worden gezamenlijk de data processing cycle genoemd. Dit proces bestaat uit:
Data input: het vastleggen van transactiedata en invoeren in het systeem. Dit procesonderdeel
wordt veelal getriggerd door een bedrijfsactiviteit.
- Source documents: documenten gebruikt om vastleggen transactiedata van de bron
(verkooporders, inkooporders en urenformulier werknemers)
- Turnaround documents: legt vast welke data gestuurd wordt naar een externe partij en die
vervolgens als input terugkomt in het systeem (energierekening)
- Source data automation: apparaten leggen transactiegegevens vast in machineleesbare
vorm op het tijdstip en de plaats van hun oorsprong (POS-terminals, ATM’s banken)
Data storage: De wijze waarop data is opgeslagen, zoals:
- Ledgers: General ledgers (debiteuren) subsidiaire ledgers (transacties in debiteuren)
- Coding techniques: op een systematische wijze van nummeren in de grootboeken. Dit kan
door middel van sequence codes, block codes, group codes en mnemonic codes.
- Chart of accounts: lijst van grootboekrekeningnummers die tot een bepaald grootboek
behoren, zoals nummer 100-199 voor current assets.
- Journals: De dagboeken met onderscheid tussen general (niet routine-matig) en specialized
(routinematig) journals.
- Audit trail: is een traceerbaar pad van een transactie via een gegevensverwerkingssysteem
van oorsprong tot uiteindelijke output (of vice versa)
- Computer-based storage concepts:
Inhoud
Samenvatting accounting information systems......................................................................................1
Chapter 1 Accounting information systems: an overview..................................................................2
Introduction....................................................................................................................................2
Information needs and business processes....................................................................................2
Accounting information systems....................................................................................................3
Chapter 2 Overview of transaction processing and Enterprise Resource Planning Systems..............4
Transaction processing: the data processing cycle.........................................................................4
Enterprise Resource Planning (ERP) systems..................................................................................5
Chapter 3 Systems documentation techniques..................................................................................6
Data flow Diagrams (DFD)...............................................................................................................6
Flowcharts......................................................................................................................................7
Business Process diagram (BPD).....................................................................................................8
Chapter 7 Control and accounting information systems....................................................................8
COBIT-framework...........................................................................................................................9
COSO.............................................................................................................................................10
Risicowaardering en tolerantiematrix...........................................................................................11
Chapter 12 The revenue cycle: sales to cash collections..................................................................12
Chapter 15 The HRM/Payroll cycle...................................................................................................13
Chapter 8 Controls for Information Security....................................................................................14
Chapter 11 (p. 353-362)....................................................................................................................17
Chapter 20 Introduction to System development and system analysis............................................18
System development....................................................................................................................18
Planning systems development....................................................................................................19
Feasibility analysis........................................................................................................................19
Behavioral aspects of change.......................................................................................................20
System analysis (stap 1 SDLC).......................................................................................................20
Chapter 21 AIS Development strategies...........................................................................................21
Purchasing software.....................................................................................................................21
Development by in-house systems departments.........................................................................21
Outsourcing the system................................................................................................................21
Methods for improving systems development.............................................................................22
,Chapter 1 Accounting information systems: an overview
Introduction
Een system is een set van twee of meer verbonden componenten die samen een doel behalen.
Data zijn feiten die verzameld, vastgelegd, bewaard en verwerkt zijn door een informatie systeem.
Informatie is data dat georganiseerd en verwerkt is tot waardevolle informatie die het
beslissingsproces ondersteunen. Naarmate de hoeveelheid en kwaliteit van informatie groter is, des
te beter kunnen er beslissingen genomen worden. Te veel informatie leidt tot een information
overload. Information technology (IT) helpt gebruikers de informatie. De waarde van
informatie is het voordeel dat behaald met de informatie wordt minus de kosten om de informatie
te verkrijgen.
Kenmerken van bruikbare informatie:
1. Relevant
2. Betrouwbaar
3. Volledig
4. Tijdig
5. Begrijpelijk
6. Controleerbaar
7. Benaderbaar
Information needs and business processes
Een business process is een set van met elkaar verbonden, gecoördineerde en gestructureerde
taken & activiteiten die uitgevoerd worden door een persoon, computer of machine, hetgeen helpt
een specifieke organisatiedoelstelling te behalen. De bedrijfsprocessen moeten in kaart gebracht
worden, zodat bepaald kan worden welke informatie/data/procedures een organisatie nodig heeft.
Veel bedrijfsactiviteiten maken onderdeel uit van een give-get exchange, zoals geld voor
voorraad. Deze exchanges kunnen gegroepeerd worden in 5 business processes of transaction
cycles:
1. Revenue cycle: verkoop van
producten of diensten voor geld
2. Expenditure cycle: Geld voor
te kopen inventaris, voorraad,
ruwe materialen etc.
3. Production or conversion
cycle: ruwe materialen die
omgezet worden in afgemaakte
producten
4. Financing cycle: verkoop van
aandelen aan investeerders,
betalingen van dividend of rente
aan investeerders
Deze vier cycli raken het grootboek- en
rapportagesysteem, dat bestaat uit alle
activiteiten met betrekking tot het
opstellen van financiële overzichten en
andere managementrapporten.
,Accounting information systems
Een accounting information system (AIS) is een systeem waarmee men financiële
bedrijfsgegevens verzamelt, opslaat en verwerkt. Op basis van dit systeem worden financiële
rapporten opgemaakt, die gebruikt worden door managers om bepaalde beleidsbeslissingen te
nemen i.v.m. de bedrijfsvoering.
Een AIS bestaat uit 6 componenten:
- De mensen die het systeem gebruiken
- De procedures en instructies voor verzamelen, verwerken en bewaren van data
- Data over de organisatie en de bedrijfsactiviteiten
- De software om de data te verwerken
- De IT-infrastructuur
- De interne controle en beveiligingsmaatregelen die de data in het AIS beschermd
3 bedrijfsfunctie van AIS:
- Verzamelen en bewaren van data over bedrijfsactiviteiten, resources en personeel
- Data omzetten in informatie voor besluitvormingsproces managers
- Bieden van adequate controle om de activa en data van de organisatie te beschermen
Hoe AIS waarde kan creëren voor een organisatie:
- Verbeteren kwaliteit en verminderen kosten van producten en diensten
- Verbeteren efficiëntie: bijv. juist-in-time leveren
- Delen kennis
- Verbeteren efficiëntie en effectiviteit supply chain
- Verbeteren IC structuur
- Verbeteren besluitvormingsproces
Het doel van de meeste organisaties is het verschaffen van waarde aan hun klanten. Hiertoe
dienen meerdere activiteiten te worden uitgevoerd, die we kunnen samenvatten in een value chain.
In deze waardeketen onderscheiden we primaire en secundaire activiteiten.
Primaire activiteiten zijn:
1. Inbound logistics: ontvangst, opslag en distributie van materialen die een organisatie gebruikt
om de producten en diensten die zij verkoopt te produceren.
2. Operations: activiteiten die de input omzetten in eindproducten of –diensten.
3. Outbound logistics: activiteiten die de eindproducten distribueren naar klanten.
4. Marketing and sales: activiteiten die ervoor moeten zorgen dat klanten de producten of
diensten van de betreffende organisatie kopen.
5. Service: activiteiten die post-verkoop ondersteuning bieden aan klanten.
Secundaire activiteiten (die helpen de primaire activiteiten efficiënt en effectief uit te voeren) zijn:
1. Firm infrastructure: accounting, financiële, wettelijke en administratieve activiteiten die een
organisatie in staat stellen te functioneren.
2. Human resources: activiteiten als recruitement, aannemen en trainen van personeel.
3. Technology: activiteiten die een product of dienst trachten te verbeteren, denk aan R&D en aan
investeringen in nieuwe informatietechnologieën.
4. Purchases: inkopen
De value chain is een onderdeel/subsysteem van de supply chain.
, Chapter 2 Overview of transaction processing and Enterprise Resource Planning Systems
Transaction processing: the data processing cycle
de bewerkingen die worden uitgevoerd op gegevens om zinvolle en relevante informatie te
genereren, worden gezamenlijk de data processing cycle genoemd. Dit proces bestaat uit:
Data input: het vastleggen van transactiedata en invoeren in het systeem. Dit procesonderdeel
wordt veelal getriggerd door een bedrijfsactiviteit.
- Source documents: documenten gebruikt om vastleggen transactiedata van de bron
(verkooporders, inkooporders en urenformulier werknemers)
- Turnaround documents: legt vast welke data gestuurd wordt naar een externe partij en die
vervolgens als input terugkomt in het systeem (energierekening)
- Source data automation: apparaten leggen transactiegegevens vast in machineleesbare
vorm op het tijdstip en de plaats van hun oorsprong (POS-terminals, ATM’s banken)
Data storage: De wijze waarop data is opgeslagen, zoals:
- Ledgers: General ledgers (debiteuren) subsidiaire ledgers (transacties in debiteuren)
- Coding techniques: op een systematische wijze van nummeren in de grootboeken. Dit kan
door middel van sequence codes, block codes, group codes en mnemonic codes.
- Chart of accounts: lijst van grootboekrekeningnummers die tot een bepaald grootboek
behoren, zoals nummer 100-199 voor current assets.
- Journals: De dagboeken met onderscheid tussen general (niet routine-matig) en specialized
(routinematig) journals.
- Audit trail: is een traceerbaar pad van een transactie via een gegevensverwerkingssysteem
van oorsprong tot uiteindelijke output (of vice versa)
- Computer-based storage concepts:
