Moduleopdracht Bedrijfspsychologie en organisatiegedrag
Moduleopdracht Bedrijfspsychologie en organisatiegedrag
HBO Bachelor Human Resource Management
Naam: STUDENT
Studentnummer: 123456 Docent: A. Breijman
Datum: 25 mei 2020 NCOI Opleidingsgroep
1
,VOORWOORD
Voor u ligt het adviestraject dat geschreven is voor het afsluiten van de moduleopdracht Bedrijfspsychologie en
organisatiegedrag, onderdeel van het derde jaar aan de opleiding HBO Bachelor Human Resource Management aan het
NCOI. Het rapport bestaat uit een analyse en advies over het ongewenste gedrag binnen een projectteam van de Afdeling H
van de organisatie BEDRIJF XXX.
Ik wil BEDRIJF XXX bedanken voor de mogelijkheid om dit rapport en advies te kunnen schrijven. Tevens wil ik de
medewerkers bedanken voor het verschaffen van de benodigde informatie. Mijn stagebegeleider Mevrouw van R. heeft me
geadviseerd bij het zoeken naar een geschikt onderwerp voor het schrijven van dit onderzoek.
Ik wil mijn docent A. Breijman bedanken voor de informatie die ik heb ontvangen tijdens de bijeenkomsten.
Verder wil ik mijn moeder bedanken voor haar adviezen en feedback. Haar gerichte feedback gaf me inzicht op mijn blinde
vlek en de mogelijkheid om te werken aan verbeterpunten.
Tenslotte wil ik mijn partner bedanken voor zijn steun, geduld en begrip. Er zijn vele weekenden verloren gegaan aan het tot
stand komen van dit onderzoek.
Ik wens u veel leesplezier.
STUDENT
PLAATS + DATUM
2
, SAMENVATTING
BEDRIJF XXX (hierna te noemen XXX) helpt al ruim vijftig jaar bedrijven, consumenten en overheden bij juridische geschillen.
Door de verandering in technologie en digitalisering wil XXX de kernactiviteiten versterken en de dienstverlening
moderniseren. Deze transformatie is cruciaal voor het bestaansrecht van XXX. Sinds de start van de transformatie is het
belangrijk voor XXX om de medewerkers betrokken te houden bij dit veranderproces.
Sinds augustus 2019 is er een externe organisatie gestart met een Overhead Value Analysis (hierna te noemen OVA) binnen
XXX. De OVA gaat aan de hand van analyses onderzoeken waar kosten kunnen worden bespaard, zo ook op de Afdeling H.
De uitslag van de OVA laat o.a. zien dat de Afdeling H Є 700.000,-- per jaar moet besparen voor de komende vijf jaar om zo
te kunnen bijdragen aan de nieuwe strategie van de organisatie. Het advies is gegeven om zo snel mogelijk alle
werkprocessen te digitaliseren om zo het aantal FTE op de afdeling te kunnen reduceren en te kunnen downsizen.
Het digitaliseringsproject moest in juli 2019 afgerond zijn. Nu begin 2020 is het project halverwege maar nog lang niet klaar.
De deadline van juli is allang verstreken en het project loopt gevaar niet behaald te worden. Als de efficiëntieslag niet voor de
zomer van 2020 wordt gerealiseerd, is de doelstelling binnen de afdeling niet behaald, wat invloed heeft op de strategische
speerpunten binnen de organisatie. Tijdens een afdelingsoverleg is gebleken dat een aantal onderdelen binnen het project
onduidelijk zijn. Er ontbreekt motivatie binnen het team om zich er verder in het digitaliseringsproject te verdiepen. Ook de
taken en taakverdeling binnen het project zijn onduidelijk. Binnen het project durft niemand elkaar aan te spreken op deze
bevindingen wat leidt tot ongestructureerd gedrag.
Het projectteam werd eerst op eigen initiatief gecreëerd om de Afdeling H en organisatie naar de ‘next level’ te brengen. Nu
het project een belangrijke rol speelt binnen de organisatie, neemt de druk binnen het projectteam toe. Dit heeft een negatieve
invloed op werkomgeving, autonomie en zin in het werk. Er is binnen het team sprake van een communicatieruis.
Verwachtingen en taken worden namelijk niet goed uitgelegd en besproken. Op deze manier weten de medewerkers niet wat
er van ze verwacht wordt. Dit leidt tot frustratie binnen het team. Ook het vertrek van drie medewerkers binnen de Afdeling H
zorgt voor de nodige spanning. Aangezien het project naast de standaard werkzaamheden loopt, hebben de teamleden
aangegeven dat er vervanging nodig is. Vacatures zijn niet uitgezet en medewerkers voelen zich overbelast en niet gehoord.
Indien er geen tijdige vervanging komt, bestaat er verwachting op uitval en langdurig verzuim.
Individueel
De probleemanalyse laat zien d.m.v. de Big Five test dat op individueel vlak de persoonlijkheidskenmerken van de
medewerkers verbonden zijn met hun werkprestaties. Dit laat een beter beeld zien van de individuele verschillen binnen het
projectteam. De individuele medewerkers worden niet beloond voor hun behaalde resultaten maar op basis van functieniveau
en het aantal dienstjaren. Aangezien er geen verband wordt gezien tussen prestaties en beloningen, is de motivatie om meer
je best te doen verdwenen. Ook is er geen gelijke taakverdeling binnen het team, wat resulteert in roddels en irritatie op de
afdeling.
Groep
De teamleiders binnen de Afdeling H geven aan door verschillende redenen geen prioriteit te geven aan het
digitaliseringsproject. Vanuit de teamleiders is er onvoldoende draagvlak wat zorgt voor ontevredenheid en onverschilligheid
binnen het projectteam. Het team ontbeert een duidelijke taakstructuur, waarbij de behoefte klinkt naar meer taakgericht
leiderschap. Er is binnen het team een Belbintest afgelegd wat laat zien dat het team enkele rollen mist voor een optimale
samenwerking.
Organisatie
Binnen XXX is er sprake van een bureaucratische cultuur met een kleine span of controle. Er zijn vele managementlagen wat
snel zorgt voor communicatieruis en trage besluitvorming. Ook geeft de organisatie niet altijd het juiste voorbeeld wat afbreuk
doet aan het vertrouwen en respect van de medewerkers. Sinds de koerswijziging is het vertrouwen in de organisatie
verdwenen wat resulteert in een hoog percentage uitstroom van medewerkers.
Er zijn meerdere invalshoeken die zorgen voor het ongewenste gedrag binnen het projectteam. De organisatie ziet dit graag
veranderen naar het gewenste gedrag. Het advies laat verschillende interventies zien op het gebied van teambuilding,
leiderschap en beloning wat kan leiden tot het gewenste resultaat. Zo kan er gekeken worden naar een leiderschapstraining
voor de teamleiders. Een nieuw beloningssysteem kan bijdragen aan de individuele motivatie van de medewerkers. En het
communiceren van gerichte taken, doelen en beleid draagt bij aan een heldere organisatiestructuur.
Het adviesrapport is overgedragen aan de leidinggevende van de Afdeling H. Hij gaf aan geschrokken te zijn met wat er
allemaal speelt binnen XXX, de afdeling en het projectteam. Toch is hij tevreden met de eerlijkheid en openheid. Het advies
zal worden meegenomen in het overleg met het management.
Leeswijzer
In het eerste hoofdstuk wordt de situatie aangegeven d.m.v. een situatieanalyse. In dit hoofdstuk wordt het ongewenste
gedrag beschreven, wie het betreft, wie daarbij betrokken zijn en wanneer en waar het gedragsprobleem zich uit.
Het tweede hoofdstuk beschrijft de probleemanalyse en sociaalpsychologische oorzaken. Deze oorzaken zijn geanalyseerd
vanuit de drie dimensies van organisatiegedrag. Het derde hoofdstuk is een visie van de gewenste situatie. Hier wordt het
wenselijke gedrag benoemd en de voordelen voor de organisatie. Het laatste hoofdstuk is het verbeteradvies dat weergeeft
welke aspecten verbetering behoeven.
3
Moduleopdracht Bedrijfspsychologie en organisatiegedrag
HBO Bachelor Human Resource Management
Naam: STUDENT
Studentnummer: 123456 Docent: A. Breijman
Datum: 25 mei 2020 NCOI Opleidingsgroep
1
,VOORWOORD
Voor u ligt het adviestraject dat geschreven is voor het afsluiten van de moduleopdracht Bedrijfspsychologie en
organisatiegedrag, onderdeel van het derde jaar aan de opleiding HBO Bachelor Human Resource Management aan het
NCOI. Het rapport bestaat uit een analyse en advies over het ongewenste gedrag binnen een projectteam van de Afdeling H
van de organisatie BEDRIJF XXX.
Ik wil BEDRIJF XXX bedanken voor de mogelijkheid om dit rapport en advies te kunnen schrijven. Tevens wil ik de
medewerkers bedanken voor het verschaffen van de benodigde informatie. Mijn stagebegeleider Mevrouw van R. heeft me
geadviseerd bij het zoeken naar een geschikt onderwerp voor het schrijven van dit onderzoek.
Ik wil mijn docent A. Breijman bedanken voor de informatie die ik heb ontvangen tijdens de bijeenkomsten.
Verder wil ik mijn moeder bedanken voor haar adviezen en feedback. Haar gerichte feedback gaf me inzicht op mijn blinde
vlek en de mogelijkheid om te werken aan verbeterpunten.
Tenslotte wil ik mijn partner bedanken voor zijn steun, geduld en begrip. Er zijn vele weekenden verloren gegaan aan het tot
stand komen van dit onderzoek.
Ik wens u veel leesplezier.
STUDENT
PLAATS + DATUM
2
, SAMENVATTING
BEDRIJF XXX (hierna te noemen XXX) helpt al ruim vijftig jaar bedrijven, consumenten en overheden bij juridische geschillen.
Door de verandering in technologie en digitalisering wil XXX de kernactiviteiten versterken en de dienstverlening
moderniseren. Deze transformatie is cruciaal voor het bestaansrecht van XXX. Sinds de start van de transformatie is het
belangrijk voor XXX om de medewerkers betrokken te houden bij dit veranderproces.
Sinds augustus 2019 is er een externe organisatie gestart met een Overhead Value Analysis (hierna te noemen OVA) binnen
XXX. De OVA gaat aan de hand van analyses onderzoeken waar kosten kunnen worden bespaard, zo ook op de Afdeling H.
De uitslag van de OVA laat o.a. zien dat de Afdeling H Є 700.000,-- per jaar moet besparen voor de komende vijf jaar om zo
te kunnen bijdragen aan de nieuwe strategie van de organisatie. Het advies is gegeven om zo snel mogelijk alle
werkprocessen te digitaliseren om zo het aantal FTE op de afdeling te kunnen reduceren en te kunnen downsizen.
Het digitaliseringsproject moest in juli 2019 afgerond zijn. Nu begin 2020 is het project halverwege maar nog lang niet klaar.
De deadline van juli is allang verstreken en het project loopt gevaar niet behaald te worden. Als de efficiëntieslag niet voor de
zomer van 2020 wordt gerealiseerd, is de doelstelling binnen de afdeling niet behaald, wat invloed heeft op de strategische
speerpunten binnen de organisatie. Tijdens een afdelingsoverleg is gebleken dat een aantal onderdelen binnen het project
onduidelijk zijn. Er ontbreekt motivatie binnen het team om zich er verder in het digitaliseringsproject te verdiepen. Ook de
taken en taakverdeling binnen het project zijn onduidelijk. Binnen het project durft niemand elkaar aan te spreken op deze
bevindingen wat leidt tot ongestructureerd gedrag.
Het projectteam werd eerst op eigen initiatief gecreëerd om de Afdeling H en organisatie naar de ‘next level’ te brengen. Nu
het project een belangrijke rol speelt binnen de organisatie, neemt de druk binnen het projectteam toe. Dit heeft een negatieve
invloed op werkomgeving, autonomie en zin in het werk. Er is binnen het team sprake van een communicatieruis.
Verwachtingen en taken worden namelijk niet goed uitgelegd en besproken. Op deze manier weten de medewerkers niet wat
er van ze verwacht wordt. Dit leidt tot frustratie binnen het team. Ook het vertrek van drie medewerkers binnen de Afdeling H
zorgt voor de nodige spanning. Aangezien het project naast de standaard werkzaamheden loopt, hebben de teamleden
aangegeven dat er vervanging nodig is. Vacatures zijn niet uitgezet en medewerkers voelen zich overbelast en niet gehoord.
Indien er geen tijdige vervanging komt, bestaat er verwachting op uitval en langdurig verzuim.
Individueel
De probleemanalyse laat zien d.m.v. de Big Five test dat op individueel vlak de persoonlijkheidskenmerken van de
medewerkers verbonden zijn met hun werkprestaties. Dit laat een beter beeld zien van de individuele verschillen binnen het
projectteam. De individuele medewerkers worden niet beloond voor hun behaalde resultaten maar op basis van functieniveau
en het aantal dienstjaren. Aangezien er geen verband wordt gezien tussen prestaties en beloningen, is de motivatie om meer
je best te doen verdwenen. Ook is er geen gelijke taakverdeling binnen het team, wat resulteert in roddels en irritatie op de
afdeling.
Groep
De teamleiders binnen de Afdeling H geven aan door verschillende redenen geen prioriteit te geven aan het
digitaliseringsproject. Vanuit de teamleiders is er onvoldoende draagvlak wat zorgt voor ontevredenheid en onverschilligheid
binnen het projectteam. Het team ontbeert een duidelijke taakstructuur, waarbij de behoefte klinkt naar meer taakgericht
leiderschap. Er is binnen het team een Belbintest afgelegd wat laat zien dat het team enkele rollen mist voor een optimale
samenwerking.
Organisatie
Binnen XXX is er sprake van een bureaucratische cultuur met een kleine span of controle. Er zijn vele managementlagen wat
snel zorgt voor communicatieruis en trage besluitvorming. Ook geeft de organisatie niet altijd het juiste voorbeeld wat afbreuk
doet aan het vertrouwen en respect van de medewerkers. Sinds de koerswijziging is het vertrouwen in de organisatie
verdwenen wat resulteert in een hoog percentage uitstroom van medewerkers.
Er zijn meerdere invalshoeken die zorgen voor het ongewenste gedrag binnen het projectteam. De organisatie ziet dit graag
veranderen naar het gewenste gedrag. Het advies laat verschillende interventies zien op het gebied van teambuilding,
leiderschap en beloning wat kan leiden tot het gewenste resultaat. Zo kan er gekeken worden naar een leiderschapstraining
voor de teamleiders. Een nieuw beloningssysteem kan bijdragen aan de individuele motivatie van de medewerkers. En het
communiceren van gerichte taken, doelen en beleid draagt bij aan een heldere organisatiestructuur.
Het adviesrapport is overgedragen aan de leidinggevende van de Afdeling H. Hij gaf aan geschrokken te zijn met wat er
allemaal speelt binnen XXX, de afdeling en het projectteam. Toch is hij tevreden met de eerlijkheid en openheid. Het advies
zal worden meegenomen in het overleg met het management.
Leeswijzer
In het eerste hoofdstuk wordt de situatie aangegeven d.m.v. een situatieanalyse. In dit hoofdstuk wordt het ongewenste
gedrag beschreven, wie het betreft, wie daarbij betrokken zijn en wanneer en waar het gedragsprobleem zich uit.
Het tweede hoofdstuk beschrijft de probleemanalyse en sociaalpsychologische oorzaken. Deze oorzaken zijn geanalyseerd
vanuit de drie dimensies van organisatiegedrag. Het derde hoofdstuk is een visie van de gewenste situatie. Hier wordt het
wenselijke gedrag benoemd en de voordelen voor de organisatie. Het laatste hoofdstuk is het verbeteradvies dat weergeeft
welke aspecten verbetering behoeven.
3
