Het contractmanagement proces
Naam:
Studentnummer:
Datum: 19-05-2022
Opleidingsinstituut: NCOI
Opleiding: HBO Bachelor Bedrijfskunde
Module Integrale opdracht HBO bedrijfskunde fase 2
,Voorwoord
Mijn naam is *, ik ben * jaar en woon in *.
In 2013 heb ik mijn diploma * behaald maar helaas was er in deze branche weinig werk te vinden en
nagenoeg geen doorgroeimogelijkheden. Hierna ben ik me gaan oriënteren op de arbeidsmarkt en
eerste begonnen bij een reclamebedrijf als * en heb ik de opleiding * behaald via Scheidegger. Hierna
heb ik 1,5 jaar bij het hoofdkantoor van * gewerkt als *. En inmiddels werk ik al 4 jaar met veel plezier
bij * als *.
Ik ben bij * begonnen als management assistent voor de afdeling Repair, welke herstel in natura regelt
voor verzekerde met schade aan hun woning. Hier merkte ik al snel dat mijn werk erg veelzijdig was
en op HBO niveau, waardoor ik enthousiast werd om alsnog mijn HBO Bachelor diploma te gaan
behalen. Mijn werkgever was hier net zo enthousiast over en zag diverse doorstroommogelijkheden.
Hierdoor heb ik naast mijn huidige takenpakket, welke onder andere bestaat uit presentaties
verzorgen, afspraken plannen, klanten ontvangen en ondersteuning bieden, ook taken erbij gekregen
welke mooi op de opleiding aansluiten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan werken in projecten, processen
beschrijven en verbeteren, rapportages verzorgen of bedrijfsplannen uitwerken.
Deze eindopdracht maak ik als onderdeel van mijn opleidging HBO bedrijfskunde. De opleiding
bedrijfskunde was een keuze van mijn werkgever en mij samen. Doordat ik een vrij groot takenpakket
heb als management assistente wilde ik gaan voor een algemene opleiding waarbij je je na het eerste
jaar meer kunt specialiseren. Ik wilde een opstap voor een volledige Bachelor zonder direct aan een 3-
4-jarige opleiding vast te zitten. In overleg met NCOI ben ik begonnen met de 1jarige variant en dit is
zo goed bevallen dat er is besloten hem, zoals planning, om te zetten naar een volledige Bachelor
opleiding.
Tot nu toe ben ik ook erg tevreden over NCOI, de docenten en de lesstof. NCOI geeft snel en duidelijk
antwoord op mijn vragen. De locaties zijn goed bereikbaar met de auto of het ov en de lesstof is zeer
praktijkgericht.
Mijn dank gaat uit naar mijn collega’s welke me erg goed hebben geholpen en uiteraard mijn
begeleiders. In het begin van het schooljaar heeft Nico Dekker mij erg goed op weg geholpen. Hij is
echter per eind 2020 uit dienst gegaan waardoor ik een nieuwe begeleider heb gezocht. Dit is Rikkert
Rietbergen, welke ik wil bedanken voor het feit dat ik al mijn vragen bij hem kwijt kon en voor het
nuttig advies.
Ook wil ik de leraar, meneer Peter Collignon welke tijdens de twee bijeenkomsten de stof heeft
toegelicht bedanken.
2
, Samenvatting
Dit verslag is gemaakt voor *, een Schade expertisebureau met een full-service dienstverlening welke
simpel gezegd alles doet op gebied van schades. Voor dit bedrijf is het contractmanagement proces in
kaart gebracht. Hierbij gaat het om het proces vanaf een mondeling akkoord na onderhandelingen tot
aan het tekenen van het contract. Op dit moment wordt er na een mondeling akkoord een contract
opgesteld. Deze gaat ter controle langs 4 interne afdelingen bij *, namelijk: Legal, Finance, Mid-office
en IT/HR. Eventuele wijzigingen worden met de klant overlegd en hierna aangepast en hierna wordt er
overgegaan tot tekenen. Verder worden er vanuit de klant ook eisen gesteld aan het proces, namelijk
dat er maximaal 2x een contractwijziging plaats vindt en dat er binnen 4 weken na het mondeling
akkoord getekend gaat worden. Verder is het proces in kaar gebracht aan de hand van de 5W+H
methode. Momenteel wordt er niks over dit specifieke proces gerapporteerd omdat de voortgang en
status niet op een verzamelplek worden bijgehouden. Wel zijn er 2 KPI’s opgesteld, namelijk dat er bij
ten minste 85% van de contracten geen onduidelijkheid ontstaat over wie er verantwoordelijk is voor
het contract en dat er maximaal 2x een contractwijziging plaat vind over de voorwaarden of afspraken,
omdat dit foutief vastgelegd is in het conceptcontract. De kosten zijn in kaart gebracht, gezien er
alleen arbeidskosten worden gemaakt is de kostenraming gemaakt op basis van gemaakte uren keer
het uurtarief. Daarnaast is er een SIPOC diagram opgesteld om de deelprocessen weer te geven.
De bevindingen welke uit de procesomschrijving naar voren zijn gekomen zijn dat het proces op
papier helder is geformuleerd maar er twijfel is of het in de praktijk ook goed werkt. Er is niet duidelijk
geformuleerd wie er verantwoordelijk is. Verder is dit proces qua voortgangscontrole erg tijdrovend. Er
is ook geen overzicht over de workflow en de status van de contracten. Gelet op het financiële
overzicht is het proces wel flexibel ingericht qua kosten. In de ideale situatie zou er geen
onduidelijkheid ontstaan over de rolduidelijkheid, een duidelijk inzicht in de lopende contracten en
statussen, bij voorkeur in een systeem en een makkelijk rapportageproces.
Aan de hand van een Ishikawa diagram wordt er dieper ingegaan op de achterliggende oorzaken van
een probleem. Vervolgens is er onderzoek gedaan naar de eisen van de klant waaruit naar voren
kwam, aan de hand van diverse interviews, dat 60% maximaal 2x een contractwijziging zou willen en
dat 70% het contract rond wil hebben binnen 4 weken. Hieraan zijn drie kwaliteitsfactoren gekoppeld.
Vervolgens is er een waardestroom, ook wel value stram map opgesteld. Vervolgens is er aan de
hand van de TIM WOODS methode, i.c.m. de waardestroom in kaart gebracht waar de verspillingen
binnen dit proces zitten, die bleken te zitten in de wachttijd tussen de processtappen.
Vervolgens kwam naar voren dat er 4 knelpunten zijn, namelijk de rolduidelijkheid, dat er nergens een
voortgang wordt vastgelegd, er geen rapportages beschikbaar zijn en de doorlooptijd. De eerste 3
benoemde knelpunten zijn beïnvloedbaar, de doorlooptijd is dit maar beperkt omdat er weinig grip is
op de capaciteit van de benodigde interne afdelingen en dit ook beïnvloed wordt door de externe
partij. Er zijn vervolgens 3 concrete vraagstukken geformuleerd over de rolduidelijkheid, de status
inzichtelijk krijgen en de rapportagestructuur.
Er zijn een 5tal oplossingen geformuleerd voor deze vraagstukken, namelijk:
1. Om de rolduidelijkheid duidelijker weer te geven een RASCI model opstellen – 2. De voortgang
vastleggen in een duidelijk systeem – 3. Een rapportagetool aan dit systeem koppelen – 4.Gezien een
systeem tijd en geld kost, kan het ook een oplossing zijn om in een gedeeld Excel bestand te werken -
5. Een contractmanagement assistente aannemen welke verantwoordelijk wordt voor alle contracten.
Met name oplossing 2 en 3 zijn interessant om verder uit te zoeken, gezien een systeem een
passende en geschikte oplossing zou kunnen zijn.
3
Naam:
Studentnummer:
Datum: 19-05-2022
Opleidingsinstituut: NCOI
Opleiding: HBO Bachelor Bedrijfskunde
Module Integrale opdracht HBO bedrijfskunde fase 2
,Voorwoord
Mijn naam is *, ik ben * jaar en woon in *.
In 2013 heb ik mijn diploma * behaald maar helaas was er in deze branche weinig werk te vinden en
nagenoeg geen doorgroeimogelijkheden. Hierna ben ik me gaan oriënteren op de arbeidsmarkt en
eerste begonnen bij een reclamebedrijf als * en heb ik de opleiding * behaald via Scheidegger. Hierna
heb ik 1,5 jaar bij het hoofdkantoor van * gewerkt als *. En inmiddels werk ik al 4 jaar met veel plezier
bij * als *.
Ik ben bij * begonnen als management assistent voor de afdeling Repair, welke herstel in natura regelt
voor verzekerde met schade aan hun woning. Hier merkte ik al snel dat mijn werk erg veelzijdig was
en op HBO niveau, waardoor ik enthousiast werd om alsnog mijn HBO Bachelor diploma te gaan
behalen. Mijn werkgever was hier net zo enthousiast over en zag diverse doorstroommogelijkheden.
Hierdoor heb ik naast mijn huidige takenpakket, welke onder andere bestaat uit presentaties
verzorgen, afspraken plannen, klanten ontvangen en ondersteuning bieden, ook taken erbij gekregen
welke mooi op de opleiding aansluiten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan werken in projecten, processen
beschrijven en verbeteren, rapportages verzorgen of bedrijfsplannen uitwerken.
Deze eindopdracht maak ik als onderdeel van mijn opleidging HBO bedrijfskunde. De opleiding
bedrijfskunde was een keuze van mijn werkgever en mij samen. Doordat ik een vrij groot takenpakket
heb als management assistente wilde ik gaan voor een algemene opleiding waarbij je je na het eerste
jaar meer kunt specialiseren. Ik wilde een opstap voor een volledige Bachelor zonder direct aan een 3-
4-jarige opleiding vast te zitten. In overleg met NCOI ben ik begonnen met de 1jarige variant en dit is
zo goed bevallen dat er is besloten hem, zoals planning, om te zetten naar een volledige Bachelor
opleiding.
Tot nu toe ben ik ook erg tevreden over NCOI, de docenten en de lesstof. NCOI geeft snel en duidelijk
antwoord op mijn vragen. De locaties zijn goed bereikbaar met de auto of het ov en de lesstof is zeer
praktijkgericht.
Mijn dank gaat uit naar mijn collega’s welke me erg goed hebben geholpen en uiteraard mijn
begeleiders. In het begin van het schooljaar heeft Nico Dekker mij erg goed op weg geholpen. Hij is
echter per eind 2020 uit dienst gegaan waardoor ik een nieuwe begeleider heb gezocht. Dit is Rikkert
Rietbergen, welke ik wil bedanken voor het feit dat ik al mijn vragen bij hem kwijt kon en voor het
nuttig advies.
Ook wil ik de leraar, meneer Peter Collignon welke tijdens de twee bijeenkomsten de stof heeft
toegelicht bedanken.
2
, Samenvatting
Dit verslag is gemaakt voor *, een Schade expertisebureau met een full-service dienstverlening welke
simpel gezegd alles doet op gebied van schades. Voor dit bedrijf is het contractmanagement proces in
kaart gebracht. Hierbij gaat het om het proces vanaf een mondeling akkoord na onderhandelingen tot
aan het tekenen van het contract. Op dit moment wordt er na een mondeling akkoord een contract
opgesteld. Deze gaat ter controle langs 4 interne afdelingen bij *, namelijk: Legal, Finance, Mid-office
en IT/HR. Eventuele wijzigingen worden met de klant overlegd en hierna aangepast en hierna wordt er
overgegaan tot tekenen. Verder worden er vanuit de klant ook eisen gesteld aan het proces, namelijk
dat er maximaal 2x een contractwijziging plaats vindt en dat er binnen 4 weken na het mondeling
akkoord getekend gaat worden. Verder is het proces in kaar gebracht aan de hand van de 5W+H
methode. Momenteel wordt er niks over dit specifieke proces gerapporteerd omdat de voortgang en
status niet op een verzamelplek worden bijgehouden. Wel zijn er 2 KPI’s opgesteld, namelijk dat er bij
ten minste 85% van de contracten geen onduidelijkheid ontstaat over wie er verantwoordelijk is voor
het contract en dat er maximaal 2x een contractwijziging plaat vind over de voorwaarden of afspraken,
omdat dit foutief vastgelegd is in het conceptcontract. De kosten zijn in kaart gebracht, gezien er
alleen arbeidskosten worden gemaakt is de kostenraming gemaakt op basis van gemaakte uren keer
het uurtarief. Daarnaast is er een SIPOC diagram opgesteld om de deelprocessen weer te geven.
De bevindingen welke uit de procesomschrijving naar voren zijn gekomen zijn dat het proces op
papier helder is geformuleerd maar er twijfel is of het in de praktijk ook goed werkt. Er is niet duidelijk
geformuleerd wie er verantwoordelijk is. Verder is dit proces qua voortgangscontrole erg tijdrovend. Er
is ook geen overzicht over de workflow en de status van de contracten. Gelet op het financiële
overzicht is het proces wel flexibel ingericht qua kosten. In de ideale situatie zou er geen
onduidelijkheid ontstaan over de rolduidelijkheid, een duidelijk inzicht in de lopende contracten en
statussen, bij voorkeur in een systeem en een makkelijk rapportageproces.
Aan de hand van een Ishikawa diagram wordt er dieper ingegaan op de achterliggende oorzaken van
een probleem. Vervolgens is er onderzoek gedaan naar de eisen van de klant waaruit naar voren
kwam, aan de hand van diverse interviews, dat 60% maximaal 2x een contractwijziging zou willen en
dat 70% het contract rond wil hebben binnen 4 weken. Hieraan zijn drie kwaliteitsfactoren gekoppeld.
Vervolgens is er een waardestroom, ook wel value stram map opgesteld. Vervolgens is er aan de
hand van de TIM WOODS methode, i.c.m. de waardestroom in kaart gebracht waar de verspillingen
binnen dit proces zitten, die bleken te zitten in de wachttijd tussen de processtappen.
Vervolgens kwam naar voren dat er 4 knelpunten zijn, namelijk de rolduidelijkheid, dat er nergens een
voortgang wordt vastgelegd, er geen rapportages beschikbaar zijn en de doorlooptijd. De eerste 3
benoemde knelpunten zijn beïnvloedbaar, de doorlooptijd is dit maar beperkt omdat er weinig grip is
op de capaciteit van de benodigde interne afdelingen en dit ook beïnvloed wordt door de externe
partij. Er zijn vervolgens 3 concrete vraagstukken geformuleerd over de rolduidelijkheid, de status
inzichtelijk krijgen en de rapportagestructuur.
Er zijn een 5tal oplossingen geformuleerd voor deze vraagstukken, namelijk:
1. Om de rolduidelijkheid duidelijker weer te geven een RASCI model opstellen – 2. De voortgang
vastleggen in een duidelijk systeem – 3. Een rapportagetool aan dit systeem koppelen – 4.Gezien een
systeem tijd en geld kost, kan het ook een oplossing zijn om in een gedeeld Excel bestand te werken -
5. Een contractmanagement assistente aannemen welke verantwoordelijk wordt voor alle contracten.
Met name oplossing 2 en 3 zijn interessant om verder uit te zoeken, gezien een systeem een
passende en geschikte oplossing zou kunnen zijn.
3
