Moduleopdracht Inkoopmanagement
Onderzoeksverslag over een efficiënte en effectieve inkoop door datagedreven sturing
XXXX
XXXX
NCOI - Master of Business Administration specialisatie Inkoopmanagement
Masterclass Inkoopmanagement
Docent Willem Scheepers
Datum 11 maart 2020
,Voorwoord
Voor u ligt mijn moduleopdracht ter afronding van de Masterclass Inkoopmanagement. Deze
masterclass is onderdeel van de Master of Business Administration (MBA) die ik volg aan het
opleidingsinstituut NCOI.
In het dagelijks leven bekleed ik de functie Coördinator Inkoop- & Contractmanagement bij
de facilitaire afdeling van de XXXX. In de zomer van 2017 ben ik afgestuurd aan de
Hogeschool Utrecht te Amersfoort waar ik mijn Bachelorsdiploma Facility Management in
ontvangst heb mogen nemen. Het afgelopen jaar is mijn loopbaan in een vogelvlucht
ontwikkeld en geniet ik volop van het werk.
Ik vond het volgen van deze masterclass erg interessant, omdat we dieper in zijn gegaan op
het vakgebied waarin ik dagelijks opereer. Ik heb nog niet eerder een cursus of training
gevolgd binnen dit vakgebied, dus het was voor mij erg waardevol om hierover de diepte in
te gaan tijdens de lessen. Ik heb veel interessante literatuur gelezen die ik ook direct kan
toepassen binnen mijn team.
Via deze weg wil ik de docent, Willem Schepers, bedanken voor de inspirerende lessen en
het leren van kritisch nadenken over de eigen organisatie. Daarnaast wil ik ook de
medestudenten bedanken voor de interactie tijdens de lessen. Door de kleine groep, hebben
we goed kunnen sparren over elkaars situatie. Dit heb ik als erg waardevol ervaren.
Ede, 11 maart 2020
XXXX
Moduleopdracht Inkoopmanagement 2/25
, Samenvatting
XXXX heeft een centrale inkooporganisatie en decentrale inkopers die verspreid zijn in de
organisatie. De centrale inkoopafdeling bestaat uit 19 medewerkers die opgeleid zijn tot
inkoper en enkele juristen. Zij bieden ondersteuning aan de interne klant bij aanbestedingen
boven de €100.000. De 20 decentrale inkopers werken verspreid in de organisatie en
ondersteunen hun directe collega’s met de dagelijkse inkopen. De gemeente bevindt zich al
1,5 jaar in een inkooptransitie. Het ontbreekt de gemeente aan goede analyse instrumenten.
Op dit moment wordt tijdens de inkooptransitie vooral ingezet op ‘het hoe’, door 29
activiteiten uit te voeren en resultaten afdwingen in een set van regels en formats. Dit zorgt
voor een onwerkbare situatie in zowel de inkooptransitie als frustratie op de werkvloer. De
frustratie wordt mede veroorzaakt door versnippering van de werkzaamheden, nieuwe taken
zonder nieuwe collega’s, herstelwerk en niet-gekoppelde systemen. Decentrale inkopers
bevestigen dat zij meer sturing zouden willen door middel van data uit systemen. Nu worden
eigen rapportages gecreëerd om managementinformatie te krijgen en ze geven aan dat nog
winst te halen valt door het inrichten van goede, slimme systemen.
Door in te spelen op de steeds veranderende wereld, wordt er vaak verwezen naar Big Data.
Big data en het zoeken naar informatiewaarden daarbinnen, zorgt ervoor dat we de wereld
om ons heen beter kunnen doorgronden, beter onderbouwde keuzes te nemen en zo meer
snel en effectief te worden in de huidige dynamische omgeving. Door de inkooptransitie is
het juist nu het belangrijker dan ooit om in te zetten op de ontwikkelingen van datagedreven
sturen. Goede analyse- en sturingsinstrumenten ontbreken om vroegtijdig in te kunnen
spelen op doelstellingen van rechtmatigheid en doelmatigheid.
De doelstelling van dit onderzoek is inzicht verkrijgen in welke mate datagedreven inkopen
bijdraagt aan een meer efficiëntie en effectiviteit van de afdeling inkoop van XXXX en daarin
een voorstel te doen voor eind 2020. De onderzoeksvraag die hierbij centraal staat, is: “Hoe
kan datagedreven sturing bijdragen aan een effectief en efficiënt inkoopmanagement van de
afdeling Facilitair & Huisvesting van XXXX?”
Uit het theoretisch kader komt naar voren dat datagedreven inkoop een bijdragen levert aan
de professionalisering van de inkoopfunctie en het inzichtelijk maken van het wel of niet
behalen van de inkoopdoelstellingen. Het zorgt er ook voor dat de inzet van middelen,
inspanning en kosten zo scherp mogelijk worden ingeregeld, doordat afdelingen beter
kunnen samenwerken. Het empirisch De scope is binnen F&H gebleven vanwege de
inkooptransitie. Deze inkooptransitie vraagt veel tijd en aandacht. Het team inkoop &
contractmanagement binnen F&H wordt als paradepaardje van de organisatie gezien, waar
de inkopen goed zijn geregeld. Juist hier is dan ook behoefte aan innovatie. Er valt nog veel
winst te behalen voor XXXX voor wat betreft datagedreven sturing op het gebied van
inkoopmanagement. Data wordt handmatig uit verschillende systemen gehaald. Er wordt
nauwelijks vooruit gekeken naar de toekomst, inkoopkeuzes worden gebaseerd op basis van
cijfers uit het verleden. Door databases te vullen en deze te verbinden met elkaar, zou er
minder handmatig uitzoekwerk nodig zijn. F&H zou als pilot afdeling kunnen fingeren,
waarna het breder binnen de organisatie getrokken kan worden.
Moduleopdracht Inkoopmanagement 3/25
Onderzoeksverslag over een efficiënte en effectieve inkoop door datagedreven sturing
XXXX
XXXX
NCOI - Master of Business Administration specialisatie Inkoopmanagement
Masterclass Inkoopmanagement
Docent Willem Scheepers
Datum 11 maart 2020
,Voorwoord
Voor u ligt mijn moduleopdracht ter afronding van de Masterclass Inkoopmanagement. Deze
masterclass is onderdeel van de Master of Business Administration (MBA) die ik volg aan het
opleidingsinstituut NCOI.
In het dagelijks leven bekleed ik de functie Coördinator Inkoop- & Contractmanagement bij
de facilitaire afdeling van de XXXX. In de zomer van 2017 ben ik afgestuurd aan de
Hogeschool Utrecht te Amersfoort waar ik mijn Bachelorsdiploma Facility Management in
ontvangst heb mogen nemen. Het afgelopen jaar is mijn loopbaan in een vogelvlucht
ontwikkeld en geniet ik volop van het werk.
Ik vond het volgen van deze masterclass erg interessant, omdat we dieper in zijn gegaan op
het vakgebied waarin ik dagelijks opereer. Ik heb nog niet eerder een cursus of training
gevolgd binnen dit vakgebied, dus het was voor mij erg waardevol om hierover de diepte in
te gaan tijdens de lessen. Ik heb veel interessante literatuur gelezen die ik ook direct kan
toepassen binnen mijn team.
Via deze weg wil ik de docent, Willem Schepers, bedanken voor de inspirerende lessen en
het leren van kritisch nadenken over de eigen organisatie. Daarnaast wil ik ook de
medestudenten bedanken voor de interactie tijdens de lessen. Door de kleine groep, hebben
we goed kunnen sparren over elkaars situatie. Dit heb ik als erg waardevol ervaren.
Ede, 11 maart 2020
XXXX
Moduleopdracht Inkoopmanagement 2/25
, Samenvatting
XXXX heeft een centrale inkooporganisatie en decentrale inkopers die verspreid zijn in de
organisatie. De centrale inkoopafdeling bestaat uit 19 medewerkers die opgeleid zijn tot
inkoper en enkele juristen. Zij bieden ondersteuning aan de interne klant bij aanbestedingen
boven de €100.000. De 20 decentrale inkopers werken verspreid in de organisatie en
ondersteunen hun directe collega’s met de dagelijkse inkopen. De gemeente bevindt zich al
1,5 jaar in een inkooptransitie. Het ontbreekt de gemeente aan goede analyse instrumenten.
Op dit moment wordt tijdens de inkooptransitie vooral ingezet op ‘het hoe’, door 29
activiteiten uit te voeren en resultaten afdwingen in een set van regels en formats. Dit zorgt
voor een onwerkbare situatie in zowel de inkooptransitie als frustratie op de werkvloer. De
frustratie wordt mede veroorzaakt door versnippering van de werkzaamheden, nieuwe taken
zonder nieuwe collega’s, herstelwerk en niet-gekoppelde systemen. Decentrale inkopers
bevestigen dat zij meer sturing zouden willen door middel van data uit systemen. Nu worden
eigen rapportages gecreëerd om managementinformatie te krijgen en ze geven aan dat nog
winst te halen valt door het inrichten van goede, slimme systemen.
Door in te spelen op de steeds veranderende wereld, wordt er vaak verwezen naar Big Data.
Big data en het zoeken naar informatiewaarden daarbinnen, zorgt ervoor dat we de wereld
om ons heen beter kunnen doorgronden, beter onderbouwde keuzes te nemen en zo meer
snel en effectief te worden in de huidige dynamische omgeving. Door de inkooptransitie is
het juist nu het belangrijker dan ooit om in te zetten op de ontwikkelingen van datagedreven
sturen. Goede analyse- en sturingsinstrumenten ontbreken om vroegtijdig in te kunnen
spelen op doelstellingen van rechtmatigheid en doelmatigheid.
De doelstelling van dit onderzoek is inzicht verkrijgen in welke mate datagedreven inkopen
bijdraagt aan een meer efficiëntie en effectiviteit van de afdeling inkoop van XXXX en daarin
een voorstel te doen voor eind 2020. De onderzoeksvraag die hierbij centraal staat, is: “Hoe
kan datagedreven sturing bijdragen aan een effectief en efficiënt inkoopmanagement van de
afdeling Facilitair & Huisvesting van XXXX?”
Uit het theoretisch kader komt naar voren dat datagedreven inkoop een bijdragen levert aan
de professionalisering van de inkoopfunctie en het inzichtelijk maken van het wel of niet
behalen van de inkoopdoelstellingen. Het zorgt er ook voor dat de inzet van middelen,
inspanning en kosten zo scherp mogelijk worden ingeregeld, doordat afdelingen beter
kunnen samenwerken. Het empirisch De scope is binnen F&H gebleven vanwege de
inkooptransitie. Deze inkooptransitie vraagt veel tijd en aandacht. Het team inkoop &
contractmanagement binnen F&H wordt als paradepaardje van de organisatie gezien, waar
de inkopen goed zijn geregeld. Juist hier is dan ook behoefte aan innovatie. Er valt nog veel
winst te behalen voor XXXX voor wat betreft datagedreven sturing op het gebied van
inkoopmanagement. Data wordt handmatig uit verschillende systemen gehaald. Er wordt
nauwelijks vooruit gekeken naar de toekomst, inkoopkeuzes worden gebaseerd op basis van
cijfers uit het verleden. Door databases te vullen en deze te verbinden met elkaar, zou er
minder handmatig uitzoekwerk nodig zijn. F&H zou als pilot afdeling kunnen fingeren,
waarna het breder binnen de organisatie getrokken kan worden.
Moduleopdracht Inkoopmanagement 3/25
