Bedrijfsadministratie met ERP
5. Proces financiële maandafsluiting en maandrapportage
5.1 De financiële maandafsluiting
Bijsturingsacties zijn acties van het management om een beter resultaat te krijgen wanneer
blijkt dat de uitvoering niet meer overeenstemt met de planning. In veel bedrijven wordt
minimaal maandelijks een opgave gedaan van belangrijke meetwaarden voor het bedrijf.
De maandrapportage is een financieel overzicht van de meest relevante cijfers over de
afgelopen periode. Paar onderwerpen wat in elke maandrapportage voorkomen zijn:
- hoogte van het activiteitenniveau.
- hoogte van het verkoopresultaat.
- hoogte van de belangrijkste kosten en het totaal van de kosten.
- hoogte van de nettowinst.
- hoogte van de voorraad.
- hoogte van het onderhanden werk.
- stand van de liquiditeit.
- omvang van de orderportefeuille voor de komende periode.
- stand van contracten.
- stand van debiteuren, gerangschikt naar periode waarin vorderingen achterstallig zijn.
- stand van budgetten.
- informatie over commerciële acties.
- informatie over ziekteverzuim, vacatures en dergelijke.
- uitzonderingsrapportage over een aantal onderwerpen.
Het Business Balanced Scorecard is het managementoverzicht dat op basis van allerlei
aspecten inzicht geeft in het reilen en zeilen van de onderneming, niet alleen in financiële
zin.
Een financiële indicator berekend cijfers dat de waarde van een bepaalde financiële
grootheid weergeeft.
Een niet-financiële indicator is de waarde van een bepaalde niet-financiële grootheid, zoals
klanttevredenheid of hoeveelheid CO2-uitstoot.
Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) is het bewust richten van
ondernemingsactiviteiten op waard creatie op lange termijn in de dimensies people, planet,
profit.
De financiële waarden van de onderneming van de afgelopen periode worden vaak afgezet
tegen de vergelijkbare cijfers van een jaar geleden, terwijl ze meestal ook cumulatief worden
getoond. Met cumulatief wordt bedoeld dat naast de cijfers van juni 2015 ook de cijfers van
januari tot en met juni 2015 worden gepresenteerd.
5.2 Permanence in de kosten en baten
Permanence is het principe dat kosten en opbrengsten moeten worden toegerekend aan de
periode waaraan ze gerelateerd zijn.
,Baten zijn bedragen waardoor het eigen vermogen toeneemt, anders dan
vermogensstorting.
Lasten zijn bedragen waardoor het eigen vermogen afneemt, anders dan
vermogensonttrekkingen.
Matching is het toerekenen van kosten en opbrengsten aan de periode waarop een bedrag
betrekking heeft.
Wanneer de factuur voor de verzekeringspremie wordt betaald, vloeit er geld uit de bank.
De journaalpost die we in november 2014 aan de hand van de factuur van 2.400, - eigenlijk
zouden verwachten is:
Grootboekrekeningen Debet Credit
4 Verzekeringskosten 2.400, -
Aa 1 Crediteuren 2.400, -
n
Natuurlijk ontvangen we een factuur en moeten we dus crediteren op de grootboekrekening
crediteuren. Daarnaast moeten we een aparte boeking maken van de betaling per bank:
Grootboekrekening Debet Credit
1 Crediteuren 2.400, -
Aa 1 Bank 2.400, -
n
De zojuist gegeven boeking is in het kader van de permanence dus niet correct. We
vervangen deze door de volgende, jaarlijkse boeking van de premiefactuur, voor het eerst in
november 2014:
Grootboekrekening Debet Credit
1 Vooruitbetaalde verzekeringskosten 2.400, -
Aa 1 Crediteuren 2.400, -
n
En we boeken verder vanaf november 2014 elke maand 1/12 van de jaarpremie als kosten
(proces maandafsluiting):
Grootboekrekening Debet Credit
4 Verzekeringskosten 200, -
Aa 1 Vooruitbetaalde verzekeringskosten 200, -
n
Kostenboeking is een registratie van kosten in de administratie.
, Vanaf november gaat er weer een nieuwe verzekeringsjaar lopen, wellicht met een
gewijzigde premie. Zo zou de premie bijvoorbeeld 6% gestegen kunnen zijn ten opzichte van
het voorafgaande jaar.
Betaald 2.400, - x 106% = 2.544, -
Geboekt aan kosten 10 x 200, - + 2 x 212, - = 2.424, -
Debet 4 Verzekeringskosten Credit
Kosten november 200, -
Kosten december 200, - 31-12-2014 via Saldibalans
naar w/v-rekening 400, -
400, - 400, -
Debet 4 Verzekeringskosten Credit
Kosten januari 200, -
Kosten februari 200, -
Kosten maart 200, -
Kosten april 200, -
Kosten mei 200, -
Kosten juni 200, -
Kosten juli 200, -
Kosten augustus 200, -
Kosten september 200, -
Kosten oktober 200, -
Kosten november 212, - Kosten via Saldibalans
Kosten december 212, - naar w/v-rekening 2.424, -
2.424, - 2.424, -
Een vergelijkbare situatie ontstaat wanneer kosten achteraf moeten worden betaald. In het
proces van de maandafsluiting is de boeking dan:
Grootboekrekening Debet Credit
4 Kosten 150, -
Aa 1 Nog te betalen kosten 150, -
n
En na afloop van een jaar de nota van 1.800, -:
Grootboekrekening Debet Credit
1 Nog te betalen kosten 1.800, -
Aa 1 Crediteuren 1.800, -
n
Een voorschotnota is vaak maandelijks opgemaakte factuur waarin bijvoorbeeld het
geschatte verbruik in rekening wordt gebracht. Na afloop van een jaar volgt de afrekennota,
waarin rekening wordt gehouden met de betaalde voorschotten.
5. Proces financiële maandafsluiting en maandrapportage
5.1 De financiële maandafsluiting
Bijsturingsacties zijn acties van het management om een beter resultaat te krijgen wanneer
blijkt dat de uitvoering niet meer overeenstemt met de planning. In veel bedrijven wordt
minimaal maandelijks een opgave gedaan van belangrijke meetwaarden voor het bedrijf.
De maandrapportage is een financieel overzicht van de meest relevante cijfers over de
afgelopen periode. Paar onderwerpen wat in elke maandrapportage voorkomen zijn:
- hoogte van het activiteitenniveau.
- hoogte van het verkoopresultaat.
- hoogte van de belangrijkste kosten en het totaal van de kosten.
- hoogte van de nettowinst.
- hoogte van de voorraad.
- hoogte van het onderhanden werk.
- stand van de liquiditeit.
- omvang van de orderportefeuille voor de komende periode.
- stand van contracten.
- stand van debiteuren, gerangschikt naar periode waarin vorderingen achterstallig zijn.
- stand van budgetten.
- informatie over commerciële acties.
- informatie over ziekteverzuim, vacatures en dergelijke.
- uitzonderingsrapportage over een aantal onderwerpen.
Het Business Balanced Scorecard is het managementoverzicht dat op basis van allerlei
aspecten inzicht geeft in het reilen en zeilen van de onderneming, niet alleen in financiële
zin.
Een financiële indicator berekend cijfers dat de waarde van een bepaalde financiële
grootheid weergeeft.
Een niet-financiële indicator is de waarde van een bepaalde niet-financiële grootheid, zoals
klanttevredenheid of hoeveelheid CO2-uitstoot.
Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) is het bewust richten van
ondernemingsactiviteiten op waard creatie op lange termijn in de dimensies people, planet,
profit.
De financiële waarden van de onderneming van de afgelopen periode worden vaak afgezet
tegen de vergelijkbare cijfers van een jaar geleden, terwijl ze meestal ook cumulatief worden
getoond. Met cumulatief wordt bedoeld dat naast de cijfers van juni 2015 ook de cijfers van
januari tot en met juni 2015 worden gepresenteerd.
5.2 Permanence in de kosten en baten
Permanence is het principe dat kosten en opbrengsten moeten worden toegerekend aan de
periode waaraan ze gerelateerd zijn.
,Baten zijn bedragen waardoor het eigen vermogen toeneemt, anders dan
vermogensstorting.
Lasten zijn bedragen waardoor het eigen vermogen afneemt, anders dan
vermogensonttrekkingen.
Matching is het toerekenen van kosten en opbrengsten aan de periode waarop een bedrag
betrekking heeft.
Wanneer de factuur voor de verzekeringspremie wordt betaald, vloeit er geld uit de bank.
De journaalpost die we in november 2014 aan de hand van de factuur van 2.400, - eigenlijk
zouden verwachten is:
Grootboekrekeningen Debet Credit
4 Verzekeringskosten 2.400, -
Aa 1 Crediteuren 2.400, -
n
Natuurlijk ontvangen we een factuur en moeten we dus crediteren op de grootboekrekening
crediteuren. Daarnaast moeten we een aparte boeking maken van de betaling per bank:
Grootboekrekening Debet Credit
1 Crediteuren 2.400, -
Aa 1 Bank 2.400, -
n
De zojuist gegeven boeking is in het kader van de permanence dus niet correct. We
vervangen deze door de volgende, jaarlijkse boeking van de premiefactuur, voor het eerst in
november 2014:
Grootboekrekening Debet Credit
1 Vooruitbetaalde verzekeringskosten 2.400, -
Aa 1 Crediteuren 2.400, -
n
En we boeken verder vanaf november 2014 elke maand 1/12 van de jaarpremie als kosten
(proces maandafsluiting):
Grootboekrekening Debet Credit
4 Verzekeringskosten 200, -
Aa 1 Vooruitbetaalde verzekeringskosten 200, -
n
Kostenboeking is een registratie van kosten in de administratie.
, Vanaf november gaat er weer een nieuwe verzekeringsjaar lopen, wellicht met een
gewijzigde premie. Zo zou de premie bijvoorbeeld 6% gestegen kunnen zijn ten opzichte van
het voorafgaande jaar.
Betaald 2.400, - x 106% = 2.544, -
Geboekt aan kosten 10 x 200, - + 2 x 212, - = 2.424, -
Debet 4 Verzekeringskosten Credit
Kosten november 200, -
Kosten december 200, - 31-12-2014 via Saldibalans
naar w/v-rekening 400, -
400, - 400, -
Debet 4 Verzekeringskosten Credit
Kosten januari 200, -
Kosten februari 200, -
Kosten maart 200, -
Kosten april 200, -
Kosten mei 200, -
Kosten juni 200, -
Kosten juli 200, -
Kosten augustus 200, -
Kosten september 200, -
Kosten oktober 200, -
Kosten november 212, - Kosten via Saldibalans
Kosten december 212, - naar w/v-rekening 2.424, -
2.424, - 2.424, -
Een vergelijkbare situatie ontstaat wanneer kosten achteraf moeten worden betaald. In het
proces van de maandafsluiting is de boeking dan:
Grootboekrekening Debet Credit
4 Kosten 150, -
Aa 1 Nog te betalen kosten 150, -
n
En na afloop van een jaar de nota van 1.800, -:
Grootboekrekening Debet Credit
1 Nog te betalen kosten 1.800, -
Aa 1 Crediteuren 1.800, -
n
Een voorschotnota is vaak maandelijks opgemaakte factuur waarin bijvoorbeeld het
geschatte verbruik in rekening wordt gebracht. Na afloop van een jaar volgt de afrekennota,
waarin rekening wordt gehouden met de betaalde voorschotten.
