Hoofdstuk 1 – Rapportage als middel in sociaal werk
De cliënt heeft recht op inzage in de rapportage waarvan hij of zij het onderwerp is. BLZ 16
1. (Hernieuwd) contact leggen met de cliënt → status quo: aanleiding voor het contact.
2. Situatie verkennen: situatie zo feitelijk mogelijk noteren.
3. Situatie afwegen: waarde die de cliënt toekent aan de situatie bepaalt in hoeverre verandering/aanpak
van de problemen wenselijk is.
4. Wensen en oplossingen verzamelen: uitvoeren en bijstellen van plannen en acties. Acties en doelen
formuleren in concrete handelingen en gewenste resultaten.
5. Evalueren en/of afsluiten: vastleggen resultaten van het gesprek en/of van het hulpverleningsproces.
Geef aan wat de cliënt vindt, hoe de cliënt het ervaren heeft en maak een aparte 'conclusie van de
hulpverlener'.
Interne rapportage: wanneer rapporten alleen gebruikt worden binnen de instelling waar je werkt.
Dossiervorming: een dossier reist binnen een instelling met de cliënt mee tijdens het hele hulp- of
dienstverleningsproces. Het bevat in elk geval een intakeverslag met feitelijke gegevens van de cliënt, zoals
naam, geboortedatum, adres, burgerlijke staat en (hulpverlening)doelstelling.
Intakeverslag: eerste stuk van het dossier. Feitelijke gegevens van de cliënt en een terreinverkenning van de
problematiek. En een geformuleerde hulpvraag.
Gespreksverslagen: op basis van het intakeverslag plan van aanpak. Om de cliënt goed te kunnen
begeleiden, schrijf je telkens een verslag van deze gesprekken. Doel: verloop van het hulp- of
dienstverleningsproces zorgvuldig vast te leggen.
Procesverslag: in grote lijnen hoe de hulp- of dienstverlening tot nu toe verlopen is → analytisch karakter.
Overdrachtsrapportage/dagrapportage: kaderinformatie: datum, tijd, naam cliënt, naam begeleider. Hoe
was het met de cliënt vandaag? Waar zag je dat aan? Wat heb jij gedaan/besproken? Hoe heeft de cliënt
gereageerd? Wat heb je met de cliënt afgesproken? Wanneer je een cliënt overdraagt aan een collega
binnen of buiten de instelling, schrijf je een overdrachtsrapport. Hierin geef je zo helder mogelijk weer om
welke redenen en met welk doel de overdracht plaatsvindt.
Cliëntontwikkelingsplan en behandelplan:
- Kaderinformatie: datum, tijd, naam cliënt, naam begeleider.
- Hulpvraag van de cliënt.
- Indien van toepassing: doelen die eerder geformuleerd zijn.
- In hoeverre is er aan de doelen gewerkt: met welk resultaat, moeten de doelen aangepast worden?
Hoe moeten ze aangepast worden en waarom zo?
Externe rapportage: rapporten die naar andere instellingen of organisaties gaan.
Verwijs- of overdrachtsrapportage: wanneer een externe opdracht plaatsvindt, blijft het dossier van de
cliënt binnen de instelling → externe overdrachtsrapportage uitgebreider. Goed naar voren komen met
welke reden en doel cliënt wordt doorverwezen.
, Adviesrapportage: vraag van de lezer: wat moet ik vanuit mijn taakstelling en mijn vakgebied weten
(kennisdoel), vinden (houdingsdoel) of doen (handelingsdoel) met deze cliënt?
Aanvraag van voorzieningen: geld of (hulp)middelen aan vragen wanneer een cliënt bijzondere
voorzieningen nodig heeft om bijvoorbeeld nog zelfstandig te kunnen functioneren.
Bezwaar- en beroepschrift: beslissingen die zijn aangekondigd of zijn genomen. Elk type rapport heeft een
eigen protocol. Dat houdt in dat er verschillende richtlijnen zijn per rapportagedoel. Er is een vaste reeks
aandachtspunten, zoals feitelijke gegevens (naam, geboortedatum, adres, telefoonnummer),
voorgeschiedenis, huidige situatie, visie van betrokkenen, analyse van de problematiek en het advies van de
hulp- of dienstverlener.
Digitale rapportagesystemen: geautomatiseerde dossiers. Gegevens van de cliënt worden volgens een
standaardformaat in de computer opgeslagen.
Brieven/email: omschrijving van de aanleiding tot het schrijven van de brief, de reden waarom je de lezer
informeert en wat je over de cliënt kwijt wilt of wat je van de lezer van de brief verwacht ten aanzien van de
cliënt.
Groepsrapportage: over de verschillende individuen binnen de groep, als over de groep als geheel. Je maakt
een analyse van de situatie die je baseert op de persoonlijke ervaringen van de individuen, en op hun visie
op de situatie. Je beschrijft ieders rol in de groep en de samenhang tussen alle factoren die de groep
beïnvloeden. Ook beschrijf je je eigen bevindingen en verwachtingen over de effectiviteit van de hulp- of
dienstverlening.
Signaleringsrapportage.
Hoofdstuk 2 - Cliëntrapportage: vorm en inhoud
Voorblad met gegevens BLZ 40. De inleiding bij een rapport beschrijft de aanleiding en het doel van het
rapport. Belangrijkste vraag van de lezer: wat moet ik doen met of naar aanleiding van dit rapport. In de
voorgeschiedenis zet je uiteen welke omstandigheden of gebeurtenissen uit het verleden hebben geleid tot
de hulpvraag. In de situatieschets geef je weer wat de huidige situatie van de cliënt is. Daarbij moet je
vooral die omstandigheden beschrijven die direct betrekking hebben op het probleem en op de hulpvraag
van de cliënt. Onder een apart kopje geef je de standpunten van de betrokkenen weer.
Waarnemen: min of meer bewust zien, horen, ruiken en voelen.
Observeren: bewust en gericht kijken naar een situatie, persoon of handeling. Als je over een observatie
moet rapporteren, moet je zorgvuldig onderscheid maken tussen wat je zag en hoe je dat interpreteerde.
Interpreteren: wat je waarneemt of observeert, bepaalt voor een groot deel hoe je handelt ten opzichte
van de cliënt.
Rapporteren: doe je naar aanleiding van waarnemingen en observaties die je geïnterpreteerd hebt.
Hoe was het met de cliënt: deze indruk of waarneming moet ALTIJD onderbouwd worden met het antwoord
op de vraag. Waar zag/hoorde/rook/ voelde je dat aan (observaties).
De cliënt heeft recht op inzage in de rapportage waarvan hij of zij het onderwerp is. BLZ 16
1. (Hernieuwd) contact leggen met de cliënt → status quo: aanleiding voor het contact.
2. Situatie verkennen: situatie zo feitelijk mogelijk noteren.
3. Situatie afwegen: waarde die de cliënt toekent aan de situatie bepaalt in hoeverre verandering/aanpak
van de problemen wenselijk is.
4. Wensen en oplossingen verzamelen: uitvoeren en bijstellen van plannen en acties. Acties en doelen
formuleren in concrete handelingen en gewenste resultaten.
5. Evalueren en/of afsluiten: vastleggen resultaten van het gesprek en/of van het hulpverleningsproces.
Geef aan wat de cliënt vindt, hoe de cliënt het ervaren heeft en maak een aparte 'conclusie van de
hulpverlener'.
Interne rapportage: wanneer rapporten alleen gebruikt worden binnen de instelling waar je werkt.
Dossiervorming: een dossier reist binnen een instelling met de cliënt mee tijdens het hele hulp- of
dienstverleningsproces. Het bevat in elk geval een intakeverslag met feitelijke gegevens van de cliënt, zoals
naam, geboortedatum, adres, burgerlijke staat en (hulpverlening)doelstelling.
Intakeverslag: eerste stuk van het dossier. Feitelijke gegevens van de cliënt en een terreinverkenning van de
problematiek. En een geformuleerde hulpvraag.
Gespreksverslagen: op basis van het intakeverslag plan van aanpak. Om de cliënt goed te kunnen
begeleiden, schrijf je telkens een verslag van deze gesprekken. Doel: verloop van het hulp- of
dienstverleningsproces zorgvuldig vast te leggen.
Procesverslag: in grote lijnen hoe de hulp- of dienstverlening tot nu toe verlopen is → analytisch karakter.
Overdrachtsrapportage/dagrapportage: kaderinformatie: datum, tijd, naam cliënt, naam begeleider. Hoe
was het met de cliënt vandaag? Waar zag je dat aan? Wat heb jij gedaan/besproken? Hoe heeft de cliënt
gereageerd? Wat heb je met de cliënt afgesproken? Wanneer je een cliënt overdraagt aan een collega
binnen of buiten de instelling, schrijf je een overdrachtsrapport. Hierin geef je zo helder mogelijk weer om
welke redenen en met welk doel de overdracht plaatsvindt.
Cliëntontwikkelingsplan en behandelplan:
- Kaderinformatie: datum, tijd, naam cliënt, naam begeleider.
- Hulpvraag van de cliënt.
- Indien van toepassing: doelen die eerder geformuleerd zijn.
- In hoeverre is er aan de doelen gewerkt: met welk resultaat, moeten de doelen aangepast worden?
Hoe moeten ze aangepast worden en waarom zo?
Externe rapportage: rapporten die naar andere instellingen of organisaties gaan.
Verwijs- of overdrachtsrapportage: wanneer een externe opdracht plaatsvindt, blijft het dossier van de
cliënt binnen de instelling → externe overdrachtsrapportage uitgebreider. Goed naar voren komen met
welke reden en doel cliënt wordt doorverwezen.
, Adviesrapportage: vraag van de lezer: wat moet ik vanuit mijn taakstelling en mijn vakgebied weten
(kennisdoel), vinden (houdingsdoel) of doen (handelingsdoel) met deze cliënt?
Aanvraag van voorzieningen: geld of (hulp)middelen aan vragen wanneer een cliënt bijzondere
voorzieningen nodig heeft om bijvoorbeeld nog zelfstandig te kunnen functioneren.
Bezwaar- en beroepschrift: beslissingen die zijn aangekondigd of zijn genomen. Elk type rapport heeft een
eigen protocol. Dat houdt in dat er verschillende richtlijnen zijn per rapportagedoel. Er is een vaste reeks
aandachtspunten, zoals feitelijke gegevens (naam, geboortedatum, adres, telefoonnummer),
voorgeschiedenis, huidige situatie, visie van betrokkenen, analyse van de problematiek en het advies van de
hulp- of dienstverlener.
Digitale rapportagesystemen: geautomatiseerde dossiers. Gegevens van de cliënt worden volgens een
standaardformaat in de computer opgeslagen.
Brieven/email: omschrijving van de aanleiding tot het schrijven van de brief, de reden waarom je de lezer
informeert en wat je over de cliënt kwijt wilt of wat je van de lezer van de brief verwacht ten aanzien van de
cliënt.
Groepsrapportage: over de verschillende individuen binnen de groep, als over de groep als geheel. Je maakt
een analyse van de situatie die je baseert op de persoonlijke ervaringen van de individuen, en op hun visie
op de situatie. Je beschrijft ieders rol in de groep en de samenhang tussen alle factoren die de groep
beïnvloeden. Ook beschrijf je je eigen bevindingen en verwachtingen over de effectiviteit van de hulp- of
dienstverlening.
Signaleringsrapportage.
Hoofdstuk 2 - Cliëntrapportage: vorm en inhoud
Voorblad met gegevens BLZ 40. De inleiding bij een rapport beschrijft de aanleiding en het doel van het
rapport. Belangrijkste vraag van de lezer: wat moet ik doen met of naar aanleiding van dit rapport. In de
voorgeschiedenis zet je uiteen welke omstandigheden of gebeurtenissen uit het verleden hebben geleid tot
de hulpvraag. In de situatieschets geef je weer wat de huidige situatie van de cliënt is. Daarbij moet je
vooral die omstandigheden beschrijven die direct betrekking hebben op het probleem en op de hulpvraag
van de cliënt. Onder een apart kopje geef je de standpunten van de betrokkenen weer.
Waarnemen: min of meer bewust zien, horen, ruiken en voelen.
Observeren: bewust en gericht kijken naar een situatie, persoon of handeling. Als je over een observatie
moet rapporteren, moet je zorgvuldig onderscheid maken tussen wat je zag en hoe je dat interpreteerde.
Interpreteren: wat je waarneemt of observeert, bepaalt voor een groot deel hoe je handelt ten opzichte
van de cliënt.
Rapporteren: doe je naar aanleiding van waarnemingen en observaties die je geïnterpreteerd hebt.
Hoe was het met de cliënt: deze indruk of waarneming moet ALTIJD onderbouwd worden met het antwoord
op de vraag. Waar zag/hoorde/rook/ voelde je dat aan (observaties).
