Plan van Aanpak afstudeeropdracht
HBO Bachelor Business IT & Management
Wat is de weg naar verlichting voor werkdruk van Supply Management?
Voorletters en naam : R. Mostert
Studentnummer :
Datum : 17 november 2023
Opleidingsinstituut : NCOI
Opleiding : Business Management & IT
Module : Planmatig werken en organiseren Docent :
1
,Voorwoord
Voor u ligt het Plan van Aanpak voor de afstudeeropdracht van de opleiding HBO Bachelor Business
IT & Management met specialisatie Big data analytics van de NCOI. De opdracht is gebaseerd op de
organisatie waar ik werkzaam ben.
In overleg met mijn leidinggevende heb ik gekozen voor deze richting voor de opdracht. Met
klantacquisities uit het verleden werden IT-systemen van de klant ook door ons in gebruik genomen.
Dit heeft een complex applicatielandschap gecreëerd. Het beschreven advies is van toepassing op de
huidige situatie binnen de gehele organisatie.
Ik wil mijn leidinggevende bedanken voor de mogelijkheid voor het volgen van deze opleiding. Tevens
wil ik mijn werkplekbegeleider bedanken voor het getoonde vertrouwen in mijn schrijven en bijsturen
waar nodig. De mogelijkheid om middels dit schrijven bij te dragen aan het een efficiencyslag binnen
de organisatie, is een prachtige beloning van gedaan werk.
Ik wens u veel leesplezier toe.
Rick Mostert
17 november 2023
2
,Inhoudsopgave
Voorwoord .................................................................................................................. 2
Inhoudsopgave ........................................................................................................... 3
Hoofdstuk 1 Vraagstuk en context .............................................................................. 4
1.1 Omschrijving organisatie ................................................................................... 4
1.2 Aanleiding ......................................................................................................... 4
1.3 Vraagstuk .......................................................................................................... 4
1.4 Doelstelling ....................................................................................................... 6
1.5 Context.............................................................................................................. 6
Hoofdstuk 2 Scope van het vraagstuk ........................................................................ 7
2.1 Scope ................................................................................................................ 7
2.2 Werkgebied ....................................................................................................... 7
Hoofdstuk 3 Werkwijze ............................................................................................... 8
3.1 Beroepsmethode ............................................................................................... 8
3.2 Werkwijze.......................................................................................................... 8
3.3 Mensen ............................................................................................................. 9
3.4 Middelen ........................................................................................................... 9
3.5 Planning .......................................................................................................... 10
Literatuurlijst ............................................................................................................. 11
3
, Hoofdstuk 1 Vraagstuk en context
1.1 Omschrijving organisatie
Organisatie is een wereldwijde organisatie op het gebied van diverse services. Organisatie opereert
vanuit één hoofdkantoor en is werkzaam op driehonderdvijftien sites.
De werkzaamheden van Organisatie spelen zich af in bedrijfspanden. De aangeboden diensten
verschillen per behoefte van de klant.
Op afdeling Supply Management wordt een catalogus bijgehouden met producten waaruit
bedrijfsrestaurants op klantlocaties bestellen. Beheer van de catalogus bestaat uit het creëren van
nieuwe artikelen, het wijzigen van artikelen, het verwerken van prijzen en prijswijzigingen, creëren van
klantlocaties en leveranciers en het koppelen van deze twee. Dit werk in de backoffice van Catalogue
Management maakt het bestelproces en het Purchase to Pay (P2P) proces mogelijk. Het beheer
gebeurt decentraal, ieder land voor zichzelf. Een global afdeling van Organisatie voert een project uit,
de Digitale Transformatie, om datamanagement voor Supply Management centraal te organiseren en
werkzaamheden in de landen efficiënter te maken en te automatiseren.
1.2 Aanleiding
Klanten van de organisatie worden veeleisender en kritischer op geleverde diensten. In contracten
worden afspraken vastgelegd over duurzaam inkopen en het aanbieden van gezondere producten
welke minder suiker, zout en vetten bevatten. Deze typische Supply Management vraagstukken
vragen om meer datapunten in de systemen. Het onderhouden van de catalogus kost veel tijd en is
een grote kostenpost. De Supply Management teams in de landen zijn verantwoordelijk voor correcte
en complete productgegevens waar richting business op gerapporteerd wordt. De lokale teams
hebben een overvol takenpakket met het behandelen van klantvragen en -wensen, het onderhouden
van contact met de leveranciers inclusief contractonderhandelingen en het beheren van een catalogus
van vijfduizend producten. Het verzamelen van productgegevens voor deze catalogus is een
tijdrovende taak. De inefficiëntie voor het Catalogus team zit in het zoeken op meerdere websites en
databases naar informatie van het product, om het dan te vertalen naar Organisatie-standaarden en
ERP-formats. Het verminderen van tijd voor of het wegnemen van de handmatige zoektocht voor een
groot deel van de datapunten, levert grote tijdwinst. Management vanuit de global en de lokale Supply
Management organisatie hebben oplossingen nodig om de werkdruk van de medewerkers te
verlichten en risico’s op uitval van personeel te voorkomen. De tijd die minder besteed wordt aan het
categoriseren, kan door de medewerkers gebruikt worden voor het beter bedienen van de klant en
beter contractmanagement met leveranciers. Dit verhoogt de klanttevredenheid levert financiële
voordelen door het inkopen tegen grotere kortingen. Als de situatie niet verandert, komen klantrelaties
onder druk te staan met verlies van contracten tot gevolg.
1.3 Vraagstuk
Er zit veel druk op de werkzaamheden van de catalogus medewerkers, waar klanten liefst dezelfde
dag producten toegevoegd willen hebben aan de catalogus. Deze druk maakt het werven en
behouden van goed personeel lastig. In alle landen waar Organisatie actief is, zijn de resources
schaars en is men op zoek naar efficiëntie om het werk van de catalogus medewerkers te
vereenvoudigen en werkdruk te verlichten. Gegevens over producten verzamelen wordt handmatig
gedaan vanuit diverse databronnen. Per jaar worden er door het Nederlandse catalogus team
ongeveer zeshonderd nieuwe of vervangende producten gecreëerd in de catalogus. Het verzamelen
van de benodigde gegevens neemt gemiddeld vijftien minuten in beslag. Op jaarbasis is dit een
maand werk voor een full time medewerker. Het categoriseren van een product is onderdeel van deze
dataverzameling en draait om het zo gedetailleerd mogelijk indelen van een product in een
productgroep van zes niveaus (levels genoemd). Dit neemt gemiddeld vijf minuten in beslag en is
essentieel voor Category Managers om hun werk te doen, aangezien zij verantwoordelijk zijn voor
bepaalde productgroepen. Het verkeerd indelen in productcategorieën geeft onjuiste inzichten en kan
leiden tot beslissingen met negatieve gevolgen voor de organisatie.
De medewerkers van het Catalogus team zijn de belangrijkste stakeholders. Het vraagstuk is
onderdeel van hun dagelijkse werkzaamheden en een grote taak in het takenpakket. Het management
van Supply Management zijn eindverantwoordelijk over de teams en het werk dat zij opleveren, dit
maakt hen de gezaghebbende stakeholders. De Category Managers, de Supply Analyst en de
business zijn als stakeholder afhankelijk van de verzamelde gegevens. Zij zijn zodoende
belanghebbenden van het vraagstuk. De IT-organisatie is als beheerder van de systemen een
4
HBO Bachelor Business IT & Management
Wat is de weg naar verlichting voor werkdruk van Supply Management?
Voorletters en naam : R. Mostert
Studentnummer :
Datum : 17 november 2023
Opleidingsinstituut : NCOI
Opleiding : Business Management & IT
Module : Planmatig werken en organiseren Docent :
1
,Voorwoord
Voor u ligt het Plan van Aanpak voor de afstudeeropdracht van de opleiding HBO Bachelor Business
IT & Management met specialisatie Big data analytics van de NCOI. De opdracht is gebaseerd op de
organisatie waar ik werkzaam ben.
In overleg met mijn leidinggevende heb ik gekozen voor deze richting voor de opdracht. Met
klantacquisities uit het verleden werden IT-systemen van de klant ook door ons in gebruik genomen.
Dit heeft een complex applicatielandschap gecreëerd. Het beschreven advies is van toepassing op de
huidige situatie binnen de gehele organisatie.
Ik wil mijn leidinggevende bedanken voor de mogelijkheid voor het volgen van deze opleiding. Tevens
wil ik mijn werkplekbegeleider bedanken voor het getoonde vertrouwen in mijn schrijven en bijsturen
waar nodig. De mogelijkheid om middels dit schrijven bij te dragen aan het een efficiencyslag binnen
de organisatie, is een prachtige beloning van gedaan werk.
Ik wens u veel leesplezier toe.
Rick Mostert
17 november 2023
2
,Inhoudsopgave
Voorwoord .................................................................................................................. 2
Inhoudsopgave ........................................................................................................... 3
Hoofdstuk 1 Vraagstuk en context .............................................................................. 4
1.1 Omschrijving organisatie ................................................................................... 4
1.2 Aanleiding ......................................................................................................... 4
1.3 Vraagstuk .......................................................................................................... 4
1.4 Doelstelling ....................................................................................................... 6
1.5 Context.............................................................................................................. 6
Hoofdstuk 2 Scope van het vraagstuk ........................................................................ 7
2.1 Scope ................................................................................................................ 7
2.2 Werkgebied ....................................................................................................... 7
Hoofdstuk 3 Werkwijze ............................................................................................... 8
3.1 Beroepsmethode ............................................................................................... 8
3.2 Werkwijze.......................................................................................................... 8
3.3 Mensen ............................................................................................................. 9
3.4 Middelen ........................................................................................................... 9
3.5 Planning .......................................................................................................... 10
Literatuurlijst ............................................................................................................. 11
3
, Hoofdstuk 1 Vraagstuk en context
1.1 Omschrijving organisatie
Organisatie is een wereldwijde organisatie op het gebied van diverse services. Organisatie opereert
vanuit één hoofdkantoor en is werkzaam op driehonderdvijftien sites.
De werkzaamheden van Organisatie spelen zich af in bedrijfspanden. De aangeboden diensten
verschillen per behoefte van de klant.
Op afdeling Supply Management wordt een catalogus bijgehouden met producten waaruit
bedrijfsrestaurants op klantlocaties bestellen. Beheer van de catalogus bestaat uit het creëren van
nieuwe artikelen, het wijzigen van artikelen, het verwerken van prijzen en prijswijzigingen, creëren van
klantlocaties en leveranciers en het koppelen van deze twee. Dit werk in de backoffice van Catalogue
Management maakt het bestelproces en het Purchase to Pay (P2P) proces mogelijk. Het beheer
gebeurt decentraal, ieder land voor zichzelf. Een global afdeling van Organisatie voert een project uit,
de Digitale Transformatie, om datamanagement voor Supply Management centraal te organiseren en
werkzaamheden in de landen efficiënter te maken en te automatiseren.
1.2 Aanleiding
Klanten van de organisatie worden veeleisender en kritischer op geleverde diensten. In contracten
worden afspraken vastgelegd over duurzaam inkopen en het aanbieden van gezondere producten
welke minder suiker, zout en vetten bevatten. Deze typische Supply Management vraagstukken
vragen om meer datapunten in de systemen. Het onderhouden van de catalogus kost veel tijd en is
een grote kostenpost. De Supply Management teams in de landen zijn verantwoordelijk voor correcte
en complete productgegevens waar richting business op gerapporteerd wordt. De lokale teams
hebben een overvol takenpakket met het behandelen van klantvragen en -wensen, het onderhouden
van contact met de leveranciers inclusief contractonderhandelingen en het beheren van een catalogus
van vijfduizend producten. Het verzamelen van productgegevens voor deze catalogus is een
tijdrovende taak. De inefficiëntie voor het Catalogus team zit in het zoeken op meerdere websites en
databases naar informatie van het product, om het dan te vertalen naar Organisatie-standaarden en
ERP-formats. Het verminderen van tijd voor of het wegnemen van de handmatige zoektocht voor een
groot deel van de datapunten, levert grote tijdwinst. Management vanuit de global en de lokale Supply
Management organisatie hebben oplossingen nodig om de werkdruk van de medewerkers te
verlichten en risico’s op uitval van personeel te voorkomen. De tijd die minder besteed wordt aan het
categoriseren, kan door de medewerkers gebruikt worden voor het beter bedienen van de klant en
beter contractmanagement met leveranciers. Dit verhoogt de klanttevredenheid levert financiële
voordelen door het inkopen tegen grotere kortingen. Als de situatie niet verandert, komen klantrelaties
onder druk te staan met verlies van contracten tot gevolg.
1.3 Vraagstuk
Er zit veel druk op de werkzaamheden van de catalogus medewerkers, waar klanten liefst dezelfde
dag producten toegevoegd willen hebben aan de catalogus. Deze druk maakt het werven en
behouden van goed personeel lastig. In alle landen waar Organisatie actief is, zijn de resources
schaars en is men op zoek naar efficiëntie om het werk van de catalogus medewerkers te
vereenvoudigen en werkdruk te verlichten. Gegevens over producten verzamelen wordt handmatig
gedaan vanuit diverse databronnen. Per jaar worden er door het Nederlandse catalogus team
ongeveer zeshonderd nieuwe of vervangende producten gecreëerd in de catalogus. Het verzamelen
van de benodigde gegevens neemt gemiddeld vijftien minuten in beslag. Op jaarbasis is dit een
maand werk voor een full time medewerker. Het categoriseren van een product is onderdeel van deze
dataverzameling en draait om het zo gedetailleerd mogelijk indelen van een product in een
productgroep van zes niveaus (levels genoemd). Dit neemt gemiddeld vijf minuten in beslag en is
essentieel voor Category Managers om hun werk te doen, aangezien zij verantwoordelijk zijn voor
bepaalde productgroepen. Het verkeerd indelen in productcategorieën geeft onjuiste inzichten en kan
leiden tot beslissingen met negatieve gevolgen voor de organisatie.
De medewerkers van het Catalogus team zijn de belangrijkste stakeholders. Het vraagstuk is
onderdeel van hun dagelijkse werkzaamheden en een grote taak in het takenpakket. Het management
van Supply Management zijn eindverantwoordelijk over de teams en het werk dat zij opleveren, dit
maakt hen de gezaghebbende stakeholders. De Category Managers, de Supply Analyst en de
business zijn als stakeholder afhankelijk van de verzamelde gegevens. Zij zijn zodoende
belanghebbenden van het vraagstuk. De IT-organisatie is als beheerder van de systemen een
4
