Samenvatting ‘Ondernemen met informatie’
Hoofdstuk 1 Organisaties functioneren met informatie
1.1 De organisatie
Een organisatie bestaat dankzij het feit dat ze voorziet in een behoefte. Dit kan zowel een dienst als
een product zijn.
§1.1.1 Soorten organisaties
Een organisatie is een samenwerkingsverband waarin mensen, met beschikbare hulpmiddelen, een
of meer gemeenschappelijke doelen realiseren. Het leveren van toegevoegde waarde is de kern van
het bestaan van een organisatie. Een organisatie met als doel winst te behalen is een
profitorganisatie, ook wel bedrijf of onderneming genoemd. Een onderneming is een organisatie die
voor eigen rekening en risico, met winst als doelstelling, producten en/of diensten levert.
Business-to-consumer bedrijven, zijn bedrijven die direct zaken doen met consumenten
(supermarkt). Business-to-business bedrijven zijn bedrijven die alleen maar zaken doen met andere
bedrijven (groothandel). Een non-profitorganisatie heeft geen winstoogmerk maar realiseert
maatschappelijke doelen door het verlenen van diensten. De non-profitorganisaties zijn op te delen
in overheidsinstanties die gefinancierd zijn met belastinggeld en non-gouvernementele organisaties
die geld krijgen van de overheid of uit giften.
Bedrijfsprocessen en informatievoorziening zijn van toepassing in alle typen organisaties.
§1.1.2 Transformatieproces
Een organisatie zet productiefactoren als arbeid, grondstoffen, kapitaal en informatie om in
producten en/of diensten. Dit omzettingsproces wordt ook wel een transformatieproces genoemd.
Bij arbeid gaat het om de inzet van mensen. De grondstoffen zijn niet alleen de basisstoffen maar
ook de energie, halffabricaten, hulpstoffen etc.. Kapitaal is het geld en de productiemiddelen.
Informatie gaat over de gegevens die zaken betreffen als de inkoop- en verkoopmarkten,
concurrenten en klanten. De uitvoer wordt als geproduceerd product of dienst geleverd aan de klant.
1.2 Bedrijfsproces: keten van activiteiten
Om zicht te hebben op de manier waarop de werkzaamheden in de organisatie verlopen en
activiteiten samen tot een resultaat leiden, worden deze gestructureerd in bedrijfsprocessen.
§1.2.1 Het bedrijfsproces
Een manier om het reilen en zeilen van een organisatie te begrijpen is het kijken naar de
bedrijfsprocessen. ‘Een bedrijfsproces is een, op het realiseren van een specifiek doel gerichte,
aaneenschakeling van activiteiten die in een organisatie worden uitgevoerd’. Het te realiseren doel is
het verrichten van diensten of de productie/levering van goederen voor een klant. Het bedrijfsproces
heeft een begin en een eind, start met een impuls en heeft een helder gedefinieerd eindresultaat.
§1.2.2 Soorten processen
Elke organisatie is gericht op het realiseren van doelen. De doelstellingen worden geformuleerd door
het management en vertaald in het te voeren beleid. De doelen van een organisatie bereik je door de
bedrijfsprocessen in die organisatie op een effectieve en efficiënte wijze uit te voeren. De processen
in een onderneming kun je onderverdelen in twee categorieën:
1. Operationele processen: hierbij gaat het om de uitvoerende activiteiten binnen de
organisatie. De operationele processen worden weer onderverdeeld in primaire en
secundaire processen. De primaire processen realiseren de producten en diensten van de
onderneming. De secundaire of ondersteunende processen ondersteunen de primaire
processen.
1
, 2. Bestuurlijke processen: deze sturen de operationele processen aan, zodat ook werkelijk de
gewenste resultaten bereikt worden. De bestuurlijke processen bestaan uit vier soorten
processen: strategievorming, afstemming, structurering en procesbeheersing.
Procesbesturing bestaat weer uit drie beheersingsactiviteiten, namelijk: plannen, meten en
vergelijken en bijsturen.
1.3 Informatie: het bindmiddel
Alleen door een goede interne afstemming kan een bedrijfsproces goed werken. De informatie die
uitgewisseld wordt tussen de activiteiten van een bedrijfsproces laat het proces soepel verlopen.
Zonder gegevens kan een activiteit niet worden uitgevoerd. Activiteiten en bedrijfsprocessen
produceren zelf ook informatie, die weer door anderen gebruikt wordt.
§1.3.1 Informatie: de verbindende schakel binnen bedrijfsprocessen
Belangrijk voor het goed werken van een bedrijfsproces is de afstemming van alle activiteiten binnen
zo’n bedrijfsproces. Afstemming is het doen van de goede dingen, op de juiste manier en op het
goede moment. Gegevens zorgen ervoor dat de activiteiten in een bedrijfsproces goed worden
uitgevoerd. Informatie is dus hetgene dat de activiteiten van een bedrijfsproces aan elkaar maken.
§1.3.2 Informatie: de verbindende schakel tussen bedrijfsprocessen
De gegevensuitwisseling tussen bedrijfsprocessen onderling maakt als het ware de organisatie tot
een samenhangend geheel van bedrijfsprocessen. Als bedrijfsprocessen de grenzen van een
organisatie overschrijden, omdat bedrijven samenwerken aan het leveren van een product of dienst
voor een klant, is de gegevensuitwisseling die als het ware het netwerk van organisaties dat
samenwerkt tot een geheel maakt.
1.4 Informatie binnen organisaties
Gegevens en informatie zijn net zo onmisbaar als financiën, personeel en materiële voorzieningen.
Het proces dat ervoor zorgt dat de goede gegevens op het goede moment beschikbaar komen voor
degenen die deze nodig hebben, is de informatievoorziening
§1.4.1 Gegevens en informatie
Gegevens zijn feiten of gebeurtenissen die vastgelegd zijn en de werkelijkheid weergeven.
Informatie is de betekenis die iemand geeft aan gegevens, het verrijkt dus de kennis van degene die
de gegevens gebruikt. Gegevens worden dus pas informatie als de persoon voor wie de gegevens
bestemd zijn, deze gaat interpreteren en gebruiken. Bijvoorbeeld op het station is een bord met
allemaal vertrektijden (gegevens). Deze gegevens blijven gegevens totdat jij die gegevens nodig hebt.
Vanaf dat moment worden deze gegevens informatie.
§1.4.2 Model van de informatievoorziening
De informatievoorziening bestaat uit een groot aantal handelingen, met als doel de juiste gegevens
op het goede moment aan de juiste mensen of systemen te leveren. Die handelingen vormen een
proces die te zien is in de afbeelding hieronder. ‘Informatievoorziening is het systematisch
verzamelen, vastleggen, bewaren en verwerken van gegevens, gericht op het vertrekken van
informatie voor de uitvoering van activiteiten, besturing, besluitvorming en het realiseren van de
organisatiedoelen.’
2
Hoofdstuk 1 Organisaties functioneren met informatie
1.1 De organisatie
Een organisatie bestaat dankzij het feit dat ze voorziet in een behoefte. Dit kan zowel een dienst als
een product zijn.
§1.1.1 Soorten organisaties
Een organisatie is een samenwerkingsverband waarin mensen, met beschikbare hulpmiddelen, een
of meer gemeenschappelijke doelen realiseren. Het leveren van toegevoegde waarde is de kern van
het bestaan van een organisatie. Een organisatie met als doel winst te behalen is een
profitorganisatie, ook wel bedrijf of onderneming genoemd. Een onderneming is een organisatie die
voor eigen rekening en risico, met winst als doelstelling, producten en/of diensten levert.
Business-to-consumer bedrijven, zijn bedrijven die direct zaken doen met consumenten
(supermarkt). Business-to-business bedrijven zijn bedrijven die alleen maar zaken doen met andere
bedrijven (groothandel). Een non-profitorganisatie heeft geen winstoogmerk maar realiseert
maatschappelijke doelen door het verlenen van diensten. De non-profitorganisaties zijn op te delen
in overheidsinstanties die gefinancierd zijn met belastinggeld en non-gouvernementele organisaties
die geld krijgen van de overheid of uit giften.
Bedrijfsprocessen en informatievoorziening zijn van toepassing in alle typen organisaties.
§1.1.2 Transformatieproces
Een organisatie zet productiefactoren als arbeid, grondstoffen, kapitaal en informatie om in
producten en/of diensten. Dit omzettingsproces wordt ook wel een transformatieproces genoemd.
Bij arbeid gaat het om de inzet van mensen. De grondstoffen zijn niet alleen de basisstoffen maar
ook de energie, halffabricaten, hulpstoffen etc.. Kapitaal is het geld en de productiemiddelen.
Informatie gaat over de gegevens die zaken betreffen als de inkoop- en verkoopmarkten,
concurrenten en klanten. De uitvoer wordt als geproduceerd product of dienst geleverd aan de klant.
1.2 Bedrijfsproces: keten van activiteiten
Om zicht te hebben op de manier waarop de werkzaamheden in de organisatie verlopen en
activiteiten samen tot een resultaat leiden, worden deze gestructureerd in bedrijfsprocessen.
§1.2.1 Het bedrijfsproces
Een manier om het reilen en zeilen van een organisatie te begrijpen is het kijken naar de
bedrijfsprocessen. ‘Een bedrijfsproces is een, op het realiseren van een specifiek doel gerichte,
aaneenschakeling van activiteiten die in een organisatie worden uitgevoerd’. Het te realiseren doel is
het verrichten van diensten of de productie/levering van goederen voor een klant. Het bedrijfsproces
heeft een begin en een eind, start met een impuls en heeft een helder gedefinieerd eindresultaat.
§1.2.2 Soorten processen
Elke organisatie is gericht op het realiseren van doelen. De doelstellingen worden geformuleerd door
het management en vertaald in het te voeren beleid. De doelen van een organisatie bereik je door de
bedrijfsprocessen in die organisatie op een effectieve en efficiënte wijze uit te voeren. De processen
in een onderneming kun je onderverdelen in twee categorieën:
1. Operationele processen: hierbij gaat het om de uitvoerende activiteiten binnen de
organisatie. De operationele processen worden weer onderverdeeld in primaire en
secundaire processen. De primaire processen realiseren de producten en diensten van de
onderneming. De secundaire of ondersteunende processen ondersteunen de primaire
processen.
1
, 2. Bestuurlijke processen: deze sturen de operationele processen aan, zodat ook werkelijk de
gewenste resultaten bereikt worden. De bestuurlijke processen bestaan uit vier soorten
processen: strategievorming, afstemming, structurering en procesbeheersing.
Procesbesturing bestaat weer uit drie beheersingsactiviteiten, namelijk: plannen, meten en
vergelijken en bijsturen.
1.3 Informatie: het bindmiddel
Alleen door een goede interne afstemming kan een bedrijfsproces goed werken. De informatie die
uitgewisseld wordt tussen de activiteiten van een bedrijfsproces laat het proces soepel verlopen.
Zonder gegevens kan een activiteit niet worden uitgevoerd. Activiteiten en bedrijfsprocessen
produceren zelf ook informatie, die weer door anderen gebruikt wordt.
§1.3.1 Informatie: de verbindende schakel binnen bedrijfsprocessen
Belangrijk voor het goed werken van een bedrijfsproces is de afstemming van alle activiteiten binnen
zo’n bedrijfsproces. Afstemming is het doen van de goede dingen, op de juiste manier en op het
goede moment. Gegevens zorgen ervoor dat de activiteiten in een bedrijfsproces goed worden
uitgevoerd. Informatie is dus hetgene dat de activiteiten van een bedrijfsproces aan elkaar maken.
§1.3.2 Informatie: de verbindende schakel tussen bedrijfsprocessen
De gegevensuitwisseling tussen bedrijfsprocessen onderling maakt als het ware de organisatie tot
een samenhangend geheel van bedrijfsprocessen. Als bedrijfsprocessen de grenzen van een
organisatie overschrijden, omdat bedrijven samenwerken aan het leveren van een product of dienst
voor een klant, is de gegevensuitwisseling die als het ware het netwerk van organisaties dat
samenwerkt tot een geheel maakt.
1.4 Informatie binnen organisaties
Gegevens en informatie zijn net zo onmisbaar als financiën, personeel en materiële voorzieningen.
Het proces dat ervoor zorgt dat de goede gegevens op het goede moment beschikbaar komen voor
degenen die deze nodig hebben, is de informatievoorziening
§1.4.1 Gegevens en informatie
Gegevens zijn feiten of gebeurtenissen die vastgelegd zijn en de werkelijkheid weergeven.
Informatie is de betekenis die iemand geeft aan gegevens, het verrijkt dus de kennis van degene die
de gegevens gebruikt. Gegevens worden dus pas informatie als de persoon voor wie de gegevens
bestemd zijn, deze gaat interpreteren en gebruiken. Bijvoorbeeld op het station is een bord met
allemaal vertrektijden (gegevens). Deze gegevens blijven gegevens totdat jij die gegevens nodig hebt.
Vanaf dat moment worden deze gegevens informatie.
§1.4.2 Model van de informatievoorziening
De informatievoorziening bestaat uit een groot aantal handelingen, met als doel de juiste gegevens
op het goede moment aan de juiste mensen of systemen te leveren. Die handelingen vormen een
proces die te zien is in de afbeelding hieronder. ‘Informatievoorziening is het systematisch
verzamelen, vastleggen, bewaren en verwerken van gegevens, gericht op het vertrekken van
informatie voor de uitvoering van activiteiten, besturing, besluitvorming en het realiseren van de
organisatiedoelen.’
2
