Prince 2 samenvatting
Hoofdstuk 1:
Definitie project: een project is een tijdelijke organisatie die is opgezet met als doel één of meer
zakelijke producten op te leveren volgens een overeengekomen business case.
Aantal specifieke karakteristieken van een project:
1. Verandering: opleveren van een projectresultaat zorgt altijd voor een verandering van de
bestaande situatie en roept vrijwel altijd weerstanden op.
2. Tijdelijk: Ieder project heeft een gedefinieerde start- en einddatum. Het project eindigt zodra
het vooraf afgesproken product of dienst overgedragen is aan de organisatie.
3. Multidisciplinair: personen werken samen met verschillende competenties en uit
verschillende organisatie onderdelen.
4. Uniek: Ieder project is anders omdat iedere verandering anders is. Oftewel ander resultaat,
andere doelstellingen andere personen bij betrokken etc.
5. Onzekerheid: al deze omstandigheden zorgen voor extra onzekerheden. Deze onzekerheden
maken dat projecten vaak veel risicovoller zijn dan reguliere werkzaamheden.
Projectmanagement: is het plannen, delegeren, bewaken en beheersen van alle aspecten van een
project en het motiveren van alle betrokken partijen om de doelstellingen van het project te
realiseren binnen de overeengekomen targets van tijd, kosten, kwaliteit, scope, risico’s en benefits.
Taak projectmanager: de projectmanager is binnen het gegeven mandaat door de stuurgroep,
verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van het project. De projectmanager is dus
verantwoordelijk voor het plannen, delegeren, bewaken en beheersen van de werkzaamheden
binnen het project.
Er zijn 6 aspecten die tijdens ieder project door de projectmanager beheerst moeten worden:
1. Tijd: beslaat de totale levenscyclus van het project, inclusief het overdragen van het
projectresultaat.
2. Kosten: gaat hierbij om de kosten die gemaakt moeten worden voor het realiseren van het
projectresultaat, inclusief de kosten voor het projectmanagement.
3. Kwaliteit: oftewel het project moet ook voldoen aan de gestelde eisen en wensen én
geschikte zijn voor het doel waarvoor het is bedoeld.
4. Scope: wat moet worden opgeleverd en wat niet? Welke werkzaamheden moeten wel
worden uitgevoerd en welke niet?
5. Risico’s: ieder project heeft een mate van onzekerheid en bevat dus risico’s. Geen probleem
als het maar goed gemanaged wordt. Bij Prince 2 bestaan de risico’s zowel uit de kansen als
bedreigingen.
6. Benefits: Waarom doen we dit? Wat willen we hiermee bereiken? Welke voordelen kunnen
we halen met het projectresultaat? En staan de kosten en risico’s nog in de juiste verhouding
tot de verwachte benefits.
Projecten worden altijd uitgevoerd is een klant-leveranciersomgeving. De klant heeft de
behoefte aan een product of dienst die een leverancier hem kan leveren. De klant is hierbij
degene die het opgeleverde product of dienst gaat gebruiken. De leverancier is degene die het
product of dienst levert (kan zowel een interne als externe partij zijn).
, Wat is een succesvol project?
De hoogste prioriteit is de tevredenheid van de klant. Op tijd, binnen budget en conform
specificaties opleveren wat oorspronkelijk het plan was, is geen garantie dat de belanghebbende
tevreden zijn. Meestal zijn de gebruikers, de belangrijkste partij voor het bepalen van het
projectsucces.
Waarom mislukken projecten?
• Zonder goede business case en zonder draagvlak bij de opdrachtgever en het
lijnmanagement ontstaat er ook weerstand bij de gebruikers, zodra zij in de gaten krijgen
wat het project voor hen gaat betekenen.
• Een resultaat dat onvoldoende duidelijk is gedefinieerd. Want hoe kun je iets naar
tevredenheid opleveren als je niet weet wat de ander wil?
• Het niet goed managen van de scope en het niet goed managen van de wijzigingen.
Waarom Prince2?
Deze projectmanagement methode legt meer nadruk op het beheersen van het proces dan op het
vasthouden aan de oorspronkelijke aandachtsgebieden. Hierbij wordt doormiddel van
risicomanagement de onzekerheden in en rondom rondom het project beheerst.
Hoofdstuk 2:
Wat is Prince 2?
Een gestructureerde projectmanagementmethode die gebaseerd is op best practices. Prince2 is
procesgericht. Dat wil zeggen dat de methode ervan uitgaat dat een project niet zozeer lineair maar
meer procesgewijs wordt uitgevoerd.
De methode Prince2 bestaat uit 4 geïntegreerde elementen:
1. Principes: de grondslagen waaraan een willekeurig project moet voldoen, wil het een Prince2
project zijn.
2. Thema’s: het minimale aantal managementaspecten die beheerst moeten worden gedurende
het gehele project. Ieder thema beschrijft de specifieke toepassing en de noodzaak ervan.
3. Processen: de uit te voeren processen vanaf het opstarten tot en met het afsluiten van het
project. Ieder proces beschrijft de daarbij noodzakelijke activiteiten, op te leveren
managementproducten en bijbehorende verantwoordelijkheden.
4. Op maat maken van de methode: Prince2 kan pas succesvol zijn als het verstandig wordt
toegepast. Het op maat maken van de methode op het type project en de projectomgeving is
daarom cruciaal.
, Voordelen Prince2?:
1. Best practice: de methode is ontwikkeld in de praktijk van alledag en hierdoor zeer
herkenbaar en bruikbaar.
2. Generiek toepasbaar: er worden geen specifieke eisen gesteld aan het type project om
Prince2 toe te kunnen passen. De methode is generiek.
3. Duidelijk gedefinieerde organisatiestructuur: In Prince2 worden de taken,
verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle rollen binnen een project duidelijk
beschreven.
4. Focus op bestaansrecht: is dit project nog de moeite waard? Zijn de voordelen nog steeds
gewenst en haalbaar? Overstijgen de benefits de kosten nog?
5. Focus op wat moet worden opgeleverd
6. Beheersing en controle
7. Leren en ontwikkelen
8. Aanpassen aan de projectomgeving.
Hoofdstuk 3: Principes
Prince2 is dus gebaseerd op principes waar een project aan moet voldoen en niet op een
voorgeschreven set van specifieke regels en voorschriften.
De zeven principes zijn:
1. Voortdurende zakelijke rechtvaardigheid:
Prince2 vereist dat ieder project een zakelijke rechtvaardigheid heeft, dat deze
rechtvaardigheid wordt vastgelegd en goedgekeurd en dat deze rechtvaardigheid valide blijft
gedurende de gehele levensduur van het project. Dit wordt vastgelegd in de business case en
formeel goedgekeurd.
2. Leren van ervaring:
Projectmanagement is een vak dat vooral geleerd moet worden door het toe te passen.
Ervaringen vanuit vorige projecten moeten direct worden meegenomen.
3. Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden:
Prince2 onderscheidt 3 belangen in de projectorganisatie. 1. Het bedrijfsbelang; wat heb ik
nodig om mijn bedrijfsdoelen te realiseren? En krijg ik waar voor mijn geld? 2.
Gebruikersbelang; waar moet het projectresultaat aan voldoen om het goed te kunnen
gebruiken? 3. Het leveranciersbelang; wat heb ik nodig om het projectresultaat te kunnen
realiseren? Al deze 3 belangen dienen vertegenwoordigd te worden op het hoogste
besluitvormingsniveau van het project namelijk de projectstuurgroep.
4. Management per fase:
Prince 2 splitst het project op in managementfasen. Dit maakt het mogelijk om het project
stap voor stap oftewel fase voor fase te sturen. Ieder project kent één initiatiefase en
minimaal één uitvoeringsfase.
5. Managen by exception:
Dit biedt het management de mogelijkheid controle op het onderliggende niveau uit te
oefenen zonder daar continu veel tijd in te steken. Hierbij onderscheidt Prince 2 het
projectniveau, faseniveau en werkpakketniveau. Pas wanneer de toleranties worden
overschreden moet er worden geëscaleerd naar het bovenliggende managementniveau.
Tussentijds wordt het management alleen met rapportages op hoofdpunten op de hoogte
gehouden.
Hoofdstuk 1:
Definitie project: een project is een tijdelijke organisatie die is opgezet met als doel één of meer
zakelijke producten op te leveren volgens een overeengekomen business case.
Aantal specifieke karakteristieken van een project:
1. Verandering: opleveren van een projectresultaat zorgt altijd voor een verandering van de
bestaande situatie en roept vrijwel altijd weerstanden op.
2. Tijdelijk: Ieder project heeft een gedefinieerde start- en einddatum. Het project eindigt zodra
het vooraf afgesproken product of dienst overgedragen is aan de organisatie.
3. Multidisciplinair: personen werken samen met verschillende competenties en uit
verschillende organisatie onderdelen.
4. Uniek: Ieder project is anders omdat iedere verandering anders is. Oftewel ander resultaat,
andere doelstellingen andere personen bij betrokken etc.
5. Onzekerheid: al deze omstandigheden zorgen voor extra onzekerheden. Deze onzekerheden
maken dat projecten vaak veel risicovoller zijn dan reguliere werkzaamheden.
Projectmanagement: is het plannen, delegeren, bewaken en beheersen van alle aspecten van een
project en het motiveren van alle betrokken partijen om de doelstellingen van het project te
realiseren binnen de overeengekomen targets van tijd, kosten, kwaliteit, scope, risico’s en benefits.
Taak projectmanager: de projectmanager is binnen het gegeven mandaat door de stuurgroep,
verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van het project. De projectmanager is dus
verantwoordelijk voor het plannen, delegeren, bewaken en beheersen van de werkzaamheden
binnen het project.
Er zijn 6 aspecten die tijdens ieder project door de projectmanager beheerst moeten worden:
1. Tijd: beslaat de totale levenscyclus van het project, inclusief het overdragen van het
projectresultaat.
2. Kosten: gaat hierbij om de kosten die gemaakt moeten worden voor het realiseren van het
projectresultaat, inclusief de kosten voor het projectmanagement.
3. Kwaliteit: oftewel het project moet ook voldoen aan de gestelde eisen en wensen én
geschikte zijn voor het doel waarvoor het is bedoeld.
4. Scope: wat moet worden opgeleverd en wat niet? Welke werkzaamheden moeten wel
worden uitgevoerd en welke niet?
5. Risico’s: ieder project heeft een mate van onzekerheid en bevat dus risico’s. Geen probleem
als het maar goed gemanaged wordt. Bij Prince 2 bestaan de risico’s zowel uit de kansen als
bedreigingen.
6. Benefits: Waarom doen we dit? Wat willen we hiermee bereiken? Welke voordelen kunnen
we halen met het projectresultaat? En staan de kosten en risico’s nog in de juiste verhouding
tot de verwachte benefits.
Projecten worden altijd uitgevoerd is een klant-leveranciersomgeving. De klant heeft de
behoefte aan een product of dienst die een leverancier hem kan leveren. De klant is hierbij
degene die het opgeleverde product of dienst gaat gebruiken. De leverancier is degene die het
product of dienst levert (kan zowel een interne als externe partij zijn).
, Wat is een succesvol project?
De hoogste prioriteit is de tevredenheid van de klant. Op tijd, binnen budget en conform
specificaties opleveren wat oorspronkelijk het plan was, is geen garantie dat de belanghebbende
tevreden zijn. Meestal zijn de gebruikers, de belangrijkste partij voor het bepalen van het
projectsucces.
Waarom mislukken projecten?
• Zonder goede business case en zonder draagvlak bij de opdrachtgever en het
lijnmanagement ontstaat er ook weerstand bij de gebruikers, zodra zij in de gaten krijgen
wat het project voor hen gaat betekenen.
• Een resultaat dat onvoldoende duidelijk is gedefinieerd. Want hoe kun je iets naar
tevredenheid opleveren als je niet weet wat de ander wil?
• Het niet goed managen van de scope en het niet goed managen van de wijzigingen.
Waarom Prince2?
Deze projectmanagement methode legt meer nadruk op het beheersen van het proces dan op het
vasthouden aan de oorspronkelijke aandachtsgebieden. Hierbij wordt doormiddel van
risicomanagement de onzekerheden in en rondom rondom het project beheerst.
Hoofdstuk 2:
Wat is Prince 2?
Een gestructureerde projectmanagementmethode die gebaseerd is op best practices. Prince2 is
procesgericht. Dat wil zeggen dat de methode ervan uitgaat dat een project niet zozeer lineair maar
meer procesgewijs wordt uitgevoerd.
De methode Prince2 bestaat uit 4 geïntegreerde elementen:
1. Principes: de grondslagen waaraan een willekeurig project moet voldoen, wil het een Prince2
project zijn.
2. Thema’s: het minimale aantal managementaspecten die beheerst moeten worden gedurende
het gehele project. Ieder thema beschrijft de specifieke toepassing en de noodzaak ervan.
3. Processen: de uit te voeren processen vanaf het opstarten tot en met het afsluiten van het
project. Ieder proces beschrijft de daarbij noodzakelijke activiteiten, op te leveren
managementproducten en bijbehorende verantwoordelijkheden.
4. Op maat maken van de methode: Prince2 kan pas succesvol zijn als het verstandig wordt
toegepast. Het op maat maken van de methode op het type project en de projectomgeving is
daarom cruciaal.
, Voordelen Prince2?:
1. Best practice: de methode is ontwikkeld in de praktijk van alledag en hierdoor zeer
herkenbaar en bruikbaar.
2. Generiek toepasbaar: er worden geen specifieke eisen gesteld aan het type project om
Prince2 toe te kunnen passen. De methode is generiek.
3. Duidelijk gedefinieerde organisatiestructuur: In Prince2 worden de taken,
verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle rollen binnen een project duidelijk
beschreven.
4. Focus op bestaansrecht: is dit project nog de moeite waard? Zijn de voordelen nog steeds
gewenst en haalbaar? Overstijgen de benefits de kosten nog?
5. Focus op wat moet worden opgeleverd
6. Beheersing en controle
7. Leren en ontwikkelen
8. Aanpassen aan de projectomgeving.
Hoofdstuk 3: Principes
Prince2 is dus gebaseerd op principes waar een project aan moet voldoen en niet op een
voorgeschreven set van specifieke regels en voorschriften.
De zeven principes zijn:
1. Voortdurende zakelijke rechtvaardigheid:
Prince2 vereist dat ieder project een zakelijke rechtvaardigheid heeft, dat deze
rechtvaardigheid wordt vastgelegd en goedgekeurd en dat deze rechtvaardigheid valide blijft
gedurende de gehele levensduur van het project. Dit wordt vastgelegd in de business case en
formeel goedgekeurd.
2. Leren van ervaring:
Projectmanagement is een vak dat vooral geleerd moet worden door het toe te passen.
Ervaringen vanuit vorige projecten moeten direct worden meegenomen.
3. Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden:
Prince2 onderscheidt 3 belangen in de projectorganisatie. 1. Het bedrijfsbelang; wat heb ik
nodig om mijn bedrijfsdoelen te realiseren? En krijg ik waar voor mijn geld? 2.
Gebruikersbelang; waar moet het projectresultaat aan voldoen om het goed te kunnen
gebruiken? 3. Het leveranciersbelang; wat heb ik nodig om het projectresultaat te kunnen
realiseren? Al deze 3 belangen dienen vertegenwoordigd te worden op het hoogste
besluitvormingsniveau van het project namelijk de projectstuurgroep.
4. Management per fase:
Prince 2 splitst het project op in managementfasen. Dit maakt het mogelijk om het project
stap voor stap oftewel fase voor fase te sturen. Ieder project kent één initiatiefase en
minimaal één uitvoeringsfase.
5. Managen by exception:
Dit biedt het management de mogelijkheid controle op het onderliggende niveau uit te
oefenen zonder daar continu veel tijd in te steken. Hierbij onderscheidt Prince 2 het
projectniveau, faseniveau en werkpakketniveau. Pas wanneer de toleranties worden
overschreden moet er worden geëscaleerd naar het bovenliggende managementniveau.
Tussentijds wordt het management alleen met rapportages op hoofdpunten op de hoogte
gehouden.
