Hoofdstuk 19 Bedrijven die capaciteit met specifieke reservering beschikbaar stellen
19.1 Typologie en steunpunten
Er is geen sprake van een goederenbeweging en dus ook geen verband met de
opbrengstverantwoording. Met name de bezetting is van belang. Bij dienstverlening geldt: nu niet
verkocht, is nooit verkocht. Ook voor de interne controle op de opbrengstverantwoording is dit van
belang. Als de capaciteit eenmaal vaststaat, moet de leegstand gecontroleerd worden
leegstandscontrole. De belangrijkste steunpunten zijn: geautoriseerde tariefstructuur, capaciteit –
leegstand en leegstandscontrole.
19.2 Attentiepunten en risico’s
Beschikbare capaciteit – reserveringen = beschikbare capaciteit nieuw
19.3 Randvoorwaarden
Functiescheiding
Er moet functiescheiding bestaan tussen het vastleggen van de reservering, het controleren van de
leegstand en de facturering.
Automatisering
Een goed werkend reserveringssysteem is van levensbelang, dit stelt eisen aan de general computer
controls. Enerzijds levert het de informatie op basis waarvan reserveringsverzoeken al dan niet
worden gehonoreerd, anderzijds is het essentieel voor de facturering en de
opbrengstverantwoording. Het hart van het reserveringssysteem wordt gevormd door het
stambestand capaciteit. De juistheid van dit bestand is van groot belang.
Begroting
De meerjarenramingen vormen het uitgangspunt voor de jaarlijkse begrotingscyclus. De tarieven zijn
een bouwsteen voor de omzetbegroting. Vervolgens wordt de omzetbegroting afgezet tegen de
kostenbegroting. De verwachte winst zal worden afgezet tegen het geïnvesteerd vermogen.
Afboeking debiteuren = opboeking liquide middelen
Richtlijnen en normen
De richtlijnen hebben betrekking op het toepassen van kortingen, de betaling van de factuur,
annulering en de leegstandscontrole.
, 19.4 Processen
Vastleggen capaciteit
De capaciteit wisselt vaak, doordat:
1. Nieuwbouw en renovatie
Bedrijven staan regelmatig voor investeringsbeslissingen. Dit zijn strategische beslissingen.
Een goede administratieve organisatie is voor het belang van het registeren van de
capaciteit.
Begincapaciteit + in gebruik genomen – (tijdelijk) buiten gebruik = eindcapaciteit
2. Kamers en zalen samenvoegen en splitsen
Op basis van wensen van klanten
Vaststellen tarieven
Yield management: strategie die streeft naar een zo hoog mogelijk rendement.
Het doel van een yield management is niet een te hoge prijs te vragen, maar ook niet een te lage.
Contracten met grote klanten krijgen speciale aandacht. De uiteindelijke contractonderhandelingen
zullen op directieniveau plaatsvinden. De directie zal de contracten ook ondertekenen waarna de
administratie deze registreert in het contractenregister.
Het reserveren
Vaak kan er op verschillende manieren worden gereserveerd:
Reserveren via de reserveringscentrale
De telefoniste zal controleren in het systeem of de gewenste datum mogelijk is. Als de klant
akkoord gaat, voert de telefoniste de gegevens in het systeem in. Het systeem zal een
reserveringsbevestiging produceren die naar de klant wordt gestuurd. Een risico is dat
klanten niet verschijnen (no show). Hoe met het risico om te gaan is een commerciële
beslissing die wordt vastgelegd in de algemene voorwaarden. Het tijdstip van betalen is
natuurlijk een andere belangrijke factor, er zijn vier alternatieven mogelijk:
a. De klant dient 100% vooraf te betalen (financieel meest aantrekkelijk)
b. De klant dient vooraf 50% te betalen en achteraf de andere helft; pas na ontvangst
van de eerste 50% is de reservering definitief
c. De klant dient zijn creditcardnummer door te geven en wordt verzocht per creditcard
te betalen
d. De klant hoeft alles pas bij vertrek te betalen (meest klantvriendelijk)
Reserveren via de website
Hierbij voert de klant zelf de werkzaamheden van de telefoniste uit
Reserveren via de afdeling verkoop
Hierbij wordt een offerte uitgebracht. De offerte omvat het gehele arrangement en zal
eventueel rekening houden met de contractuele kortingen die met grote klanten zijn
overeengekomen.
Reservering bij de balie
Mensen die bij de balie reserveren voor een latere datum zullen de eerste factuur (50%)
direct contant betalen kasbetaling. De reservering zal direct door middel van het systeem
moeten worden vastgelegd. Daarnaast is het van belang dat een annulering volgens de juiste
categorie wordt behandeld, maar ook dat verantwoord wordt wat werkelijk is afgesproken
verschuivingsgevaar, namelijk minder verantwoord dan berekend.
19.1 Typologie en steunpunten
Er is geen sprake van een goederenbeweging en dus ook geen verband met de
opbrengstverantwoording. Met name de bezetting is van belang. Bij dienstverlening geldt: nu niet
verkocht, is nooit verkocht. Ook voor de interne controle op de opbrengstverantwoording is dit van
belang. Als de capaciteit eenmaal vaststaat, moet de leegstand gecontroleerd worden
leegstandscontrole. De belangrijkste steunpunten zijn: geautoriseerde tariefstructuur, capaciteit –
leegstand en leegstandscontrole.
19.2 Attentiepunten en risico’s
Beschikbare capaciteit – reserveringen = beschikbare capaciteit nieuw
19.3 Randvoorwaarden
Functiescheiding
Er moet functiescheiding bestaan tussen het vastleggen van de reservering, het controleren van de
leegstand en de facturering.
Automatisering
Een goed werkend reserveringssysteem is van levensbelang, dit stelt eisen aan de general computer
controls. Enerzijds levert het de informatie op basis waarvan reserveringsverzoeken al dan niet
worden gehonoreerd, anderzijds is het essentieel voor de facturering en de
opbrengstverantwoording. Het hart van het reserveringssysteem wordt gevormd door het
stambestand capaciteit. De juistheid van dit bestand is van groot belang.
Begroting
De meerjarenramingen vormen het uitgangspunt voor de jaarlijkse begrotingscyclus. De tarieven zijn
een bouwsteen voor de omzetbegroting. Vervolgens wordt de omzetbegroting afgezet tegen de
kostenbegroting. De verwachte winst zal worden afgezet tegen het geïnvesteerd vermogen.
Afboeking debiteuren = opboeking liquide middelen
Richtlijnen en normen
De richtlijnen hebben betrekking op het toepassen van kortingen, de betaling van de factuur,
annulering en de leegstandscontrole.
, 19.4 Processen
Vastleggen capaciteit
De capaciteit wisselt vaak, doordat:
1. Nieuwbouw en renovatie
Bedrijven staan regelmatig voor investeringsbeslissingen. Dit zijn strategische beslissingen.
Een goede administratieve organisatie is voor het belang van het registeren van de
capaciteit.
Begincapaciteit + in gebruik genomen – (tijdelijk) buiten gebruik = eindcapaciteit
2. Kamers en zalen samenvoegen en splitsen
Op basis van wensen van klanten
Vaststellen tarieven
Yield management: strategie die streeft naar een zo hoog mogelijk rendement.
Het doel van een yield management is niet een te hoge prijs te vragen, maar ook niet een te lage.
Contracten met grote klanten krijgen speciale aandacht. De uiteindelijke contractonderhandelingen
zullen op directieniveau plaatsvinden. De directie zal de contracten ook ondertekenen waarna de
administratie deze registreert in het contractenregister.
Het reserveren
Vaak kan er op verschillende manieren worden gereserveerd:
Reserveren via de reserveringscentrale
De telefoniste zal controleren in het systeem of de gewenste datum mogelijk is. Als de klant
akkoord gaat, voert de telefoniste de gegevens in het systeem in. Het systeem zal een
reserveringsbevestiging produceren die naar de klant wordt gestuurd. Een risico is dat
klanten niet verschijnen (no show). Hoe met het risico om te gaan is een commerciële
beslissing die wordt vastgelegd in de algemene voorwaarden. Het tijdstip van betalen is
natuurlijk een andere belangrijke factor, er zijn vier alternatieven mogelijk:
a. De klant dient 100% vooraf te betalen (financieel meest aantrekkelijk)
b. De klant dient vooraf 50% te betalen en achteraf de andere helft; pas na ontvangst
van de eerste 50% is de reservering definitief
c. De klant dient zijn creditcardnummer door te geven en wordt verzocht per creditcard
te betalen
d. De klant hoeft alles pas bij vertrek te betalen (meest klantvriendelijk)
Reserveren via de website
Hierbij voert de klant zelf de werkzaamheden van de telefoniste uit
Reserveren via de afdeling verkoop
Hierbij wordt een offerte uitgebracht. De offerte omvat het gehele arrangement en zal
eventueel rekening houden met de contractuele kortingen die met grote klanten zijn
overeengekomen.
Reservering bij de balie
Mensen die bij de balie reserveren voor een latere datum zullen de eerste factuur (50%)
direct contant betalen kasbetaling. De reservering zal direct door middel van het systeem
moeten worden vastgelegd. Daarnaast is het van belang dat een annulering volgens de juiste
categorie wordt behandeld, maar ook dat verantwoord wordt wat werkelijk is afgesproken
verschuivingsgevaar, namelijk minder verantwoord dan berekend.
