Processen
In dit document staan de volgende processen beschreven:
- Inkoopproces
- Voorraadproces
- Verkoopproces op rekening
- Verkoopproces tegen contante betaling
Inkoopproces
1. Inkoopimpuls
Op het moment wanneer het bestelniveau is bereikt, geeft het ERP-systeem een melding
aan een medewerker van de afdeling Inkoop om de desbetreffende aantal goederen te
bestellen.
2. Offertes aanvragen
Een medewerker van de afdeling Inkoop, die de bevoegdheid heeft verkregen, zal offertes
aanvragen bij diverse leveranciers om informatie te verkrijgen over de diensten van de
goederen en desbetreffende prijzen door middel van het ERP-systeem. Bij de offerte, die de
voordeligste prijs oplevert met een goede betalings- en leveringsvoorwaarden, zal de
medewerker dit overleggen en laten autoriseren door de hoofdmedewerker van de afdeling
Inkoop.
3. Contracten vastleggen/ondertekenen
De hoofd van afdeling Inkoop zal met de leverancier, van wie de offerte is goedgekeurd,
overleggen welke verplichtingen en bepaalde voorwaarden er zullen worden opgenomen in
de contracten. Vervolgens zullen beide partijen deze overeenkomst ondertekenen.
4. Bestellen
De hoofd van de afdeling Inkoop plaatst, door middel van het ERP-systeem, een bestelling
voor de benodigde goederen via de website, app of telefonisch bij de leverancier. Het ERP-
systeem zal deze bestelling genereren met het een uniek ordernummer van de leverancier
en dit wordt vastgelegd in het inkoopordersysteem.
5. Goederen ontvangen
De magazijnmedewerker zal de goederen in ontvangst nemen en tekenen voor de pakbon
bij de levering van de goederen door de leverancier. Vervolgens zal de
magazijnmedewerker de goederen laten scannen en door middel van het scannen zal het
ERP-systeem de artikelen controleren of zij overeenkomen met de juiste artikelen en de
juiste aantallen die zijn besteld. Het ERP-systeem zal vervolgens de goederen registeren en
bijwerken in de voorraadadministratie. Indien de artikelen zijn beschadigd zal de
magazijnmedewerker dit doorgeven aan de medewerker van de afdeling Inkoop, zodat deze
afdeling dit kan crediteren van deze beschadigde artikelen in de factuur of eventueel een
korting kunnen verkrijgen op de volgende bestelling als dit is vastgelegd in de contracten.
Tot slot zal de magazijnmedewerker de goederen in het magazijn opslaan en in de filialen
laten bijvullen door vulploegmedewerkers.
1
, Processen
6. Factuur controleren
De hoofdmedewerker van de financiële administratie zal de factuur ontvangen per post of
elektronische e-mail (of via het ERP-systeem). De hoofdmedewerker (of het ERP-systeem)
zal vervolgens ‘de three way match’ toepassen. De factuur zal dan worden gecontroleerd
aan de hand van de goederenontvangst en de bestelling. Als het systeem een afwijking
vindt, zal hier een melding worden weergeven aan de hoofdmedewerker van de financiële
administratie. Als de factuur is goedgekeurd dan zal dit worden geboekt door de
hoofdmedewerker crediteurenadministratie en zal de financiële administratie het proces van
betalen in kaart brengen (Het ERP-systeem kan dit ook automatisch zelf doen).
7. Factuur betalen
Als de factuur is goedgekeurd, zal er een controle worden verricht naar de gegevens in het
crediteurenstambestand om eventuele wijzigingen in bijvoorbeeld de bankrekening te
voorkomen. Vervolgens zal de factuur worden gearchiveerd in een digitaal archief tenzij de
onderneming over genoeg liquide middelen beschikt om de betaling direct uit te laten voeren
door de hoofd van de financiële administratie met behulp van het ERP-systeem.
Controles & Analyses
Verbandscontroles
Cijferbeoordeling
Een belangrijke cijferbeoordeling is het afzetten van de werkelijkheid tegenover het budget.
Zo zal bij inkoop een bewaking plaatsvinden hoe de werkelijke inkoop zich verbindt tot het
budget. Bij een aantal zaken dat genoemd wordt bij sommige attentiepunten is er geen
verbandscontrole mogelijk. Deze zaken zijn:
Kortingen
Boetes
Valutaverschillen
Bonussen
Inkoopresultaat
Detailcontrole
2
In dit document staan de volgende processen beschreven:
- Inkoopproces
- Voorraadproces
- Verkoopproces op rekening
- Verkoopproces tegen contante betaling
Inkoopproces
1. Inkoopimpuls
Op het moment wanneer het bestelniveau is bereikt, geeft het ERP-systeem een melding
aan een medewerker van de afdeling Inkoop om de desbetreffende aantal goederen te
bestellen.
2. Offertes aanvragen
Een medewerker van de afdeling Inkoop, die de bevoegdheid heeft verkregen, zal offertes
aanvragen bij diverse leveranciers om informatie te verkrijgen over de diensten van de
goederen en desbetreffende prijzen door middel van het ERP-systeem. Bij de offerte, die de
voordeligste prijs oplevert met een goede betalings- en leveringsvoorwaarden, zal de
medewerker dit overleggen en laten autoriseren door de hoofdmedewerker van de afdeling
Inkoop.
3. Contracten vastleggen/ondertekenen
De hoofd van afdeling Inkoop zal met de leverancier, van wie de offerte is goedgekeurd,
overleggen welke verplichtingen en bepaalde voorwaarden er zullen worden opgenomen in
de contracten. Vervolgens zullen beide partijen deze overeenkomst ondertekenen.
4. Bestellen
De hoofd van de afdeling Inkoop plaatst, door middel van het ERP-systeem, een bestelling
voor de benodigde goederen via de website, app of telefonisch bij de leverancier. Het ERP-
systeem zal deze bestelling genereren met het een uniek ordernummer van de leverancier
en dit wordt vastgelegd in het inkoopordersysteem.
5. Goederen ontvangen
De magazijnmedewerker zal de goederen in ontvangst nemen en tekenen voor de pakbon
bij de levering van de goederen door de leverancier. Vervolgens zal de
magazijnmedewerker de goederen laten scannen en door middel van het scannen zal het
ERP-systeem de artikelen controleren of zij overeenkomen met de juiste artikelen en de
juiste aantallen die zijn besteld. Het ERP-systeem zal vervolgens de goederen registeren en
bijwerken in de voorraadadministratie. Indien de artikelen zijn beschadigd zal de
magazijnmedewerker dit doorgeven aan de medewerker van de afdeling Inkoop, zodat deze
afdeling dit kan crediteren van deze beschadigde artikelen in de factuur of eventueel een
korting kunnen verkrijgen op de volgende bestelling als dit is vastgelegd in de contracten.
Tot slot zal de magazijnmedewerker de goederen in het magazijn opslaan en in de filialen
laten bijvullen door vulploegmedewerkers.
1
, Processen
6. Factuur controleren
De hoofdmedewerker van de financiële administratie zal de factuur ontvangen per post of
elektronische e-mail (of via het ERP-systeem). De hoofdmedewerker (of het ERP-systeem)
zal vervolgens ‘de three way match’ toepassen. De factuur zal dan worden gecontroleerd
aan de hand van de goederenontvangst en de bestelling. Als het systeem een afwijking
vindt, zal hier een melding worden weergeven aan de hoofdmedewerker van de financiële
administratie. Als de factuur is goedgekeurd dan zal dit worden geboekt door de
hoofdmedewerker crediteurenadministratie en zal de financiële administratie het proces van
betalen in kaart brengen (Het ERP-systeem kan dit ook automatisch zelf doen).
7. Factuur betalen
Als de factuur is goedgekeurd, zal er een controle worden verricht naar de gegevens in het
crediteurenstambestand om eventuele wijzigingen in bijvoorbeeld de bankrekening te
voorkomen. Vervolgens zal de factuur worden gearchiveerd in een digitaal archief tenzij de
onderneming over genoeg liquide middelen beschikt om de betaling direct uit te laten voeren
door de hoofd van de financiële administratie met behulp van het ERP-systeem.
Controles & Analyses
Verbandscontroles
Cijferbeoordeling
Een belangrijke cijferbeoordeling is het afzetten van de werkelijkheid tegenover het budget.
Zo zal bij inkoop een bewaking plaatsvinden hoe de werkelijke inkoop zich verbindt tot het
budget. Bij een aantal zaken dat genoemd wordt bij sommige attentiepunten is er geen
verbandscontrole mogelijk. Deze zaken zijn:
Kortingen
Boetes
Valutaverschillen
Bonussen
Inkoopresultaat
Detailcontrole
2
