Samenvatting MIS 2
Hoofdstuk 1: De veranderende rol van informatie en
informatietechnologie.
1.1 Informatietechnologie en organisaties
1.1.1
Kostenbesparing of effectiviteit niet altijd de belangrijkste overweging om informatietechnologie in
te zetten. Veiligheid of nieuwe mogelijkheden zijn ook belangrijke redenen. Rol van
informatietechnologie in organisaties is breder en meer divers dan alleen sneller of goedkoper
uitvoeren van bestaande taken.
1.1.2
Als de rol van informatietechnologie binnen een organisatie groeit, neemt ook de afhankelijkheid
tussen organisatie en informatietechnologie en de noodzaak voor betere afstemming toe. In die
ontwikkeling aantal fasen te onderkennen, door Richard Nolan in algemeen model verwerkt.
Eerste 3 fasen zijn tijdperk van geautomatiseerde dataverwerking, waarbij centrale IT-afdeling
hoofdrol speelt in planning, uitvoering en organisatie van de IT-functie.
Fasen 4-6 worden aangeduid als tijdperk van informatisering waarin het verhogen van de effectiviteit
en verbeteren van interne en externe structuur van de organisatie voorop staan. Standaardisatie en
integratie spelen in dit tijdperk belangrijke rol.
Laatste 3 fasen kenmerken zich door toenemende rol van informatiesystemen bij het leggen van
relaties tussen organisaties en wordt daarom ook wel netwerktijdperk genoemd. Meest
kenmerkende element is dat informatietechnologie wordt gebruikt om betere
samenwerkingsverbanden tussen diverse partijen mogelijk te maken. Bijvoorbeeld door afstemmen
activiteiten tussen organisaties binnen bedrijfskolom (value chain management), door het oprichten
van samenwerkingsverbanden met strategische partners (strategische allianties), of door afstemmen
van activiteiten van organisatie op specifieke wensen van klant (mass customization).
Tussen 2 opeenvolgende tijdperken steeds sprake van discontinuïteit, periode van grote verandering
waarin organisatie het ene tijdperk verlaat en volgende binnenstapt. Hierdoor ontwikkeling van
informatietechnologie niet altijd zonder problemen.
,Tussen dataverwerkingstijdperk en informatiseringstijdperk is er sprake van technologische
discontinuïteit doordat organisatie op dat moment ingrijpende veranderingen aanbrengt in de
gebruikte informatietechnologieën. Bijvoorbeeld vervangen van oude informatiesystemen door
nieuwe hardware en software voor standaardisatie.
Bij overgang van informatiseringstijdperk naar netwerktijdperk ligt aard van discontinuïteit meer in
veranderingen in de werkprocessen en de organisatiestructuur van de organisatie. Geen sprake van
technologische veranderingen, maar van veranderingen die te maken hebben met invloed die
technologie heeft op werkwijze en structuur van bestaande organisatie > organisatorische
discontinuïteit.
Invloed van informatietechnologie op organisatie neemt in het model van Nolan steeds toe. In de
eerste fasen voornamelijk automatisering. De aard van de processen die worden geautomatiseerd
veranderen niet/nauwelijks. Bijvoorbeeld automatisering financiële administratie,
salarisadministratie of debiteurenadministratie.
Meer vergaande vorm van organisatieverandering door informatietechnologie is rationalisering van
procedures. Hier leidt inzet van informatietechnologie tot wegnemen van knelpunten in processen.
Bij re-engineering gaat invloed nog verder, want hier wordt het gehele bedrijfsproces opnieuw
geanalyseerd en herontworpen.
Meest radicale vorm van organisatieverandering is bedrijfstransformatie. Dit vindt plaats als de hele
doelstelling en structuur van de organisatie opnieuw wordt ingericht door de inzet van
informatietechnologie. Op deze wijze kunnen geheel nieuwe organisatievormen ontstaan zoals
netwerkorganisaties en virtuele organisaties.
Hoe verder de inzet van informatietechnologie gaat, hoe risicovoller. Maar bij een risicovolle
bedrijfstransformatie zijn ook de potentiële voordelen van de inzet van informatietechnologie veel
hoger.
1.2 Dataverwerkingstijdperk
In het dataverwerkingstijdperk is de relatie tussen informatietechnologie en organisatie erg
ongestructureerd. Er worden 3 fasen onderkend:
1. Initiatie. Computers worden binnen organisatie geïntroduceerd. Nauwelijks of geen sprake
van bemoeienis/interesse management.
2. Uitbreiding. Gebruik computers verspreidt zich binnen organisatie. Ontstaat vaak in snel
tempo vraag naar nieuwe computertoepassingen. Management bemoeit zich nog steeds
nauwelijks met automatisering en van centrale sturing nog geen sprake.
3. Beheersing. Kosten automatisering lopen sterk op door toenemende vraag eindgebruikers.
Management wordt gedwongen zich te bemoeien en start beheersingstraject door bij
nieuwe investeringen onderbouwing te vereisen.
Dataverwerkingstijdperk kenmerkt zich door sterke groei van de rol van informatietechnologie
zonder dat daar veel sturing/beheersing door management tegenover staat. Resultaat is sterk
stijgende kostenpost, gekoppeld aan wildgroei van applicaties die niet/nauwelijks op elkaar zijn
afgestemd.
,Aan het eind van dit tijdperk zijn de kosten zo hoog opgelopen en de informatievoorziening zo
complex geworden dat ingrijpen door management onvermijdelijk wordt. Management dwingt vaak
tot gebruik maken van zelfde systeemsoftware en applicaties.
1.3 Informatiseringstijdperk
Dit tijdperk heeft betrekking op de vormgeving van interne informatievoorziening binnen
organisaties. Er ontstaat een samenhangende IT-organisatie door integratie van systemen en
gegevens. Volgende 3 fasen onderscheiden:
4. Integratie. Bestaande losstaande systemen moeten worden geïntegreerd voor verdere groei.
Dit vraagt om planning, afstemming en sturing, waardoor rol van management aanzienlijk
toeneemt.
5. Gegevensbeheer. Bij eindgebruikers verschuift behoefte aan applicaties naar behoefte aan
gegevens en informatie. Komt meer nadruk op beheer gegevens binnen organisatie.
6. Volwassenheid. Informatietechnologie is integraal onderdeel van functioneren organisatie
en wordt ook zo behandeld door management. IT-ontwikkeling op strategisch niveau
gepland.
Belangrijk kenmerk informatiseringstijdperk is dat gebruikte informatiesystemen beter op behoeften
gebruikers worden afgestemd. Gaat zowel om gebruiksvriendelijkheid als om groeiende
functionaliteit.
Om toenemende kosten beter in de hand te kunnen houden is er in dit tijdperk veel aandacht voor
standaardisatie en integratie van de gebruikte informatiesystemen (hardware en software). ERP-
systemen (1 geïntegreerd software-pakket) hierdoor ook in grote belangstelling, want voordeliger
om 1 pakket in de organisatie te ondersteunen dan allerlei verschillende.
Einde van dit tijdperk verschuift invloed van informatietechnologie van intern naar extern. Als intern
goed op orde is, ontstaan er mogelijkheden om relatie met partners buiten organisatie te versterken.
1.4 Netwerktijdperk
Kenmerkt zich door gebruik van informatietechnologie om relatie met handelspartners te
intensiveren. 3 fasen:
7. Functionele infrastructuur. Aandacht vooral voor inrichten goed afgestemde infrastructuur
zodat IT-faciliteiten goed bereikbaar zijn voor hele organisatie. Daarnaast moet de
infrastructuur flexibel zijn ingericht zodat het geen knelpunt is bij nieuwe IT-toepassingen in
latere fasen.
8. Groei op maat. Organisatie richt zich geheel op wensen van klanten d.m.v. ontwikkeling van
nieuwe toepassingen.
9. Snelle respons. Richt zich op finale afstemming tussen zeer dynamische bedrijfsprocessen en
ondersteuning van de teams van gebruikers die binnen organisatie actief zijn.
Rol van informatietechnologie in het netwerktijdperk primair gericht op flexibiliteit. Organisatie moet
zich snel kunnen aanpassen aan veranderingen in omgeving (wensen klanten of samenwerking
leveranciers). Kan betekenen dat er aan outsourcing (uitbesteden aan externe partners) wordt
gedaan voor deel IT gerelateerde taken. Door outsourcing beter toegang tot nieuwste technologieën
, en specialistische kennis. Alleen belangrijkste kerntaken op gebied van informatietechnologie in
eigen beheer.
1.5 Historisch model of groeimodel
Op het eerste gezicht lijkt Nolan-model sterk op historisch model. Vooral valt op hoe de fasen
overlappen met de tijdperken.
De 3 tijdperken in de ontwikkeling:
1. Tijdperk van de mainframes. 1960 & 1970. Eerst voorkomende wijze waarop computers in
bedrijven en overheidsinstellingen werden ingezet. Centrale structuur vanwege bijzondere
technische eisen en hoge kosten. Werden ingezet om automatiseringstoepassingen sneller
en efficiënter te laten verlopen. Hoge investeringskosten terugverdienen door reductie
personeelsbestand, mogelijk gemaakt door inzet computers.
2. Tijdperk van personal computer. 1980 & 1990. Door opkomst pc kon computer op elke plek
worden ingezet. Centralisatie lag minder voor de hand en beslissingen over hardware en
software werden gedecentraliseerd naar diverse afdelingen. Ook kon men nu zowel thuis als
op werk met computers aan de slag. Door opkomst pc grote versnippering van
computertoepassingen, communiceren of samenwerken daardoor moeilijk. Hierdoor grote
behoefte aan standaardisatie en hernieuwde centralisatie. ERP-systemen ontstonden.
3. Tijdperk van netwerken. Vanaf 1990. Bood mogelijkheden pc’s met elkaar te verbinden om
gegevens en faciliteiten uit te wisselen. Nu mogelijk om alle mensen die betrokken waren bij
bedrijfsproces, te laten samenwerken. Daardoor gehele bedrijfsprocessen opnieuw
ontworpen en effectiever en efficiënter ingericht.
Model van Nolan was vooral bedoeld als management-tool. Intentie om model te ontwikkelen dat
managers moest helpen om te kunnen zien hoe rol van informatietechnologie binnen hun organisatie
zou veranderen naarmate die organisatie meer ervaring met informatietechnologie krijgt.
Nolan-model kan ook als groeimodel worden gebruikt. Dan worden de verschillende fasen gekoppeld
aan de groei van de rol van informatietechnologie naarmate de ervaring van die organisatie
toeneemt. Dat houdt in dat:
Managers model kunnen gebruiken om ontwikkeling van informatietechnologie in
organisatie te beoordelen en sturen.
Elke organisatie, ook beginnende organisaties, het model kan gebruiken om rol van
informatietechnologie te sturen.
Een moderne organisatie zich in elke fase van het model kan bevinden. In een historisch
model bevinden meeste organisaties zich in dezelfde fase. In groeimodel op elk willekeurig
tijdstip organisaties in fase 1, anderen in fase 8 of 9.
Lang niet alle organisaties groeien door tot fase 9.
Hoofdstuk 1: De veranderende rol van informatie en
informatietechnologie.
1.1 Informatietechnologie en organisaties
1.1.1
Kostenbesparing of effectiviteit niet altijd de belangrijkste overweging om informatietechnologie in
te zetten. Veiligheid of nieuwe mogelijkheden zijn ook belangrijke redenen. Rol van
informatietechnologie in organisaties is breder en meer divers dan alleen sneller of goedkoper
uitvoeren van bestaande taken.
1.1.2
Als de rol van informatietechnologie binnen een organisatie groeit, neemt ook de afhankelijkheid
tussen organisatie en informatietechnologie en de noodzaak voor betere afstemming toe. In die
ontwikkeling aantal fasen te onderkennen, door Richard Nolan in algemeen model verwerkt.
Eerste 3 fasen zijn tijdperk van geautomatiseerde dataverwerking, waarbij centrale IT-afdeling
hoofdrol speelt in planning, uitvoering en organisatie van de IT-functie.
Fasen 4-6 worden aangeduid als tijdperk van informatisering waarin het verhogen van de effectiviteit
en verbeteren van interne en externe structuur van de organisatie voorop staan. Standaardisatie en
integratie spelen in dit tijdperk belangrijke rol.
Laatste 3 fasen kenmerken zich door toenemende rol van informatiesystemen bij het leggen van
relaties tussen organisaties en wordt daarom ook wel netwerktijdperk genoemd. Meest
kenmerkende element is dat informatietechnologie wordt gebruikt om betere
samenwerkingsverbanden tussen diverse partijen mogelijk te maken. Bijvoorbeeld door afstemmen
activiteiten tussen organisaties binnen bedrijfskolom (value chain management), door het oprichten
van samenwerkingsverbanden met strategische partners (strategische allianties), of door afstemmen
van activiteiten van organisatie op specifieke wensen van klant (mass customization).
Tussen 2 opeenvolgende tijdperken steeds sprake van discontinuïteit, periode van grote verandering
waarin organisatie het ene tijdperk verlaat en volgende binnenstapt. Hierdoor ontwikkeling van
informatietechnologie niet altijd zonder problemen.
,Tussen dataverwerkingstijdperk en informatiseringstijdperk is er sprake van technologische
discontinuïteit doordat organisatie op dat moment ingrijpende veranderingen aanbrengt in de
gebruikte informatietechnologieën. Bijvoorbeeld vervangen van oude informatiesystemen door
nieuwe hardware en software voor standaardisatie.
Bij overgang van informatiseringstijdperk naar netwerktijdperk ligt aard van discontinuïteit meer in
veranderingen in de werkprocessen en de organisatiestructuur van de organisatie. Geen sprake van
technologische veranderingen, maar van veranderingen die te maken hebben met invloed die
technologie heeft op werkwijze en structuur van bestaande organisatie > organisatorische
discontinuïteit.
Invloed van informatietechnologie op organisatie neemt in het model van Nolan steeds toe. In de
eerste fasen voornamelijk automatisering. De aard van de processen die worden geautomatiseerd
veranderen niet/nauwelijks. Bijvoorbeeld automatisering financiële administratie,
salarisadministratie of debiteurenadministratie.
Meer vergaande vorm van organisatieverandering door informatietechnologie is rationalisering van
procedures. Hier leidt inzet van informatietechnologie tot wegnemen van knelpunten in processen.
Bij re-engineering gaat invloed nog verder, want hier wordt het gehele bedrijfsproces opnieuw
geanalyseerd en herontworpen.
Meest radicale vorm van organisatieverandering is bedrijfstransformatie. Dit vindt plaats als de hele
doelstelling en structuur van de organisatie opnieuw wordt ingericht door de inzet van
informatietechnologie. Op deze wijze kunnen geheel nieuwe organisatievormen ontstaan zoals
netwerkorganisaties en virtuele organisaties.
Hoe verder de inzet van informatietechnologie gaat, hoe risicovoller. Maar bij een risicovolle
bedrijfstransformatie zijn ook de potentiële voordelen van de inzet van informatietechnologie veel
hoger.
1.2 Dataverwerkingstijdperk
In het dataverwerkingstijdperk is de relatie tussen informatietechnologie en organisatie erg
ongestructureerd. Er worden 3 fasen onderkend:
1. Initiatie. Computers worden binnen organisatie geïntroduceerd. Nauwelijks of geen sprake
van bemoeienis/interesse management.
2. Uitbreiding. Gebruik computers verspreidt zich binnen organisatie. Ontstaat vaak in snel
tempo vraag naar nieuwe computertoepassingen. Management bemoeit zich nog steeds
nauwelijks met automatisering en van centrale sturing nog geen sprake.
3. Beheersing. Kosten automatisering lopen sterk op door toenemende vraag eindgebruikers.
Management wordt gedwongen zich te bemoeien en start beheersingstraject door bij
nieuwe investeringen onderbouwing te vereisen.
Dataverwerkingstijdperk kenmerkt zich door sterke groei van de rol van informatietechnologie
zonder dat daar veel sturing/beheersing door management tegenover staat. Resultaat is sterk
stijgende kostenpost, gekoppeld aan wildgroei van applicaties die niet/nauwelijks op elkaar zijn
afgestemd.
,Aan het eind van dit tijdperk zijn de kosten zo hoog opgelopen en de informatievoorziening zo
complex geworden dat ingrijpen door management onvermijdelijk wordt. Management dwingt vaak
tot gebruik maken van zelfde systeemsoftware en applicaties.
1.3 Informatiseringstijdperk
Dit tijdperk heeft betrekking op de vormgeving van interne informatievoorziening binnen
organisaties. Er ontstaat een samenhangende IT-organisatie door integratie van systemen en
gegevens. Volgende 3 fasen onderscheiden:
4. Integratie. Bestaande losstaande systemen moeten worden geïntegreerd voor verdere groei.
Dit vraagt om planning, afstemming en sturing, waardoor rol van management aanzienlijk
toeneemt.
5. Gegevensbeheer. Bij eindgebruikers verschuift behoefte aan applicaties naar behoefte aan
gegevens en informatie. Komt meer nadruk op beheer gegevens binnen organisatie.
6. Volwassenheid. Informatietechnologie is integraal onderdeel van functioneren organisatie
en wordt ook zo behandeld door management. IT-ontwikkeling op strategisch niveau
gepland.
Belangrijk kenmerk informatiseringstijdperk is dat gebruikte informatiesystemen beter op behoeften
gebruikers worden afgestemd. Gaat zowel om gebruiksvriendelijkheid als om groeiende
functionaliteit.
Om toenemende kosten beter in de hand te kunnen houden is er in dit tijdperk veel aandacht voor
standaardisatie en integratie van de gebruikte informatiesystemen (hardware en software). ERP-
systemen (1 geïntegreerd software-pakket) hierdoor ook in grote belangstelling, want voordeliger
om 1 pakket in de organisatie te ondersteunen dan allerlei verschillende.
Einde van dit tijdperk verschuift invloed van informatietechnologie van intern naar extern. Als intern
goed op orde is, ontstaan er mogelijkheden om relatie met partners buiten organisatie te versterken.
1.4 Netwerktijdperk
Kenmerkt zich door gebruik van informatietechnologie om relatie met handelspartners te
intensiveren. 3 fasen:
7. Functionele infrastructuur. Aandacht vooral voor inrichten goed afgestemde infrastructuur
zodat IT-faciliteiten goed bereikbaar zijn voor hele organisatie. Daarnaast moet de
infrastructuur flexibel zijn ingericht zodat het geen knelpunt is bij nieuwe IT-toepassingen in
latere fasen.
8. Groei op maat. Organisatie richt zich geheel op wensen van klanten d.m.v. ontwikkeling van
nieuwe toepassingen.
9. Snelle respons. Richt zich op finale afstemming tussen zeer dynamische bedrijfsprocessen en
ondersteuning van de teams van gebruikers die binnen organisatie actief zijn.
Rol van informatietechnologie in het netwerktijdperk primair gericht op flexibiliteit. Organisatie moet
zich snel kunnen aanpassen aan veranderingen in omgeving (wensen klanten of samenwerking
leveranciers). Kan betekenen dat er aan outsourcing (uitbesteden aan externe partners) wordt
gedaan voor deel IT gerelateerde taken. Door outsourcing beter toegang tot nieuwste technologieën
, en specialistische kennis. Alleen belangrijkste kerntaken op gebied van informatietechnologie in
eigen beheer.
1.5 Historisch model of groeimodel
Op het eerste gezicht lijkt Nolan-model sterk op historisch model. Vooral valt op hoe de fasen
overlappen met de tijdperken.
De 3 tijdperken in de ontwikkeling:
1. Tijdperk van de mainframes. 1960 & 1970. Eerst voorkomende wijze waarop computers in
bedrijven en overheidsinstellingen werden ingezet. Centrale structuur vanwege bijzondere
technische eisen en hoge kosten. Werden ingezet om automatiseringstoepassingen sneller
en efficiënter te laten verlopen. Hoge investeringskosten terugverdienen door reductie
personeelsbestand, mogelijk gemaakt door inzet computers.
2. Tijdperk van personal computer. 1980 & 1990. Door opkomst pc kon computer op elke plek
worden ingezet. Centralisatie lag minder voor de hand en beslissingen over hardware en
software werden gedecentraliseerd naar diverse afdelingen. Ook kon men nu zowel thuis als
op werk met computers aan de slag. Door opkomst pc grote versnippering van
computertoepassingen, communiceren of samenwerken daardoor moeilijk. Hierdoor grote
behoefte aan standaardisatie en hernieuwde centralisatie. ERP-systemen ontstonden.
3. Tijdperk van netwerken. Vanaf 1990. Bood mogelijkheden pc’s met elkaar te verbinden om
gegevens en faciliteiten uit te wisselen. Nu mogelijk om alle mensen die betrokken waren bij
bedrijfsproces, te laten samenwerken. Daardoor gehele bedrijfsprocessen opnieuw
ontworpen en effectiever en efficiënter ingericht.
Model van Nolan was vooral bedoeld als management-tool. Intentie om model te ontwikkelen dat
managers moest helpen om te kunnen zien hoe rol van informatietechnologie binnen hun organisatie
zou veranderen naarmate die organisatie meer ervaring met informatietechnologie krijgt.
Nolan-model kan ook als groeimodel worden gebruikt. Dan worden de verschillende fasen gekoppeld
aan de groei van de rol van informatietechnologie naarmate de ervaring van die organisatie
toeneemt. Dat houdt in dat:
Managers model kunnen gebruiken om ontwikkeling van informatietechnologie in
organisatie te beoordelen en sturen.
Elke organisatie, ook beginnende organisaties, het model kan gebruiken om rol van
informatietechnologie te sturen.
Een moderne organisatie zich in elke fase van het model kan bevinden. In een historisch
model bevinden meeste organisaties zich in dezelfde fase. In groeimodel op elk willekeurig
tijdstip organisaties in fase 1, anderen in fase 8 of 9.
Lang niet alle organisaties groeien door tot fase 9.
