Basis Eventmanagement
Hoe kies je de juiste leverancier?
1. Wat is er nodig en welke doelen moeten er bereikt worden?
Nodig: leveranciers, personeel, materiaal
Doelen: intern; personeel informeren, motiveren, belonen
Extern; merkbekendheid vergroten, klanten informeren, binden
2. Maak een duidelijke briefing voor de potentiele leverancier en vraag enkele prijsopgaves op
Alle leveranciers een gelijke briefing geven om zo echt goed te kunnen vergelijken
3. Zoek informatie over de potentiele leveranciers
Hoe? Door het internet te gebruiken, referenties te checken en navraag bij collegas
4. Vraag een uitgebreide offerte op bij een klein aantal potentiele leveranciers
Een specifieke offerte aanvraag bij 3 of 4 leveranciers met het doel om te kunnen vergelijken
5. Maak een short list met 2 of 3 leveranciers en vergelijk de offertes
Let hierbij op de doelen, wat is er nodig en het budget
6. Indien mogelijk, onderhandel met de leverancier
Vaak is het mogelijk om een betere prijs te krijgen of betere service
7. Bezoek de leverancier
Voordat de definitieve keuze wordt gemaakt.
8. Kies het beste voorstel en zeg andere voorstellen af
Annuleer de andere offertes
9. Maak een contract
Verkoopcontract (leverancier), inkoopcontract (opdrachtgever)
Check ook de voorwaarden en of alle gemaakte afspraken erin staan
10. Plan een meeting voorafgaand aan het evenement om details door te nemen
Catering:
- Eten:
vb; ontbijt, brunch, picknick, lunch, diner, walking diner, bbq, amuses, hapjes
Keuzes; type evenement, doel van het evenement, type bezoeker, aantal gasten
Dieten; cultureel, medisch, overtuiging
- Dranken:
Assortiment; warm of koud, alcohol of geen alcohol
Kosten; arrangement prijs, werkelijk verbruik
Verbruik; diner 1 glas wijn, feest 2 drankjes per uur, koffie pauze 1,5 kop per persoon
Wet; leeftijd, verboden, vergunning nodig?
- Personeel:
Witte brigade; achter de schermen
Zwarte brigade; voor de schermen
Service niveau; 1 persoon bediening per 6 gasten
VB; serveerders, runners, sommelier, keuken personeel, logistiek
- Materiaal:
VB; bestek, aardewerk, glaswerk, keuken apparatuur, tafels en stoelen
Gebruik je eigen materiaal of ga je huren
i.p.v. glas, plastic gebruiken of karton
,Planning:
- Budget;
Huiscateraar, kosten keuken, garantie aantal gasten
- Tijd;
Catering planning in overall tijdplanning
- Stroomplan;
Hoeveel stroom heeft catering nodig
Wetgeving:
- HACCP, juiste bereiding
- Tijdelijke locaties: tent, bedrijfslocatie
- Permanente locaties: conference centrum, restaurant
Evenementenbureau:
- 2 typen events;
Kant en klare events
Custom made events
- Taken;
Concepting
Projectmanagement
Accountmanagement
Sales and marketing
- Know how; locaties, personeel, leveranciers, kostprijzen, ervaring
Hoe kies je een evenementenbureau:
1. Voorselectie (longlist-shortlist)
2. Pitch (3 of 4 bureaus)
3. Briefing (alle bureaus dezelfde
4. Vergoeding?
Entertainment:
- De actie om amusement of plezier te ontvangen of te bieden
- Doel:
Plezier
Informeren
Motiveren
Activeren
Publiciteit genereren
Teambuilding
Structureren
- Soorten:
Muzikale acts
Theater acts
(inter) actieve acts
Functionele acts
Kinder acts
Overige acts
, Boeken van een act:
- Boekingsbureau;
Verloning door bureau, bureau beheert de agenda
- Rechtstreeks;
Verloning door de klant, zelfstandig (factuur)
- Samen contract
Hospitality rider
Technical rider
Additionele kosten
Transport:
- Transport van leveranciers en personeel (functioneel)
- Transport van de bezoekers (functioneel en beleving)
- Auto, taxi, bus, trein, boot, vliegtuig, overig
- Uitwerken in een transportplan en een mobiliteitsplan → (hoeveel mensen komen er, hoeveel met de
auto, hoeveel met bus, hoeveel parkeerplaatsen nodig, zitten er vrouwen achter stuur of mannen ,
indeling van parkeerplaatsen)
Locaties en vereisten:
- Locatie; geschikt voor de bezoekers?
- Toegankelijkheid; auto’s, openbaar vervoer etc
- Hotels/restaurants; indien nodig
- Parkeerplaatsen; genoeg voor alle auto’s
- WiFi; free WiFi voor alle gasten
- Technische ondersteuning
- Catering
- Decoratie
- Uitstraling; past het bij het concept
- Exclusiviteit; is er ook een andere groep?
- Orginaliteit; is de locatie een verassing voor de bezoekers?
- Personeel; beschikt de locatie over eigen personeel?
- Toiletten; is er voldoende capaciteit? Wie maakt alles weer schoon?
- Gehandicapten; is de locatie uitgerust voor gehandicapten?
- Huurprijs; is de huurprijs in verhouding met wat er geleverd wordt?
- Tijd; is het mogelijk om in extra tijd op en af te bouwen?
- Akoestiek; hoe is het met de akoestiek gesteld?
- Temperatuur; is het mogelijk om de ideale temperatuur te maken?
- Overig; is er een rookzone? Zijn er break out rooms? Veiligheid?
Typen locaties:
- Prive locaties;
1. Eigenschappen:
Op eigen plek
Niet ingesteld op evenementen
Vraagt om meer voorbereiding
Meestal is er catering nodig
Voorbeelden:
Opening
Open dagen, familiedagen
Product presentaties
Meeting en personeelsfeest
Hoe kies je de juiste leverancier?
1. Wat is er nodig en welke doelen moeten er bereikt worden?
Nodig: leveranciers, personeel, materiaal
Doelen: intern; personeel informeren, motiveren, belonen
Extern; merkbekendheid vergroten, klanten informeren, binden
2. Maak een duidelijke briefing voor de potentiele leverancier en vraag enkele prijsopgaves op
Alle leveranciers een gelijke briefing geven om zo echt goed te kunnen vergelijken
3. Zoek informatie over de potentiele leveranciers
Hoe? Door het internet te gebruiken, referenties te checken en navraag bij collegas
4. Vraag een uitgebreide offerte op bij een klein aantal potentiele leveranciers
Een specifieke offerte aanvraag bij 3 of 4 leveranciers met het doel om te kunnen vergelijken
5. Maak een short list met 2 of 3 leveranciers en vergelijk de offertes
Let hierbij op de doelen, wat is er nodig en het budget
6. Indien mogelijk, onderhandel met de leverancier
Vaak is het mogelijk om een betere prijs te krijgen of betere service
7. Bezoek de leverancier
Voordat de definitieve keuze wordt gemaakt.
8. Kies het beste voorstel en zeg andere voorstellen af
Annuleer de andere offertes
9. Maak een contract
Verkoopcontract (leverancier), inkoopcontract (opdrachtgever)
Check ook de voorwaarden en of alle gemaakte afspraken erin staan
10. Plan een meeting voorafgaand aan het evenement om details door te nemen
Catering:
- Eten:
vb; ontbijt, brunch, picknick, lunch, diner, walking diner, bbq, amuses, hapjes
Keuzes; type evenement, doel van het evenement, type bezoeker, aantal gasten
Dieten; cultureel, medisch, overtuiging
- Dranken:
Assortiment; warm of koud, alcohol of geen alcohol
Kosten; arrangement prijs, werkelijk verbruik
Verbruik; diner 1 glas wijn, feest 2 drankjes per uur, koffie pauze 1,5 kop per persoon
Wet; leeftijd, verboden, vergunning nodig?
- Personeel:
Witte brigade; achter de schermen
Zwarte brigade; voor de schermen
Service niveau; 1 persoon bediening per 6 gasten
VB; serveerders, runners, sommelier, keuken personeel, logistiek
- Materiaal:
VB; bestek, aardewerk, glaswerk, keuken apparatuur, tafels en stoelen
Gebruik je eigen materiaal of ga je huren
i.p.v. glas, plastic gebruiken of karton
,Planning:
- Budget;
Huiscateraar, kosten keuken, garantie aantal gasten
- Tijd;
Catering planning in overall tijdplanning
- Stroomplan;
Hoeveel stroom heeft catering nodig
Wetgeving:
- HACCP, juiste bereiding
- Tijdelijke locaties: tent, bedrijfslocatie
- Permanente locaties: conference centrum, restaurant
Evenementenbureau:
- 2 typen events;
Kant en klare events
Custom made events
- Taken;
Concepting
Projectmanagement
Accountmanagement
Sales and marketing
- Know how; locaties, personeel, leveranciers, kostprijzen, ervaring
Hoe kies je een evenementenbureau:
1. Voorselectie (longlist-shortlist)
2. Pitch (3 of 4 bureaus)
3. Briefing (alle bureaus dezelfde
4. Vergoeding?
Entertainment:
- De actie om amusement of plezier te ontvangen of te bieden
- Doel:
Plezier
Informeren
Motiveren
Activeren
Publiciteit genereren
Teambuilding
Structureren
- Soorten:
Muzikale acts
Theater acts
(inter) actieve acts
Functionele acts
Kinder acts
Overige acts
, Boeken van een act:
- Boekingsbureau;
Verloning door bureau, bureau beheert de agenda
- Rechtstreeks;
Verloning door de klant, zelfstandig (factuur)
- Samen contract
Hospitality rider
Technical rider
Additionele kosten
Transport:
- Transport van leveranciers en personeel (functioneel)
- Transport van de bezoekers (functioneel en beleving)
- Auto, taxi, bus, trein, boot, vliegtuig, overig
- Uitwerken in een transportplan en een mobiliteitsplan → (hoeveel mensen komen er, hoeveel met de
auto, hoeveel met bus, hoeveel parkeerplaatsen nodig, zitten er vrouwen achter stuur of mannen ,
indeling van parkeerplaatsen)
Locaties en vereisten:
- Locatie; geschikt voor de bezoekers?
- Toegankelijkheid; auto’s, openbaar vervoer etc
- Hotels/restaurants; indien nodig
- Parkeerplaatsen; genoeg voor alle auto’s
- WiFi; free WiFi voor alle gasten
- Technische ondersteuning
- Catering
- Decoratie
- Uitstraling; past het bij het concept
- Exclusiviteit; is er ook een andere groep?
- Orginaliteit; is de locatie een verassing voor de bezoekers?
- Personeel; beschikt de locatie over eigen personeel?
- Toiletten; is er voldoende capaciteit? Wie maakt alles weer schoon?
- Gehandicapten; is de locatie uitgerust voor gehandicapten?
- Huurprijs; is de huurprijs in verhouding met wat er geleverd wordt?
- Tijd; is het mogelijk om in extra tijd op en af te bouwen?
- Akoestiek; hoe is het met de akoestiek gesteld?
- Temperatuur; is het mogelijk om de ideale temperatuur te maken?
- Overig; is er een rookzone? Zijn er break out rooms? Veiligheid?
Typen locaties:
- Prive locaties;
1. Eigenschappen:
Op eigen plek
Niet ingesteld op evenementen
Vraagt om meer voorbereiding
Meestal is er catering nodig
Voorbeelden:
Opening
Open dagen, familiedagen
Product presentaties
Meeting en personeelsfeest
