Hoorcollege aantekeningen Bedrijfs Processen (BRPR) HC 3 BUAS / NHTV

Er zijn soms beslissingen in processen te maken, ook die moeten in een visualisatie
zichtbaar worden, dit doe je met de vorm ruit zodat je weet dat in dat proces een beslissing
zit en wat het inhoudt. Je hebt dus eigenlijk te maken met dat je tijdens een proces of
activiteit je op een beslissingsmoment komt en dan kan je verschillende kanten op. Namelijk
links, rechts of rechtdoor, dit kan je ook wel checks en controles noemen. Soms moet je een
beslissing nemen om bij de vervolg actie te komen. Wat gaan we doen? Welke kant gaan we
doen? Welke kant gaan we op? Wat is nodig? Is de output wel goed? Dit zijn voorbeelden
van vragen die je kunt stellen bij beslissings momenten.
Swimlanes is een teken techniek waarin je een proces visualiseert. Je kunt het zien als een
zwembad met zwembanen, in elke zwembaan zit een medewerker die bepaalde taken moet
doen in een proces. Je ziet aan de begin van de swimlane altijd de actoren of de
betrokkenen vermeld, alles wat in een zwembaan gebeurd wordt gedaan door de
betrokkenen die daar vermeld is, dit zie je in een oogopslag echter zie je niet of de
betrokkenen bevoegdheid heeft voor die opdracht of eindverantwoordelijkheden heeft. Je
ziet dus wie doet wat? Naar wie gaat de output? Naar wie gaat de input?
Je kunt swimlanes ook speciale flowcharts noemen omdat het eigenlijk flowcharts zijn alleen
dan niet verticaal maar horizontaal. Hoe je bij een flowchart van boven naar beneden gaat ga
je bij swimlanes over verschillende zwembanen heen waar je van alles ziet.
Bij externe actoren zie je alleen input die ze geven of output die ze krijgen maar je ziet bij
externe actoren de activiteiten. De reden daarvoor is dat de activiteiten die zij uitvoeren als
externe actoren niet tot het proces van het bedrijf behoren. Dat de klant iets opstuurt of invult
is geen onderdeel van het bedrijfsproces aangezien het geen medewerker is. Dit is het
zelfde bij een externe leverancier die een factuur verstuurt. Hierdoor zie je in een swimlane
daar waar activiteiten zijn ingevuld dat de conclusie is dat die medewerkers behoren tot het
proces.
Je ziet in een swimlane dus direct de taken en de activiteiten uitgevoerd door de actoren en
de betrokkenen. Wat je niet goed ziet zijn de bevoegdheden en de
eindverantwoordelijkheden, de taken zijn echter wel goed zichtbaar. De vraag is dus of
bijvoorbeeld sales verantwoordelijk is voor het cancelen van een boeking. Met andere
woorden naast een swimlane waar de taken goed duidelijk in zijn moet je ook altijd de
bevoegdheden en eindverantwoordelijkheden vaststellen en toewijzen. Bij het maken van
een swimlane en de vraag die je stelt aan de personeelsleden of het klopt moet je ook altijd
de vraag stellen wie er bevoegdheid heeft en de eindverantwoordelijkheid ergens voor heeft.
Het RACI Matrix;
- Responsible (verantwoordelijk); Verantwoordelijk voor de uitvoering van een
proces of activiteit. Deze persoon legt verantwoording af aan de persoon die
accountable is. De volgende vraag kan helpen met het vinden van de Responsible;
Wie voert uit? Vakmanschap niet beschrijven alleen kritische taken.
- Accountable (verantwoordelijk); de eindverantwoordelijke die ook goedkeuring
moet geven aan het resultaat. De volgende vraag kan helpen met het vinden van de
Accountable; Wie autoriseert het resultaat? Wie is eindverantwoordelijke? Aan wie
moet (Responsible) verantwoording afleggen?
- Consulted (raadplegen); de persoon die moet worden geraadpleegd, goedkeuring
verleent of input levert aan de ‘responsible’ persoon, voorafgaand aan een stap in het
proces. De volgende vraag kan helpen met het vinden van de Consulted; Wie
controleert het resultaat? Moet vooraf geraadpleegd worden? Dit kan namelijk wel het
resultaat beinvloeden.


Bedrijfs Processen Periode 2 Hoorcollege 3