Invulblad Beslisdocument A
Performance Rapportage
Contractmanagement Deventer, juni 2020
, 1. Impact communicatiestructuur
Op basis van de huidige situatie is de communicatiematrix opgesteld. Hierin wordt de huidige situatie
bij de AAB als regieorganisatie omschreven en in hoeverre FM hierin betrokken is; de meeste
operationele diensten worden uitbesteed, maar op strategisch en tactisch niveau in eigen beheer blijft.
Communicatie Wie: vanuit Wie: vanuit Waarover: thema’s Wanneer: Hoe: communicatie
matrix per AAB leverancier frequentie vorm
organisatievorm
Strategisch MT FM Directie - Grote wijzigingen en Eén tot twee Vergaderingen
leverancier ontwikkelingen in keer per jaar (face to face)
dienstverlening middels bestuurlijk
- Doelen vaststellen met overleg
juiste prestatieniveau
- Beslissingen over
bonus/malus
- Het formeel opstellen en
doorspreken van
afspraken en
aanpassingen
Tactisch Product & Accountmanager - SLA opstellen en Eén tot vier Vergaderingen
contract- bespreken, incl. keer per jaar, (face to face) en
management kwaliteitsniveaus, wensen (afhankelijk per mail.
en eisen per Coördinatie
- Opstellen KPI’s leverancier) middels SLA.
- Kwaliteitsbespreking
Operationeel Medewerkers & Contactpersoon - Opstellen en uitvoeren van Dagelijks Digitaal (FMIS),
Facility desk PDC face to face en
- Gemaakte afspraken telefonisch.
controleren (kwaliteit) Coördinatie
- Afhandelen KWIS middels PDC.
- Dagelijkse
werkzaamheden
(Opdam & Viehoff, 2020)
Wanneer er naar een uitvoeringsorganisatie of naar een demandorganisatie gekeken wordt, verandert
de communicatiematrix ten opzichte van een regieorganisatie:
- De communicatiematrix wijkt erg af van een uitvoeringsorganisatie, omdat hier de meeste diensten
in eigen beheer worden gehouden op alle drie de niveaus en een enkele dienst op operationeel
niveau wordt uitbesteed. Hierin vervalt dus de gehele communicatie met de leverancier. Er zal dan
met het MT van FM en de directie van de AAB op strategisch niveau jaarlijks vergaderd moeten
worden, waarin dezelfde thema’s als bij een regieorganisatie besproken worden. Op tactisch
niveau blijft de communicatie, maar dan met een interne accountmanager die verantwoordelijk is
voor die dienst. Op operationeel niveau blijft de communicatie, maar is de contactpersoon de
desbetreffende medewerker van de AAB van die dienst.
- Bij een demandorganisatie ligt de knip voor uitbesteden hoger en wordt er op tactisch en
operationeel niveau uitbesteed. In de communicatiematrix zal FM dan enkel nog communiceren op
strategisch niveau. Op tactisch niveau wordt bij een demandorganisatie volledig gecommuniceerd
door de leverancier, welke ook de thema’s zal bespreken/bepalen. Op operationeel niveau zal er
dan door gecommuniceerd worden met alle contactpersonen van de leverancier en met de
medewerkers van de Facility Desk, welke ook uitbesteed wordt. Deze communicatie vindt, in zover
nodig, wel plaats met medewerkers van AAB.
Performance Rapportage
Contractmanagement Deventer, juni 2020
, 1. Impact communicatiestructuur
Op basis van de huidige situatie is de communicatiematrix opgesteld. Hierin wordt de huidige situatie
bij de AAB als regieorganisatie omschreven en in hoeverre FM hierin betrokken is; de meeste
operationele diensten worden uitbesteed, maar op strategisch en tactisch niveau in eigen beheer blijft.
Communicatie Wie: vanuit Wie: vanuit Waarover: thema’s Wanneer: Hoe: communicatie
matrix per AAB leverancier frequentie vorm
organisatievorm
Strategisch MT FM Directie - Grote wijzigingen en Eén tot twee Vergaderingen
leverancier ontwikkelingen in keer per jaar (face to face)
dienstverlening middels bestuurlijk
- Doelen vaststellen met overleg
juiste prestatieniveau
- Beslissingen over
bonus/malus
- Het formeel opstellen en
doorspreken van
afspraken en
aanpassingen
Tactisch Product & Accountmanager - SLA opstellen en Eén tot vier Vergaderingen
contract- bespreken, incl. keer per jaar, (face to face) en
management kwaliteitsniveaus, wensen (afhankelijk per mail.
en eisen per Coördinatie
- Opstellen KPI’s leverancier) middels SLA.
- Kwaliteitsbespreking
Operationeel Medewerkers & Contactpersoon - Opstellen en uitvoeren van Dagelijks Digitaal (FMIS),
Facility desk PDC face to face en
- Gemaakte afspraken telefonisch.
controleren (kwaliteit) Coördinatie
- Afhandelen KWIS middels PDC.
- Dagelijkse
werkzaamheden
(Opdam & Viehoff, 2020)
Wanneer er naar een uitvoeringsorganisatie of naar een demandorganisatie gekeken wordt, verandert
de communicatiematrix ten opzichte van een regieorganisatie:
- De communicatiematrix wijkt erg af van een uitvoeringsorganisatie, omdat hier de meeste diensten
in eigen beheer worden gehouden op alle drie de niveaus en een enkele dienst op operationeel
niveau wordt uitbesteed. Hierin vervalt dus de gehele communicatie met de leverancier. Er zal dan
met het MT van FM en de directie van de AAB op strategisch niveau jaarlijks vergaderd moeten
worden, waarin dezelfde thema’s als bij een regieorganisatie besproken worden. Op tactisch
niveau blijft de communicatie, maar dan met een interne accountmanager die verantwoordelijk is
voor die dienst. Op operationeel niveau blijft de communicatie, maar is de contactpersoon de
desbetreffende medewerker van de AAB van die dienst.
- Bij een demandorganisatie ligt de knip voor uitbesteden hoger en wordt er op tactisch en
operationeel niveau uitbesteed. In de communicatiematrix zal FM dan enkel nog communiceren op
strategisch niveau. Op tactisch niveau wordt bij een demandorganisatie volledig gecommuniceerd
door de leverancier, welke ook de thema’s zal bespreken/bepalen. Op operationeel niveau zal er
dan door gecommuniceerd worden met alle contactpersonen van de leverancier en met de
medewerkers van de Facility Desk, welke ook uitbesteed wordt. Deze communicatie vindt, in zover
nodig, wel plaats met medewerkers van AAB.
