Samenvatting FOR P2
Belangrijke pagina’s :
De Kern van de Administratieve Organisatie
Hoofdstuk 1 – Organisaties, hoe worden deze bestuurd?
Hoofdstuk 3.1 & 3.2 – Informatieverzorging
Hoofdstuk 4 – Administratieve organisatie
Hoofdstuk 5 – Typologieën en attentiepunten in relatie tot de administratieve organisatie.
Hoofdstuk 6 – Randvoorwaarden
Hoofdstuk 8 – Processen, controles en analyses
Hoofdstuk 9 – Inkoopproces handelsonderneming
Hoofdstuk 10 – Voorraadproces handelsonderneming
Hoofdstuk 11 – Verkoopproces handelsonderneming
Bedrijfsadministratie met ERP
Hoofdstuk 2 – Financiële verkoopproces handelsonderneming
Hoofdstuk 3 – Financiële inkoopproces handelsonderneming
Hoofdstuk 5.1 & 5.2 – Financiële jaarafsluiting en permanence
Hoofdstuk 5.3 & 5.5 t/m 5.7 – Voorzieningen, oninbare vorderingen, afschrijving en interest
Hoofdstuk 5.8 t/m 5.11 – Belastingen en loonkosten
,Hoofdstuk 1, 3, 4, 5 KERN
Organisatie
Een organisatie is niks meer of minder dan een samenwerkingsverband van mensen die samen een
doel nastreven. Niet alleen om winst te halen. Om de doelen te bereiken hebben organisaties
productiefactoren nodig, zoals: geld, mensen, goederen en informatie.
Administratieve organisatie en controle
De totale organisatie van het vastleggen, verzamelen en verwerken van gegevens zodat betrokkenen
van informatie kunnen worden voorzien om een organisatie te laten functioneren, te besturen en
verantwoording er over af te leggen noem je de administratieve organisatie.
De doelstelling van de administratieve organisatie is dus om betrouwbare informatie te leveren.
Echter kan dit niet altijd het geval zijn door fouten. Een goede administratieve organisatie zal zowel
bewuste als onbewuste fouten zo veel mogelijk moeten voorkomen met maatregelen vooraf
preventief, tijdens de werkzaamheden detectief of achteraf repressief.
Deze maatregelen zorgen ervoor dat:
- De informatie aan de kwaliteitseisen voldoet en vooral betrouwbaar is.
- De juiste bevoegdheden worden toegepast.
- Er geen waarden (geld of goederen) verdwijnen.
Deze maatregelen behoren tot de interne controle. Met voorkeur een interne controle die
“automatisch” verwerkt is in de administratieve organisatie. Bij de interne controle gaat het om het
toetsen van de realiteit aan de norm.
Bij internal control wordt er gewerkt aan een doel dat behaald dient te worden, het gaat om het
beheersen van de organisatie. Bij interne controle gaat het om een vergelijking van een norm met de
werkelijkheid, het is gericht op het vaststellen van fouten en onjuistheden.
Effectiviteit (effect) en efficiency (resultaat) voorbeelden:
- Het natrekken van de referenties van een nieuw personeelslid, nadat hij is aangenomen, is
niet effectief.
- Het controleren van de goederenontvangst nadat een inkoopfactuur is betaald, is niet
effectief.
- Alle in het systeem ingevoerde factuurgegevens laten controleren door een andere
medewerker is wel effectief, maar niet efficiënt.
De inrichting van de administratieve organisatie van een bedrijf is volledig afhankelijk van het soort
bedrijf. Elk bedrijf heeft een bepaalde “typologie”.
Een goede administratieve organisatie houdt rekening met de specifieke risico’s van de
onderneming.
- Typologiespecifiek. Dit zijn attentiepunten die bij elk bedrijf binnen de typologie voorkomen.
- Bedrijfs- of casusspecifiek. Dit zijn attentiepunten die wel bij het specifieke bedrijf
voorkomen, maar niet per definitie bij alle bedrijven van de typologie. Goederen met een
uiterste houdbaarheidsdatum die vernietigd worden. Dat heb je wel bij een supermarkt, maar
niet bij een fietsenwinkel.
Informatie
Informatie moet relevant, begrijpelijk en betrouwbaar zijn.
Relevant – Er zijn 3 niveaus van informatie: strategisch, tactisch en operationeel.
Operationele informatie gaat over een gebeurtenis. Operationele informatie is enkelvoudig, op
korte termijn relevant en intern. Operationele informatie is ook vrij gedetailleerd.
, Operationele informatie Afdeling of functionaris
Productieplanning: welke producten moeten gemaakt worden? Hoofd productie
Grondstoffen: welke grondstoffen zijn nodig? Productiemedewerker
Rppster: waar vind welke les plaats? Docent, student
Goederenontvangst: welke goederen zijn besteld? Magazijnmeester
Tactische informatie gaat over meer gebeurtenissen. Neem een samenvatting van alle verkopen in
een maand, dit is ook interne informatie die gaat over middellange termijn. Tactische informatie is
nodig voor het controleren, bewaken en aansturen van de bedrijfsprocessen.
Strategische informatie is informatie die relevant is voor lange termijn. Welke productietactieken
gebruiken je concurrenten op dit moment? Deze samengevatte informatie valt alleen buiten de
organisatie op te halen dus is extern. De DESTEP-analyse kan ook een hulpmiddel zijn om
strategische informatie te formuleren.
Overzicht informatiepiramide
Soort informatie Bestemd voor Doel Kenmerk Voorbeeld
Top Bepalen Technologische
Strategisch Management strategie Veelal extern ontwikkelingen Geaggregeerde informatie
Bepalen of
doelstellinge Samengevatt
Middle n gehaald e interne Omzet t.o.v.
Tactisch management worden informatie budget
Dagelijkse
gang van
zaken goed Gedetailleerd
Uitvoerend laten e interne Uit te leveren
Operationeel management verlopen informatie goederen voor A
Ook dient relevante informatie tijdigheid en effectiviteit te hebben.
Effectiviteit – De informatie dient wel effect te hebben, de directeur dient over andere zaken te
worden geïnformeerd dan de inkoper of administrateur.
Tijdigheid – Relevante informatie moet op tijd beschikbaar zijn, wanneer er vandaag een investering
gedaan dient te worden, dan zou de informatie uiterlijk gister beschikbaar moeten zijn geweest.
Begrijpelijk – Mensen moeten informatie kunnen interpreteren en in een context kunnen plaatsen.
Om informatie begrijpelijk te maken zijn er bepaalde boekhoudregels opgesteld. Als je niet weet wat
op een balans mag en wanneer iets daadwerkelijk verkocht is, dan heeft informatie weinig betekenis
voor een organisatie.
Betrouwbaar – Bepaalde bedrijven willen informatie zeker weten zodat ze ergens vanuit kunnen
gaan. Dit dient dus betrouwbaar te zijn. Organisaties dienen te weten welke type organisatie zij zijn.
De typologieën van Starreveld zijn hiervoor een hulpmiddel. Iedere typologie heeft bepaalde
randvoorwaarden.
Betrouwbare informatie dient ook juistheid en volledigheid te hebben.
Juistheid – Is de informatie correct overgenomen van de betreffende systemen?
Volledigheid – Is er niets van belang achterwege gelaten?
Informatie heeft twee kenmerken: het is een eindproduct en het moet voor iemand betekenis
hebben. Om het een betekenis te laten hebben zal het ook een gegeven moeten zijn. Wetenschap
dat het op dit moment 30 graden is in Kaapstad, zal pas informatie zijn als ik bijvoorbeeld op het punt
sta om naar Kaapstad af te reizen.
Het informatieverzorgingsproces dat vormt tot informatie als eindproduct:
Gegevens verzamelen en vastleggen -> Gegevens verwerken -> Informatie verstrekken ->voorziet in Informatiebehoefte bepaalt <- Functie
Dit proces kent ook bepaalde kwaliteitseisen:
Belangrijke pagina’s :
De Kern van de Administratieve Organisatie
Hoofdstuk 1 – Organisaties, hoe worden deze bestuurd?
Hoofdstuk 3.1 & 3.2 – Informatieverzorging
Hoofdstuk 4 – Administratieve organisatie
Hoofdstuk 5 – Typologieën en attentiepunten in relatie tot de administratieve organisatie.
Hoofdstuk 6 – Randvoorwaarden
Hoofdstuk 8 – Processen, controles en analyses
Hoofdstuk 9 – Inkoopproces handelsonderneming
Hoofdstuk 10 – Voorraadproces handelsonderneming
Hoofdstuk 11 – Verkoopproces handelsonderneming
Bedrijfsadministratie met ERP
Hoofdstuk 2 – Financiële verkoopproces handelsonderneming
Hoofdstuk 3 – Financiële inkoopproces handelsonderneming
Hoofdstuk 5.1 & 5.2 – Financiële jaarafsluiting en permanence
Hoofdstuk 5.3 & 5.5 t/m 5.7 – Voorzieningen, oninbare vorderingen, afschrijving en interest
Hoofdstuk 5.8 t/m 5.11 – Belastingen en loonkosten
,Hoofdstuk 1, 3, 4, 5 KERN
Organisatie
Een organisatie is niks meer of minder dan een samenwerkingsverband van mensen die samen een
doel nastreven. Niet alleen om winst te halen. Om de doelen te bereiken hebben organisaties
productiefactoren nodig, zoals: geld, mensen, goederen en informatie.
Administratieve organisatie en controle
De totale organisatie van het vastleggen, verzamelen en verwerken van gegevens zodat betrokkenen
van informatie kunnen worden voorzien om een organisatie te laten functioneren, te besturen en
verantwoording er over af te leggen noem je de administratieve organisatie.
De doelstelling van de administratieve organisatie is dus om betrouwbare informatie te leveren.
Echter kan dit niet altijd het geval zijn door fouten. Een goede administratieve organisatie zal zowel
bewuste als onbewuste fouten zo veel mogelijk moeten voorkomen met maatregelen vooraf
preventief, tijdens de werkzaamheden detectief of achteraf repressief.
Deze maatregelen zorgen ervoor dat:
- De informatie aan de kwaliteitseisen voldoet en vooral betrouwbaar is.
- De juiste bevoegdheden worden toegepast.
- Er geen waarden (geld of goederen) verdwijnen.
Deze maatregelen behoren tot de interne controle. Met voorkeur een interne controle die
“automatisch” verwerkt is in de administratieve organisatie. Bij de interne controle gaat het om het
toetsen van de realiteit aan de norm.
Bij internal control wordt er gewerkt aan een doel dat behaald dient te worden, het gaat om het
beheersen van de organisatie. Bij interne controle gaat het om een vergelijking van een norm met de
werkelijkheid, het is gericht op het vaststellen van fouten en onjuistheden.
Effectiviteit (effect) en efficiency (resultaat) voorbeelden:
- Het natrekken van de referenties van een nieuw personeelslid, nadat hij is aangenomen, is
niet effectief.
- Het controleren van de goederenontvangst nadat een inkoopfactuur is betaald, is niet
effectief.
- Alle in het systeem ingevoerde factuurgegevens laten controleren door een andere
medewerker is wel effectief, maar niet efficiënt.
De inrichting van de administratieve organisatie van een bedrijf is volledig afhankelijk van het soort
bedrijf. Elk bedrijf heeft een bepaalde “typologie”.
Een goede administratieve organisatie houdt rekening met de specifieke risico’s van de
onderneming.
- Typologiespecifiek. Dit zijn attentiepunten die bij elk bedrijf binnen de typologie voorkomen.
- Bedrijfs- of casusspecifiek. Dit zijn attentiepunten die wel bij het specifieke bedrijf
voorkomen, maar niet per definitie bij alle bedrijven van de typologie. Goederen met een
uiterste houdbaarheidsdatum die vernietigd worden. Dat heb je wel bij een supermarkt, maar
niet bij een fietsenwinkel.
Informatie
Informatie moet relevant, begrijpelijk en betrouwbaar zijn.
Relevant – Er zijn 3 niveaus van informatie: strategisch, tactisch en operationeel.
Operationele informatie gaat over een gebeurtenis. Operationele informatie is enkelvoudig, op
korte termijn relevant en intern. Operationele informatie is ook vrij gedetailleerd.
, Operationele informatie Afdeling of functionaris
Productieplanning: welke producten moeten gemaakt worden? Hoofd productie
Grondstoffen: welke grondstoffen zijn nodig? Productiemedewerker
Rppster: waar vind welke les plaats? Docent, student
Goederenontvangst: welke goederen zijn besteld? Magazijnmeester
Tactische informatie gaat over meer gebeurtenissen. Neem een samenvatting van alle verkopen in
een maand, dit is ook interne informatie die gaat over middellange termijn. Tactische informatie is
nodig voor het controleren, bewaken en aansturen van de bedrijfsprocessen.
Strategische informatie is informatie die relevant is voor lange termijn. Welke productietactieken
gebruiken je concurrenten op dit moment? Deze samengevatte informatie valt alleen buiten de
organisatie op te halen dus is extern. De DESTEP-analyse kan ook een hulpmiddel zijn om
strategische informatie te formuleren.
Overzicht informatiepiramide
Soort informatie Bestemd voor Doel Kenmerk Voorbeeld
Top Bepalen Technologische
Strategisch Management strategie Veelal extern ontwikkelingen Geaggregeerde informatie
Bepalen of
doelstellinge Samengevatt
Middle n gehaald e interne Omzet t.o.v.
Tactisch management worden informatie budget
Dagelijkse
gang van
zaken goed Gedetailleerd
Uitvoerend laten e interne Uit te leveren
Operationeel management verlopen informatie goederen voor A
Ook dient relevante informatie tijdigheid en effectiviteit te hebben.
Effectiviteit – De informatie dient wel effect te hebben, de directeur dient over andere zaken te
worden geïnformeerd dan de inkoper of administrateur.
Tijdigheid – Relevante informatie moet op tijd beschikbaar zijn, wanneer er vandaag een investering
gedaan dient te worden, dan zou de informatie uiterlijk gister beschikbaar moeten zijn geweest.
Begrijpelijk – Mensen moeten informatie kunnen interpreteren en in een context kunnen plaatsen.
Om informatie begrijpelijk te maken zijn er bepaalde boekhoudregels opgesteld. Als je niet weet wat
op een balans mag en wanneer iets daadwerkelijk verkocht is, dan heeft informatie weinig betekenis
voor een organisatie.
Betrouwbaar – Bepaalde bedrijven willen informatie zeker weten zodat ze ergens vanuit kunnen
gaan. Dit dient dus betrouwbaar te zijn. Organisaties dienen te weten welke type organisatie zij zijn.
De typologieën van Starreveld zijn hiervoor een hulpmiddel. Iedere typologie heeft bepaalde
randvoorwaarden.
Betrouwbare informatie dient ook juistheid en volledigheid te hebben.
Juistheid – Is de informatie correct overgenomen van de betreffende systemen?
Volledigheid – Is er niets van belang achterwege gelaten?
Informatie heeft twee kenmerken: het is een eindproduct en het moet voor iemand betekenis
hebben. Om het een betekenis te laten hebben zal het ook een gegeven moeten zijn. Wetenschap
dat het op dit moment 30 graden is in Kaapstad, zal pas informatie zijn als ik bijvoorbeeld op het punt
sta om naar Kaapstad af te reizen.
Het informatieverzorgingsproces dat vormt tot informatie als eindproduct:
Gegevens verzamelen en vastleggen -> Gegevens verwerken -> Informatie verstrekken ->voorziet in Informatiebehoefte bepaalt <- Functie
Dit proces kent ook bepaalde kwaliteitseisen:
