Eventmanagement
Inhoudsopgave
Hoorcollege 1 ‘Introductie’ ..................................................................................................................... 2
Stap 1: Formuleer je idee .................................................................................................................... 2
Stap 2: Onderzoek de haalbaarheid .................................................................................................... 5
Stap 3: Organiseer je team .................................................................................................................. 7
Hoorcollege 2 ‘Risicoanalyse’ .................................................................................................................. 8
Hoorcollege 3 ‘Organogram’ ................................................................................................................. 10
Stap 4: Promoot je event................................................................................................................... 10
Hoorcollege 4 ‘Contracten’ ................................................................................................................... 12
Stap 5: Bereid de uitvoering voor...................................................................................................... 13
Hoorcollege 5 ‘Draaiboek’ ..................................................................................................................... 15
Stap 6: Stel een draaiboek op............................................................................................................ 15
Stap 7: Voer het event uit ................................................................................................................. 16
Stap 8: Handel het event af ............................................................................................................... 17
Hoorcollege 6 ‘Draaiboek’ ..................................................................................................................... 17
Hoorcollege 7 ........................................................................................................................................ 18
Copyright
L.A. de Lacombé
2019
,Hoorcollege 1 ‘Introductie’
9 vragen over deze stof!
Een commercieel sportorganisatiebureau mag winst maken
Hoe kom je aan een opdracht?
Overheid maakt een opdracht openbaar → als bedrijf aanmelden
Aanbesteding = tender = bekendmaking van opdrachtgever voor opdracht
Acquisitie = werven of binnenhalen
Pitch = kans om je idee of voorstel te presenteren met acquisitie als doel
Bidbook = voordrachtsdossier = uitgebreide informatie om evenement binnen te halen
Evenement = georganiseerde gebeurtenis met een bepaalde grootte
Stakeholders = betrokkenen = aandeelhouders bij een bedrijf, gemeente bij een evenement
Vergunning = goedkeuring van de gemeente
Subsidie = vergoeding
Leverancier = levert producten en diensten (personen)
Een sponsor geeft geld en wilt er iets voor terug, een donateur niet
Briefing = alle informatie die je vooral krijgt
Debriefing = informatie je hebt gekregen ‘terug geven’/vertellen
Stappenplan event:
1. Formuleer je idee
2. Onderzoek de haalbaarheid
3. Organiseer je team
4. Promoot je event
5. Bereid de uitvoering voor
6. Stel een draaiboek op
7. Voer het evenement uit
8. Handel het evenement af
Stap 4 en 5 vinden tegelijkertijd plaats
Evenementenvoorstel:
1. Voorstel
2. Globale tijdsindeling voor de dag
3. Kostenbegroting
Stap 1: Formuleer je idee
1.1 Verschillende opdrachtgevers:
- Jezelf
- Externe opdrachtgever: de opdrachtgever komt van buiten jouw bedrijf of organisatie. Als
een bedrijf een andere organisatie een evenement laat organiseren, heeft dit bedrijf slechts
een beperkt risico
- Interne opdrachtgever: de opdrachtgever maakt deel uit van het bedrijf of organisatie waar
jij deel van uitmaakt
Intakegesprek = een gesprek waarin de basis wordt gelegd voor het evenementvoorstel. De
opdrachtgever moet uiteindelijk het evenementvoorstel goedkeuren
Copyright
L.A. de Lacombé
2019
, 1.2 Naam van de evenementenorganisatie
1.3 Doelgroepen
Doelgroep = een groep mensen of bedrijven die je wilt bereiken met je evenement
Tijdens het organiseren van je evenement is het belangrijk om naast de wensen van de
opdrachtgever, ook rekening te houden met de belangen van de doelgroep
Heterogene doelgroepen = doelgroepen waarvan de samenstelling van de groep erg divers is. Nadeel
van deze groep is dat je mensen moeilijk kunt bereiken
Homogene doelgroepen = doelgroepen waarin mensen zitten met dezelfde kenmerken, bijv.
achtergrond, leeftijd, opleiding, fitheid, etc. Het is voor deze groep makkelijker om een evenement te
organiseren, te promoten en sponsors en/of subsidies te krijgen
Indeling bij zakelijke events:
- Business-to-business (B2B)
Het evenement is gericht op klanten, leveranciers en zakenrelaties
- Business-to-consumer (B2C)
Het evenement is gericht op consumenten
- Business-to-personnel (B2P)
Het evenement is gericht op medewerkers van het eigen bedrijf
1.4 Doelstellingen van het evenement
Doelstellingen moeten (U)SMART geformuleerd worden. (U)SMART =
(U) = uitdagend
S = specifiek
M = meetbaar
A = aanwijsbaar
R = realistisch
T = tijdsgebonden
Return of Investment (ROI) = financiële rendement van je evenement, uitgedrukt in een percentage
van de totale kosten van je evenement.
ROI = (gecreëerde waarde – gemaakte kosten) / gemaakte kosten x 100%
1.5 Het idee
Ideeën voor een evenement kan je verkrijgen door te kijken naar andere evenementen of te
brainstormen. Bij deze laatste optie speelt creativiteit een grote rol
Big6 is een techniek om informatie op te zoeken en verwerken
1. Definieer de zoekopdracht
2. Kies een zoekstrategie (internet, kranten, boeken, etc.)
3. Zoek de informatiebronnen en informatie
4. Selecteer de informatie
5. Orden en combineer de informatie uit de verschillende bronnen
6. Evalueer
Copyright
L.A. de Lacombé
2019
Inhoudsopgave
Hoorcollege 1 ‘Introductie’ ..................................................................................................................... 2
Stap 1: Formuleer je idee .................................................................................................................... 2
Stap 2: Onderzoek de haalbaarheid .................................................................................................... 5
Stap 3: Organiseer je team .................................................................................................................. 7
Hoorcollege 2 ‘Risicoanalyse’ .................................................................................................................. 8
Hoorcollege 3 ‘Organogram’ ................................................................................................................. 10
Stap 4: Promoot je event................................................................................................................... 10
Hoorcollege 4 ‘Contracten’ ................................................................................................................... 12
Stap 5: Bereid de uitvoering voor...................................................................................................... 13
Hoorcollege 5 ‘Draaiboek’ ..................................................................................................................... 15
Stap 6: Stel een draaiboek op............................................................................................................ 15
Stap 7: Voer het event uit ................................................................................................................. 16
Stap 8: Handel het event af ............................................................................................................... 17
Hoorcollege 6 ‘Draaiboek’ ..................................................................................................................... 17
Hoorcollege 7 ........................................................................................................................................ 18
Copyright
L.A. de Lacombé
2019
,Hoorcollege 1 ‘Introductie’
9 vragen over deze stof!
Een commercieel sportorganisatiebureau mag winst maken
Hoe kom je aan een opdracht?
Overheid maakt een opdracht openbaar → als bedrijf aanmelden
Aanbesteding = tender = bekendmaking van opdrachtgever voor opdracht
Acquisitie = werven of binnenhalen
Pitch = kans om je idee of voorstel te presenteren met acquisitie als doel
Bidbook = voordrachtsdossier = uitgebreide informatie om evenement binnen te halen
Evenement = georganiseerde gebeurtenis met een bepaalde grootte
Stakeholders = betrokkenen = aandeelhouders bij een bedrijf, gemeente bij een evenement
Vergunning = goedkeuring van de gemeente
Subsidie = vergoeding
Leverancier = levert producten en diensten (personen)
Een sponsor geeft geld en wilt er iets voor terug, een donateur niet
Briefing = alle informatie die je vooral krijgt
Debriefing = informatie je hebt gekregen ‘terug geven’/vertellen
Stappenplan event:
1. Formuleer je idee
2. Onderzoek de haalbaarheid
3. Organiseer je team
4. Promoot je event
5. Bereid de uitvoering voor
6. Stel een draaiboek op
7. Voer het evenement uit
8. Handel het evenement af
Stap 4 en 5 vinden tegelijkertijd plaats
Evenementenvoorstel:
1. Voorstel
2. Globale tijdsindeling voor de dag
3. Kostenbegroting
Stap 1: Formuleer je idee
1.1 Verschillende opdrachtgevers:
- Jezelf
- Externe opdrachtgever: de opdrachtgever komt van buiten jouw bedrijf of organisatie. Als
een bedrijf een andere organisatie een evenement laat organiseren, heeft dit bedrijf slechts
een beperkt risico
- Interne opdrachtgever: de opdrachtgever maakt deel uit van het bedrijf of organisatie waar
jij deel van uitmaakt
Intakegesprek = een gesprek waarin de basis wordt gelegd voor het evenementvoorstel. De
opdrachtgever moet uiteindelijk het evenementvoorstel goedkeuren
Copyright
L.A. de Lacombé
2019
, 1.2 Naam van de evenementenorganisatie
1.3 Doelgroepen
Doelgroep = een groep mensen of bedrijven die je wilt bereiken met je evenement
Tijdens het organiseren van je evenement is het belangrijk om naast de wensen van de
opdrachtgever, ook rekening te houden met de belangen van de doelgroep
Heterogene doelgroepen = doelgroepen waarvan de samenstelling van de groep erg divers is. Nadeel
van deze groep is dat je mensen moeilijk kunt bereiken
Homogene doelgroepen = doelgroepen waarin mensen zitten met dezelfde kenmerken, bijv.
achtergrond, leeftijd, opleiding, fitheid, etc. Het is voor deze groep makkelijker om een evenement te
organiseren, te promoten en sponsors en/of subsidies te krijgen
Indeling bij zakelijke events:
- Business-to-business (B2B)
Het evenement is gericht op klanten, leveranciers en zakenrelaties
- Business-to-consumer (B2C)
Het evenement is gericht op consumenten
- Business-to-personnel (B2P)
Het evenement is gericht op medewerkers van het eigen bedrijf
1.4 Doelstellingen van het evenement
Doelstellingen moeten (U)SMART geformuleerd worden. (U)SMART =
(U) = uitdagend
S = specifiek
M = meetbaar
A = aanwijsbaar
R = realistisch
T = tijdsgebonden
Return of Investment (ROI) = financiële rendement van je evenement, uitgedrukt in een percentage
van de totale kosten van je evenement.
ROI = (gecreëerde waarde – gemaakte kosten) / gemaakte kosten x 100%
1.5 Het idee
Ideeën voor een evenement kan je verkrijgen door te kijken naar andere evenementen of te
brainstormen. Bij deze laatste optie speelt creativiteit een grote rol
Big6 is een techniek om informatie op te zoeken en verwerken
1. Definieer de zoekopdracht
2. Kies een zoekstrategie (internet, kranten, boeken, etc.)
3. Zoek de informatiebronnen en informatie
4. Selecteer de informatie
5. Orden en combineer de informatie uit de verschillende bronnen
6. Evalueer
Copyright
L.A. de Lacombé
2019
