Succesvol Studeren BIV/AO deel 2
Hoofdstuk 2 Verbandscontroles: Wat sluit je aan met wat en waarom?
2.1 Soorten verbandscontroles
Soorten verbandscontroles:
- Verband tussen twee (of meer) functioneel gescheiden transactiestromen: (voorbeeld is het leggen
van een verband tussen de opboeking van de inkooprekening, geïnitieerd door de inkoper en de opboeking
van de voorraadrekening op basis van de ontvangstregistratie door de magazijnmeester) - er wordt
gebruikgemaakt van de belangentegenstelling tussen beide medewerkers.
- Verband tussen ‘toestand’ en ‘gebeuren’: Berust op de BETA-formule - Beginstand - Eindstand =
Toevoegingen + Afname
o De SOLL-positie van de verkopen Beginvoorraad + Inkopen - Eindvoorraad = Verkopen
o Bij een verbandscontrole geef je altijd aan of die in aantallen of in geldwaarden is uitgedrukt.
o Beta-formules geld/goederenbeweging:
Goederen: BeginVoorraad (in aantallen) + Inkopen (in aantallen) - EindVoorraad
(in aantallen) = Verkopen (in aantallen)
Crediteuren: EindSaldo + Betalingen - BeginSaldo = Inkopen (in aantallen) *
InkoopPrijs
Liquide middelen: BeginSaldo + Ontvangsten (in geld) - EindSaldo = Betalingen
Debiteuren: BeginSaldo + Verkopen (in aantallen) * VerkoopPrijs - EindSaldo =
Ontvangsten (in geld)
- Verband tussen ‘opgeofferde’ en ‘verkregen’ waarden:
Wordt toegepast bij:
o Transacties met derden (bijv. het verband tussen de ontvangen goederen en de betaling aan
crediteuren)
o Interne transacties (bijv. het verband tussen de gebruikte grondstoffen en de geproduceerde
eindproducten, rekening houdend met de technische omzettingscoëfficiënten uit hoofde van
receptuur en dergelijke)
Bij massaproductie wordt op deze manier het toegestane grondstofverbruik bepaald. Dit wordt geconfronteerd
met het werkelijke verbruik, dat bij een open grondstoffenmagazijn wordt berekend aan de hand van de BETA-
formule:
o BV + I - EV = Werkelijk grondstofverbruik
o Werkelijke productie (in eenheden) x normatief gebruik per eenheid = toegestane grondstofverbruik
2.2 Verbanden per proces
2.2.1 Verbanden bij het inkoopproces
Bij inkopen worden de volgende verbanden gelegd:
- Inkopen = Toename Voorraad = Toename Crediteuren (en ook: Opboeking inkoopapplicatie
(bestelling) = Opboeking Voorraad applicatie (ontvangst) = Toename Crediteurenapplicatie
(factuur)
o Geld voornamelijk bij ondernemingen die goederen op voorraad houden
- Afname crediteuren = Afname geldmiddelen (en ook: Afname crediteurenapplicatie = Afname
betaalapplicatie)
Prijsverschillen
Wordt de voorraadadministratie bijgehouden tegen interne (handel) of vaste verrekenprijzen (productie), dan worden
verschillen met de werkelijke inkoopprijzen verantwoord op de rekening prijsverschillen
De verbandscontroles komen er dan zo uit te zien:
- Inkopen +/- prijsverschillen = Toename Voorraad
- Inkopen = Toename crediteuren
- Afname crediteuren = Afname geldmiddelen
Vergeet in je uitwerking niet te vermelden dat de rekening prijsverschillen periodiek moet worden geanalyseerd en
verklaard.
Hetzelfde geld voor eventuele koersverschillen.
Bij productiebedrijven heeft het hanteren van vaste verrekenprijzen tot gevolg dat verschillen tussen het werkelijke en
toegestane grondstofverbruik uitsluitend hoeveelheidsverschillen zijn - De prijsverschillen zijn reed geëlimineerd bij het
inkoopproces.
Koersverschillen
Bij inkopen in vreemde valuta worden de inkopen en de crediteuren geboekt tegen de koers op het aankoopmoment.
Geldt op het moment van betaling een andere koers, dan leidt dat tot transactieresultaten en verander het verband
tussen de crediteuren en de uitgaande geldbeweging al volgt:
- Afname crediteuren +/- koersverschillen = afname geldmiddelen
2.2.2 Verbanden bij het productieproces
De volgende verbandscontroles:
- Verbruikte grondstoffen volgens de productierapportage = Afgifte grondstoffen volgens de
magazijnregistratie
- Uitbetaalde uren volgens de salarisadministratie (paytime) = contract-uren = aanwezige uren
volgens de tijdsregistratie (shoptime) + geoorloofde absentie-uren
- Aanwezige uren (shoptime) = Bestede directe mensuren volgens de productierapportage
(jobtime) + indirecte uren
- Urencapaciteit volgens Vaste-Activa-administratie - Onderhoudsuren volgens technische dienst -
leegloop = Mutatie telwerken = Bestede directe machine-uren volgens de productierapportage
, - Werkelijk geproduceerde aantallen volgens de productierapportage = Ontvangen gereed product
volgens de magazijnregistratie.
De niet directe uren worden getoetst aan de hand van de vakantie-/ziekteregistraties, de onderhoudsuren volgens de
technische dienst en dergelijke, en beoordeeld in verhouding tot de normatieve percentages.
Dominante essentie: dit is een grondstof waarvan de dichtheid tijdens het omzettingsproces verandert, maar de
absolute hoeveelheid niet.
Voorbeelden: alcohol, vet en metalen zoals lood, koper en goud.
- Het verloop van de dominante essentie wordt vastgelegd in hoeveelheden in een zogenaamde
stoffenbalans.
- De dominante essentie biedt een aanknopingspunt voor de controle op de volledigheid van de verantwoorde
productie.
2.2.3 Verbanden bij het verkoopproces
De belangrijkste verbandscontroles bij het verkoopproces zijn:
- Uitgeleverde goederen x vaste (of interne) verrekenprijs = afname voorraad eindproduct =
Kostprijs verkopen
- Uitgeleverde goederen x verkoopprijs = gefactureerde orders = omzet = toename debiteuren
- Afname debiteuren = toename geldmiddelen
Worden er kortingen verstrekt, terwijl de omzet exclusief kortingen wordt geboekt, dan verandert het verband tussen
de omzet en de debiteuren als volgt:
- Omzet - verleende kortingen = toename debiteuren
2.2.4 Beschikbaarstelling van ruimte of materieel
Bij ondernemingen die (specifiek gereserveerde) ruimte ter beschikking stellen, zoals hotels en woningexploitanten, of
opbrengsten realiseren uit het beschikbaar stellen van materieel, moet op de eerste plaats de maximale
(beschikbare) capaciteit worden vastgesteld.
Bij de controle op de beschikbare capaciteit zijn de volgende verbanden gebruikelijk:
- Vaste-activa-administratie: Beginstand beschikbare capaciteit + investeringen +
capaciteitsuitbreidingen door inhuur of leasing - desinvesteringen = eindstand beschikbare
capaciteit
- Beschikbare capaciteit volgens de vaste-activa-administratie = beschikbare capaciteit volgens de
plannings- en reserveringsapplicatie
Is de beschikbare capaciteit vastgesteld, dan moet als tweede stap worden nagegaan in hoeverre deze capaciteit ook
daadwerkelijk is benut
Bij de controle op de bezetting zijn de volgende verbanden van belang:
- Bezetting x tarief per eenheid (per periode) = Gefactureerde omzet = verantwoorde opbrengst =
Toename debiteuren
- Afname debiteuren = Toename geldmiddelen
2.2.5 Beschikbaarstelling van personele capaciteit
Deze typering geldt alleen als diensten worden gefactureerd op basis van de bestede uren, zoals een schoonmaak- of
architectenbureau dat op uurbasis werkt.
In dat geval kan voor de controle op de volledigheid van de opbrengstverantwoording gebruik worden gemaakt van
maximale urencapaciteit -/- niet-benutte urencapaciteit, waarbij de laatste bestaat uit de geoorloofde absentie-uren en
de indirecte uren
De maximale (beschikbare) urencapaciteit wordt vastgesteld aan de hand van de uitbetaalde uren (paytime)
Hierop worden in mindering gebracht de geoorloofde absentie-uren met als resultaat het aantal feitelijk aanwezige
uren (shoptime)
Als laatste breng je hierop nog de indirecte uren in mindering en dan weet je het aantal direct aan opdrachten bestede
uren
Jobtime: Het aantal uren die direct aan opdrachten zijn besteed
De absentie-uren en indirecte uren worden getoetst op juistheid door die te vergelijken met (ervaring)normen en
eventuele targets.
Daarnaast moeten deze uren worden afgestemd met de verlofstaten, de ziekteregistratie en de geautoriseerde uren.
Bij de rondrekening van ‘de beschikbare’ en ‘de bestede uren’ kunnen de volgende verbanden worden gelegd:
- Uitbetaalde uren volgens de salarisadministratie (paytime) = Aanwezig uren volgens de
tijdsregistratie (shoptime) + geoorloofde absentie-uren
- Aanwezig uren volgens de tijdsregistratie (shoptime) = Aan opdracht bestede uren (jobtime) +
indirecte uren
- Aan opdrachten bestede uren (jobtime) x intern uurtarief (per functiecategorie) = Opboeking
projectapplicatie
Bij het bepalen van de beschikbare urencapaciteit wordt gebruikgemaakt van een standenregister:
- Beginstand beschikbare urencapaciteit + aanname - ontslag = eindstand beschikbare
urencapaciteit (per periode)
Verder kan het verband tussen de contracten- en de projectapplicatie worden gelegd:
- Beginstand van de contractenapplicatie + nieuwe contracten - afgeronde contracten = eindstand
van de contractenapplicatie
- Nieuwe contracten volgens de contractenapplicatie = nieuw aangelegde projecten in de
projectapplicatie
Hoofdstuk 2 Verbandscontroles: Wat sluit je aan met wat en waarom?
2.1 Soorten verbandscontroles
Soorten verbandscontroles:
- Verband tussen twee (of meer) functioneel gescheiden transactiestromen: (voorbeeld is het leggen
van een verband tussen de opboeking van de inkooprekening, geïnitieerd door de inkoper en de opboeking
van de voorraadrekening op basis van de ontvangstregistratie door de magazijnmeester) - er wordt
gebruikgemaakt van de belangentegenstelling tussen beide medewerkers.
- Verband tussen ‘toestand’ en ‘gebeuren’: Berust op de BETA-formule - Beginstand - Eindstand =
Toevoegingen + Afname
o De SOLL-positie van de verkopen Beginvoorraad + Inkopen - Eindvoorraad = Verkopen
o Bij een verbandscontrole geef je altijd aan of die in aantallen of in geldwaarden is uitgedrukt.
o Beta-formules geld/goederenbeweging:
Goederen: BeginVoorraad (in aantallen) + Inkopen (in aantallen) - EindVoorraad
(in aantallen) = Verkopen (in aantallen)
Crediteuren: EindSaldo + Betalingen - BeginSaldo = Inkopen (in aantallen) *
InkoopPrijs
Liquide middelen: BeginSaldo + Ontvangsten (in geld) - EindSaldo = Betalingen
Debiteuren: BeginSaldo + Verkopen (in aantallen) * VerkoopPrijs - EindSaldo =
Ontvangsten (in geld)
- Verband tussen ‘opgeofferde’ en ‘verkregen’ waarden:
Wordt toegepast bij:
o Transacties met derden (bijv. het verband tussen de ontvangen goederen en de betaling aan
crediteuren)
o Interne transacties (bijv. het verband tussen de gebruikte grondstoffen en de geproduceerde
eindproducten, rekening houdend met de technische omzettingscoëfficiënten uit hoofde van
receptuur en dergelijke)
Bij massaproductie wordt op deze manier het toegestane grondstofverbruik bepaald. Dit wordt geconfronteerd
met het werkelijke verbruik, dat bij een open grondstoffenmagazijn wordt berekend aan de hand van de BETA-
formule:
o BV + I - EV = Werkelijk grondstofverbruik
o Werkelijke productie (in eenheden) x normatief gebruik per eenheid = toegestane grondstofverbruik
2.2 Verbanden per proces
2.2.1 Verbanden bij het inkoopproces
Bij inkopen worden de volgende verbanden gelegd:
- Inkopen = Toename Voorraad = Toename Crediteuren (en ook: Opboeking inkoopapplicatie
(bestelling) = Opboeking Voorraad applicatie (ontvangst) = Toename Crediteurenapplicatie
(factuur)
o Geld voornamelijk bij ondernemingen die goederen op voorraad houden
- Afname crediteuren = Afname geldmiddelen (en ook: Afname crediteurenapplicatie = Afname
betaalapplicatie)
Prijsverschillen
Wordt de voorraadadministratie bijgehouden tegen interne (handel) of vaste verrekenprijzen (productie), dan worden
verschillen met de werkelijke inkoopprijzen verantwoord op de rekening prijsverschillen
De verbandscontroles komen er dan zo uit te zien:
- Inkopen +/- prijsverschillen = Toename Voorraad
- Inkopen = Toename crediteuren
- Afname crediteuren = Afname geldmiddelen
Vergeet in je uitwerking niet te vermelden dat de rekening prijsverschillen periodiek moet worden geanalyseerd en
verklaard.
Hetzelfde geld voor eventuele koersverschillen.
Bij productiebedrijven heeft het hanteren van vaste verrekenprijzen tot gevolg dat verschillen tussen het werkelijke en
toegestane grondstofverbruik uitsluitend hoeveelheidsverschillen zijn - De prijsverschillen zijn reed geëlimineerd bij het
inkoopproces.
Koersverschillen
Bij inkopen in vreemde valuta worden de inkopen en de crediteuren geboekt tegen de koers op het aankoopmoment.
Geldt op het moment van betaling een andere koers, dan leidt dat tot transactieresultaten en verander het verband
tussen de crediteuren en de uitgaande geldbeweging al volgt:
- Afname crediteuren +/- koersverschillen = afname geldmiddelen
2.2.2 Verbanden bij het productieproces
De volgende verbandscontroles:
- Verbruikte grondstoffen volgens de productierapportage = Afgifte grondstoffen volgens de
magazijnregistratie
- Uitbetaalde uren volgens de salarisadministratie (paytime) = contract-uren = aanwezige uren
volgens de tijdsregistratie (shoptime) + geoorloofde absentie-uren
- Aanwezige uren (shoptime) = Bestede directe mensuren volgens de productierapportage
(jobtime) + indirecte uren
- Urencapaciteit volgens Vaste-Activa-administratie - Onderhoudsuren volgens technische dienst -
leegloop = Mutatie telwerken = Bestede directe machine-uren volgens de productierapportage
, - Werkelijk geproduceerde aantallen volgens de productierapportage = Ontvangen gereed product
volgens de magazijnregistratie.
De niet directe uren worden getoetst aan de hand van de vakantie-/ziekteregistraties, de onderhoudsuren volgens de
technische dienst en dergelijke, en beoordeeld in verhouding tot de normatieve percentages.
Dominante essentie: dit is een grondstof waarvan de dichtheid tijdens het omzettingsproces verandert, maar de
absolute hoeveelheid niet.
Voorbeelden: alcohol, vet en metalen zoals lood, koper en goud.
- Het verloop van de dominante essentie wordt vastgelegd in hoeveelheden in een zogenaamde
stoffenbalans.
- De dominante essentie biedt een aanknopingspunt voor de controle op de volledigheid van de verantwoorde
productie.
2.2.3 Verbanden bij het verkoopproces
De belangrijkste verbandscontroles bij het verkoopproces zijn:
- Uitgeleverde goederen x vaste (of interne) verrekenprijs = afname voorraad eindproduct =
Kostprijs verkopen
- Uitgeleverde goederen x verkoopprijs = gefactureerde orders = omzet = toename debiteuren
- Afname debiteuren = toename geldmiddelen
Worden er kortingen verstrekt, terwijl de omzet exclusief kortingen wordt geboekt, dan verandert het verband tussen
de omzet en de debiteuren als volgt:
- Omzet - verleende kortingen = toename debiteuren
2.2.4 Beschikbaarstelling van ruimte of materieel
Bij ondernemingen die (specifiek gereserveerde) ruimte ter beschikking stellen, zoals hotels en woningexploitanten, of
opbrengsten realiseren uit het beschikbaar stellen van materieel, moet op de eerste plaats de maximale
(beschikbare) capaciteit worden vastgesteld.
Bij de controle op de beschikbare capaciteit zijn de volgende verbanden gebruikelijk:
- Vaste-activa-administratie: Beginstand beschikbare capaciteit + investeringen +
capaciteitsuitbreidingen door inhuur of leasing - desinvesteringen = eindstand beschikbare
capaciteit
- Beschikbare capaciteit volgens de vaste-activa-administratie = beschikbare capaciteit volgens de
plannings- en reserveringsapplicatie
Is de beschikbare capaciteit vastgesteld, dan moet als tweede stap worden nagegaan in hoeverre deze capaciteit ook
daadwerkelijk is benut
Bij de controle op de bezetting zijn de volgende verbanden van belang:
- Bezetting x tarief per eenheid (per periode) = Gefactureerde omzet = verantwoorde opbrengst =
Toename debiteuren
- Afname debiteuren = Toename geldmiddelen
2.2.5 Beschikbaarstelling van personele capaciteit
Deze typering geldt alleen als diensten worden gefactureerd op basis van de bestede uren, zoals een schoonmaak- of
architectenbureau dat op uurbasis werkt.
In dat geval kan voor de controle op de volledigheid van de opbrengstverantwoording gebruik worden gemaakt van
maximale urencapaciteit -/- niet-benutte urencapaciteit, waarbij de laatste bestaat uit de geoorloofde absentie-uren en
de indirecte uren
De maximale (beschikbare) urencapaciteit wordt vastgesteld aan de hand van de uitbetaalde uren (paytime)
Hierop worden in mindering gebracht de geoorloofde absentie-uren met als resultaat het aantal feitelijk aanwezige
uren (shoptime)
Als laatste breng je hierop nog de indirecte uren in mindering en dan weet je het aantal direct aan opdrachten bestede
uren
Jobtime: Het aantal uren die direct aan opdrachten zijn besteed
De absentie-uren en indirecte uren worden getoetst op juistheid door die te vergelijken met (ervaring)normen en
eventuele targets.
Daarnaast moeten deze uren worden afgestemd met de verlofstaten, de ziekteregistratie en de geautoriseerde uren.
Bij de rondrekening van ‘de beschikbare’ en ‘de bestede uren’ kunnen de volgende verbanden worden gelegd:
- Uitbetaalde uren volgens de salarisadministratie (paytime) = Aanwezig uren volgens de
tijdsregistratie (shoptime) + geoorloofde absentie-uren
- Aanwezig uren volgens de tijdsregistratie (shoptime) = Aan opdracht bestede uren (jobtime) +
indirecte uren
- Aan opdrachten bestede uren (jobtime) x intern uurtarief (per functiecategorie) = Opboeking
projectapplicatie
Bij het bepalen van de beschikbare urencapaciteit wordt gebruikgemaakt van een standenregister:
- Beginstand beschikbare urencapaciteit + aanname - ontslag = eindstand beschikbare
urencapaciteit (per periode)
Verder kan het verband tussen de contracten- en de projectapplicatie worden gelegd:
- Beginstand van de contractenapplicatie + nieuwe contracten - afgeronde contracten = eindstand
van de contractenapplicatie
- Nieuwe contracten volgens de contractenapplicatie = nieuw aangelegde projecten in de
projectapplicatie
