Hoofdstuk 6: Randvoorwaarden van de administratieve organisatie
6.1 Functiescheiding
Een belangrijke randvoorwaarde voor een goede AO is functiescheiding. Hoe kleiner de organisatie, hoe lastiger dit in
te richten.
Principe: bij elke gebeurtenis zijn twee of meer medewerkers betrokken. Dit zorgt voor gescheiden registraties in de
administratie, waardoor betrouwbaarheid wordt gewaarborgd.
Magazijnmeester: integer persoon die zorgt dat de voorraad klopt en voorraadtekorten tegengaat.
Door functiescheiding zijn de belangen van medewerkers vaak tegengesteld, waardoor checks and balances ontstaan.
Belangrijk: functiescheiding werkt alleen als registraties regelmatig worden vergeleken.
Belangrijkste scheidingen:
1. Beschikkende functie: beslist over activa van de organisatie (bijv. inkoper,
verkoper)
2. Bewarende functie: beheert activa of passiva (bijv. magazijnmeester,
kassamedewerker) en mag er alleen mee werken na toestemming van een ander
3. Registrerende/controlerende functie: registreert transacties en controleert
deze tegelijkertijd
4. Uitvoerende functie: voert overige activiteiten uit die niet onder de andere
functies vallen
6.2 Automatisering
Veel AO- en IC-maatregelen vinden tegenwoordig plaats in ERP-systemen (Enterprise
Resource Planning).
ERP ondersteunt de gehele bedrijfsvoering.
De betrouwbaarheid van hardware en software is essentieel om betrouwbare informatie te
garanderen.
6.3 Begroting en normen
Een begroting is een raming van toekomstige inkomsten en
uitgaven en is afgeleid van:
- Meerjarenplan → opgesteld door de directie
- Jaarplan → afgeleid van het meerjarenplan
Begroting als managementinstrument:
Verkoopbegroting vormt vaak het uitgangspunt voor andere
begrotingen (inkoop, productie, personeelskosten)
Managers maken de deelbegrotingen
Samen vormen deze de investering-, exploitatie- en liquiditeitsbegroting
Hoofdadministratie bewaakt de samenhang van de begrotingen
Budget vs. begroting:
Budget: taakstellende, verplichtende begroting
Afgesproken budgetten worden vastgelegd in het informatiesysteem
Zo kan snel worden gecontroleerd of de werkelijke situatie (IST) overeenkomt met de begroting (SOLL)
Afwijkingen worden door het management bijgestuurd
Rol van begroting in AO:
- Toetsingsinstrument voor de leiding
- Normen in de begroting maken beoordeling van werkelijke resultaten mogelijk
- Met een verschillenanalyse kan de oorzaak van afwijkingen worden onderzocht
6.4 Richtlijnen
Richtlijnen zijn spelregels waaraan medewerkers zich moeten
houden bij het uitvoeren van processen.
Doel: uniformiteit in uitvoering, zodat processen beheersbaar en
betrouwbaar zijn
Hierdoor neemt de kwaliteit van de informatie en de efficiëntie van de
organisatie toe
6.1 Functiescheiding
Een belangrijke randvoorwaarde voor een goede AO is functiescheiding. Hoe kleiner de organisatie, hoe lastiger dit in
te richten.
Principe: bij elke gebeurtenis zijn twee of meer medewerkers betrokken. Dit zorgt voor gescheiden registraties in de
administratie, waardoor betrouwbaarheid wordt gewaarborgd.
Magazijnmeester: integer persoon die zorgt dat de voorraad klopt en voorraadtekorten tegengaat.
Door functiescheiding zijn de belangen van medewerkers vaak tegengesteld, waardoor checks and balances ontstaan.
Belangrijk: functiescheiding werkt alleen als registraties regelmatig worden vergeleken.
Belangrijkste scheidingen:
1. Beschikkende functie: beslist over activa van de organisatie (bijv. inkoper,
verkoper)
2. Bewarende functie: beheert activa of passiva (bijv. magazijnmeester,
kassamedewerker) en mag er alleen mee werken na toestemming van een ander
3. Registrerende/controlerende functie: registreert transacties en controleert
deze tegelijkertijd
4. Uitvoerende functie: voert overige activiteiten uit die niet onder de andere
functies vallen
6.2 Automatisering
Veel AO- en IC-maatregelen vinden tegenwoordig plaats in ERP-systemen (Enterprise
Resource Planning).
ERP ondersteunt de gehele bedrijfsvoering.
De betrouwbaarheid van hardware en software is essentieel om betrouwbare informatie te
garanderen.
6.3 Begroting en normen
Een begroting is een raming van toekomstige inkomsten en
uitgaven en is afgeleid van:
- Meerjarenplan → opgesteld door de directie
- Jaarplan → afgeleid van het meerjarenplan
Begroting als managementinstrument:
Verkoopbegroting vormt vaak het uitgangspunt voor andere
begrotingen (inkoop, productie, personeelskosten)
Managers maken de deelbegrotingen
Samen vormen deze de investering-, exploitatie- en liquiditeitsbegroting
Hoofdadministratie bewaakt de samenhang van de begrotingen
Budget vs. begroting:
Budget: taakstellende, verplichtende begroting
Afgesproken budgetten worden vastgelegd in het informatiesysteem
Zo kan snel worden gecontroleerd of de werkelijke situatie (IST) overeenkomt met de begroting (SOLL)
Afwijkingen worden door het management bijgestuurd
Rol van begroting in AO:
- Toetsingsinstrument voor de leiding
- Normen in de begroting maken beoordeling van werkelijke resultaten mogelijk
- Met een verschillenanalyse kan de oorzaak van afwijkingen worden onderzocht
6.4 Richtlijnen
Richtlijnen zijn spelregels waaraan medewerkers zich moeten
houden bij het uitvoeren van processen.
Doel: uniformiteit in uitvoering, zodat processen beheersbaar en
betrouwbaar zijn
Hierdoor neemt de kwaliteit van de informatie en de efficiëntie van de
organisatie toe
