Hoofdstuk 7 Automatisering
7.1 Relatie tussen automatisering en administratieve organisatie
Als we naar de definitie van AO kijken, zien we dat het gaat om ‘iets doen’ met gegevens om zo informatie te
verstrekken. Dit ‘iets doen’ bestaat uit:
1. Verzamelen
2. Vastleggen
3. Verwerken
Automatisering: menselijke arbeid is vervangen door een
computer of door een computerprogramma.
Informatiesysteem: worden de activiteiten van het
informatieverzorgingsproces uitgevoerd: gegevens verzamelen,
vastleggen en verwerken en informatie verstrekken.
Invoergegevens - zijn de grondstoffen voor het eindproduct, de
informatie (bijv. order van een klant)
Gegevensverzamelingen - is een archief met gegevens die al
eerder zijn vastgelegd (bijv. klant- or productgegevens)
Verwerking gegevens - De gegevens worden omgezet in informatie
Uitvoergegevens - Het eindproduct. Het informatiesysteem is bedoeld en opgezet om informatie te leveren (bijv. een
orderbevestiging)
Procedures en programma’s –
- Programma’s (software) sturen de gegevensverwerking.
- Procedures (richtlijnen) zijn alle afspraken die binnen een organisatie zijn gemaakt over het gebruik van het
informatiesysteem. (Bijv. afspraken over wie zorgt voor welke input of over wie welke informatie mag
opvragen)
Mensen - mensen werken enerzijds mee bij de productie van informatie (bijv. gegevens aanleveren), anderzijds zijn zij
de gebruikers van het eindproduct
Hulpmiddelen - zijn alle ‘dingen’ die het informatiesysteem nodig heeft om te kunnen werken (hardware en netwerken
(communicatiemiddelen waarmee gegevens worden verzameld en informatie wordt verspreid))
7.2 Aard van de automatisering binnen de organisatie
Als we kijken naar de primaire processen van een organisatie kunnen we grofweg 3 varianten onderscheiden:
- In het primaire proces speelt automatisering geen rol.
- Het primaire proces wordt ondersteund door of misschien wel aangestuurd door automatisering.
- Het primaire proces is automatisering.
Eilandautomatisering is een situatie binnen een organisatie waarin verschillende afdelingen of processen elk hun
eigen, losse automatiseringssystemen hebben die niet of nauwelijks met elkaar zijn verbonden, waardoor
gegevens vaak dubbel worden vastgelegd en de samenwerking tussen systemen beperkt is.
7.3 Enterprise resource planning
Enterprice resource planning (ERP): hierdoor kwam er één informatiesysteem in de organisatie dat alle processen
automatiseert en alle informatie voor alle medewerkers levert - het werkt met centrale gegevensopslag in een
database.
Nadelen ERP-systemen:
- Zijn complex
- Duur in aanschaf
- Kennen vaak een lang implementatietraject.
- Ze bieden geen maatwerkoplossing
Als een bedrijf een ERP-systeem invoert, heeft het bedrijf in principe maar met een softwareleverancier te maken
Het invoeren ervan kan lastig zijn (zeker bij grote organisaties)
ERP-systemen zijn opgebouwd uit losse modules. Voor elke afdeling of elk functioneel gebied binnen een organisatie is
een module beschikbaar
ERP systemen bevatten operationele gegevens (bijv. openstaande orders, de actuele voorraad of het
debiteurensaldi) - met deze gegevens wordt het operationele proces optimaal ondersteund - De informatie is altijd
actueel.
7.4 Ontwikkelingen binnen automatisering
7.4.1 Internet
Belangrijk verkoopkanaal
Samenwerking in de supply chain (van grondstof tot eindproduct bij de klant) tussen bedrijven vindt ook grotendeels
plaats via internettechnologie
Bedrijven moeten zowel hun jaarcijfers bij de KVK als de belastingaangiftes op uniforme digitale wijze doen, via
standard business reporting (SBR)
Een ontwikkeling die de mogelijke impact en kwetsbaarheid verder kan vergroten, is het internet of Things (IoT):
hierbij vindt de invoer van gegevens op het internet niet meer door mensen plaats (bijv. wanneer je iets bij bol besteld),
maar door apparaten.
Een andere ontwikkeling is de opkomst van het Internet of Behavior (IoB): Hiermee wordt bedoeld het met behulp
van sensoren vastleggen van het menselijk gedrag (bijv. google’s assistant, de video deurbel etc.)
7.1 Relatie tussen automatisering en administratieve organisatie
Als we naar de definitie van AO kijken, zien we dat het gaat om ‘iets doen’ met gegevens om zo informatie te
verstrekken. Dit ‘iets doen’ bestaat uit:
1. Verzamelen
2. Vastleggen
3. Verwerken
Automatisering: menselijke arbeid is vervangen door een
computer of door een computerprogramma.
Informatiesysteem: worden de activiteiten van het
informatieverzorgingsproces uitgevoerd: gegevens verzamelen,
vastleggen en verwerken en informatie verstrekken.
Invoergegevens - zijn de grondstoffen voor het eindproduct, de
informatie (bijv. order van een klant)
Gegevensverzamelingen - is een archief met gegevens die al
eerder zijn vastgelegd (bijv. klant- or productgegevens)
Verwerking gegevens - De gegevens worden omgezet in informatie
Uitvoergegevens - Het eindproduct. Het informatiesysteem is bedoeld en opgezet om informatie te leveren (bijv. een
orderbevestiging)
Procedures en programma’s –
- Programma’s (software) sturen de gegevensverwerking.
- Procedures (richtlijnen) zijn alle afspraken die binnen een organisatie zijn gemaakt over het gebruik van het
informatiesysteem. (Bijv. afspraken over wie zorgt voor welke input of over wie welke informatie mag
opvragen)
Mensen - mensen werken enerzijds mee bij de productie van informatie (bijv. gegevens aanleveren), anderzijds zijn zij
de gebruikers van het eindproduct
Hulpmiddelen - zijn alle ‘dingen’ die het informatiesysteem nodig heeft om te kunnen werken (hardware en netwerken
(communicatiemiddelen waarmee gegevens worden verzameld en informatie wordt verspreid))
7.2 Aard van de automatisering binnen de organisatie
Als we kijken naar de primaire processen van een organisatie kunnen we grofweg 3 varianten onderscheiden:
- In het primaire proces speelt automatisering geen rol.
- Het primaire proces wordt ondersteund door of misschien wel aangestuurd door automatisering.
- Het primaire proces is automatisering.
Eilandautomatisering is een situatie binnen een organisatie waarin verschillende afdelingen of processen elk hun
eigen, losse automatiseringssystemen hebben die niet of nauwelijks met elkaar zijn verbonden, waardoor
gegevens vaak dubbel worden vastgelegd en de samenwerking tussen systemen beperkt is.
7.3 Enterprise resource planning
Enterprice resource planning (ERP): hierdoor kwam er één informatiesysteem in de organisatie dat alle processen
automatiseert en alle informatie voor alle medewerkers levert - het werkt met centrale gegevensopslag in een
database.
Nadelen ERP-systemen:
- Zijn complex
- Duur in aanschaf
- Kennen vaak een lang implementatietraject.
- Ze bieden geen maatwerkoplossing
Als een bedrijf een ERP-systeem invoert, heeft het bedrijf in principe maar met een softwareleverancier te maken
Het invoeren ervan kan lastig zijn (zeker bij grote organisaties)
ERP-systemen zijn opgebouwd uit losse modules. Voor elke afdeling of elk functioneel gebied binnen een organisatie is
een module beschikbaar
ERP systemen bevatten operationele gegevens (bijv. openstaande orders, de actuele voorraad of het
debiteurensaldi) - met deze gegevens wordt het operationele proces optimaal ondersteund - De informatie is altijd
actueel.
7.4 Ontwikkelingen binnen automatisering
7.4.1 Internet
Belangrijk verkoopkanaal
Samenwerking in de supply chain (van grondstof tot eindproduct bij de klant) tussen bedrijven vindt ook grotendeels
plaats via internettechnologie
Bedrijven moeten zowel hun jaarcijfers bij de KVK als de belastingaangiftes op uniforme digitale wijze doen, via
standard business reporting (SBR)
Een ontwikkeling die de mogelijke impact en kwetsbaarheid verder kan vergroten, is het internet of Things (IoT):
hierbij vindt de invoer van gegevens op het internet niet meer door mensen plaats (bijv. wanneer je iets bij bol besteld),
maar door apparaten.
Een andere ontwikkeling is de opkomst van het Internet of Behavior (IoB): Hiermee wordt bedoeld het met behulp
van sensoren vastleggen van het menselijk gedrag (bijv. google’s assistant, de video deurbel etc.)
