Hoofdstuk 3 Contractenregisters
Het aangaan van verbintenissen met derden is slechts voorbehouden aan medewerkers met een beschikkende
functie (Directieleden, het hoof verkoop, het hoof inkoop en de procuratiehouders)
Voor het aangaan en het vastleggen van de verbintenissen met derden is er een contractenregister
(contractenapplicatie)
Er gelden bij contractenregisters de volgende regels:
- Vastleggen van contracten: Alle verplichtingen met derden (bijvoorbeeld inkoop- en verkoopcontracten of
huurovereenkomsten) worden vastgelegd in de contractenapplicatie.
- Rol van de beschikkende medewerker: Een beschikkende medewerker ondertekent het contract en zorgt
er gelijktijdig voor dat de contractenapplicatie wordt bijgewerkt. Deze medewerker controleert de invoer en
keurt bij akkoord het contract elektronisch goed.
- Invoer en applicatiecontroles: Bij het invoeren van contractgegevens gelden applicatiecontroles, zoals:
o Zijn de ingevoerde gegevens geldig?
o Is de invoerende medewerker daartoe bevoegd?
o Doorlopende nummering en wijzigingsbeperkingen
o Contracten krijgen automatisch een doorlopend volgnummer.
o Na autorisatie kunnen de gegevens in de contractenapplicatie niet meer worden gewijzigd.
- Gebruik van de applicatie: Voor één of enkele contracten is het gebruik van een contractenapplicatie vaak niet
realistisch.
- Bij financiële instellingen zoals banken en verzekeraars ligt dit anders: hier moet de nadruk sterk op de
contractenprocedure liggen. Het is essentieel dat:
o Alleen beschikkende medewerkers verplichtingen aangaan, waarden creëren en geld of goederen in
ontvangst nemen.
o Deze handelingen juist, volledig en tijdig in de contractenapplicatie worden vastgelegd.
- Synoniemen: Begrippen
als contractenregister, creatieregister, contractenapplicatie en contractencreatieapplicatie kunnen als
synoniemen worden gebruikt.
- Afsluiten van contracten: In de contractenapplicatie moet de mogelijkheid bestaan om een contract af te
sluiten zodra aan de prestatie of andere voorwaarden is voldaan.
Het aangaan van verbintenissen met derden is slechts voorbehouden aan medewerkers met een beschikkende
functie (Directieleden, het hoof verkoop, het hoof inkoop en de procuratiehouders)
Voor het aangaan en het vastleggen van de verbintenissen met derden is er een contractenregister
(contractenapplicatie)
Er gelden bij contractenregisters de volgende regels:
- Vastleggen van contracten: Alle verplichtingen met derden (bijvoorbeeld inkoop- en verkoopcontracten of
huurovereenkomsten) worden vastgelegd in de contractenapplicatie.
- Rol van de beschikkende medewerker: Een beschikkende medewerker ondertekent het contract en zorgt
er gelijktijdig voor dat de contractenapplicatie wordt bijgewerkt. Deze medewerker controleert de invoer en
keurt bij akkoord het contract elektronisch goed.
- Invoer en applicatiecontroles: Bij het invoeren van contractgegevens gelden applicatiecontroles, zoals:
o Zijn de ingevoerde gegevens geldig?
o Is de invoerende medewerker daartoe bevoegd?
o Doorlopende nummering en wijzigingsbeperkingen
o Contracten krijgen automatisch een doorlopend volgnummer.
o Na autorisatie kunnen de gegevens in de contractenapplicatie niet meer worden gewijzigd.
- Gebruik van de applicatie: Voor één of enkele contracten is het gebruik van een contractenapplicatie vaak niet
realistisch.
- Bij financiële instellingen zoals banken en verzekeraars ligt dit anders: hier moet de nadruk sterk op de
contractenprocedure liggen. Het is essentieel dat:
o Alleen beschikkende medewerkers verplichtingen aangaan, waarden creëren en geld of goederen in
ontvangst nemen.
o Deze handelingen juist, volledig en tijdig in de contractenapplicatie worden vastgelegd.
- Synoniemen: Begrippen
als contractenregister, creatieregister, contractenapplicatie en contractencreatieapplicatie kunnen als
synoniemen worden gebruikt.
- Afsluiten van contracten: In de contractenapplicatie moet de mogelijkheid bestaan om een contract af te
sluiten zodra aan de prestatie of andere voorwaarden is voldaan.
