Hoofdstuk 4 Standenregisters
4.1 Wat is een standenregister?
Een standenregister: is het controlemiddel bij periodieke ontvangsten of betalingen, zoals abonnementen, huren,
verzekeringspremies en salarissen.
Een standenregister maakt een totaalcontrole mogelijk en dat is efficiënter dan een detailcontrole van de individuele
posten.
Zo kunnen uitbetaalde salarissen maandelijks worden aangesloten met het totaal volgens het standenregister, ook
controletotaal, controlestand of soll-positie genoemd.
Dit controletotaal is de eindstand, berekend uit de beginstand en de bij- en af mutaties in de bewuste periode.
De eindstand is weer de beginstand van de volgende periode
4.2 Het klassieke standenregister
Hoe kun je op eenvoudige wijze de uitbetaalde salarissen controleren? En hoe pakken we dit procedureel aan?
- Er wordt een totaaltelling gemaakt van de brutosalarissen, zoals vermeld in de arbeidsovereenkomsten. Dit
totaal wordt vastgelegd in een standenregister
- Bij het opstellen van een nieuwe arbeidsovereenkomst maakt een medewerker personeelszaken hier een
vastlegging in het standenregister van, mar aparte kolommen voor:
o De datum
o Een verwijzing naar de arbeidsovereenkomst
o Het overeengekomen bruto maandsalaris en
o Het salaris over de huidige maand
- De medewerker personeelszaken berekent de nieuwe totalen en noteert deze in het standenregister
- Het hoofd personeelszaken, belast met de controle en ondertekening van het standenregister (beschikkende
functie), stelt vast dat de gegevens correct zijn overgenomen en dat de totalen juist zijn berekend. Vervolgens
parafeert hij de nieuwe tellingen in het register
- Het hoofd administratie stelt elke maand vast dat de brutoloonsom, zoals bepaald door de
salarisadministratie, aansluit met het controletotaal volgens het standenregister.
Hoe nu om te gaan met medewerkers die van de loonlijst moeten worden afgevoerd?
- Een medewerker personeelszaken maakt aan de hand van de ontslagbrief een aantekening in het
standenregister en berekent de nieuwe totalen, overeenkomstig de procedure bij aannames
- Het hoofd personeelszaken stelt aan de hand van de ontslagbrief vast dat de ‘af mutatie’ terecht is en dat de
nieuwe totalen correct zijn berekend. Daarna parafeert hij de totalen in het register
- De procedure rond de maandelijkse aansluiting tussen de brutoloonsom en het standenregister blijft
ongewijzigd.
Het standenregister dient verschillende doelen:
- Registratie van de totale personeelssterkte
- Registratie van de periodieke loonsom
- Registratie van de bruto maandlast
4.3 Het geautomatiseerde standenregister
De procedure als gebruikt wordt gemaakt van de geautomatiseerde variant van het standenregister:
- De medewerker personeelszaken beschikt in zijn menuscherm over de optie ‘aanmaken van
arbeidsovereenkomst’.
- Die optie stelt hem in staat om, via een schermdialoog met het personeelsinformatiesysteem, een
arbeidsovereenkomst op te stellen door het invoeren van de NAW-gegevens, het salaris en het
rekeningnummer.
- Hij mag niet: de arbeidsovereenkomst finaliseren
- Het toekennen van de definitieve status is voorbehouden aan het hoofd personeelszaken, nadat deze op zijn
scherm een melding krijg ‘te controleren concept arbeidsovereenkomsten’. - het hoofd personeelszaken
verifieert de gegevens en fiatteert ze elektronisch. Daarmee worden de volgende zaken in gang gezet:
- Een printer genereert de nieuwe arbeidsovereenkomst
- De salarisadministratie wordt bijgewerkt door de aanmaak van een nieuw record met de NAW-, loon- en
rekeningnummergegevens en
- De controletotalen in het geautomatiseerde informatiesysteem worden opgehoogd.
- Er moet in een audit trail worden voorzien, denk aan transactieloggingsdata. Van daaruit kan de audit trail
tussen twee standen altijd worden herleid
- Tot slot is het goed om de volgende punten voor ogen te houden:
o In het standenregister mogen alleen door bevoegde medewerkers geautoriseerde contracten en
overeenkomsten worden opgenomen
o Door extra kolommen toe te voegen kunnen in het standenregister tal van andere gegevens worden
vastgelegd, zowel kwantitatief als kwalitatief.
o Leg bij periodieke opbrengsten niet alleen de aansluiting tussen het standenregister en de
verantwoorde opbrengsten, maar ook met het totaal van de verzonden acceptgiro’s en de lijst van
automatische incasso-opdrachten. Bij periodieke betalingen kan een verband met de totale
betalingsopdracht worden gelegd.
4.1 Wat is een standenregister?
Een standenregister: is het controlemiddel bij periodieke ontvangsten of betalingen, zoals abonnementen, huren,
verzekeringspremies en salarissen.
Een standenregister maakt een totaalcontrole mogelijk en dat is efficiënter dan een detailcontrole van de individuele
posten.
Zo kunnen uitbetaalde salarissen maandelijks worden aangesloten met het totaal volgens het standenregister, ook
controletotaal, controlestand of soll-positie genoemd.
Dit controletotaal is de eindstand, berekend uit de beginstand en de bij- en af mutaties in de bewuste periode.
De eindstand is weer de beginstand van de volgende periode
4.2 Het klassieke standenregister
Hoe kun je op eenvoudige wijze de uitbetaalde salarissen controleren? En hoe pakken we dit procedureel aan?
- Er wordt een totaaltelling gemaakt van de brutosalarissen, zoals vermeld in de arbeidsovereenkomsten. Dit
totaal wordt vastgelegd in een standenregister
- Bij het opstellen van een nieuwe arbeidsovereenkomst maakt een medewerker personeelszaken hier een
vastlegging in het standenregister van, mar aparte kolommen voor:
o De datum
o Een verwijzing naar de arbeidsovereenkomst
o Het overeengekomen bruto maandsalaris en
o Het salaris over de huidige maand
- De medewerker personeelszaken berekent de nieuwe totalen en noteert deze in het standenregister
- Het hoofd personeelszaken, belast met de controle en ondertekening van het standenregister (beschikkende
functie), stelt vast dat de gegevens correct zijn overgenomen en dat de totalen juist zijn berekend. Vervolgens
parafeert hij de nieuwe tellingen in het register
- Het hoofd administratie stelt elke maand vast dat de brutoloonsom, zoals bepaald door de
salarisadministratie, aansluit met het controletotaal volgens het standenregister.
Hoe nu om te gaan met medewerkers die van de loonlijst moeten worden afgevoerd?
- Een medewerker personeelszaken maakt aan de hand van de ontslagbrief een aantekening in het
standenregister en berekent de nieuwe totalen, overeenkomstig de procedure bij aannames
- Het hoofd personeelszaken stelt aan de hand van de ontslagbrief vast dat de ‘af mutatie’ terecht is en dat de
nieuwe totalen correct zijn berekend. Daarna parafeert hij de totalen in het register
- De procedure rond de maandelijkse aansluiting tussen de brutoloonsom en het standenregister blijft
ongewijzigd.
Het standenregister dient verschillende doelen:
- Registratie van de totale personeelssterkte
- Registratie van de periodieke loonsom
- Registratie van de bruto maandlast
4.3 Het geautomatiseerde standenregister
De procedure als gebruikt wordt gemaakt van de geautomatiseerde variant van het standenregister:
- De medewerker personeelszaken beschikt in zijn menuscherm over de optie ‘aanmaken van
arbeidsovereenkomst’.
- Die optie stelt hem in staat om, via een schermdialoog met het personeelsinformatiesysteem, een
arbeidsovereenkomst op te stellen door het invoeren van de NAW-gegevens, het salaris en het
rekeningnummer.
- Hij mag niet: de arbeidsovereenkomst finaliseren
- Het toekennen van de definitieve status is voorbehouden aan het hoofd personeelszaken, nadat deze op zijn
scherm een melding krijg ‘te controleren concept arbeidsovereenkomsten’. - het hoofd personeelszaken
verifieert de gegevens en fiatteert ze elektronisch. Daarmee worden de volgende zaken in gang gezet:
- Een printer genereert de nieuwe arbeidsovereenkomst
- De salarisadministratie wordt bijgewerkt door de aanmaak van een nieuw record met de NAW-, loon- en
rekeningnummergegevens en
- De controletotalen in het geautomatiseerde informatiesysteem worden opgehoogd.
- Er moet in een audit trail worden voorzien, denk aan transactieloggingsdata. Van daaruit kan de audit trail
tussen twee standen altijd worden herleid
- Tot slot is het goed om de volgende punten voor ogen te houden:
o In het standenregister mogen alleen door bevoegde medewerkers geautoriseerde contracten en
overeenkomsten worden opgenomen
o Door extra kolommen toe te voegen kunnen in het standenregister tal van andere gegevens worden
vastgelegd, zowel kwantitatief als kwalitatief.
o Leg bij periodieke opbrengsten niet alleen de aansluiting tussen het standenregister en de
verantwoorde opbrengsten, maar ook met het totaal van de verzonden acceptgiro’s en de lijst van
automatische incasso-opdrachten. Bij periodieke betalingen kan een verband met de totale
betalingsopdracht worden gelegd.
