Hoofdstuk 7 Soorten voorraadadministraties en inventarisaties
7.1 Soorten voorraadadministraties
De meest gangbare voorraadadministratie zijn een registratie:
- Per stuk
- Per artikelsoort
- Per partij of
- Per artikelgroep of filiaal
7.1.1 Voorraadadministratie per stuk
Een voorraadregistratie per stuk wordt toegepast als de artikelen afzonderlijk identificeerbaar zijn bijvoorbeeld omdat
ze:
- Zeer kostbaar of uniek zijn
- Volgens (wettelijk) voorschrift apart moeten worden geregistreerd
- Verkocht worden met garantie
- Prijsgrondslagen
Meest gebruikelijke prijsgrondslag is waardering tegen de aanschaffingsprijs of lagere marktwaarde.
De aanschaffingsprijs is hetzij de verkrijgingsprijs (inkoopprijs en bijkomende kosten), hetzij de vervaardigingsprijs
(aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen, de overige direct toe te rekenen kosten en eventueel een
redelijk deel van de indirecte kosten en de rente op schulden)
7.1.2 Voorraadadministratie per artikelsoort
Wordt toegepast als een registratie per stuk niet nodig of niet efficiënt is bijv. omdat het om goedkopere artikelen gaat.
Prijsgrondslagen
Mogen worden gewaardeerd tegen de gewogen gemiddelde prijzen, volgens een systeem van first-in, first out (FIFO) of
last-in, first-out (LIFO) of volgens soortgelijke regels.
Vooral productiebedrijven maken vaak gebruik van vaste verrekenprijzen waarbij de verschillen met de werkelijke
inkoopprijs op de rekening ‘prijsverschillen’ worden geboekt. Deze rekening moet periodiek worden geanalyseerd om de
verrekenprijzen tijdig te kunnen aanpassen aan prijsstijgingen of -dalingen op de inkoopmarkt.
7.1.3 Voorraadadministratie per artikelgroep
Dit raakt steeds verder op de achtergrond. De meeste supermarkten, overige winkels en warenhuizen van
tegenwoordig maken gebruik van een point-of-sale (POS) systeem. Na afrekening bij de kassa werkt de POS
terminal automatisch de voorraadniveaus bij en voorziet zo in een continue actuele voorraadregistratie per artikel.
Prijsgrondslagen
Gebeurt gewoonlijk tegen verkoopprijzen, de zogenaamde ‘permanence tegenverkoopprijzen’.
De voorraadwaardering bevat dan voor een deel ongerealiseerde winst, het verschil tussen de inkoop- en
verkoopwaarde.
Periodiek vindt een overboeking plaats naar de rekening ‘gerealiseerde winst’, berekend op basis van de
gerealiseerde omzet x het (standaard) brutowinstpercentage
Bij de jaarafsluiting moet een integrale inventarisatie per artikelgroep plaatsvinden, om de definitieve omvang van de
ongerealiseerde winst te kunnen bepalen.
7.1.4 Voorraadadministratie per partij
Een partijadministratie wordt toegepast bij de inkoop van natuurproducten en soms ook bij de inkoop per kavel
(veilingen).
Het hanteren van een partijadministratie is opportuun als:
- De kwaliteit per partij varieert, maar de kwaliteitsverschillen binnen een partij niet relevant zijn en
- De prestaties van elke inkoper moeten worden beoordeeld op de gerealiseerde verhouding tussen prijs,
kwantiteit en kwaliteit
Prijsgrondslagen:
Onbewerkte partijen worden gewoonlijk gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs (inkoopprijs en bijkomende kosten). Na
de keuring of na de verwerking tot standaardproduct, wordt dan overgegaan tot waardering tegen vaste
verrekenprijzen.
Bepaling van het partijresultaat
Het partijresultaat, ook wel inkoopresultaat genoemd, is het verschil tussen de toegestane en werkelijke kosten van
een partij.
Dit resultaat kan op twee momenten worden bepaald:
- Direct na de keuring
- Nadat de partij een bewerking heeft ondergaan: het partijresultaat wordt berekend door de werkelijke inkoop-
en bewerkingskosten per hoeveelheid verkregen standaardproduct te vergelijken met de toegestane kosten
7.2 Vormen van inventarisatie
7.2.1 Partieel roulerende inventarisatie
De partieel roulerende inventarisatie houdt in dat steeds een wisselend deel van de voorraad wordt
geïnventariseerd. Meest gangbaar.
De voorwaarden om gebruik te maken van partieel roulerende inventarisatie zijn:
- Dat de goederen niet fungibel zijn (vloeit voort uit het risico van dubbeltellingen)
- Dat er een actuele kantoorvoorraadadministratie per artikel of per artikelsoort beschikbaar is.
7.2.2 Integrale inventarisatie
Een integrale inventarisatie wordt toegepast als een partieel roulerende aanpak onmogelijk is of inefficiënt.
7.1 Soorten voorraadadministraties
De meest gangbare voorraadadministratie zijn een registratie:
- Per stuk
- Per artikelsoort
- Per partij of
- Per artikelgroep of filiaal
7.1.1 Voorraadadministratie per stuk
Een voorraadregistratie per stuk wordt toegepast als de artikelen afzonderlijk identificeerbaar zijn bijvoorbeeld omdat
ze:
- Zeer kostbaar of uniek zijn
- Volgens (wettelijk) voorschrift apart moeten worden geregistreerd
- Verkocht worden met garantie
- Prijsgrondslagen
Meest gebruikelijke prijsgrondslag is waardering tegen de aanschaffingsprijs of lagere marktwaarde.
De aanschaffingsprijs is hetzij de verkrijgingsprijs (inkoopprijs en bijkomende kosten), hetzij de vervaardigingsprijs
(aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen, de overige direct toe te rekenen kosten en eventueel een
redelijk deel van de indirecte kosten en de rente op schulden)
7.1.2 Voorraadadministratie per artikelsoort
Wordt toegepast als een registratie per stuk niet nodig of niet efficiënt is bijv. omdat het om goedkopere artikelen gaat.
Prijsgrondslagen
Mogen worden gewaardeerd tegen de gewogen gemiddelde prijzen, volgens een systeem van first-in, first out (FIFO) of
last-in, first-out (LIFO) of volgens soortgelijke regels.
Vooral productiebedrijven maken vaak gebruik van vaste verrekenprijzen waarbij de verschillen met de werkelijke
inkoopprijs op de rekening ‘prijsverschillen’ worden geboekt. Deze rekening moet periodiek worden geanalyseerd om de
verrekenprijzen tijdig te kunnen aanpassen aan prijsstijgingen of -dalingen op de inkoopmarkt.
7.1.3 Voorraadadministratie per artikelgroep
Dit raakt steeds verder op de achtergrond. De meeste supermarkten, overige winkels en warenhuizen van
tegenwoordig maken gebruik van een point-of-sale (POS) systeem. Na afrekening bij de kassa werkt de POS
terminal automatisch de voorraadniveaus bij en voorziet zo in een continue actuele voorraadregistratie per artikel.
Prijsgrondslagen
Gebeurt gewoonlijk tegen verkoopprijzen, de zogenaamde ‘permanence tegenverkoopprijzen’.
De voorraadwaardering bevat dan voor een deel ongerealiseerde winst, het verschil tussen de inkoop- en
verkoopwaarde.
Periodiek vindt een overboeking plaats naar de rekening ‘gerealiseerde winst’, berekend op basis van de
gerealiseerde omzet x het (standaard) brutowinstpercentage
Bij de jaarafsluiting moet een integrale inventarisatie per artikelgroep plaatsvinden, om de definitieve omvang van de
ongerealiseerde winst te kunnen bepalen.
7.1.4 Voorraadadministratie per partij
Een partijadministratie wordt toegepast bij de inkoop van natuurproducten en soms ook bij de inkoop per kavel
(veilingen).
Het hanteren van een partijadministratie is opportuun als:
- De kwaliteit per partij varieert, maar de kwaliteitsverschillen binnen een partij niet relevant zijn en
- De prestaties van elke inkoper moeten worden beoordeeld op de gerealiseerde verhouding tussen prijs,
kwantiteit en kwaliteit
Prijsgrondslagen:
Onbewerkte partijen worden gewoonlijk gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs (inkoopprijs en bijkomende kosten). Na
de keuring of na de verwerking tot standaardproduct, wordt dan overgegaan tot waardering tegen vaste
verrekenprijzen.
Bepaling van het partijresultaat
Het partijresultaat, ook wel inkoopresultaat genoemd, is het verschil tussen de toegestane en werkelijke kosten van
een partij.
Dit resultaat kan op twee momenten worden bepaald:
- Direct na de keuring
- Nadat de partij een bewerking heeft ondergaan: het partijresultaat wordt berekend door de werkelijke inkoop-
en bewerkingskosten per hoeveelheid verkregen standaardproduct te vergelijken met de toegestane kosten
7.2 Vormen van inventarisatie
7.2.1 Partieel roulerende inventarisatie
De partieel roulerende inventarisatie houdt in dat steeds een wisselend deel van de voorraad wordt
geïnventariseerd. Meest gangbaar.
De voorwaarden om gebruik te maken van partieel roulerende inventarisatie zijn:
- Dat de goederen niet fungibel zijn (vloeit voort uit het risico van dubbeltellingen)
- Dat er een actuele kantoorvoorraadadministratie per artikel of per artikelsoort beschikbaar is.
7.2.2 Integrale inventarisatie
Een integrale inventarisatie wordt toegepast als een partieel roulerende aanpak onmogelijk is of inefficiënt.
