Samenvatting Bestuurlijke informatievoorziening 1

Theorie
BIV= Alle activiteiten m.b.t. het verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, gericht
op het verstrekken van informatie t.b.v. het besturen, doen functioneren en het beheersen
van een organisatie, alsmede t.b.v. het afleggen van verantwoording
Gegeven= Een vastgelegde uitdrukking van een feit
Informatie= Een gegeven die betekenis, praktisch nut of relevante nieuwswaarde brengt
voor de ontvanger.
Informatie is het eindproduct, er is dus een productieproces aan vooraf gegaan.
Er zijn enkele kwaliteitseisen van informatie:
 Begrijpelijkheid
 Relevantie (Effectiviteit en tijdigheid)
 Betrouwbaarheid (Juistheid en volledigheid)
Er zijn ook enkele kwaliteitseisen van het productieproces van informatie:
 Flexibiliteit
 Continuïteit
 Betrouwbaarheid
 Privacy
 Kosten vs baten
In een organisatie zijn verschillende soorten informatie zinvol voor verschillende soorten
functies. De informatiepiramide is hier erg handig in:




Management informatie= Informatie bedoeld voor een manager of bestuurder om sturing te
geven aan processen binnen de aandachtsgebieden waarvoor hij of zij verantwoordelijk is.
Stuur informatie= Een verzameling gegevens die direct vergeleken kunnen worden met de
targets die de organisatie heeft gesteld. Wijken ze af, dan moet het management bijsturen.

, Het doel van een administratieve organisatie is om betrouwbare informatie te leveren. In een
organisatie werken mensen, mensen maken fouten. Dit kan onbewust maar ook zeker
bewust gebeuren. Een goede AO zal dus maatregelen moeten nemen om de informatie zo
goed mogelijk te maken. Dit kan door maatregelen vooraf te nemen (preventief), dit kan door
maatregelen tijdens te nemen (detectief), dit kan door maatregelen achteraf te nemen
(repressief).
Bij de interne controle gaat het om het toetsen van de realiteit aan een norm. Interne controle
wordt ook wel controle door of namens de leiding genoemd.
Internal control→ Beheersen van processen/behalen van doelen.
Interne controle→ Voorkomen/achteraf vaststellen van fouten en onjuistheden.
Typologiemodel= Een onderverdeling van bedrijven/organisaties.
Bij elke organisatie zijn er attentiepunten, daaruit ontstaan weer risico’s. Er zijn twee soorten
attentiepunten, namelijk: typologiespecifiek en bedrijfsspecifiek. Voor deze attentiepunten
moet een goede AO beheersmaatregelen nemen om deze risico’s flink te beperken. Een van
de eerste en erg belangrijke randvoorwaarde/beheersmaatregel is de functiescheiding.
De opzet bij functiescheiding is dat er twee of meer medewerkers betrokken zijn bij dezelfde
organisaties. Hierdoor komen er twee (of meer) gescheiden registraties tot stand in de
administratie. Bij een groothandel is er onder meer functiescheiding tussen de inkoop- en de
bewaarfunctie. De inkoper legt de inkopen in het inkoopbestand in het systeem vast. Na
aflevering zal de magazijnmeester (die verantwoordelijk is voor de voorraad) de ontvangen
producten in het voorraadbestand van het systeem invoeren. We hebben dus twee
registraties over dezelfde transactie, het inkopen van producten, die onafhankelijk van elkaar
zijn gemaakt. De beide registraties kunnen met elkaar worden vergeleken (dit wordt
'aansluiten’ genoemd). Dit is dus het mooie van functiescheiding, het is gebaseerd op
tegengestelde belangen.

Binnen deze functiescheiding zijn er weer verschillende functies:
 Beschikkend; Het bevoegd zijn de organisatie jegens derden te binden.
 Bewarend; Het zorgdragen voor het bewaren van de goederen en geldmiddelen.
 Registrerend; Het vastleggen van toestanden en gebeurtenissen.
 Controlerend; Het controleren van de uitgevoerde activiteiten op basis van
afspraak/norm/doel.
 Uitvoerend; het doen van activiteiten in opdracht.
Meer randvoorwaarden zijn de begroting en normen en richtlijnen.
Binnen de controles en analyses onderscheiden we drie vormen:
1. Verbandscontroles
2. Cijferbeoordelingen
3. Detailcontroles


Verbandscontroles:

Hierbij maak je een vergelijking tussen twee verschillende soorten registraties over hetzelfde
onderwerp, waarbij de administratie dan vaststelt of de uitkomst van beide registraties gelijk
is. Het mooie is, dat de registraties waar verband tussen is, door verschillende medewerkers
zijn gedaan. Dit is dus eigenlijk de functiescheiding.