H4 Administratieve organisatie en
Wat is AO?
Administratieve organisatie is het systematisch verzamelen, vastleggen en vewerke
organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarvoor moet worden afgeleg
AO zorgt voor informatie en vasatlegging om voor elke organisatie doelstelling te realise
- De kern is informatie
- Belangrijk binnen de AO is interne controle
- AO is verwerven met primaire en secundaire processen
Doelstelling AO
De doelstelling van de AO is het leveren van betrouwbare informatie. Dit wordt gehinde
dit voorkomen met preventieve, detectieve en repressieve maatregelen.
De maatregelen moeten er voor zorgen dat:
- Informatie betrouwbaar is en voldoet aan kwaliteiteisen
- De juiste bevoegdheden worden toegepast
- Er geen waarden verdwijnen
In alle processen worden maatregelen van interne controle opgenomen
Internal control vs interne controle
(Internal) control gaat over het beheersen van processen = Interne beheersing
Interne controle gaat het om toetsen van de realiteit aan de norm. Het wordt ook wel
controle is gericht op het voorkomen of achteraf vaststellen van fouten en onj
De figuur hieronder geeft de elementen weer waaruit een AO moet bestaan om te kunn
Deze elementen bereiken enkel samen de doelstelling wanneer ze opzichzelf goed werk
Ty
Randvoorwaard
A
t
t
e Functiescheidin
n
t
i Automatisering
e
p
u
n Begroting
t
e
n
,i
e
p
u
n Begroting
t
e
n Richtlijnen
H5.1 Typologie
Met een typologie worden bedrijven van een bepaalde 'soort' bedoeld. Een organis
bijbehorende attentiepunten en risico's aanwezig zullen zijn. De AO onderscheid hierbij
Typologie van starreveld
Bedrijven Handelsbedrijven Op rekening
werkend voor
een markt Tegen contante betaling
Massaproductie
Productiebedrijven
Stukproductie
Dienstverlenende bedrijven Met een zekere
goederenbeweging
Informatie of -diensten
Beschikbaarstellen ruimte
Overig
Financiële instellingen
Geen markt Overheid
Privaatrechtelijke organisaties
H5.2 Attentiepunten en risico's
Attentiepunten
Typologie specifiek: attentiepunt die bij elk bedrijf binnen de typologie voorkomen
Bedrijfsspecifiek (casus specifiek) attentiepunten die wel bij het specifieke bedrijf voo
H6 Randvoorwaarden van de admin
Functiescheiding
Automatisering
Begroting
Richtlijnen
,Functiescheiding
Taken worden gescheiden om vervolgens toe te wijzen aan verschillende personen
We willen voorkomen dat:
- Goederen en geld onopgemerkt worden meegenomen
- Opbrengsten niet worden geregistreerd en de ondernemer deze misloopt
De vijf functies voor functiescheiding:
Beschikken
Registreren
Registreren en controleren zijn de fi
Bewaren
Controleren
Uitvoeren
Controlerend:
Controlerend namens de leiding, bijvoorbeeld Hoofd administratie
Uitvoerend:
Uitvoeren van opgedragen taken, bijvoorbeeld productiemedewerker
Registrerend:
Vastleggen van gebeurtenissen, bijvoorbeeld administratie
Automatisering
ERP-systeem = 1 centrale database
De automatisering van de AO vind vaak plaats middels een ERP-systeem.
Staat voor enterprice resource planning
Ondersteuning van de gehele bedrijfsvoering
Control = Beheersen
Alle processen draaien om het ERP-systeem
Begroting
Begroting als instrument voor het management
De begroting is een raming voor toekomstige inkomen en uitgaven van de organisatie.
dat het management helpt bij het besturen van de orga
Taken van de begroting:
- Keuzes maken en prioriteiten stellen
- De verkoopbegroting is het uitgangspunt van overige activiteiten
- Er worden targets gesteld voor de organisatie en afdelingen
, - Aan de hand van de begroting wordt het budget voor targets bepaald.
- Het budget (ook wel taakstellende begroting) moet gerealiseerd worden
- Toetsinginstrument: In hoeverre wordt er aan de norm voldaan? (IST - S
Totstandkoming begroting:
Externe en interne ontwikkelingen
↓
Meerjarenplan >
Richtlijnen
Spelregels bij het uitvoeren van processen
Dit zijn de spelregels voor de medewerkers bij het uitvoeren van het proces. Hierdoor
Wat zorgt voor een toename van betrouwbaarheid en beheersbaarheid. Richtlijnen onts
Spelregels waar medewerkers (of geautomatiseerd) zich aan moet houden
- Gebruik deze met name in relatie tot attentiepunten / risico's
- Als risico koritngen is: Richtlijn inzake korting
- De richtlijnen staan in relatie tot de korting
H7 Automatisering
User controls
Handelingen die gebruikers zelf uitvoeren om fouten te voorkomen, zoals het
Voorbeelden:
- Een medewerker controleert een factuur voordat deze wordt betaald.
- Een manager keurt een bestelling goed boven een bepaald bedrag
- Een gebruiker vergelijkt rapportcijfers met de originele bon
= Handmatige actie van geberuikers
General computer controls
Algemen IT-controls die zorgen voor veilige en betrouwbare systemen
Voorbeelden:
Wat is AO?
Administratieve organisatie is het systematisch verzamelen, vastleggen en vewerke
organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarvoor moet worden afgeleg
AO zorgt voor informatie en vasatlegging om voor elke organisatie doelstelling te realise
- De kern is informatie
- Belangrijk binnen de AO is interne controle
- AO is verwerven met primaire en secundaire processen
Doelstelling AO
De doelstelling van de AO is het leveren van betrouwbare informatie. Dit wordt gehinde
dit voorkomen met preventieve, detectieve en repressieve maatregelen.
De maatregelen moeten er voor zorgen dat:
- Informatie betrouwbaar is en voldoet aan kwaliteiteisen
- De juiste bevoegdheden worden toegepast
- Er geen waarden verdwijnen
In alle processen worden maatregelen van interne controle opgenomen
Internal control vs interne controle
(Internal) control gaat over het beheersen van processen = Interne beheersing
Interne controle gaat het om toetsen van de realiteit aan de norm. Het wordt ook wel
controle is gericht op het voorkomen of achteraf vaststellen van fouten en onj
De figuur hieronder geeft de elementen weer waaruit een AO moet bestaan om te kunn
Deze elementen bereiken enkel samen de doelstelling wanneer ze opzichzelf goed werk
Ty
Randvoorwaard
A
t
t
e Functiescheidin
n
t
i Automatisering
e
p
u
n Begroting
t
e
n
,i
e
p
u
n Begroting
t
e
n Richtlijnen
H5.1 Typologie
Met een typologie worden bedrijven van een bepaalde 'soort' bedoeld. Een organis
bijbehorende attentiepunten en risico's aanwezig zullen zijn. De AO onderscheid hierbij
Typologie van starreveld
Bedrijven Handelsbedrijven Op rekening
werkend voor
een markt Tegen contante betaling
Massaproductie
Productiebedrijven
Stukproductie
Dienstverlenende bedrijven Met een zekere
goederenbeweging
Informatie of -diensten
Beschikbaarstellen ruimte
Overig
Financiële instellingen
Geen markt Overheid
Privaatrechtelijke organisaties
H5.2 Attentiepunten en risico's
Attentiepunten
Typologie specifiek: attentiepunt die bij elk bedrijf binnen de typologie voorkomen
Bedrijfsspecifiek (casus specifiek) attentiepunten die wel bij het specifieke bedrijf voo
H6 Randvoorwaarden van de admin
Functiescheiding
Automatisering
Begroting
Richtlijnen
,Functiescheiding
Taken worden gescheiden om vervolgens toe te wijzen aan verschillende personen
We willen voorkomen dat:
- Goederen en geld onopgemerkt worden meegenomen
- Opbrengsten niet worden geregistreerd en de ondernemer deze misloopt
De vijf functies voor functiescheiding:
Beschikken
Registreren
Registreren en controleren zijn de fi
Bewaren
Controleren
Uitvoeren
Controlerend:
Controlerend namens de leiding, bijvoorbeeld Hoofd administratie
Uitvoerend:
Uitvoeren van opgedragen taken, bijvoorbeeld productiemedewerker
Registrerend:
Vastleggen van gebeurtenissen, bijvoorbeeld administratie
Automatisering
ERP-systeem = 1 centrale database
De automatisering van de AO vind vaak plaats middels een ERP-systeem.
Staat voor enterprice resource planning
Ondersteuning van de gehele bedrijfsvoering
Control = Beheersen
Alle processen draaien om het ERP-systeem
Begroting
Begroting als instrument voor het management
De begroting is een raming voor toekomstige inkomen en uitgaven van de organisatie.
dat het management helpt bij het besturen van de orga
Taken van de begroting:
- Keuzes maken en prioriteiten stellen
- De verkoopbegroting is het uitgangspunt van overige activiteiten
- Er worden targets gesteld voor de organisatie en afdelingen
, - Aan de hand van de begroting wordt het budget voor targets bepaald.
- Het budget (ook wel taakstellende begroting) moet gerealiseerd worden
- Toetsinginstrument: In hoeverre wordt er aan de norm voldaan? (IST - S
Totstandkoming begroting:
Externe en interne ontwikkelingen
↓
Meerjarenplan >
Richtlijnen
Spelregels bij het uitvoeren van processen
Dit zijn de spelregels voor de medewerkers bij het uitvoeren van het proces. Hierdoor
Wat zorgt voor een toename van betrouwbaarheid en beheersbaarheid. Richtlijnen onts
Spelregels waar medewerkers (of geautomatiseerd) zich aan moet houden
- Gebruik deze met name in relatie tot attentiepunten / risico's
- Als risico koritngen is: Richtlijn inzake korting
- De richtlijnen staan in relatie tot de korting
H7 Automatisering
User controls
Handelingen die gebruikers zelf uitvoeren om fouten te voorkomen, zoals het
Voorbeelden:
- Een medewerker controleert een factuur voordat deze wordt betaald.
- Een manager keurt een bestelling goed boven een bepaald bedrag
- Een gebruiker vergelijkt rapportcijfers met de originele bon
= Handmatige actie van geberuikers
General computer controls
Algemen IT-controls die zorgen voor veilige en betrouwbare systemen
Voorbeelden:
