CATS CM samenvatting
Effectief en efficiënt contractmanagement
Toepassen van CATS CM leidt tot effectief en efficiënt contractmanagement, in de vorm
van verbeterde realisatie van de contractdoelstellingen, verlaging van eventuele risico’s
verbonden aan contracten en kostenvermijding en -besparing.
a. Organisatiedoelstellingen en contracten
Elke opdrachtgever zet leveranciers, en daarmee contracten, in om in een
bepaalde mate invulling te geven aan haar activiteiten en daarmee haar
doelstellingen.
- Chief Procurement Officer (CPO)
b. Effectiviteit van contractmanagement met CATS CM
Contractdoelstellingen zijn zoals hierboven beschreven afgeleid van de organisatie-
doelstellingen. Onderlinge verhoudingen tussen contractpartijen kunnen wijzigen, de
gevraagde technische oplossing kan door de markt inmiddels zijn ingehaald en
contractueel vastgelegde volumes blijken niet meer aan te sluiten op de behoefte.
Effectief contractmanagement zorgt ervoor dat het contract realiseert wat is beoogd,
voor de juiste tegenprestatie, tegen aanvaardbare risico’s en met de geplande
inspanningen van de eigen van de contractdoelstellingen organisatie.
Geschreven door F.T. van Straaten
,1. Effectiviteit van contractmanagement met CATS CM
a. Betere realisatie van de contractdoelstellingen
De contractdoelstellingen geven aan wat de organisatie met het contract wil
realiseren. Een bijzondere vorm van contractdoelstellingen zijn de doelstellingen op
het gebied van compliance, het voldoen aan wet- en regelgeving.
- Goede documentatie
- Kwaliteitssysteem dat de naleving van de wet- en regelgeving borgt.
- Definitie van controle
- Consequenties (financieel, reputatie, continuïteit)
➔ Volledigheid van documentatie, beheersmaatregelen en toetsing hiervan.
b. Verhouding van prestaties en contractwaarde
De contractwaarde is het totaal van de begrote uitgaven van de opdrachtgever
aan de leverancier uit hoofde van het contract. Hij kan de doelstellingen op
het gebied van klanttevredenheid, een betere bezetting van de interne
resources, of het uitproberen van een innovatie beter hebben gerealiseerd
van wanneer er geen contractmanagement was toegepast. Een
opdrachtgever die de afgesproken bedragen afrekent met de leverancier,
maar ondertussen een aangepaste dienstverlening heeft ontvangen die is
blijven aansluiten op de gewijzigde wensen van de gebruikers, heeft geen
besparing op de uitgaven, maar wel een tevredener organisatie.
c. De contractkosten van de eigen organisatie
Een leverancier heeft meer kosten aan het contract dan alleen de kostprijs
van de producten en diensten die hij levert.
- Opstellen van de offerte
- Contractmanagement
- Kwaliteitscontroles bij levering
- Opslag van goederen
De kosten die een opdrachtgever maakt voor het aangaan en het uitvoeren
van een contract omvatten meer dan alleen de bedragen die aan de
leverancier worden betaald.
- Inkoopafdeling
- Inzet van juristen
- Contractmanagement
- Kwaliteitscontroles bij ontvangst
- Financiële afdeling
De contractwaarde samen met de kosten van de inspanning van de eigen
organisatie om het contract te ‘hebben’, noemen we Total Cost of Contract
Ownership (TCCO).
Geschreven door F.T. van Straaten
, 2. Efficiëntie van contractmanagement
Efficiëntie of doelmatigheid is het bereiken van een doel met gebruik van zo min
mogelijk middelen. De kosten van contractmanagement zijn de kosten die
gemaakt worden voor het inzetten van de benodigde mensen om aan het
contractmanagement invulling te geven, koste van ondersteunende systemen en
de kosten die daar indirect mee samenhangen, zoals kantoorkosten,
verzekeringen en de kosten van de werkplek. De omvang van deze kosten voor de
totale organisatie is afhankelijk van verschillende factoren:
- Het aantal contracten
- De complexiteit van de contracten
- De invulling van de contractmanagementscenario’s
- De mate waarin de contracten kritiek zijn voor de bedrijfsvoering
TCCO: contract-management, relatie-management, project-management en
service-management.
3. Afweging tussen kosten en baten
Organisaties die contracten hebben en hun contractmanagement willen
professionaliseren om zeker te stellen dat ze de beoogde contractdoelstellingen
realiseren, maken een keuze in de mate waarin ze contractmanagement willen
professionaliseren. Dit is contractmanagementbeleid. Bij de keuze om
contractmanagement te gaan toepassen maakt iedere organisatie zijn eigen
afweging tussen risico’s, kosten en baten. Contractmanagement rendeert
wanneer de uitvoering ervan leidt tot toegevoegde waarde, beter
risicomanagement, en/of beter (aantoonbaar) voldoen aan wet- en regelgeving.
Contracten en contractmanagement
Een boek over contractmanagement moet een definitie geven van de term ‘contract’.
Een contract is een schriftelijke overeenkomst, het resultaat van een meerzijdige
rechtshandeling waarbij een of meer partijen jegens een of meer andere partijen
een verbintenis aangaan.
- Interne leveringsovereenkomsten
- Interne leveringscontracten
1. De onderdelen van een contract
Vanuit het gezichtspunt van contractmanagement is de inhoud van ieder contract
in twee delen te splitsen:
Geschreven door F.T. van Straaten
, a. De Overeengekomen Prestatie (DOP) : DOP beschrijft de prestatie van de
leverancier die de opdrachtgever wil ontvangen.
b. Alle Overige Contractafspraken (AOC)
2. Definitie contractmanagement
Contractmanagement is het realiseren van de met het contract beoogde
doelstellingen door tijdens de uitvoeringsfase van een contract proactief van alle
in het contract vastgelegde verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures,
afspraken, voorwaarden en tarieven de naleving te bewaken, alle
onduidelijkheden, tegenstrijdigheden en hiaten op te lossen, alle met het
contract gepaard gaande risico’s te beheersen ende gewenste wijzigingen in het
contract te verzorgen.
3. Definitie contractmanager
De contractmanager is diegene in opdracht van de contracteigenaar zorgt voor
het uitvoeren van alle activiteiten voortvloeiend uit het contractmanagement
4. Soorten contracten en de toepasbaarheid van CATS CM
- Contracten tussen personen
- Contracten tussen personen en organisaties, doorgaans aangeduid
met de term B2C (Business to Consumer)
- Contracten tussen organisaties onderling, ook wel aangeduid als B2B
(Business to Business)
Geschreven door F.T. van Straaten
Effectief en efficiënt contractmanagement
Toepassen van CATS CM leidt tot effectief en efficiënt contractmanagement, in de vorm
van verbeterde realisatie van de contractdoelstellingen, verlaging van eventuele risico’s
verbonden aan contracten en kostenvermijding en -besparing.
a. Organisatiedoelstellingen en contracten
Elke opdrachtgever zet leveranciers, en daarmee contracten, in om in een
bepaalde mate invulling te geven aan haar activiteiten en daarmee haar
doelstellingen.
- Chief Procurement Officer (CPO)
b. Effectiviteit van contractmanagement met CATS CM
Contractdoelstellingen zijn zoals hierboven beschreven afgeleid van de organisatie-
doelstellingen. Onderlinge verhoudingen tussen contractpartijen kunnen wijzigen, de
gevraagde technische oplossing kan door de markt inmiddels zijn ingehaald en
contractueel vastgelegde volumes blijken niet meer aan te sluiten op de behoefte.
Effectief contractmanagement zorgt ervoor dat het contract realiseert wat is beoogd,
voor de juiste tegenprestatie, tegen aanvaardbare risico’s en met de geplande
inspanningen van de eigen van de contractdoelstellingen organisatie.
Geschreven door F.T. van Straaten
,1. Effectiviteit van contractmanagement met CATS CM
a. Betere realisatie van de contractdoelstellingen
De contractdoelstellingen geven aan wat de organisatie met het contract wil
realiseren. Een bijzondere vorm van contractdoelstellingen zijn de doelstellingen op
het gebied van compliance, het voldoen aan wet- en regelgeving.
- Goede documentatie
- Kwaliteitssysteem dat de naleving van de wet- en regelgeving borgt.
- Definitie van controle
- Consequenties (financieel, reputatie, continuïteit)
➔ Volledigheid van documentatie, beheersmaatregelen en toetsing hiervan.
b. Verhouding van prestaties en contractwaarde
De contractwaarde is het totaal van de begrote uitgaven van de opdrachtgever
aan de leverancier uit hoofde van het contract. Hij kan de doelstellingen op
het gebied van klanttevredenheid, een betere bezetting van de interne
resources, of het uitproberen van een innovatie beter hebben gerealiseerd
van wanneer er geen contractmanagement was toegepast. Een
opdrachtgever die de afgesproken bedragen afrekent met de leverancier,
maar ondertussen een aangepaste dienstverlening heeft ontvangen die is
blijven aansluiten op de gewijzigde wensen van de gebruikers, heeft geen
besparing op de uitgaven, maar wel een tevredener organisatie.
c. De contractkosten van de eigen organisatie
Een leverancier heeft meer kosten aan het contract dan alleen de kostprijs
van de producten en diensten die hij levert.
- Opstellen van de offerte
- Contractmanagement
- Kwaliteitscontroles bij levering
- Opslag van goederen
De kosten die een opdrachtgever maakt voor het aangaan en het uitvoeren
van een contract omvatten meer dan alleen de bedragen die aan de
leverancier worden betaald.
- Inkoopafdeling
- Inzet van juristen
- Contractmanagement
- Kwaliteitscontroles bij ontvangst
- Financiële afdeling
De contractwaarde samen met de kosten van de inspanning van de eigen
organisatie om het contract te ‘hebben’, noemen we Total Cost of Contract
Ownership (TCCO).
Geschreven door F.T. van Straaten
, 2. Efficiëntie van contractmanagement
Efficiëntie of doelmatigheid is het bereiken van een doel met gebruik van zo min
mogelijk middelen. De kosten van contractmanagement zijn de kosten die
gemaakt worden voor het inzetten van de benodigde mensen om aan het
contractmanagement invulling te geven, koste van ondersteunende systemen en
de kosten die daar indirect mee samenhangen, zoals kantoorkosten,
verzekeringen en de kosten van de werkplek. De omvang van deze kosten voor de
totale organisatie is afhankelijk van verschillende factoren:
- Het aantal contracten
- De complexiteit van de contracten
- De invulling van de contractmanagementscenario’s
- De mate waarin de contracten kritiek zijn voor de bedrijfsvoering
TCCO: contract-management, relatie-management, project-management en
service-management.
3. Afweging tussen kosten en baten
Organisaties die contracten hebben en hun contractmanagement willen
professionaliseren om zeker te stellen dat ze de beoogde contractdoelstellingen
realiseren, maken een keuze in de mate waarin ze contractmanagement willen
professionaliseren. Dit is contractmanagementbeleid. Bij de keuze om
contractmanagement te gaan toepassen maakt iedere organisatie zijn eigen
afweging tussen risico’s, kosten en baten. Contractmanagement rendeert
wanneer de uitvoering ervan leidt tot toegevoegde waarde, beter
risicomanagement, en/of beter (aantoonbaar) voldoen aan wet- en regelgeving.
Contracten en contractmanagement
Een boek over contractmanagement moet een definitie geven van de term ‘contract’.
Een contract is een schriftelijke overeenkomst, het resultaat van een meerzijdige
rechtshandeling waarbij een of meer partijen jegens een of meer andere partijen
een verbintenis aangaan.
- Interne leveringsovereenkomsten
- Interne leveringscontracten
1. De onderdelen van een contract
Vanuit het gezichtspunt van contractmanagement is de inhoud van ieder contract
in twee delen te splitsen:
Geschreven door F.T. van Straaten
, a. De Overeengekomen Prestatie (DOP) : DOP beschrijft de prestatie van de
leverancier die de opdrachtgever wil ontvangen.
b. Alle Overige Contractafspraken (AOC)
2. Definitie contractmanagement
Contractmanagement is het realiseren van de met het contract beoogde
doelstellingen door tijdens de uitvoeringsfase van een contract proactief van alle
in het contract vastgelegde verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures,
afspraken, voorwaarden en tarieven de naleving te bewaken, alle
onduidelijkheden, tegenstrijdigheden en hiaten op te lossen, alle met het
contract gepaard gaande risico’s te beheersen ende gewenste wijzigingen in het
contract te verzorgen.
3. Definitie contractmanager
De contractmanager is diegene in opdracht van de contracteigenaar zorgt voor
het uitvoeren van alle activiteiten voortvloeiend uit het contractmanagement
4. Soorten contracten en de toepasbaarheid van CATS CM
- Contracten tussen personen
- Contracten tussen personen en organisaties, doorgaans aangeduid
met de term B2C (Business to Consumer)
- Contracten tussen organisaties onderling, ook wel aangeduid als B2B
(Business to Business)
Geschreven door F.T. van Straaten
