Samenvatting Management Control Systems
Hoofdstuk 1 - Inleiding tot management control systems
Inleiding
Een centrale uitdaging voor elke organisatie is het waarborgen dat managers en
medewerkers handelen in overeenstemming met de missie, doelen en strategieën van de
organisatie.
Een Management Control Systeem (MCS) is een essentieel hulpmiddel om dit te
realiseren. Het zorgt ervoor dat de intenties van het topmanagement worden vertaald naar
concreet gedrag en beslissingen op lagere niveaus in de organisatie.
Een MCS wordt gedefinieerd als:
“Een combinatie van control practices, ontworpen en geïmplementeerd door
topmanagers, om de kans te vergroten dat lagere managers en medewerkers
zich gedragen op een manier die in lijn ligt met de missie, doelen en strategieën
van de organisatie.”
Deze control practices kunnen formeel (zoals budgetten en prestatiemaatstaven) of meer
sociaal-cultureel van aard zijn (zoals waarden, normen en communicatievormen).
Waarom zijn Management Control Systems nodig?
Medewerkers en lagere managers handelen niet vanzelf in lijn met de organisatiedoelen. Dit
komt vaak door:
● Verschillende belangen: persoonlijke of afdelingsdoelen kunnen afwijken van de
organisatiedoelen.
● Informatie-asymmetrie: topmanagers beschikken niet over alle kennis van de
operationele werkvloer, waardoor beslissingen op onvolledige informatie kunnen
worden gebaseerd.
● Onduidelijke verwachtingen of gebrekkige communicatie: medewerkers weten niet
altijd precies wat er van hen wordt verwacht of waarom bepaalde beslissingen
worden genomen.
Een goed ontworpen MCS helpt deze problemen te overbruggen door richting,
duidelijkheid en feedback te creëren binnen de organisatie, zodat individuele acties beter
aansluiten op de strategische doelstellingen.
,De functies van MCS: Top-down en Bottom-up
Een Management Control Systeem (MCS) vervult zowel een top-down als een
bottom-up functie binnen de organisatie. Deze twee perspectieven vullen elkaar aan en
zorgen samen voor doelgerichtheid én lerend vermogen.
Top-down functie: Sturing en doelcongruentie
De top-down rol van een MCS richt zich op het aansturen van gedrag en het bevorderen
van goal congruence — het in lijn brengen van individuele en organisatiedoelen.
Topmanagers gebruiken het MCS om:
● verwachtingen en prioriteiten helder te communiceren;
● gewenste resultaten te specificeren;
● duidelijk te maken hoe middelen en processen moeten worden ingezet.
Het MCS fungeert hierbij als een sturingsmechanisme dat richting geeft aan gedrag,
besluitvorming en samenwerking binnen de organisatie.
Bottom-up functie: Informatie en feedback
De bottom-up rol van een MCS draait om informatievoorziening en terugkoppeling
vanuit de organisatie naar het topmanagement.
Het systeem verschaft inzichten in:
● de prestaties en beslissingen van lagere organisatieniveaus;
● signalen van de werkvloer over de uitvoerbaarheid van strategieën;
● kansen voor innovatie en verbetering.
Een effectief MCS combineert dus top-down controle met bottom-up feedback, waardoor
de organisatie leert, zich aanpast en continu haar prestaties kan verbeteren.
Oorsprong van de behoefte Top-down rol van Bottom-up rol van
aan management control management control management control
systems systems systems
1. Lagere managers en Leg de missie, doelen en Rapporteer over doelbereiking;
medewerkers begrijpen strategieën zo operationeel geef input wanneer doelen
mogelijk niet automatisch de mogelijk uit. Ondersteun onrealistisch zijn. Maak
missie, doelen en strategieën coördinatie tussen coördinatie en samenwerking
van de organisatie, noch hoe bedrijfsfuncties op met andere gedecentraliseerde
zij daaraan kunnen bijdragen. gedecentraliseerd niveau. eenheden mogelijk.
2. Lagere managers en Motiveer lagere managers en Maak het voor topmanagers
medewerkers zijn het mogelijk medewerkers om zich in te mogelijk te profiteren van de
, niet automatisch eens met de zetten voor de missie, doelen gespecialiseerde vaardigheden
missie, doelen en strategieën en strategieën van de en kennis van lagere managers
van de organisatie. organisatie. en medewerkers.
3. Lagere managers en Wijs middelen toe en ontwikkel Stel lagere managers in staat
medewerkers beschikken de persoonlijke vaardigheden om de ondersteuning en
mogelijk niet automatisch over van lagere managers en middelen te verkrijgen die
de middelen die nodig zijn om medewerkers. nodig zijn om hun
te handelen in verantwoordelijkheden uit te
overeenstemming met de voeren.
missie, doelen en strategieën
van de organisatie.
Een goed ontworpen MCS creëert zo twee richtingen van beheersing en communicatie:
● Top-down: richting geven, motiveren en structureren;
● Bottom-up: signaleren, leren en verbeteren.
Samen versterken ze de effectiviteit en wendbaarheid van de organisatie.
De drie typen control practices
Control practices kunnen worden onderverdeeld in drie hoofdtypen, die samen een
zogenoemd control package vormen. Een effectieve organisatie combineert deze drie
vormen van beheersing op een gebalanceerde manier om consistent gedrag én flexibiliteit
mogelijk te maken.
1. Input Controls
, Input controls richten zich op de mensen die de organisatie binnenkomen en op de
kwaliteiten, kennis en waarden die zij meebrengen.
Ze zijn voornamelijk preventief van aard: ze proberen problemen te voorkomen door de
juiste medewerkers te selecteren, te ontwikkelen en te socialiseren.
Belangrijke vormen van input control:
● Selectieprocessen: het aantrekken, selecteren en bevorderen van medewerkers die
passen bij de missie, waarden en cultuur van de organisatie.
● Value statements: het vastleggen van kernwaarden die richting geven aan
besluitvorming en gedrag.
● Socialisatieprocessen: introductie- en opleidingsprogramma’s die medewerkers
vertrouwd maken met de cultuur, missie en strategie van de organisatie.
Input controls zorgen er dus voor dat mensen vanzelf handelen in lijn met de
organisatiedoelen, nog vóórdat formele sturing of toezicht nodig is.
2. Throughput Controls
Throughput controls richten zich op de processen binnen de organisatie – op de manier
waarop werk wordt uitgevoerd en besluiten worden genomen.
Ze specificeren gewenst gedrag, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, en helpen zo om
consistentie en coördinatie te waarborgen.
Voorbeelden van throughput controls:
● Regels, beleidslijnen en gedragscodes: beschrijven gewenst gedrag en beperken
ongewenste acties.
● Organisatiearchitectuur: de structuur van functies, verantwoordelijkheden en
communicatielijnen.
● Responsibility centres en job design: verdelen van verantwoordelijkheden en
resultaatgebieden tussen afdelingen of functies.
Het doel van throughput controls is om de balans te vinden tussen controle en autonomie:
ze bieden duidelijke kaders, maar laten ruimte voor ondernemerschap en professionele
oordeelsvorming.
3. Output Controls
Output controls richten zich op de resultaten van gedrag, in plaats van het gedrag zelf.
Ze meten, evalueren en belonen prestaties om de organisatie richting haar strategische
doelen te sturen.
Hoofdstuk 1 - Inleiding tot management control systems
Inleiding
Een centrale uitdaging voor elke organisatie is het waarborgen dat managers en
medewerkers handelen in overeenstemming met de missie, doelen en strategieën van de
organisatie.
Een Management Control Systeem (MCS) is een essentieel hulpmiddel om dit te
realiseren. Het zorgt ervoor dat de intenties van het topmanagement worden vertaald naar
concreet gedrag en beslissingen op lagere niveaus in de organisatie.
Een MCS wordt gedefinieerd als:
“Een combinatie van control practices, ontworpen en geïmplementeerd door
topmanagers, om de kans te vergroten dat lagere managers en medewerkers
zich gedragen op een manier die in lijn ligt met de missie, doelen en strategieën
van de organisatie.”
Deze control practices kunnen formeel (zoals budgetten en prestatiemaatstaven) of meer
sociaal-cultureel van aard zijn (zoals waarden, normen en communicatievormen).
Waarom zijn Management Control Systems nodig?
Medewerkers en lagere managers handelen niet vanzelf in lijn met de organisatiedoelen. Dit
komt vaak door:
● Verschillende belangen: persoonlijke of afdelingsdoelen kunnen afwijken van de
organisatiedoelen.
● Informatie-asymmetrie: topmanagers beschikken niet over alle kennis van de
operationele werkvloer, waardoor beslissingen op onvolledige informatie kunnen
worden gebaseerd.
● Onduidelijke verwachtingen of gebrekkige communicatie: medewerkers weten niet
altijd precies wat er van hen wordt verwacht of waarom bepaalde beslissingen
worden genomen.
Een goed ontworpen MCS helpt deze problemen te overbruggen door richting,
duidelijkheid en feedback te creëren binnen de organisatie, zodat individuele acties beter
aansluiten op de strategische doelstellingen.
,De functies van MCS: Top-down en Bottom-up
Een Management Control Systeem (MCS) vervult zowel een top-down als een
bottom-up functie binnen de organisatie. Deze twee perspectieven vullen elkaar aan en
zorgen samen voor doelgerichtheid én lerend vermogen.
Top-down functie: Sturing en doelcongruentie
De top-down rol van een MCS richt zich op het aansturen van gedrag en het bevorderen
van goal congruence — het in lijn brengen van individuele en organisatiedoelen.
Topmanagers gebruiken het MCS om:
● verwachtingen en prioriteiten helder te communiceren;
● gewenste resultaten te specificeren;
● duidelijk te maken hoe middelen en processen moeten worden ingezet.
Het MCS fungeert hierbij als een sturingsmechanisme dat richting geeft aan gedrag,
besluitvorming en samenwerking binnen de organisatie.
Bottom-up functie: Informatie en feedback
De bottom-up rol van een MCS draait om informatievoorziening en terugkoppeling
vanuit de organisatie naar het topmanagement.
Het systeem verschaft inzichten in:
● de prestaties en beslissingen van lagere organisatieniveaus;
● signalen van de werkvloer over de uitvoerbaarheid van strategieën;
● kansen voor innovatie en verbetering.
Een effectief MCS combineert dus top-down controle met bottom-up feedback, waardoor
de organisatie leert, zich aanpast en continu haar prestaties kan verbeteren.
Oorsprong van de behoefte Top-down rol van Bottom-up rol van
aan management control management control management control
systems systems systems
1. Lagere managers en Leg de missie, doelen en Rapporteer over doelbereiking;
medewerkers begrijpen strategieën zo operationeel geef input wanneer doelen
mogelijk niet automatisch de mogelijk uit. Ondersteun onrealistisch zijn. Maak
missie, doelen en strategieën coördinatie tussen coördinatie en samenwerking
van de organisatie, noch hoe bedrijfsfuncties op met andere gedecentraliseerde
zij daaraan kunnen bijdragen. gedecentraliseerd niveau. eenheden mogelijk.
2. Lagere managers en Motiveer lagere managers en Maak het voor topmanagers
medewerkers zijn het mogelijk medewerkers om zich in te mogelijk te profiteren van de
, niet automatisch eens met de zetten voor de missie, doelen gespecialiseerde vaardigheden
missie, doelen en strategieën en strategieën van de en kennis van lagere managers
van de organisatie. organisatie. en medewerkers.
3. Lagere managers en Wijs middelen toe en ontwikkel Stel lagere managers in staat
medewerkers beschikken de persoonlijke vaardigheden om de ondersteuning en
mogelijk niet automatisch over van lagere managers en middelen te verkrijgen die
de middelen die nodig zijn om medewerkers. nodig zijn om hun
te handelen in verantwoordelijkheden uit te
overeenstemming met de voeren.
missie, doelen en strategieën
van de organisatie.
Een goed ontworpen MCS creëert zo twee richtingen van beheersing en communicatie:
● Top-down: richting geven, motiveren en structureren;
● Bottom-up: signaleren, leren en verbeteren.
Samen versterken ze de effectiviteit en wendbaarheid van de organisatie.
De drie typen control practices
Control practices kunnen worden onderverdeeld in drie hoofdtypen, die samen een
zogenoemd control package vormen. Een effectieve organisatie combineert deze drie
vormen van beheersing op een gebalanceerde manier om consistent gedrag én flexibiliteit
mogelijk te maken.
1. Input Controls
, Input controls richten zich op de mensen die de organisatie binnenkomen en op de
kwaliteiten, kennis en waarden die zij meebrengen.
Ze zijn voornamelijk preventief van aard: ze proberen problemen te voorkomen door de
juiste medewerkers te selecteren, te ontwikkelen en te socialiseren.
Belangrijke vormen van input control:
● Selectieprocessen: het aantrekken, selecteren en bevorderen van medewerkers die
passen bij de missie, waarden en cultuur van de organisatie.
● Value statements: het vastleggen van kernwaarden die richting geven aan
besluitvorming en gedrag.
● Socialisatieprocessen: introductie- en opleidingsprogramma’s die medewerkers
vertrouwd maken met de cultuur, missie en strategie van de organisatie.
Input controls zorgen er dus voor dat mensen vanzelf handelen in lijn met de
organisatiedoelen, nog vóórdat formele sturing of toezicht nodig is.
2. Throughput Controls
Throughput controls richten zich op de processen binnen de organisatie – op de manier
waarop werk wordt uitgevoerd en besluiten worden genomen.
Ze specificeren gewenst gedrag, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, en helpen zo om
consistentie en coördinatie te waarborgen.
Voorbeelden van throughput controls:
● Regels, beleidslijnen en gedragscodes: beschrijven gewenst gedrag en beperken
ongewenste acties.
● Organisatiearchitectuur: de structuur van functies, verantwoordelijkheden en
communicatielijnen.
● Responsibility centres en job design: verdelen van verantwoordelijkheden en
resultaatgebieden tussen afdelingen of functies.
Het doel van throughput controls is om de balans te vinden tussen controle en autonomie:
ze bieden duidelijke kaders, maar laten ruimte voor ondernemerschap en professionele
oordeelsvorming.
3. Output Controls
Output controls richten zich op de resultaten van gedrag, in plaats van het gedrag zelf.
Ze meten, evalueren en belonen prestaties om de organisatie richting haar strategische
doelen te sturen.
