PLAN VAN AANPAK
MANAGEMENT 2-DAAGSE
DIRECTIE ASIEL EN BESCHERMING IND
ELS VAN GILS
458814
18 JULI 2019
NCOI
HBO MANAGEMENT, ECONOMIE EN RECHT (MER)
PROJECTMANAGEMENT
13
Datum
,Voorwoord
Beste lezer,
Mijn naam is Els van Gils, ik ben 21 jaar en tevens de auteur van dit plan van aanpak voor de
management 2- daagse. Ik ben werkzaam als managementondersteuner bij de organisatie IND wat
staat voor Immigratie en Naturalisatie dienst (IND), dit is de toelatingsorganisatie van Nederland.
Het plan van aanpak is geschreven voor de directie Asiel & Bescherming (A&B) van de IND. In mijn
functie als managementondersteuner organiseer ik vaak verschillende conferenties, bijeenkomsten
en managementsessies. De organisatie van deze dagen gebeurd vaak zonder plan van aanpak,
waardoor je meestal tot op de dag zelf nog bezig bent om verschillende aanpassingen door te
voeren. Nu heeft de directie A&B besloten om een management 2-daagse te organiseren voor alle
managers van onze directie. Om deze management 2-daagse succesvol te laten verlopen schrijf ik dit
plan van aanpak.
Door middel van dit plan van aanpak hoop ik deze module projectmanagement succesvol af te
ronden. Tot slot wil ik mijn docente Anneke Croonen, mijn klasgenoten en mijn leidinggevende
bedanken voor het tot stand komen van deze opdracht door het geven van hun input en de
gemaakte vrije tijd.
Met vriendelijke groet,
Els van Gils
1
, Samenvatting
Voor u ligt het plan van aanpak over het project management 2-daagse bij de directie asiel en
bescherming (A&B) van de Immigratie- en naturalisatiedienst (IND). De aanleiding van het project is
dat er op 6 verschillende locaties van de IND de primaire besluitvormig voor de toelating van
vreemdelingen plaats vindt. Deze locaties worden gestuurd door de operationele managers.
Hierboven staat de directie A&B.
Doordat er de afgelopen 2 maanden nieuwe operationele managers en de directeuren bij het team
zijn gekomen, is er besloten door de directeur A&B, tevens ook opdrachtgever voor het project om
een 2-daagse te organiseren op 20&21 juni 2019, zodat deze 2 managementlagen samen een betere
cohesie vormen.
Om dit te realiseren is er een projectteam opgesteld. Het projectteam ziet er als volgt uit:
- Opdrachtgever- Anton Molleman - Projectmedewerker 1&2 -Organisatie 2-daagse
- Projectleider- Els van Gils - Projectmedewerker 3 -Communicatie
- Projectmedewerker 4 –Planner
Het project is gefaseerd in 4 fases:
Fase 1- Projectvoorbereiding: Deze fase begint op 01-03-2019 t/m 01-04-2019. In deze fase wordt
het plan van aanpak geschreven, het projectteam opgesteld en wordt de begroting gemaakt.
Fase2- Projectuitvoering: Deze fase begint op 02-04-2019 t/m 24-05-2019. In deze fase gaan
projectmedewerker 1&2 opzoek naar een locatie en een geschikte spreker. Ook wordt het
programma voor de 2-daagse opgesteld.
Fase 3- Communicatie: Deze fase begint op 27-05-2019 t/m 07-06-2019. In deze fase wordt de Save
the Date opgesteld en worden de managers en medewerkers geïnformeerd over deze 2-daagse.
Fase 4- Projectafronding: Deze fase begint op 24-06-2019 t/m 05-07-2019. In deze fase wordt het
project geëvalueerd en heeft de projectleider met de opdrachtgever een afrondingsgesprek om het
eindrapport op te stellen.
Tijdens het project zullen er interne overlegmomenten worden gehouden, met zowel de
projectleider en opdrachtgever en de projectleider met het projectteam. Ook zijn er
overlegmomenten ingepland voor de externe communicatie met de stakeholders.
Ook hangen er risico’s aan dit project en daarom is er een risicolijst opgesteld. De twee belangrijkste
risico’s zijn:
-Er kan geen locatie gevonden, waarbij er genoeg ruimtes beschikbaar zijn voor het dagprogramma
en overnachtingen. De maatregel hierbij is: tijdig locaties benaderen, voordat zij vol zitten. Als er
geen mogelijkheid is, bespreken met de opdrachtgever om het op te splitsen in locaties, 1 om te
overnachten en 1 voor het dagprogramma.
-De managers van A&B, kunnen geen tijd vrij maken om ingezet te worden als projectmedewerker.
De maatregel hierbij is: er voor kiezen per locatie 1 manager, zodat de bezetting per locatie gelijk is.
Bespreken met de opdrachtgever, welke taken zij aan de kant kunnen schuiven om tijd voor het
project te creëren.
2
MANAGEMENT 2-DAAGSE
DIRECTIE ASIEL EN BESCHERMING IND
ELS VAN GILS
458814
18 JULI 2019
NCOI
HBO MANAGEMENT, ECONOMIE EN RECHT (MER)
PROJECTMANAGEMENT
13
Datum
,Voorwoord
Beste lezer,
Mijn naam is Els van Gils, ik ben 21 jaar en tevens de auteur van dit plan van aanpak voor de
management 2- daagse. Ik ben werkzaam als managementondersteuner bij de organisatie IND wat
staat voor Immigratie en Naturalisatie dienst (IND), dit is de toelatingsorganisatie van Nederland.
Het plan van aanpak is geschreven voor de directie Asiel & Bescherming (A&B) van de IND. In mijn
functie als managementondersteuner organiseer ik vaak verschillende conferenties, bijeenkomsten
en managementsessies. De organisatie van deze dagen gebeurd vaak zonder plan van aanpak,
waardoor je meestal tot op de dag zelf nog bezig bent om verschillende aanpassingen door te
voeren. Nu heeft de directie A&B besloten om een management 2-daagse te organiseren voor alle
managers van onze directie. Om deze management 2-daagse succesvol te laten verlopen schrijf ik dit
plan van aanpak.
Door middel van dit plan van aanpak hoop ik deze module projectmanagement succesvol af te
ronden. Tot slot wil ik mijn docente Anneke Croonen, mijn klasgenoten en mijn leidinggevende
bedanken voor het tot stand komen van deze opdracht door het geven van hun input en de
gemaakte vrije tijd.
Met vriendelijke groet,
Els van Gils
1
, Samenvatting
Voor u ligt het plan van aanpak over het project management 2-daagse bij de directie asiel en
bescherming (A&B) van de Immigratie- en naturalisatiedienst (IND). De aanleiding van het project is
dat er op 6 verschillende locaties van de IND de primaire besluitvormig voor de toelating van
vreemdelingen plaats vindt. Deze locaties worden gestuurd door de operationele managers.
Hierboven staat de directie A&B.
Doordat er de afgelopen 2 maanden nieuwe operationele managers en de directeuren bij het team
zijn gekomen, is er besloten door de directeur A&B, tevens ook opdrachtgever voor het project om
een 2-daagse te organiseren op 20&21 juni 2019, zodat deze 2 managementlagen samen een betere
cohesie vormen.
Om dit te realiseren is er een projectteam opgesteld. Het projectteam ziet er als volgt uit:
- Opdrachtgever- Anton Molleman - Projectmedewerker 1&2 -Organisatie 2-daagse
- Projectleider- Els van Gils - Projectmedewerker 3 -Communicatie
- Projectmedewerker 4 –Planner
Het project is gefaseerd in 4 fases:
Fase 1- Projectvoorbereiding: Deze fase begint op 01-03-2019 t/m 01-04-2019. In deze fase wordt
het plan van aanpak geschreven, het projectteam opgesteld en wordt de begroting gemaakt.
Fase2- Projectuitvoering: Deze fase begint op 02-04-2019 t/m 24-05-2019. In deze fase gaan
projectmedewerker 1&2 opzoek naar een locatie en een geschikte spreker. Ook wordt het
programma voor de 2-daagse opgesteld.
Fase 3- Communicatie: Deze fase begint op 27-05-2019 t/m 07-06-2019. In deze fase wordt de Save
the Date opgesteld en worden de managers en medewerkers geïnformeerd over deze 2-daagse.
Fase 4- Projectafronding: Deze fase begint op 24-06-2019 t/m 05-07-2019. In deze fase wordt het
project geëvalueerd en heeft de projectleider met de opdrachtgever een afrondingsgesprek om het
eindrapport op te stellen.
Tijdens het project zullen er interne overlegmomenten worden gehouden, met zowel de
projectleider en opdrachtgever en de projectleider met het projectteam. Ook zijn er
overlegmomenten ingepland voor de externe communicatie met de stakeholders.
Ook hangen er risico’s aan dit project en daarom is er een risicolijst opgesteld. De twee belangrijkste
risico’s zijn:
-Er kan geen locatie gevonden, waarbij er genoeg ruimtes beschikbaar zijn voor het dagprogramma
en overnachtingen. De maatregel hierbij is: tijdig locaties benaderen, voordat zij vol zitten. Als er
geen mogelijkheid is, bespreken met de opdrachtgever om het op te splitsen in locaties, 1 om te
overnachten en 1 voor het dagprogramma.
-De managers van A&B, kunnen geen tijd vrij maken om ingezet te worden als projectmedewerker.
De maatregel hierbij is: er voor kiezen per locatie 1 manager, zodat de bezetting per locatie gelijk is.
Bespreken met de opdrachtgever, welke taken zij aan de kant kunnen schuiven om tijd voor het
project te creëren.
2
