EPM Bedrijfsfestival
Lotte Spindler
HEM3, TIO Rotterdam
Gea van der Spek
, EPM - festival Sunrise Lotte Spindler
Inhoudsopgave
HOOFDSTUK 1: Initiatiefase .............................................................................................................................. 3
1.1 Introductie bedrijf......................................................................................................................................... 3
1.2 Wensen en verwachtingen ............................................................................................................................ 3
1.3 Doelgroep ..................................................................................................................................................... 3
1.4 Concept-idee................................................................................................................................................. 3
1.5 Cost breakdown structuur ............................................................................................................................ 3
1.6 ROI-model .................................................................................................................................................... 4
HOOFDSTUK 2: Planningsfase .......................................................................................................................... 6
2.1 Programma event ......................................................................................................................................... 6
2.2 Beschrijving locatie, techniek, aankleding en inrichting .............................................................................. 6
2.3 Concept en storytelling ................................................................................................................................. 9
2.4 Begroting event .......................................................................................................................................... 10
HOOFDSTUK 3: Planningsfase ........................................................................................................................ 13
3.1 Organisatie breakdown .............................................................................................................................. 13
3.2 Work breakdown structure ......................................................................................................................... 13
3.3 Gannt chart ................................................................................................................................................ 14
3.4 Liquiditeitsbegroting .................................................................................................................................. 14
HOOFDSTUK 4: Planningsfase ........................................................................................................................ 15
4.1 Promotiemiddelen ...................................................................................................................................... 15
4.2 Promotieplan .............................................................................................................................................. 15
4.3 SWOT-analyse ............................................................................................................................................ 17
4.4 Customer journey map ............................................................................................................................... 17
4.5 UITNODIGING Werknemers ..................................................................................................................... 18
HOOFDSTUK 5: Implementatiefase ................................................................................................................ 19
5.1 Leveranciers ............................................................................................................................................... 19
5.1.2 Telefoonlijst ........................................................................................................................................ 19
5.2 Tijdschema ................................................................................................................................................. 20
HOOFDSTUK 6: Sluitingsfase .......................................................................................................................... 22
6.1 Accountability cyclus .................................................................................................................................. 22
6.2 Eindbegroting ............................................................................................................................................. 23
6.3 ROI pyramide ............................................................................................................................................. 24
7. Literatuurlijst .................................................................................................................................................. 25
8. Bijlagen ............................................................................................................................................................ 27
8.1 productbeeld ............................................................................................................................................... 27
Planten: ........................................................................................................................................................ 27
Confetti: ....................................................................................................................................................... 27
Tafels, statafels en banken: .......................................................................................................................... 27
2
, EPM - festival Sunrise Lotte Spindler
HOOFDSTUK 1: Initiatiefase
1.1 Introductie bedrijf
ViacomCBS Benelux is een mediabedrijf, onderdeel van het internationale ViacomCBS
(https://www.viacomcbs.com/). In Nederland zijn ze verantwoordelijk voor de kanalen MTV,
Nickelodeon, Spike en Comedy Central. Het Nederlandse kantoor van ViacomCBS is gevestigd in
Amsterdam-Noord.
1.2 Wensen en verwachtingen
ViacomCBS vindt het belangrijk om één keer per jaar een event te organiseren voor haar
medewerkers. Dat gaan ze in oktober 2021 weer doen. Zij rekenen op een waanzinnig feest waar ze
écht in alle opzichten verrast worden.
• De primaire doelstelling vanuit ViacomCBS voor het event is om medewerkers te laten zien dat ze
gewaardeerd worden en ze op deze manier ook behouden voor de lange termijn. De insteek is
plezier en fun.
• Tevens wordt er voor de buitenlandse gasten een voorstel verwacht voor een geschikt hotel in de
buurt van de locatie, met een ontbijt. Deze wordt aangeboden door het bedrijf voor 2
overnachtingen. Alle buitenlandse gasten moeten er ondergebracht worden. Het vervoer vanuit
het hotel naar het evenement en weer retour moet binnen het budget van het evenement geregeld
worden. De hotelkosten vallen buiten het budget van het evenement en kunnen als extra kosten
op de begroting gezet worden.
• Het evenement moet plaatsvinden in Nederland.
• Het evenement duurt van 19:30 tot 00:30 uur. Gasten hebben al gegeten als ze komen maar zorg
wel dat er de rest van de avond nog wat lekkers te eten is (maar niet in de vorm van een diner).
• Zorg ervoor dat er in het programma een plenair gedeelte is waarin de medewerkers op creatieve
wijze bedankt worden.
• Het budget is 100.000,- EU exclusief BTW. (als budget wordt overschreden, moet er een
overtuigende toelichting bij zitten)
1.3 Doelgroep
ViacomCBS is een bedrijf met veel jonge medewerkers (25-40 jaar). De doelgroep is dan ook deze
medewerkers die komen vanuit België, Luxemburg en Nederland. Totaal komen er 500 gasten naar
het event.
1.4 Concept-idee
Het concept-idee is dat er voor het personeel een soort bedrijfsfestival, genaamd zaal sunrise, wordt
georganiseerd. Het festival zal 2 stages hebben. 1 ‘main’ stage en een kleinere stage. De kleinere
stage is voor het bedanken van het personeel door middel van diavoorstellingen bestaande uit foto’s
en video’s en sprekers. De main stage zal bestaan uit verscheidene muziekstijlen. Tegen het einde
van de avond worden er ook op deze stage verzoeknummers gedaan en zo komen er verscheidene
muzieksmaken naar voren. De verzoeknummers kunnen worden aangevraagd via een mailtje met het
nummer en de artiest. Verder zal er een food- en drink kraam staan waar ze drinken en eten kunnen
halen. Ook zal er als verassing een cocktailbar met cocktailshaker staan.
Doordat er confetti gedurende het feest geschoten zal worden geeft het een echt feest gevoel. De
‘waanzinnigheid’ zit hem in de combinatie van muziek, de aanvragen ronde van muziek, als verassing
de cocktailbar en de special guest DJ! Gedurende het praatje die op een van de podia gegeven word,
word iedereen bedankt en aangegeven hoe belangrijk iedereen is voor de organisatie, worden er
foto’s gedeeld en krijgt iedereen op het eind de goodybag met cadeaus.
1.5 Cost breakdown structuur
De kosten zullen worden opgedeeld in F&B- (food en beverage services), locatie-, entertainment-,
techniek-, decoratie-, personeel-, organisatie en overige kosten.
3
Lotte Spindler
HEM3, TIO Rotterdam
Gea van der Spek
, EPM - festival Sunrise Lotte Spindler
Inhoudsopgave
HOOFDSTUK 1: Initiatiefase .............................................................................................................................. 3
1.1 Introductie bedrijf......................................................................................................................................... 3
1.2 Wensen en verwachtingen ............................................................................................................................ 3
1.3 Doelgroep ..................................................................................................................................................... 3
1.4 Concept-idee................................................................................................................................................. 3
1.5 Cost breakdown structuur ............................................................................................................................ 3
1.6 ROI-model .................................................................................................................................................... 4
HOOFDSTUK 2: Planningsfase .......................................................................................................................... 6
2.1 Programma event ......................................................................................................................................... 6
2.2 Beschrijving locatie, techniek, aankleding en inrichting .............................................................................. 6
2.3 Concept en storytelling ................................................................................................................................. 9
2.4 Begroting event .......................................................................................................................................... 10
HOOFDSTUK 3: Planningsfase ........................................................................................................................ 13
3.1 Organisatie breakdown .............................................................................................................................. 13
3.2 Work breakdown structure ......................................................................................................................... 13
3.3 Gannt chart ................................................................................................................................................ 14
3.4 Liquiditeitsbegroting .................................................................................................................................. 14
HOOFDSTUK 4: Planningsfase ........................................................................................................................ 15
4.1 Promotiemiddelen ...................................................................................................................................... 15
4.2 Promotieplan .............................................................................................................................................. 15
4.3 SWOT-analyse ............................................................................................................................................ 17
4.4 Customer journey map ............................................................................................................................... 17
4.5 UITNODIGING Werknemers ..................................................................................................................... 18
HOOFDSTUK 5: Implementatiefase ................................................................................................................ 19
5.1 Leveranciers ............................................................................................................................................... 19
5.1.2 Telefoonlijst ........................................................................................................................................ 19
5.2 Tijdschema ................................................................................................................................................. 20
HOOFDSTUK 6: Sluitingsfase .......................................................................................................................... 22
6.1 Accountability cyclus .................................................................................................................................. 22
6.2 Eindbegroting ............................................................................................................................................. 23
6.3 ROI pyramide ............................................................................................................................................. 24
7. Literatuurlijst .................................................................................................................................................. 25
8. Bijlagen ............................................................................................................................................................ 27
8.1 productbeeld ............................................................................................................................................... 27
Planten: ........................................................................................................................................................ 27
Confetti: ....................................................................................................................................................... 27
Tafels, statafels en banken: .......................................................................................................................... 27
2
, EPM - festival Sunrise Lotte Spindler
HOOFDSTUK 1: Initiatiefase
1.1 Introductie bedrijf
ViacomCBS Benelux is een mediabedrijf, onderdeel van het internationale ViacomCBS
(https://www.viacomcbs.com/). In Nederland zijn ze verantwoordelijk voor de kanalen MTV,
Nickelodeon, Spike en Comedy Central. Het Nederlandse kantoor van ViacomCBS is gevestigd in
Amsterdam-Noord.
1.2 Wensen en verwachtingen
ViacomCBS vindt het belangrijk om één keer per jaar een event te organiseren voor haar
medewerkers. Dat gaan ze in oktober 2021 weer doen. Zij rekenen op een waanzinnig feest waar ze
écht in alle opzichten verrast worden.
• De primaire doelstelling vanuit ViacomCBS voor het event is om medewerkers te laten zien dat ze
gewaardeerd worden en ze op deze manier ook behouden voor de lange termijn. De insteek is
plezier en fun.
• Tevens wordt er voor de buitenlandse gasten een voorstel verwacht voor een geschikt hotel in de
buurt van de locatie, met een ontbijt. Deze wordt aangeboden door het bedrijf voor 2
overnachtingen. Alle buitenlandse gasten moeten er ondergebracht worden. Het vervoer vanuit
het hotel naar het evenement en weer retour moet binnen het budget van het evenement geregeld
worden. De hotelkosten vallen buiten het budget van het evenement en kunnen als extra kosten
op de begroting gezet worden.
• Het evenement moet plaatsvinden in Nederland.
• Het evenement duurt van 19:30 tot 00:30 uur. Gasten hebben al gegeten als ze komen maar zorg
wel dat er de rest van de avond nog wat lekkers te eten is (maar niet in de vorm van een diner).
• Zorg ervoor dat er in het programma een plenair gedeelte is waarin de medewerkers op creatieve
wijze bedankt worden.
• Het budget is 100.000,- EU exclusief BTW. (als budget wordt overschreden, moet er een
overtuigende toelichting bij zitten)
1.3 Doelgroep
ViacomCBS is een bedrijf met veel jonge medewerkers (25-40 jaar). De doelgroep is dan ook deze
medewerkers die komen vanuit België, Luxemburg en Nederland. Totaal komen er 500 gasten naar
het event.
1.4 Concept-idee
Het concept-idee is dat er voor het personeel een soort bedrijfsfestival, genaamd zaal sunrise, wordt
georganiseerd. Het festival zal 2 stages hebben. 1 ‘main’ stage en een kleinere stage. De kleinere
stage is voor het bedanken van het personeel door middel van diavoorstellingen bestaande uit foto’s
en video’s en sprekers. De main stage zal bestaan uit verscheidene muziekstijlen. Tegen het einde
van de avond worden er ook op deze stage verzoeknummers gedaan en zo komen er verscheidene
muzieksmaken naar voren. De verzoeknummers kunnen worden aangevraagd via een mailtje met het
nummer en de artiest. Verder zal er een food- en drink kraam staan waar ze drinken en eten kunnen
halen. Ook zal er als verassing een cocktailbar met cocktailshaker staan.
Doordat er confetti gedurende het feest geschoten zal worden geeft het een echt feest gevoel. De
‘waanzinnigheid’ zit hem in de combinatie van muziek, de aanvragen ronde van muziek, als verassing
de cocktailbar en de special guest DJ! Gedurende het praatje die op een van de podia gegeven word,
word iedereen bedankt en aangegeven hoe belangrijk iedereen is voor de organisatie, worden er
foto’s gedeeld en krijgt iedereen op het eind de goodybag met cadeaus.
1.5 Cost breakdown structuur
De kosten zullen worden opgedeeld in F&B- (food en beverage services), locatie-, entertainment-,
techniek-, decoratie-, personeel-, organisatie en overige kosten.
3
