Hoofdstuk 11 Exploiteren
§4 Ruimtebeheer
Ruimtebeheer omvat het planmatig vastleggen van de ruimtebehoefte gebaseerd op
organisatorische ontwikkelingen, waardoor het ruimtegebruik optimaal wordt beheerd en
beheerst. Het gaat hierbij om het afgestemd houden van het aanbod van ruimte op de vraag
naar ruimte door de veranderende organisatie. Het is de taak van een ruimtebeheerder
regelmatig de ruimtebehoefte te analyseren, na te gaan hoe daaraan in de praktijk het best
tegemoet gekomen kan worden en de oplossingen vervolgens te realiseren door het maken
of aanpassen van indelingsplannen. Wijzigingen in de ruimteverdeling kunnen aanleiding
geven tot kleine aanpassingen en tot interne verhuizingen. Het bepalen van de
ruimtebehoefte vindt plaats op basis van een binnen de organisatie vastgestelde
ruimtenormering.
Bij het zo goed mogelijk voorzien in de ruimtebehoefte hoort ook het zorgen voor een goede
verdeling van de beschikbare ruimte over de verschillende afdelingen van de organisatie en
het bijhouden van het ruimtegebruik door die afdelingen. Een eenduidige bepaling van de
beschikbare ruimte is daarbij van belang.
Bepalen van de ruimtebehoefte
Het vaststellen en bijhouden van de ruimtebehoefte is 1 van de belangrijkste aspecten van
ruimtebeheer. Op basis van deze ruimtebehoefte wordt besloten over te plegen
investeringen in huisvesting, met de bijbehorende gevolgen voor de exploitatielasten.
De ruimtebehoefte wordt bepaald door het vaststellen van het benodigde vloeroppervlak per
medewerker, functie of proces. Uitgangspunt is daarbij in de regel NEN 1824 Ergonomie -
Ergonomische eisen voor de oppervlakte van (werkplekken in) administratieve ruimten en
kantoren. De in NEN 1824 genoemde normen worden gebruikt om voor de betrokken
organisatie tot werkpleknormen op maat te komen. Hieronder staat een overzicht van een
traditionele globale normering voor te hanteren oppervlakken van verschillende ruimten
(uitgedrukt in benodigd nuttig vloeroppervlak per persoon/voorziening).
, Tegenwoordig wordt niet meer alleen gekeken naar bezetting en benutting van werkplekken.
Zo behoort een activiteitenanalyse tot de hulpmiddelen van menig
huisvestingsverantwoordelijke. De mate van gebruik van verschillende werkplekken kan in
het kader van een dergelijke analyse bijvoorbeeld worden gevisualiseerd met een heatmap.
De activiteitenanalyse geeft inzicht in de soort activiteiten die door afdelingen of
functiegroepen worden uitgevoerd. De analyse geeft de mogelijkheid om een
activiteitgerelateerde werkomgeving in te richten. Aan de hand van de analyse kan een
dynamische ruimtestaat worden gemaakt. Een dynamische ruimtestaat wordt automatisch
opgebouwd aan de hand van de verkregen data. Met een dynamische ruimtestaat is het
mogelijk scenario’s toe te voegen door met de data te schuiven om te zien wat voor effect dit
heeft op het benodigde aantal m2 en het aantal activiteitgerelateerde werkplekken. Op deze
wijze kan het aantal werkplekken afgestemd worden op de (gewenste) gedragingen binnen
afdelingen en functiegroepen.
§4 Ruimtebeheer
Ruimtebeheer omvat het planmatig vastleggen van de ruimtebehoefte gebaseerd op
organisatorische ontwikkelingen, waardoor het ruimtegebruik optimaal wordt beheerd en
beheerst. Het gaat hierbij om het afgestemd houden van het aanbod van ruimte op de vraag
naar ruimte door de veranderende organisatie. Het is de taak van een ruimtebeheerder
regelmatig de ruimtebehoefte te analyseren, na te gaan hoe daaraan in de praktijk het best
tegemoet gekomen kan worden en de oplossingen vervolgens te realiseren door het maken
of aanpassen van indelingsplannen. Wijzigingen in de ruimteverdeling kunnen aanleiding
geven tot kleine aanpassingen en tot interne verhuizingen. Het bepalen van de
ruimtebehoefte vindt plaats op basis van een binnen de organisatie vastgestelde
ruimtenormering.
Bij het zo goed mogelijk voorzien in de ruimtebehoefte hoort ook het zorgen voor een goede
verdeling van de beschikbare ruimte over de verschillende afdelingen van de organisatie en
het bijhouden van het ruimtegebruik door die afdelingen. Een eenduidige bepaling van de
beschikbare ruimte is daarbij van belang.
Bepalen van de ruimtebehoefte
Het vaststellen en bijhouden van de ruimtebehoefte is 1 van de belangrijkste aspecten van
ruimtebeheer. Op basis van deze ruimtebehoefte wordt besloten over te plegen
investeringen in huisvesting, met de bijbehorende gevolgen voor de exploitatielasten.
De ruimtebehoefte wordt bepaald door het vaststellen van het benodigde vloeroppervlak per
medewerker, functie of proces. Uitgangspunt is daarbij in de regel NEN 1824 Ergonomie -
Ergonomische eisen voor de oppervlakte van (werkplekken in) administratieve ruimten en
kantoren. De in NEN 1824 genoemde normen worden gebruikt om voor de betrokken
organisatie tot werkpleknormen op maat te komen. Hieronder staat een overzicht van een
traditionele globale normering voor te hanteren oppervlakken van verschillende ruimten
(uitgedrukt in benodigd nuttig vloeroppervlak per persoon/voorziening).
, Tegenwoordig wordt niet meer alleen gekeken naar bezetting en benutting van werkplekken.
Zo behoort een activiteitenanalyse tot de hulpmiddelen van menig
huisvestingsverantwoordelijke. De mate van gebruik van verschillende werkplekken kan in
het kader van een dergelijke analyse bijvoorbeeld worden gevisualiseerd met een heatmap.
De activiteitenanalyse geeft inzicht in de soort activiteiten die door afdelingen of
functiegroepen worden uitgevoerd. De analyse geeft de mogelijkheid om een
activiteitgerelateerde werkomgeving in te richten. Aan de hand van de analyse kan een
dynamische ruimtestaat worden gemaakt. Een dynamische ruimtestaat wordt automatisch
opgebouwd aan de hand van de verkregen data. Met een dynamische ruimtestaat is het
mogelijk scenario’s toe te voegen door met de data te schuiven om te zien wat voor effect dit
heeft op het benodigde aantal m2 en het aantal activiteitgerelateerde werkplekken. Op deze
wijze kan het aantal werkplekken afgestemd worden op de (gewenste) gedragingen binnen
afdelingen en functiegroepen.
