Samenvatting de kern van de administratieve organisatie
, 1. Organisatie en besturing
1.1 Organisatie
1.1.1 Wat is een organisatie?
De administratieve organisatie (AO) speelt zich af binnen organisaties. Een organisatie kan worden
gedefinieerd als: Een samenwerkingsverband van mensen dat middelen (input) inzet om prestaties (output)
te leveren met als doel een vooraf bepaalde doelstelling te bereiken.
In deze definitie staan drie elementen centraal:
1. Samenwerking
Een organisatie bestaat uit minimaal twee personen die samenwerken.
2. Menselijke betrokkenheid
Organisaties bestaan uit mensen. Dit betekent dat er altijd sprake kan zijn van menselijke fouten,
zowel onopzettelijk als opzettelijk (bijvoorbeeld fraude).
3. Doelstellingen
Elke organisatie heeft specifieke doelen die zij wil realiseren. Deze doelen kunnen in de loop van de
tijd veranderen en hoeven niet altijd overeen te komen met de persoonlijke doelen van individuele
medewerkers.
Het management van de organisatie heeft de taak ervoor te zorgen dat alle activiteiten bijdragen aan
het behalen van de organisatiedoelstellingen. Daarbij spelen niet alleen technische aspecten een rol,
maar ook de organisatiecultuur en de soort organisatie. Zogeheten soft controls (culturele en
gedragsmatige factoren) zijn daarom belangrijk bij het besturen van een organisatie
1.1.2 Doelstellingen van een organisatie
Een organisatie is gericht op het realiseren van een bepaald doel met behulp van input en output.
• Bedrijven zijn organisaties met als hoofddoel het maken van winst door het leveren van
producten of diensten.
• Niet-commerciële organisaties hebben andere doelstellingen, zoals maatschappelijke, sociale of
publieke doelen.
1.1.3 Input van een organisatie
Om doelstellingen te bereiken, heeft een organisatie verschillende soorten input nodig:
1. Geld (kapitaal): Organisaties hebben financiële middelen nodig om te functioneren. Dit kan
bestaan uit: eigen vermogen (ingebracht door eigenaren) of vreemd vermogen
(bijvoorbeeld leningen van banken). Wanneer eigendom en leiding gescheiden zijn, kan er
sprake zijn van de agency-theorie. Hierbij zijn er tegengestelde belangen tussen de
principaal (eigenaar) en de agent (leiding/management). Dit leidt tot
informatieasymmetrie, waarbij de principaal niet op de hoogte is van de verborgen acties
(hidden action) en verborgen informatie (hidden information) van de agent. Dit leidt tot
een behoefte aan controle. De accountant fungeert hierbij als onafhankelijke controleur
om informatieasymmetrie te verminderen.
2. Goederen: Enkele voorbeelden van benodigde goederen zijn: grondstoffen voor een
fabriek, vliegtuigen voor een luchtvaartmaatschappij en IT-systemen voor
geautomatiseerde organisaties.
3. Mensen: Zonder mensen kan een organisatie niet functioneren. Kapitaalintensieve
, organisaties hebben relatief weinig personeel nodig. Abeidsintensieve organisaties,
daarentegen, zijn sterk afhankelijk van menselijke arbeid.
4. Informatie: Informatie is belangrjk voor het functioneren van een organisatie. Zowel
mensen als machines hebben juiste en tijdige informatie nodig om hun taken uit te voeren.
Binnen de administratieve organisatie staat informatie centraal.
1.2 Besturing van de organisatie
1.2.1 Bereiken van organisatiedoelstellingen
Organisaties gebruiken input om hun doelstellingen te realiseren. Het besturingsproces verloopt volgens
een vaste cyclus.
1. Strategie: Dit begint met het vaststellen van de missie (waarom bestaat de organisatie) en
visie (wat wilt de organisatie op lange termijn bereiken). Hierna worden de strategische
uitgangspunten geformuleerd, waarin de hoofdlijnen worden bepaald over hoe de doelen
gerealiseerd gaan worden.
2. Doelstellingen en plannen: De strategie wordt vertaald naar concrete,
meetbare doelen en actieplannen (SMART geformuleerd).
3. Budget: De plannen worden financieel uitgewerkt in een jaarlijks budget. De
vastgestelde doelen (targets) liggen vaak op tactisch niveau
(middenmanagement).
4. Planning & control: Hierbij gaat het om het hele proces van het vooraf bepalen
van de doelstellingen en hoe die te bereiken (planning) en vervolgens het
bewaken (letterlijk 'beheersen') van de realisatie van de doelstellingen. Hierbij
vindt planning vooraf (ex ante) plaats en control achteraf (ex post), of liever
nog tijdens het proces.
5. Uitvoering: De dagelijkse werkzaamheden worden uitgevoerd om de doelen te
bereiken.
6. Meten en registreren: Alles omtrent de uitvoering wordt vastgelegd om de input en output
te meten en om na te gaan of de doelen zijn bereikt. Hiermee wordt bijgestuurd,
verantwoording afgelegd, samengevat om te beoordelen of het budget of strategie wordt
gehaald/gerealiseerd. Van alle activiteiten in de organisatie worden gegevens gemeten en
vastgelegd om daaruit informatie te kunnen herleiden die van belang is voor de besturing van
de organisatie. In dit kader spreken we ook wel over het gegevensverwerkend proces.
Sommige factoren zijn cruciaal voor het behalen van organisatiedoelstellingen, waardoor
informatie erover van levensbelang is. Deze onderwerpen worden kritische succesfactoren
, (KSF's) genoemd. Zonder informatie over de KSF's kan de organisatie niet functioneren en
bestuurd worden.
7. Control: Plannen worden vergeleken met werkelijke resultaten. Er kan bijsturing
plaatsvinden op drie niveaus: operationeel (slechte uitvoering), tactisch (budget niet
gehaald of overschreden), strategisch (strategische doelstellingen niet behaald).
8. Verantwoording: Er wordt gekeken naar hoe de werkelijke situatie is (IST) en hoe deze
situatie volgens de plannen zou moeten zijn (SOLL). Dit wordt verantwoording afleggen
genoemd en vindt zowel intern als extern plaats.
, 1. Organisatie en besturing
1.1 Organisatie
1.1.1 Wat is een organisatie?
De administratieve organisatie (AO) speelt zich af binnen organisaties. Een organisatie kan worden
gedefinieerd als: Een samenwerkingsverband van mensen dat middelen (input) inzet om prestaties (output)
te leveren met als doel een vooraf bepaalde doelstelling te bereiken.
In deze definitie staan drie elementen centraal:
1. Samenwerking
Een organisatie bestaat uit minimaal twee personen die samenwerken.
2. Menselijke betrokkenheid
Organisaties bestaan uit mensen. Dit betekent dat er altijd sprake kan zijn van menselijke fouten,
zowel onopzettelijk als opzettelijk (bijvoorbeeld fraude).
3. Doelstellingen
Elke organisatie heeft specifieke doelen die zij wil realiseren. Deze doelen kunnen in de loop van de
tijd veranderen en hoeven niet altijd overeen te komen met de persoonlijke doelen van individuele
medewerkers.
Het management van de organisatie heeft de taak ervoor te zorgen dat alle activiteiten bijdragen aan
het behalen van de organisatiedoelstellingen. Daarbij spelen niet alleen technische aspecten een rol,
maar ook de organisatiecultuur en de soort organisatie. Zogeheten soft controls (culturele en
gedragsmatige factoren) zijn daarom belangrijk bij het besturen van een organisatie
1.1.2 Doelstellingen van een organisatie
Een organisatie is gericht op het realiseren van een bepaald doel met behulp van input en output.
• Bedrijven zijn organisaties met als hoofddoel het maken van winst door het leveren van
producten of diensten.
• Niet-commerciële organisaties hebben andere doelstellingen, zoals maatschappelijke, sociale of
publieke doelen.
1.1.3 Input van een organisatie
Om doelstellingen te bereiken, heeft een organisatie verschillende soorten input nodig:
1. Geld (kapitaal): Organisaties hebben financiële middelen nodig om te functioneren. Dit kan
bestaan uit: eigen vermogen (ingebracht door eigenaren) of vreemd vermogen
(bijvoorbeeld leningen van banken). Wanneer eigendom en leiding gescheiden zijn, kan er
sprake zijn van de agency-theorie. Hierbij zijn er tegengestelde belangen tussen de
principaal (eigenaar) en de agent (leiding/management). Dit leidt tot
informatieasymmetrie, waarbij de principaal niet op de hoogte is van de verborgen acties
(hidden action) en verborgen informatie (hidden information) van de agent. Dit leidt tot
een behoefte aan controle. De accountant fungeert hierbij als onafhankelijke controleur
om informatieasymmetrie te verminderen.
2. Goederen: Enkele voorbeelden van benodigde goederen zijn: grondstoffen voor een
fabriek, vliegtuigen voor een luchtvaartmaatschappij en IT-systemen voor
geautomatiseerde organisaties.
3. Mensen: Zonder mensen kan een organisatie niet functioneren. Kapitaalintensieve
, organisaties hebben relatief weinig personeel nodig. Abeidsintensieve organisaties,
daarentegen, zijn sterk afhankelijk van menselijke arbeid.
4. Informatie: Informatie is belangrjk voor het functioneren van een organisatie. Zowel
mensen als machines hebben juiste en tijdige informatie nodig om hun taken uit te voeren.
Binnen de administratieve organisatie staat informatie centraal.
1.2 Besturing van de organisatie
1.2.1 Bereiken van organisatiedoelstellingen
Organisaties gebruiken input om hun doelstellingen te realiseren. Het besturingsproces verloopt volgens
een vaste cyclus.
1. Strategie: Dit begint met het vaststellen van de missie (waarom bestaat de organisatie) en
visie (wat wilt de organisatie op lange termijn bereiken). Hierna worden de strategische
uitgangspunten geformuleerd, waarin de hoofdlijnen worden bepaald over hoe de doelen
gerealiseerd gaan worden.
2. Doelstellingen en plannen: De strategie wordt vertaald naar concrete,
meetbare doelen en actieplannen (SMART geformuleerd).
3. Budget: De plannen worden financieel uitgewerkt in een jaarlijks budget. De
vastgestelde doelen (targets) liggen vaak op tactisch niveau
(middenmanagement).
4. Planning & control: Hierbij gaat het om het hele proces van het vooraf bepalen
van de doelstellingen en hoe die te bereiken (planning) en vervolgens het
bewaken (letterlijk 'beheersen') van de realisatie van de doelstellingen. Hierbij
vindt planning vooraf (ex ante) plaats en control achteraf (ex post), of liever
nog tijdens het proces.
5. Uitvoering: De dagelijkse werkzaamheden worden uitgevoerd om de doelen te
bereiken.
6. Meten en registreren: Alles omtrent de uitvoering wordt vastgelegd om de input en output
te meten en om na te gaan of de doelen zijn bereikt. Hiermee wordt bijgestuurd,
verantwoording afgelegd, samengevat om te beoordelen of het budget of strategie wordt
gehaald/gerealiseerd. Van alle activiteiten in de organisatie worden gegevens gemeten en
vastgelegd om daaruit informatie te kunnen herleiden die van belang is voor de besturing van
de organisatie. In dit kader spreken we ook wel over het gegevensverwerkend proces.
Sommige factoren zijn cruciaal voor het behalen van organisatiedoelstellingen, waardoor
informatie erover van levensbelang is. Deze onderwerpen worden kritische succesfactoren
, (KSF's) genoemd. Zonder informatie over de KSF's kan de organisatie niet functioneren en
bestuurd worden.
7. Control: Plannen worden vergeleken met werkelijke resultaten. Er kan bijsturing
plaatsvinden op drie niveaus: operationeel (slechte uitvoering), tactisch (budget niet
gehaald of overschreden), strategisch (strategische doelstellingen niet behaald).
8. Verantwoording: Er wordt gekeken naar hoe de werkelijke situatie is (IST) en hoe deze
situatie volgens de plannen zou moeten zijn (SOLL). Dit wordt verantwoording afleggen
genoemd en vindt zowel intern als extern plaats.
