Hoofdstuk 1 Inkoop in de publieke sector
1.1 Wat is inkoop?
Inkoop omvat alle activiteiten die in een organisatie moeten worden uitgevoerd
om van externe partijen goederen (leveringen), diensten en werken te verkrijgen
die de organisatie nodig heeft. Er wordt ook wel gezegd: Inkoop is alles waar een
externe factuur tegenover staat.
1.2 Wat verstaan we onder de publieke sector?
De publieke sector omvat alle organisaties en instellingen die op een manier
activiteiten ontplooien die in het algemeen belang zijn en voor het grootste
gedeelte door de overheid gefinancierd zijn. Denk aan de overheid (ministeries,
provincies, gemeenten en waterschappen), zorginstellingen, scholen en
universiteiten.
1.3 Het inkoopproces
1.3.1 Voorbereidingsfase
In deze fase wordt de behoefte van de organisatie op hoofdlijnen vastgesteld. Dit
gebeurd samen met gebruikers/inhoudsdeskundigen. Er wordt onderzocht wat de
markt te bieden heeft en wat de risico’s zijn. In deze fase wordt ook de scope
gemaakt, een grove planning en de aanpak van het inkooptraject. Evenals het
beschikbare bugdet. De opdrachtbeschrijving, de raming en de
aanbestedingsstrategie wordt bepaald.
1.3.2 Tactische inkoopfase
Bij de tactische inkoopfase gaat het om het specificeren, selecteren en
contracteren. Specificeren houdt in dat je de behoefte omzet in specificaties. In
deze fase wordt de aanbestedingsprocedure bepaald: hoe zetten we dit in de
markt. Tijdens de selectiefase worden de leveranciers bepaald die de opdracht
mag uitvoeren. Bij contracteren gaat het om het sluiten van een overeenkomst
tussen de aanbestedende dienst en de leverancier.
1.3.3 Operationele inkoop
Onder operationele inkoop vallen de stappen bestellen, bewaken en nazorg. Bij
bestellen gaat het om de uitvoer van de overeenkomst. Het bestellen van
datgene dat is afgesproken. Bij bewaken gaat het er om dat datgene dat is
afgesproken ook zo wordt uitgevoerd. Nazorg gaat om activiteiten als het volledig
,maken en controleren en archiveren van het inkoop- en aanbestedingsdossier,
het oplossen van problemen en het doen van nabestellingen.
1.4 De inkoopfunctie
Binnen de inkoopfunctie onderscheiden we verschillende niveaus van
inkooptaken en inkoopbevoegdheden met bijbehorende inkoopactiviteiten. Dat
zijn de strategische, tactische en operationele niveaus. daarnaast zijn er een
aantal ondersteunde activiteiten die de randvoorwaarden scheppen voor het
goed functioneren van de drie niveaus.
De verschillende niveaus geven elkaar randvoorwaarden. Bijvoorbeeld van
tactisch naar operationeel. Operationeel handelt n.a.v. wat tactisch heeft
afgesproken in de overeenkomst.
1.4.1 Rol van strategisch inkoper
Strategisch inkoopniveau is gericht op inkoopbeslissingen die de richting van de
inkooporganisatie op lange termijn bepalen. Activiteiten op strategisch
inkoopniveau zijn:
- Algemene doelen vanuit het organisatiebeleid omzetten naar inkoopvisie
en-missie
- Ontwikkelen inkoopbeleid
- Bepalen en verbeteren inkoopproces
- Uitvoeren inkoopdiagnoses
- Bepalen van de inkoopstrategie
Van algemene doelen naar inkoopmissie en -visie
Het inkoopproces ondersteunt de organisatiedoelen uit het bestuursbeleid. Op
basis daarvan worden een missie en visie voor inkoop opgesteld. De missie
beschrijft de kernwaarden en overtuigingen en is stabiel op lange termijn. De
visie vertaalt dit naar concrete doelen en richting, wordt periodiek geëvalueerd
en aangepast bij veranderingen in het beleid.
Ontwikkelen van een inkoopbeleid inclusief inkoopdoelen
De inkoopmissie en -visie wordt vertaald in een inkoopbeleid met concrete
inkoopdoelen. Voorbeelden van onderwerpen die in een inkoopbeleid worden
vastgelegd zijn:
- De wijze van invulling aan MVI
- Stimulering lokaal bedrijfsleven (mkb vriendelijk)
- Terugdringen administratieve lasten en bureaucratie
, - Borgen rechtmatigheid en integriteit
- Organisatie inkoopfunctie en rolverdeling
- Hoe omgaan met aanbesteden onder de Europese grens
- Hoe selectie van ondernemers plaatsvind bij onderhands aanbesteden
Uitvoeren van een inkoopdiagnose
Een inkoopdiagnose doe je om te checken hoe goed een inkoopbeleid met succes
wordt uitgevoerd en op verbeterpunten vast te stellen. Voorbeelden van vragen
die je wil kunnen beantwoorden zijn:
- Hoe zit de spend er uit?
o Wat wordt er ingekocht?
o Voor hoeveel wordt er ingekocht?
o Voor wie wordt er ingekocht?
- Hoe is de inkoop georganiseerd?
o Hoe zijn de inkooptaken en -verantwoordelijkheden belegd?
o Door wie wordt er ingekocht?
- Hoe wordt er ingekocht?
o Overzicht van de aanbestedingsprocedures die worden gevolgd
o In hoeverre wordt er gebruik gemaakt van vastgestelde
inkoopprocedures?
Een inkoopdiagnose kan zowel kwalitatief als kwantitatief zijn. kwantitatief is
bijvoorbeeld een crediteuren- of leveranciersonderzoek. Kwalitatief gaat
bijvoorbeeld d.m.v. interviews binnen verschillende afdelingen en het bestuderen
van specifieke documenten.
1.4.2 Rol van de tactische inkoper
De tactische inkoper houd zich bezig met welke leverancier goederen, diensten of
werken mogen leveren en tegen welke voorwaarden. De voorwaarden worden
vastgelegd in een PvE. Deze moet voornamelijk door de vakspecialist/gebruiker
worden ingevuld, daar zit de kennis.
De inkoper heeft twee taken:
- Controleren of de behoefte goed en concreet is vastgesteld
- Beoordelen van de specificaties op basis van eigen kennis (is het haalbaar)
Daarnaast bepaalt een tactisch inkoper de aanbestedingsstrategie.
1.4.3 Inkoper op operationeel niveau
Operationele inkoop gaat om alles dat te maken heeft met bestellen, bewaken en
nazorg. Zij kunnen dus de rol van besteller hebben, maar ook contractbeheer en -
management valt hier onder.
1.4.4 Ondersteunende activiteiten
De ondersteunende activiteiten, scheppen de voorwaarden voor een goede
uitvoering van inkoopactiviteiten. Ook creëren ze mogelijkheden om de
inkoopfunctie te verbeteren. Denk aan het opleveren van rapportages, het
digitaliseren van het bestelproces of het elektronisch aanbesteden.
1.5 De plaats van de inkoopfunctie binnen de organisatie
, Inkoop kan zich op drie manieren positioneren: Centraal, decentraal of
gecoördineerd.
1.5.1 Centrale inkoopfunctie
Bij een centrale inkooporganisatie is één afdeling verantwoordelijk voor de inkoop
van de gehele organisatie. Voornamelijk bij veel afdelingsoverstijgende inkoop
wordt dit gebruikt. Bijvoorbeeld kantoorartikelen of ict-apparatuur.
Strategische en tactische inkoop wordt bij een centrale inkoopfunctie gedaan
door de centrale inkoopafdeling of de inkoper. Beslissingen over make or buy of
het inkoopbeleid, neemt het centrale bestuur/directie.
Wat operationele inkoop betreft zijn er twee mogelijkheden:
- Via de centrale inkoopafdeling of inkoper
- Decentraal, door de gebruikers. Afdelingshoofd/budgethouder is
verantwoordelijk
Voordelen centrale inkoop
Specifieke inkoopkennis, -kunde en -vaardigheden zijn slechts op één plek nodig.
Hierdoor is het gemakkelijker om veranderingen in beleid en wet- en regelgeving
bij te houden en in de organisatie te implementeren. Dit heeft een positief effect
op de rechtmatigheid).
- Er wordt optimaal gebruik gemaakt van de inkoopkracht van de organisatie
- Alle inkopen lopen verplicht via één inkoopafdeling of inkoper
- Duidelijk aanspreekpunt
Nadelen centrale inkoop
- Gebrek aan draagvlak
- Onvoldoende oog voor uitvoering bij sluiten contract
- Kan vertragend werken/lijken
1.5.2 Decentrale inkoopfunctie
Bij decentrale inkooporganisatie vind de inkoopfunctie plaats binnen de
verschillende afdelingen. Iedere afdeling koopt onafhankelijk in en contracteert
onafhankelijk. Vooral populair bij organisaties waarbij
(resultaat)verantwoordelijkheden integraal bij een afdelingshoofd of directeur zijn
belegd.
Voordelen decentrale inkoop
- Groot draagvlak gebruikers
- Budgethouder en medewerkers kunnen zelf inkopen
- Tactisch en operationele inkoop in een hand, flexibeler en sneller
Nadelen decentrale inkoop
- Marktpartijen hebben meerdere contactpersonen binnen de organisatie
- Bewaken naleving vigerende nationale en Europese wet- en regelgeving
lastig (in totaal komen de inkopen op organisatieniveau misschien wel
boven de Europese grens)
1.1 Wat is inkoop?
Inkoop omvat alle activiteiten die in een organisatie moeten worden uitgevoerd
om van externe partijen goederen (leveringen), diensten en werken te verkrijgen
die de organisatie nodig heeft. Er wordt ook wel gezegd: Inkoop is alles waar een
externe factuur tegenover staat.
1.2 Wat verstaan we onder de publieke sector?
De publieke sector omvat alle organisaties en instellingen die op een manier
activiteiten ontplooien die in het algemeen belang zijn en voor het grootste
gedeelte door de overheid gefinancierd zijn. Denk aan de overheid (ministeries,
provincies, gemeenten en waterschappen), zorginstellingen, scholen en
universiteiten.
1.3 Het inkoopproces
1.3.1 Voorbereidingsfase
In deze fase wordt de behoefte van de organisatie op hoofdlijnen vastgesteld. Dit
gebeurd samen met gebruikers/inhoudsdeskundigen. Er wordt onderzocht wat de
markt te bieden heeft en wat de risico’s zijn. In deze fase wordt ook de scope
gemaakt, een grove planning en de aanpak van het inkooptraject. Evenals het
beschikbare bugdet. De opdrachtbeschrijving, de raming en de
aanbestedingsstrategie wordt bepaald.
1.3.2 Tactische inkoopfase
Bij de tactische inkoopfase gaat het om het specificeren, selecteren en
contracteren. Specificeren houdt in dat je de behoefte omzet in specificaties. In
deze fase wordt de aanbestedingsprocedure bepaald: hoe zetten we dit in de
markt. Tijdens de selectiefase worden de leveranciers bepaald die de opdracht
mag uitvoeren. Bij contracteren gaat het om het sluiten van een overeenkomst
tussen de aanbestedende dienst en de leverancier.
1.3.3 Operationele inkoop
Onder operationele inkoop vallen de stappen bestellen, bewaken en nazorg. Bij
bestellen gaat het om de uitvoer van de overeenkomst. Het bestellen van
datgene dat is afgesproken. Bij bewaken gaat het er om dat datgene dat is
afgesproken ook zo wordt uitgevoerd. Nazorg gaat om activiteiten als het volledig
,maken en controleren en archiveren van het inkoop- en aanbestedingsdossier,
het oplossen van problemen en het doen van nabestellingen.
1.4 De inkoopfunctie
Binnen de inkoopfunctie onderscheiden we verschillende niveaus van
inkooptaken en inkoopbevoegdheden met bijbehorende inkoopactiviteiten. Dat
zijn de strategische, tactische en operationele niveaus. daarnaast zijn er een
aantal ondersteunde activiteiten die de randvoorwaarden scheppen voor het
goed functioneren van de drie niveaus.
De verschillende niveaus geven elkaar randvoorwaarden. Bijvoorbeeld van
tactisch naar operationeel. Operationeel handelt n.a.v. wat tactisch heeft
afgesproken in de overeenkomst.
1.4.1 Rol van strategisch inkoper
Strategisch inkoopniveau is gericht op inkoopbeslissingen die de richting van de
inkooporganisatie op lange termijn bepalen. Activiteiten op strategisch
inkoopniveau zijn:
- Algemene doelen vanuit het organisatiebeleid omzetten naar inkoopvisie
en-missie
- Ontwikkelen inkoopbeleid
- Bepalen en verbeteren inkoopproces
- Uitvoeren inkoopdiagnoses
- Bepalen van de inkoopstrategie
Van algemene doelen naar inkoopmissie en -visie
Het inkoopproces ondersteunt de organisatiedoelen uit het bestuursbeleid. Op
basis daarvan worden een missie en visie voor inkoop opgesteld. De missie
beschrijft de kernwaarden en overtuigingen en is stabiel op lange termijn. De
visie vertaalt dit naar concrete doelen en richting, wordt periodiek geëvalueerd
en aangepast bij veranderingen in het beleid.
Ontwikkelen van een inkoopbeleid inclusief inkoopdoelen
De inkoopmissie en -visie wordt vertaald in een inkoopbeleid met concrete
inkoopdoelen. Voorbeelden van onderwerpen die in een inkoopbeleid worden
vastgelegd zijn:
- De wijze van invulling aan MVI
- Stimulering lokaal bedrijfsleven (mkb vriendelijk)
- Terugdringen administratieve lasten en bureaucratie
, - Borgen rechtmatigheid en integriteit
- Organisatie inkoopfunctie en rolverdeling
- Hoe omgaan met aanbesteden onder de Europese grens
- Hoe selectie van ondernemers plaatsvind bij onderhands aanbesteden
Uitvoeren van een inkoopdiagnose
Een inkoopdiagnose doe je om te checken hoe goed een inkoopbeleid met succes
wordt uitgevoerd en op verbeterpunten vast te stellen. Voorbeelden van vragen
die je wil kunnen beantwoorden zijn:
- Hoe zit de spend er uit?
o Wat wordt er ingekocht?
o Voor hoeveel wordt er ingekocht?
o Voor wie wordt er ingekocht?
- Hoe is de inkoop georganiseerd?
o Hoe zijn de inkooptaken en -verantwoordelijkheden belegd?
o Door wie wordt er ingekocht?
- Hoe wordt er ingekocht?
o Overzicht van de aanbestedingsprocedures die worden gevolgd
o In hoeverre wordt er gebruik gemaakt van vastgestelde
inkoopprocedures?
Een inkoopdiagnose kan zowel kwalitatief als kwantitatief zijn. kwantitatief is
bijvoorbeeld een crediteuren- of leveranciersonderzoek. Kwalitatief gaat
bijvoorbeeld d.m.v. interviews binnen verschillende afdelingen en het bestuderen
van specifieke documenten.
1.4.2 Rol van de tactische inkoper
De tactische inkoper houd zich bezig met welke leverancier goederen, diensten of
werken mogen leveren en tegen welke voorwaarden. De voorwaarden worden
vastgelegd in een PvE. Deze moet voornamelijk door de vakspecialist/gebruiker
worden ingevuld, daar zit de kennis.
De inkoper heeft twee taken:
- Controleren of de behoefte goed en concreet is vastgesteld
- Beoordelen van de specificaties op basis van eigen kennis (is het haalbaar)
Daarnaast bepaalt een tactisch inkoper de aanbestedingsstrategie.
1.4.3 Inkoper op operationeel niveau
Operationele inkoop gaat om alles dat te maken heeft met bestellen, bewaken en
nazorg. Zij kunnen dus de rol van besteller hebben, maar ook contractbeheer en -
management valt hier onder.
1.4.4 Ondersteunende activiteiten
De ondersteunende activiteiten, scheppen de voorwaarden voor een goede
uitvoering van inkoopactiviteiten. Ook creëren ze mogelijkheden om de
inkoopfunctie te verbeteren. Denk aan het opleveren van rapportages, het
digitaliseren van het bestelproces of het elektronisch aanbesteden.
1.5 De plaats van de inkoopfunctie binnen de organisatie
, Inkoop kan zich op drie manieren positioneren: Centraal, decentraal of
gecoördineerd.
1.5.1 Centrale inkoopfunctie
Bij een centrale inkooporganisatie is één afdeling verantwoordelijk voor de inkoop
van de gehele organisatie. Voornamelijk bij veel afdelingsoverstijgende inkoop
wordt dit gebruikt. Bijvoorbeeld kantoorartikelen of ict-apparatuur.
Strategische en tactische inkoop wordt bij een centrale inkoopfunctie gedaan
door de centrale inkoopafdeling of de inkoper. Beslissingen over make or buy of
het inkoopbeleid, neemt het centrale bestuur/directie.
Wat operationele inkoop betreft zijn er twee mogelijkheden:
- Via de centrale inkoopafdeling of inkoper
- Decentraal, door de gebruikers. Afdelingshoofd/budgethouder is
verantwoordelijk
Voordelen centrale inkoop
Specifieke inkoopkennis, -kunde en -vaardigheden zijn slechts op één plek nodig.
Hierdoor is het gemakkelijker om veranderingen in beleid en wet- en regelgeving
bij te houden en in de organisatie te implementeren. Dit heeft een positief effect
op de rechtmatigheid).
- Er wordt optimaal gebruik gemaakt van de inkoopkracht van de organisatie
- Alle inkopen lopen verplicht via één inkoopafdeling of inkoper
- Duidelijk aanspreekpunt
Nadelen centrale inkoop
- Gebrek aan draagvlak
- Onvoldoende oog voor uitvoering bij sluiten contract
- Kan vertragend werken/lijken
1.5.2 Decentrale inkoopfunctie
Bij decentrale inkooporganisatie vind de inkoopfunctie plaats binnen de
verschillende afdelingen. Iedere afdeling koopt onafhankelijk in en contracteert
onafhankelijk. Vooral populair bij organisaties waarbij
(resultaat)verantwoordelijkheden integraal bij een afdelingshoofd of directeur zijn
belegd.
Voordelen decentrale inkoop
- Groot draagvlak gebruikers
- Budgethouder en medewerkers kunnen zelf inkopen
- Tactisch en operationele inkoop in een hand, flexibeler en sneller
Nadelen decentrale inkoop
- Marktpartijen hebben meerdere contactpersonen binnen de organisatie
- Bewaken naleving vigerende nationale en Europese wet- en regelgeving
lastig (in totaal komen de inkopen op organisatieniveau misschien wel
boven de Europese grens)
