Effectief eventmanagement Lenny Klaassen – Periode 4 - Eventmanagement
Paragrafen:
1.1 t/m 1.10
2.5, 2.8
3.2 t/m 3.12
4.1 t/m 4.3
5.1, 5.2
6.1 t/m 6.3
1.1 Het evenement als project
Om je project in goede banen te leiden heb je een duidelijke projectstructuur nodig.
De realisatie van elk evenement kan worden onderverdeeld in een vijftal kaders, die
samen het kader van het project vormen.
1.2 Taak- en rolverdeling
Taken van de eventmanager in de rol van projectleider zijn:
- Het opstellen van een gedetailleerd plan van aanpak;
- Het initiëren van activiteiten;
- Het coördineren van werkzaamheden;
- Het inplannen van de nodige overleggen;
- Het bewaken van de planning en waar nodig bijsturen;
- Het onderhouden van relaties;
- Het motiveren en aansturen van leden van het projectteam;
- Het oplossen van conflicten;
- De verantwoordelijkheid nemen voor de totaalregie/ eindregie
De eerste vraag die zich bij het opstarten van de organisatie voordoet, is of je het
evenement alleen organiseert of dat het verstandig is om dit met anderen te doen.
De vaardigheden van een goede organisator/ organisatieteam is het volgende:
- Inlevingsvermogen;
- Onderdelen naadloos op elkaar laten aansluiten;
- Oog voor elk detail;
- Flexibiliteit en improvisatievermogen;
- Marktkennis;
- Kennis van ‘technische’ en praktische gegevens (kengetallen etc.);
- Financiële capaciteiten;
, - Denken vanuit een marketingdoelstelling;
- Ervaring.
In de ideale situatie zijn de individuele project managers samen meer dan de som der
delen. Belangrijke zaken hiervoor zijn:
- Een evenwichtige teamsamenstelling;
- Afvaarding vanuit betrokken disciplines;
- Daadkracht: maak het team niet te klein, maar ook niet te groot;
- Mogelijkheid tot teamwork (iedereen moet goed kunnen samenwerken);
- Duidelijke taakverdeling.
1.3 Projectplanning
Bijna alle typen publiekevenementen worden al ruim een jaar van tevoren gepland. Hier
komt vaak bij kijken dat er vergunningen moeten worden geregeld.
Het verkrijgen van een vergunning kan drie tot zes maanden in beslag nemen
Een alles bepalende richtlijn voor de start van de organisatie bestaat echter niet, omdat
dit van veel factoren afhankelijk is.
Een locatie moet evenals een populaire artiest, band of keynotespreker vroegtijdige te
worden geregeld.
Een overzicht van factoren die de benodigde aanlooptijd bepalen:
- De beschikbaarheid/ populariteit van de beoogde locatie;
- De periode van het jaar wanneer het evenement plaatsvindt;
- De beschikbaarheid en populariteit van de beoogde artiesten, band of spreker;
- De benodigde productie- en repetitietijd bij maatwerkproducties.
- De complexiteit en grootte van het evenement;
- De grootte van het organisatieteam en beslissingsbevoegdheid;
- De ervaring van de organisator;
- Het aanvragen van eventuele benodigde vergunningen;
- De uiterlijke aanvangstijd van de promotie en communicatie met de doelgroep.
Vanaf de allereerste teambijeenkomsten worden er notulen gemaakt met daaraan
gekoppeld een actielijst.
Functionele indeling: De acties groeperen naar onderwerp.
De acties die op de eventlocatie plaatsvinden, worden in het draaiboek opgenomen.
, 1.4 Doelstelling
Een van de belangrijkste onderdelen van de kaderstelling is het definiëren van de
doelstelling. De kernvraag ten aanzien van de inhoudelijke programmering is: wat is het
beoogde effect op de doelgroep?
De doelstelling bepaalt vervolgens alle vervolgkeuzes. De doelstellingen en eventuele
subdoelstellingen dienen daarom zo duidelijk en specifiek mogelijk te worden
omschreven.
1.5 Return on investment
Return on investment (ROI) staat voor het rendement van een evenement, uitgedrukt in
een percentage van de totale kosten van het evenement.
(𝑔𝑒𝑐𝑟𝑒ë𝑒𝑟𝑑𝑒 𝑤𝑎𝑎𝑟𝑑𝑒 − 𝑔𝑒𝑚𝑎𝑎𝑘𝑡𝑒 𝑘𝑜𝑠𝑡𝑒𝑛)
𝑅𝑂𝐼 = ∗ 100%
(𝑔𝑒𝑚𝑎𝑎𝑘𝑡𝑒 𝑘𝑜𝑠𝑡𝑒𝑛)
Het is echter in veel gevallen niet zo eenvoudig om succes in harde cijfers uit te drukken.
Bij publieksevenementen, waar het winstoogmerk vaak bovenaan staat, is dit een
duidelijk verhaal: de winstdoelstelling is exact meetbaar voor de initiatiefnemers.
Bij zakelijke evenementen voor relaties is de hoofddoelstelling vaak de bindingsfactor:
klanten aan je binden door hen het product of de dienst te laten beleven, door hen te
fêteren en persoonlijk contact en interactie met ze te hebben tijdens het evenement.
Om de doelstelling meetbaar te maken, is het noodzakelijk deze te kwantificeren.
Een belangrijke kanttekening hierbij is dat het in veel gevallen erg moeilijk is om aan te
geven in welke mate het resultaat enkel door het evenement wordt beïnvloed.
1.6 Doelgroep
Doelgroepen van een extern gericht bedrijfsevenement kunnen bijvoorbeeld zijn:
- Klanten;
- Prospects;
- Leveranciers;
- Potentiële medewerkers;
- Buurtbewoners;
- Gemeente, overheid;
- Aandeelhouders;
- Media;
- Consumenten.
Paragrafen:
1.1 t/m 1.10
2.5, 2.8
3.2 t/m 3.12
4.1 t/m 4.3
5.1, 5.2
6.1 t/m 6.3
1.1 Het evenement als project
Om je project in goede banen te leiden heb je een duidelijke projectstructuur nodig.
De realisatie van elk evenement kan worden onderverdeeld in een vijftal kaders, die
samen het kader van het project vormen.
1.2 Taak- en rolverdeling
Taken van de eventmanager in de rol van projectleider zijn:
- Het opstellen van een gedetailleerd plan van aanpak;
- Het initiëren van activiteiten;
- Het coördineren van werkzaamheden;
- Het inplannen van de nodige overleggen;
- Het bewaken van de planning en waar nodig bijsturen;
- Het onderhouden van relaties;
- Het motiveren en aansturen van leden van het projectteam;
- Het oplossen van conflicten;
- De verantwoordelijkheid nemen voor de totaalregie/ eindregie
De eerste vraag die zich bij het opstarten van de organisatie voordoet, is of je het
evenement alleen organiseert of dat het verstandig is om dit met anderen te doen.
De vaardigheden van een goede organisator/ organisatieteam is het volgende:
- Inlevingsvermogen;
- Onderdelen naadloos op elkaar laten aansluiten;
- Oog voor elk detail;
- Flexibiliteit en improvisatievermogen;
- Marktkennis;
- Kennis van ‘technische’ en praktische gegevens (kengetallen etc.);
- Financiële capaciteiten;
, - Denken vanuit een marketingdoelstelling;
- Ervaring.
In de ideale situatie zijn de individuele project managers samen meer dan de som der
delen. Belangrijke zaken hiervoor zijn:
- Een evenwichtige teamsamenstelling;
- Afvaarding vanuit betrokken disciplines;
- Daadkracht: maak het team niet te klein, maar ook niet te groot;
- Mogelijkheid tot teamwork (iedereen moet goed kunnen samenwerken);
- Duidelijke taakverdeling.
1.3 Projectplanning
Bijna alle typen publiekevenementen worden al ruim een jaar van tevoren gepland. Hier
komt vaak bij kijken dat er vergunningen moeten worden geregeld.
Het verkrijgen van een vergunning kan drie tot zes maanden in beslag nemen
Een alles bepalende richtlijn voor de start van de organisatie bestaat echter niet, omdat
dit van veel factoren afhankelijk is.
Een locatie moet evenals een populaire artiest, band of keynotespreker vroegtijdige te
worden geregeld.
Een overzicht van factoren die de benodigde aanlooptijd bepalen:
- De beschikbaarheid/ populariteit van de beoogde locatie;
- De periode van het jaar wanneer het evenement plaatsvindt;
- De beschikbaarheid en populariteit van de beoogde artiesten, band of spreker;
- De benodigde productie- en repetitietijd bij maatwerkproducties.
- De complexiteit en grootte van het evenement;
- De grootte van het organisatieteam en beslissingsbevoegdheid;
- De ervaring van de organisator;
- Het aanvragen van eventuele benodigde vergunningen;
- De uiterlijke aanvangstijd van de promotie en communicatie met de doelgroep.
Vanaf de allereerste teambijeenkomsten worden er notulen gemaakt met daaraan
gekoppeld een actielijst.
Functionele indeling: De acties groeperen naar onderwerp.
De acties die op de eventlocatie plaatsvinden, worden in het draaiboek opgenomen.
, 1.4 Doelstelling
Een van de belangrijkste onderdelen van de kaderstelling is het definiëren van de
doelstelling. De kernvraag ten aanzien van de inhoudelijke programmering is: wat is het
beoogde effect op de doelgroep?
De doelstelling bepaalt vervolgens alle vervolgkeuzes. De doelstellingen en eventuele
subdoelstellingen dienen daarom zo duidelijk en specifiek mogelijk te worden
omschreven.
1.5 Return on investment
Return on investment (ROI) staat voor het rendement van een evenement, uitgedrukt in
een percentage van de totale kosten van het evenement.
(𝑔𝑒𝑐𝑟𝑒ë𝑒𝑟𝑑𝑒 𝑤𝑎𝑎𝑟𝑑𝑒 − 𝑔𝑒𝑚𝑎𝑎𝑘𝑡𝑒 𝑘𝑜𝑠𝑡𝑒𝑛)
𝑅𝑂𝐼 = ∗ 100%
(𝑔𝑒𝑚𝑎𝑎𝑘𝑡𝑒 𝑘𝑜𝑠𝑡𝑒𝑛)
Het is echter in veel gevallen niet zo eenvoudig om succes in harde cijfers uit te drukken.
Bij publieksevenementen, waar het winstoogmerk vaak bovenaan staat, is dit een
duidelijk verhaal: de winstdoelstelling is exact meetbaar voor de initiatiefnemers.
Bij zakelijke evenementen voor relaties is de hoofddoelstelling vaak de bindingsfactor:
klanten aan je binden door hen het product of de dienst te laten beleven, door hen te
fêteren en persoonlijk contact en interactie met ze te hebben tijdens het evenement.
Om de doelstelling meetbaar te maken, is het noodzakelijk deze te kwantificeren.
Een belangrijke kanttekening hierbij is dat het in veel gevallen erg moeilijk is om aan te
geven in welke mate het resultaat enkel door het evenement wordt beïnvloed.
1.6 Doelgroep
Doelgroepen van een extern gericht bedrijfsevenement kunnen bijvoorbeeld zijn:
- Klanten;
- Prospects;
- Leveranciers;
- Potentiële medewerkers;
- Buurtbewoners;
- Gemeente, overheid;
- Aandeelhouders;
- Media;
- Consumenten.
