Hoofdstuk 1 Projecten
In een organisatie worden allerlei werkzaamheden uitgevoerd. Deze kunnen we globaal in drie
groepen indelen.
Improvisatie
Routinematige werkzaamheden
Projectmatige werkzaamheden
Improvisatie: Als er zicht een plotselinge gebeurtenis voordoet waarop snelle reactie noodzakelijk is.
Ad Hoc: Niet volgens een plan, maar van geval tot geval beslissen.
Routinematige: Herhaaldelijke uitgevoerde werkzaamheden.
Werkprocedures: Voor deze werkzaamheden kunnen werkprocedures of voorschriften opgesteld
worden, waardoor ze doelmatig (efficiënt) kunnen worden uitgevoerd.
Planmatig: Dat men vooraf de tijd neemt om goed na te denken over het te bereiken doel en de
manier waarop dit bereikt kan worden.
Fasen: Een project dat wordt opgedeeld in fasen.
Projectorganisatie: Mensen die normaal niet met elkaar samenwerking, nu in een projectgroep met
onderlinge taakverdelingen samenwerken.
Soorten werkzaamheden:
Improvisatie Projectmatig Routinematig
Wanneer Ad hoc Te voorzien Herhalend
Resultaat Onzeker Redelijk zeker Zeker
Bekendheid Nieuw/Plotseling Nieuw/Planmatig Bekend
Vrijheid Veel vrijheid Vooraf doordracht Nauwelijks vrijheid
Werkwijze Chaotisch Geleidelijk duidelijker Duidelijke/Vaste
Wat is een project?: Een project is een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen om een doel
te bereiken binnen een vastgestelde tijd.
De kenmerken van een project zijn
Project Start-Up: Een duidelijke beginpunt oftewel ‘’kick off’’.
Tijdelijke: Omdat een project tijdelijk is moet er ook een eind datum zijn afgesproken.
Eenmalig: Een project levert aan het eind een eenmalig duidelijk gedefinieerd projectresultaat.
Bijvoorbeeld een nieuwe machine, een gebouw, een rapport of zelfs een gebeurtenis.
Opdrachtgever: De gene die geld beschikbaar stelt om het project uit te voeren.(Sponsor in het ENG)
Budget: Geld voor te besteden middelen en voor in te zetten.
Disciplines: De projectleden komen uit verschillende delen van de organisatie en hebben elk hun
eigen deskundigheid. Bijvoorbeeld managers, financieel deskundigen, economen,
marketingdeskundigen en technici.
Projectorganisatie: Een aparte organisatie structuur voor een project waar je een andere baas hebt.
Niet van zelf: Een project ontstaat niet vanzelf, een project moet georganiseerd worden.
Plan van aanpak: Het project nauwkeurig beschrijven.
Resultaatgericht: Het project is er immers voor om een projectresultaat op te leveren.
,Technische Projecten: Projecten die een vergadering in de techniek als doelstelling hebben of een
nieuwe product moeten opleveren.
Sociale Projecten: Cultuur en organisatieveranderingen binnen een bedrijf. Voorbeelden zijn het
reorganiseren van een bedrijf en het aanpassen van de werkprocedures.
Commerciële Projecten: Als uiteindelijke doel geld te verdienen. Voorbeelden zijn het uitvoeren van
een marktonderzoek, het ontwikkelen van een nieuwe product of introductie van een nieuwe
product op markt.
Gemengde Projecten: Een tussenvorm van bijvoorbeeld technische en sociale projecten.
Projecten kunnen naar hun inhoud worden ingedeeld in verschillende groepen:
Technische projecten Gemende projecten
Sociale projecten Evenementen
Commerciële projecten
Planmatig: Dat de opdrachtgever voldoende tijd beschikbaar stelt voor de voorbereiding van het
project.
Besluitvorming: Voordat het uiteindelijke project is doorgesproken en is goedgekeurd, kunnen er
weken of zelfs maanden zijn verstreken.
Fouten: Werk dat achteraf niet nodig bleek te zijn.
Om een project hanteerbaar te maken kun je het opgedeeld maken in fasen:
Voorbereiding (denken)
Realisatie (doen)
Nazorg (onderhouden)
Fasering en producten van elke fasen:
Initiatief: Het idee Projectvoorstel
Definitie: Wat moet er gebeuren Plan van aanpak
Ontwerp: Hoe gaat het worden Ontwerp
Voorbereiding: Hoe moet het gemaakt worden Gedetailleerd ontwerp
Realisatie: Doen Projectresultaat
Nazorg: Gebruik en instandhouding Gebruik/Aanpassing Projectresult..
Eisen: Moeten verplicht worden gerealiseerd binnen het project.
Wensen: Wensen wil men graag realiseren maar zijn niet noodzakelijk.
Implementatie: Zorgen voor de invoering van het resultaat van het project.
Conversie: Van een oude naar een nieuwe situatie zoals automatisering van een bedrijfsproces.
Levenscyclus: Het hele traject van ‘’ontstaan’’ tot de ‘’ondergang’’.
Exploitatie: Gedurende het gebruik van het projectresultaat zijn nazorg en onderhoud nodig om het
projectresultaat in stand en bij de tijd te houden.
S: Specifiek ‘’De lever van onze producten moeten omlaag’’
M: Meetbaar ‘’Moet worden teruggebracht van wijf naar twee dagen’’
A: Aanwijsbaar ‘’Moet door de afdeling logistiek’’
R: Realistisch ‘’Van vijf naar drie dagen’’
T: Tijdgebonden ‘’Op 31 december van dit jaar’’
‘’Op 31 december van dit jaar moet de levertijd van onze producten door de afdeling logistiek
teruggebracht zijn van vijf naar twee dagen.’’
, Hoofdstuk 2 Mensen en Projecten
Organigram: Een plaatje met alle afdelingen van de organisatie en de machtsverhoudingen.
Lijnafdeling: Via de ‘’lijn’’ van boven naar beneden, er is sprake van een machtsverhouding.
Stafafdeling: Geeft meestal advies of ondersteuning maar kan zaken niet dwingen voorschrijven aan
afdelingen. Bijvoorbeeld personeelszaken of administratie.
Projectorganisatie: Om een project uit te voeren, wordt door het management een aparte project
organisatie in het leven groepen.
Deze projectorganisatie staat ‘’buiten’’ de normale lijnorganisatie en heeft een aparte tijdelijke
projectleider.
In een projectgroep komen de volgende functies voor:
Projectleiding Projectsecretariaat
Projectleden Adviseurs
Projectleiding: Deze bestaat uit een projectleider.
Project secretariaat: Bij een groot project is een aparte secretariaat wenselijk bij een kleine project
wordt een lid belast met deze taak.
Projectleden: Dezen zorgen voor de uitvoering van het project.
Adviseurs: Dit kunnen deskundigen binnen de eigen organisatie zijn of eventueel buiten de
organisatie worden ingehuurd. (Consultant)
Werkgroep: Binnen de projectgroep kunnen eventueel een of meer werkgroepen worden ingericht.
De projectgroep staat niet op zichzelf en heeft een relatie met de ‘’buitenwereld’’:
De opdrachtgever van de klant
Een stuurgroep
Referentiegroep
Referentiegroep: Een groep mensen die ervaring heeft met de activiteiten die binnen het huidige
project moeten worden uitgevoerd.
Afdelingshoofden: Leveren de interne project medewerkers.
Moederorganisatie
Interne opdrachtgever Project
Afdelingen INFO Projectleider INFO
Andere Projecten GELD Werkgroepleiders GELD
Directie MIDDELEN Secretaris MIDDELEN
Gebruikers MENSEN Archivaris MENSEN
Buitenwereld
Externe opdrachtgevers Klanten
Leveranciers Overheid referentiegroep
Consultant
In een organisatie worden allerlei werkzaamheden uitgevoerd. Deze kunnen we globaal in drie
groepen indelen.
Improvisatie
Routinematige werkzaamheden
Projectmatige werkzaamheden
Improvisatie: Als er zicht een plotselinge gebeurtenis voordoet waarop snelle reactie noodzakelijk is.
Ad Hoc: Niet volgens een plan, maar van geval tot geval beslissen.
Routinematige: Herhaaldelijke uitgevoerde werkzaamheden.
Werkprocedures: Voor deze werkzaamheden kunnen werkprocedures of voorschriften opgesteld
worden, waardoor ze doelmatig (efficiënt) kunnen worden uitgevoerd.
Planmatig: Dat men vooraf de tijd neemt om goed na te denken over het te bereiken doel en de
manier waarop dit bereikt kan worden.
Fasen: Een project dat wordt opgedeeld in fasen.
Projectorganisatie: Mensen die normaal niet met elkaar samenwerking, nu in een projectgroep met
onderlinge taakverdelingen samenwerken.
Soorten werkzaamheden:
Improvisatie Projectmatig Routinematig
Wanneer Ad hoc Te voorzien Herhalend
Resultaat Onzeker Redelijk zeker Zeker
Bekendheid Nieuw/Plotseling Nieuw/Planmatig Bekend
Vrijheid Veel vrijheid Vooraf doordracht Nauwelijks vrijheid
Werkwijze Chaotisch Geleidelijk duidelijker Duidelijke/Vaste
Wat is een project?: Een project is een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen om een doel
te bereiken binnen een vastgestelde tijd.
De kenmerken van een project zijn
Project Start-Up: Een duidelijke beginpunt oftewel ‘’kick off’’.
Tijdelijke: Omdat een project tijdelijk is moet er ook een eind datum zijn afgesproken.
Eenmalig: Een project levert aan het eind een eenmalig duidelijk gedefinieerd projectresultaat.
Bijvoorbeeld een nieuwe machine, een gebouw, een rapport of zelfs een gebeurtenis.
Opdrachtgever: De gene die geld beschikbaar stelt om het project uit te voeren.(Sponsor in het ENG)
Budget: Geld voor te besteden middelen en voor in te zetten.
Disciplines: De projectleden komen uit verschillende delen van de organisatie en hebben elk hun
eigen deskundigheid. Bijvoorbeeld managers, financieel deskundigen, economen,
marketingdeskundigen en technici.
Projectorganisatie: Een aparte organisatie structuur voor een project waar je een andere baas hebt.
Niet van zelf: Een project ontstaat niet vanzelf, een project moet georganiseerd worden.
Plan van aanpak: Het project nauwkeurig beschrijven.
Resultaatgericht: Het project is er immers voor om een projectresultaat op te leveren.
,Technische Projecten: Projecten die een vergadering in de techniek als doelstelling hebben of een
nieuwe product moeten opleveren.
Sociale Projecten: Cultuur en organisatieveranderingen binnen een bedrijf. Voorbeelden zijn het
reorganiseren van een bedrijf en het aanpassen van de werkprocedures.
Commerciële Projecten: Als uiteindelijke doel geld te verdienen. Voorbeelden zijn het uitvoeren van
een marktonderzoek, het ontwikkelen van een nieuwe product of introductie van een nieuwe
product op markt.
Gemengde Projecten: Een tussenvorm van bijvoorbeeld technische en sociale projecten.
Projecten kunnen naar hun inhoud worden ingedeeld in verschillende groepen:
Technische projecten Gemende projecten
Sociale projecten Evenementen
Commerciële projecten
Planmatig: Dat de opdrachtgever voldoende tijd beschikbaar stelt voor de voorbereiding van het
project.
Besluitvorming: Voordat het uiteindelijke project is doorgesproken en is goedgekeurd, kunnen er
weken of zelfs maanden zijn verstreken.
Fouten: Werk dat achteraf niet nodig bleek te zijn.
Om een project hanteerbaar te maken kun je het opgedeeld maken in fasen:
Voorbereiding (denken)
Realisatie (doen)
Nazorg (onderhouden)
Fasering en producten van elke fasen:
Initiatief: Het idee Projectvoorstel
Definitie: Wat moet er gebeuren Plan van aanpak
Ontwerp: Hoe gaat het worden Ontwerp
Voorbereiding: Hoe moet het gemaakt worden Gedetailleerd ontwerp
Realisatie: Doen Projectresultaat
Nazorg: Gebruik en instandhouding Gebruik/Aanpassing Projectresult..
Eisen: Moeten verplicht worden gerealiseerd binnen het project.
Wensen: Wensen wil men graag realiseren maar zijn niet noodzakelijk.
Implementatie: Zorgen voor de invoering van het resultaat van het project.
Conversie: Van een oude naar een nieuwe situatie zoals automatisering van een bedrijfsproces.
Levenscyclus: Het hele traject van ‘’ontstaan’’ tot de ‘’ondergang’’.
Exploitatie: Gedurende het gebruik van het projectresultaat zijn nazorg en onderhoud nodig om het
projectresultaat in stand en bij de tijd te houden.
S: Specifiek ‘’De lever van onze producten moeten omlaag’’
M: Meetbaar ‘’Moet worden teruggebracht van wijf naar twee dagen’’
A: Aanwijsbaar ‘’Moet door de afdeling logistiek’’
R: Realistisch ‘’Van vijf naar drie dagen’’
T: Tijdgebonden ‘’Op 31 december van dit jaar’’
‘’Op 31 december van dit jaar moet de levertijd van onze producten door de afdeling logistiek
teruggebracht zijn van vijf naar twee dagen.’’
, Hoofdstuk 2 Mensen en Projecten
Organigram: Een plaatje met alle afdelingen van de organisatie en de machtsverhoudingen.
Lijnafdeling: Via de ‘’lijn’’ van boven naar beneden, er is sprake van een machtsverhouding.
Stafafdeling: Geeft meestal advies of ondersteuning maar kan zaken niet dwingen voorschrijven aan
afdelingen. Bijvoorbeeld personeelszaken of administratie.
Projectorganisatie: Om een project uit te voeren, wordt door het management een aparte project
organisatie in het leven groepen.
Deze projectorganisatie staat ‘’buiten’’ de normale lijnorganisatie en heeft een aparte tijdelijke
projectleider.
In een projectgroep komen de volgende functies voor:
Projectleiding Projectsecretariaat
Projectleden Adviseurs
Projectleiding: Deze bestaat uit een projectleider.
Project secretariaat: Bij een groot project is een aparte secretariaat wenselijk bij een kleine project
wordt een lid belast met deze taak.
Projectleden: Dezen zorgen voor de uitvoering van het project.
Adviseurs: Dit kunnen deskundigen binnen de eigen organisatie zijn of eventueel buiten de
organisatie worden ingehuurd. (Consultant)
Werkgroep: Binnen de projectgroep kunnen eventueel een of meer werkgroepen worden ingericht.
De projectgroep staat niet op zichzelf en heeft een relatie met de ‘’buitenwereld’’:
De opdrachtgever van de klant
Een stuurgroep
Referentiegroep
Referentiegroep: Een groep mensen die ervaring heeft met de activiteiten die binnen het huidige
project moeten worden uitgevoerd.
Afdelingshoofden: Leveren de interne project medewerkers.
Moederorganisatie
Interne opdrachtgever Project
Afdelingen INFO Projectleider INFO
Andere Projecten GELD Werkgroepleiders GELD
Directie MIDDELEN Secretaris MIDDELEN
Gebruikers MENSEN Archivaris MENSEN
Buitenwereld
Externe opdrachtgevers Klanten
Leveranciers Overheid referentiegroep
Consultant
