1 Professionele inkoop
1.1 De inkoopfunctie
1.1.1 Begripsbepaling
Inkoopfunctie: ervoor zorgen dat de juiste producten van de juiste kwaliteit op de juiste tijd op
de juiste plaats in de juiste hoeveelheden tegen de juiste prijs beschikbaar zijn voor de
organisatie.
Inkoopfunctie – jit: just in time management. Er zijn geen voorraden in de organisatie.
Geen voorraden, omdat:
Rente
Ruimte
Risico (derving, verrot, uit de mode)
Drie aspecten die te maken hebben met de inkoopfunctie:
1. Technisch aspect juiste producten en de juiste kwaliteit
2. Logistiek aspect de producten op de juiste plaats en tijd
3. Commercieel aspect de producten tegen de juiste prijs
Externe oriëntatie: de inkoper kijkt extern naar de leverancier. Leveranciers kunnen helpen met
problemen.
Interne oriëntatie: naar de organisatie, medewerkergericht. Een evenwicht tussen de wensen
van interne klanten en de eisen van het belang van de organisatie.
1.1.3 Het belang van de inkoopfunctie
Het belang van inkoop blijkt onder meer uit de waarde van het inkoopaandeel: de kosten van
ingekochte goederen en diensten ten opzichte van de kostprijs van de eindproducten.
Ondernemingsstrategie: de concurrentievoordelen van het bedrijf (gaat de onderneming voor
duurzaamheid dan is de inkoop ook duurzaam). De inkoopafdeling moet volgen wat de
moederorganisatie bedenkt. In de praktijk gaat dit vaak fout.
Concurrentiepositie: als er goed ingekocht wordt, gaat de kostprijs omlaag, lagere prijzen,
betekend meer omzet: concurrerende prijzen kunnen worden aangeboden.
Winst kan gemaakt worden op twee manieren:
1. Meer omzet
2. Kosten besparen
1.1.4 De ontwikkeling van de inkoopfunctie
David Burt: inkoopfunctie in het vierfasenmodel:
1. Administratieve functie
Het bestellen van orders.
2. Mechanische functie
Er zijn afspraken met leveranciers: contracten. Er wordt druk gelegd op de prijs,
waardoor de kwaliteit hiervan kan dalen.
3. Proactieve functie
Inkopers nemen het initiatief en kijken wat de medewerkers (klant) nodig heeft.
4. Professionele strategische functie
Er ontstaat een hechte relatie met de leverancier en werken samen.
De meeste organisaties zitten op de mechanische functie.
,1.1.5 Visies op de inkoopfunctie
Het management bepaalt welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden aan de inkoopafdeling
worden toegewezen.
Van Weele stelt dat het management vier verschillende visies kan hebben op de
inkoopfunctie:
1. Besteloriëntatie
Wat er nodig is, dat wordt er besteld.
2. Commerciële oriëntatie
Er wordt gekeken naar de kosten om die zo laag mogelijk te houden.
3. Logistieke oriëntatie
Het veilig stellen van de voorraad constante levering.
4. Strategische oriëntatie
De inkoopafdeling zorgt ervoor dat de organisatie de juiste middelen heeft.
1.1.6 Duurzaam inkopen
Duurzaam inkopen wil zeggen dat in alle fasen van het inkoopproces rekening wordt gehouden
met milieu en sociale aspecten. Duurzaam inkopen staat hoog op de agenda van veel bedrijven,
maar ook op de beleidsagenda van de overheidsorganisaties.
Duurzaamheid wordt vertaald naar de 3 P’s: People, Planet en Profit.
Cradle to cradle (C2C)
Van zand naar klant tot zand.
De grondstoffen worden samengesmolten. Dit gaat naar de klant, de klant gooit het product weg,
wat gerecycled wordt. Op die manier eindigt het in het zand. Er is rekening gehouden met het
hergebruik van het product.
Twee soorten grondstoffen:
1. Hernieuwbare grondstoffen kan opnieuw worden geproduceerd (hout)
2. Niet-hernieuwbare grondstoffen kan niet opnieuw gemaakt worden (olie, gas, goud)
1.2 Hoe wordt ingekocht?
1.2.1 De fasen van het inkoopproces
Het inkoopproces van Weele onderscheidt de volgende zes hoofdfasen:
1. Specificeren
2. Selecteren Initiële inkoopfunctie
3. Contracteren
4. Bestellen
5. Bewaken Verwervingsfunctie
6. Nazorg
a. Met het evalueren
i. Selectie aanpassen
b. Met de klant (medewerker) zijn de producten goed: ja of nee?
i. Specificatie aanpassen
1 – 3 initiële inkoopfunctie, gebeurt maar één keer
1.2.1.1 Specificeren
Het ontstaan van een inkoopbehoefte kan ontstaan door interne en externe factoren.
In de specificatiefase bepaalt men de behoefte (de eisen waaraan het in te kopen product moet
voldoen)
, Zeven groepen eisen worden onderscheiden:
1. Functionele eisen Wat moet het product doen
2. Technische eisen Materiaalkeuze
3. Logistieke eisen Beschikbaarheid, vervoer, transport, voorraad
4. Kwaliteitseisen Wat is kwaliteit?
5. Commerciële eisen Prijs, contractvorm
6. Milieuaspecten Uitstoot van CO2
7. Sociale aspecten Salaris, scholing, taal
Back-door-selling: verkopen via een achterkanaal, de inkoop wordt overgeslagen. Dit wordt
vaker gedaan.
Concurrentiegerichte dialoog: Een probleem voorleggen aan de leveranciers, specificaties
voorleggen. De leveranciers komen met een idee en dan kan er een keuze gemaakt worden.
Hierbij moeten alle leveranciers betrokken worden in plaats van één.
1.2.1.2 Offreren en selecteren
Nadat de specificatie is gemaakt, kan er een offerte worden aangevraagd. Een offertebeoordeling
kan leiden tot de leverancierskeuze. Ook kan er onderhandelt worden tussen de ‘geselecteerde
leveranciers’.
Prekwalificaties: welke leveranciers zijn er allemaal om mijn product of dienst te leveren. De
leveranciers die overblijven na het criteria.
Approved-vendor-list (goedgekeurd-verkoper-lijst): Welke leveranciers leveren op dit moment
al aan onze organisatie.
Shortlist: lijst van leveranciers die gemaakt is op basis van de approved-vendor-list. Alleen aan
deze organisaties wordt een offerte gevraagd.
1.2.1.3 Onderhandelen en contracteren
Onderhandelen heeft met macht te maken.
Een bepaald persoon in de organisatie heeft de bevoegdheid om een inkoopopdracht goed te
keuren. Dit werkt met drempelbedragen, bijvoorbeeld 500 euro.
Functie (manager, directeur) en drempelbedragen.
1.2.1.4 Bestellen, bewaken en nazorg
Een inkooporder kan alleen geplaatst worden in opdracht van een of meer functionarissen die
daartoe bevoegd zijn. Om misverstanden te voorkomen, moeten organisaties deze
tekenbevoegdheid goed en eenduidig regelen. Vooral grote organisaties kunnen last
ondervinden van maverick buying: medewerkers of afdelingen kopen in buiten de bestaande
contracten om.
Nadeel: weer een contract erbij, zo weet men niet wat er gekocht wordt.
Contractbeheer: het in kaart brengen van alle contracten die er in de organisatie zijn.
Een onderneming heeft in het algemeen niet goed in kaart welke leveranciers er zijn.
Verlopen contracten moeten vernieuwd worden (hier bestaan systemen voor).
Orderbewaking ingericht:
Advance status check
Ver van te voren langsgaan bij de leverancier om het
Productieproces te monitoren (in kaart brengen).
Routine status check Pro-actief
Een mail sturen naar de leverancier als herinnering,
dat er over een x aantal dagen geleverd moet worden.
Exception expediting
Er wordt gereageerd als de klant (medewerker) erom vraagt. Passief
1.1 De inkoopfunctie
1.1.1 Begripsbepaling
Inkoopfunctie: ervoor zorgen dat de juiste producten van de juiste kwaliteit op de juiste tijd op
de juiste plaats in de juiste hoeveelheden tegen de juiste prijs beschikbaar zijn voor de
organisatie.
Inkoopfunctie – jit: just in time management. Er zijn geen voorraden in de organisatie.
Geen voorraden, omdat:
Rente
Ruimte
Risico (derving, verrot, uit de mode)
Drie aspecten die te maken hebben met de inkoopfunctie:
1. Technisch aspect juiste producten en de juiste kwaliteit
2. Logistiek aspect de producten op de juiste plaats en tijd
3. Commercieel aspect de producten tegen de juiste prijs
Externe oriëntatie: de inkoper kijkt extern naar de leverancier. Leveranciers kunnen helpen met
problemen.
Interne oriëntatie: naar de organisatie, medewerkergericht. Een evenwicht tussen de wensen
van interne klanten en de eisen van het belang van de organisatie.
1.1.3 Het belang van de inkoopfunctie
Het belang van inkoop blijkt onder meer uit de waarde van het inkoopaandeel: de kosten van
ingekochte goederen en diensten ten opzichte van de kostprijs van de eindproducten.
Ondernemingsstrategie: de concurrentievoordelen van het bedrijf (gaat de onderneming voor
duurzaamheid dan is de inkoop ook duurzaam). De inkoopafdeling moet volgen wat de
moederorganisatie bedenkt. In de praktijk gaat dit vaak fout.
Concurrentiepositie: als er goed ingekocht wordt, gaat de kostprijs omlaag, lagere prijzen,
betekend meer omzet: concurrerende prijzen kunnen worden aangeboden.
Winst kan gemaakt worden op twee manieren:
1. Meer omzet
2. Kosten besparen
1.1.4 De ontwikkeling van de inkoopfunctie
David Burt: inkoopfunctie in het vierfasenmodel:
1. Administratieve functie
Het bestellen van orders.
2. Mechanische functie
Er zijn afspraken met leveranciers: contracten. Er wordt druk gelegd op de prijs,
waardoor de kwaliteit hiervan kan dalen.
3. Proactieve functie
Inkopers nemen het initiatief en kijken wat de medewerkers (klant) nodig heeft.
4. Professionele strategische functie
Er ontstaat een hechte relatie met de leverancier en werken samen.
De meeste organisaties zitten op de mechanische functie.
,1.1.5 Visies op de inkoopfunctie
Het management bepaalt welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden aan de inkoopafdeling
worden toegewezen.
Van Weele stelt dat het management vier verschillende visies kan hebben op de
inkoopfunctie:
1. Besteloriëntatie
Wat er nodig is, dat wordt er besteld.
2. Commerciële oriëntatie
Er wordt gekeken naar de kosten om die zo laag mogelijk te houden.
3. Logistieke oriëntatie
Het veilig stellen van de voorraad constante levering.
4. Strategische oriëntatie
De inkoopafdeling zorgt ervoor dat de organisatie de juiste middelen heeft.
1.1.6 Duurzaam inkopen
Duurzaam inkopen wil zeggen dat in alle fasen van het inkoopproces rekening wordt gehouden
met milieu en sociale aspecten. Duurzaam inkopen staat hoog op de agenda van veel bedrijven,
maar ook op de beleidsagenda van de overheidsorganisaties.
Duurzaamheid wordt vertaald naar de 3 P’s: People, Planet en Profit.
Cradle to cradle (C2C)
Van zand naar klant tot zand.
De grondstoffen worden samengesmolten. Dit gaat naar de klant, de klant gooit het product weg,
wat gerecycled wordt. Op die manier eindigt het in het zand. Er is rekening gehouden met het
hergebruik van het product.
Twee soorten grondstoffen:
1. Hernieuwbare grondstoffen kan opnieuw worden geproduceerd (hout)
2. Niet-hernieuwbare grondstoffen kan niet opnieuw gemaakt worden (olie, gas, goud)
1.2 Hoe wordt ingekocht?
1.2.1 De fasen van het inkoopproces
Het inkoopproces van Weele onderscheidt de volgende zes hoofdfasen:
1. Specificeren
2. Selecteren Initiële inkoopfunctie
3. Contracteren
4. Bestellen
5. Bewaken Verwervingsfunctie
6. Nazorg
a. Met het evalueren
i. Selectie aanpassen
b. Met de klant (medewerker) zijn de producten goed: ja of nee?
i. Specificatie aanpassen
1 – 3 initiële inkoopfunctie, gebeurt maar één keer
1.2.1.1 Specificeren
Het ontstaan van een inkoopbehoefte kan ontstaan door interne en externe factoren.
In de specificatiefase bepaalt men de behoefte (de eisen waaraan het in te kopen product moet
voldoen)
, Zeven groepen eisen worden onderscheiden:
1. Functionele eisen Wat moet het product doen
2. Technische eisen Materiaalkeuze
3. Logistieke eisen Beschikbaarheid, vervoer, transport, voorraad
4. Kwaliteitseisen Wat is kwaliteit?
5. Commerciële eisen Prijs, contractvorm
6. Milieuaspecten Uitstoot van CO2
7. Sociale aspecten Salaris, scholing, taal
Back-door-selling: verkopen via een achterkanaal, de inkoop wordt overgeslagen. Dit wordt
vaker gedaan.
Concurrentiegerichte dialoog: Een probleem voorleggen aan de leveranciers, specificaties
voorleggen. De leveranciers komen met een idee en dan kan er een keuze gemaakt worden.
Hierbij moeten alle leveranciers betrokken worden in plaats van één.
1.2.1.2 Offreren en selecteren
Nadat de specificatie is gemaakt, kan er een offerte worden aangevraagd. Een offertebeoordeling
kan leiden tot de leverancierskeuze. Ook kan er onderhandelt worden tussen de ‘geselecteerde
leveranciers’.
Prekwalificaties: welke leveranciers zijn er allemaal om mijn product of dienst te leveren. De
leveranciers die overblijven na het criteria.
Approved-vendor-list (goedgekeurd-verkoper-lijst): Welke leveranciers leveren op dit moment
al aan onze organisatie.
Shortlist: lijst van leveranciers die gemaakt is op basis van de approved-vendor-list. Alleen aan
deze organisaties wordt een offerte gevraagd.
1.2.1.3 Onderhandelen en contracteren
Onderhandelen heeft met macht te maken.
Een bepaald persoon in de organisatie heeft de bevoegdheid om een inkoopopdracht goed te
keuren. Dit werkt met drempelbedragen, bijvoorbeeld 500 euro.
Functie (manager, directeur) en drempelbedragen.
1.2.1.4 Bestellen, bewaken en nazorg
Een inkooporder kan alleen geplaatst worden in opdracht van een of meer functionarissen die
daartoe bevoegd zijn. Om misverstanden te voorkomen, moeten organisaties deze
tekenbevoegdheid goed en eenduidig regelen. Vooral grote organisaties kunnen last
ondervinden van maverick buying: medewerkers of afdelingen kopen in buiten de bestaande
contracten om.
Nadeel: weer een contract erbij, zo weet men niet wat er gekocht wordt.
Contractbeheer: het in kaart brengen van alle contracten die er in de organisatie zijn.
Een onderneming heeft in het algemeen niet goed in kaart welke leveranciers er zijn.
Verlopen contracten moeten vernieuwd worden (hier bestaan systemen voor).
Orderbewaking ingericht:
Advance status check
Ver van te voren langsgaan bij de leverancier om het
Productieproces te monitoren (in kaart brengen).
Routine status check Pro-actief
Een mail sturen naar de leverancier als herinnering,
dat er over een x aantal dagen geleverd moet worden.
Exception expediting
Er wordt gereageerd als de klant (medewerker) erom vraagt. Passief
