Samenvatting Mice: Effectief deelnemen aan beurzen
Hoofdstuk 1 | Beurzen: communicatie met effect
B&T: beurzen en tentoonstellingen
Eerst bescheiden plaats voor B&T. Steeds meer aandacht voor persoonlijke communicatie, echter
weinig aandacht voor rol beurzen. Vaak niet goed benut. Toch groeit de belangstelling.
Dit boek is gericht op de Business-to-Business sector. Deze stof geldt in hoofdlijnen ook voor de
publieksbeurzen (hierbij emotionele component sterker)
Hoofdstuk 2 | Kies een marketingaanpak
Aandachtspunten bij het kiezen van een marketingaanpak:
B&T vaak te operationeel
Beursdeelname heeft een sterk projectmatig karakter. Tijd- en budgetbeperkingen zorgen voor
doelgerichtheid, maar door deze beperkingen ontstaat te snel belangstelling voor de uitvoering.
Meer concept nodig
Beursdeelname zou minder gericht moeten zijn op efficiënt inzetten van middelen, ook denken aan
marketingdoelstellingen, rol van B&T.
Doelstellingen opstellen met de vier p’s, om realistisch te houden maak je een SWOT.
Kies het goede beursmerk: aan welke expositie deelnemen?
Betrek B&T vroeg bij de campagne
Wanneer het blijkt dat B&T een belangrijk onderdeel gaan vormen voor de marketingaanpak, is het
belangrijk om beursexpertise zo vroeg mogelijk bij de campagneontwikkeling te betrekken. Zo wordt
het geen ‘bijkomend onderdeel’ maar maakt het deel uit van de campagne.
Denk om budget
Van begin af aan rekening houden met het budget, zodat er geen verspilde moeite wordt gedaan.
Mobiliseer B&T- expertise: ervoor zorgen dat de expertise aanwezig is in de organisatie
Medium-onafhankelijke advisering: externe advisering vragen
Schakel eigen marketingexpertise in: kennis marketeers onmisbaar bij B&T
Blijf naar de verkopers luisteren: voor hen dominante rol, beurscontacten, aanbevelingen
SWOT- analyse: Pluspunten voor beursdeelnamen
1.Initiatief bij doelgroep: doelgroep komt zelf naar het bedrijf toe. 2. Merkvoorkeuren worden beïnvloed
door verwachtingspatroon aan bezoekerszijde 3. Persoonlijk contact 4. Perfecte demonstratie
mogelijkheden: emotioneel en instrumenteel 5. Vertoon van marktpositie: vergelijkingen mogelijk en
concurrentie zien 6. Kracht van 3D-communicatie 7. Multizintuiglijk: horen, ruiken, zien, voelen 8. Push
voor databasemarketing: zakelijke contacten opdoen. 9. Spontane markttesten: nieuwe producten
testen 10. Meetbare resultaten 11. Meer teamgeest, hogere productiviteit: afhankelijk van elkaar.
Minpunten:
1.Eenmalig karakter: moet in één keer goed 2.Stressverwekker 3. Bron van fysieke uitputting: bij
standpersoneel 4. Kostbare zaak 5. Neiging tot over-exposure: te veel op de stand plaatsen 6. Veel
werk na de beurs 7. Eigen klanten bij concurrenten
Prequalified visitors: bezoeker gekwalificeerd voor nader contact (zie eerste pluspunt)
2D communicatie: bladeren in catalogus. 3D communicatie: bezoek aan warenhuis
Hoofdstuk 3 | Nog meer marketing
Heldere doelstellingen vooraf formuleren voor beursdeelname. Zo is het mogelijk om achteraf te
bepalen of het succes heeft gehad.
Vier categorieën beursdoelstellingen:
Klant georiënteerde: verwerven nieuwe klanten, onderhouden bestaande relaties, gastvrijheid
bieden, leren kennen van verwachtingen
Product georiënteerde: verkoop , vergroten marktaandeel, nieuwe afzetkanalen vinden,
informatie verkrijgen gebruikers, presentaties
Prijs georiënteerde: testen van prijsstelling, informatieverwerving nieuwe contracten
Communicatie georiënteerde: bevorderen naamsbekendheid, bijdragen merkopbouw,
mediacontacten leggen, werking communicatie testen, aanmoedigen tot aanschaf product
Defensieve methoden: concurrentie doet ook mee, wegblijven negatief signaal naar de markt
Omgevingsfactoren B&T: hier ook rekening mee houden alvorens deelname aan beurs.
, Hoe ziet de prijs-/prestatieverhouding eruit? Staat het te betalen bedrag in verhouding tot de
uiteindelijke ROI (verwacht)
Vergelijk de kosten van een alternatief: advertenties plaatsen of deelname congressen
Bepaal de merkwaarde van de beurs: wil je geassocieerd worden met de beursnaam
Beursprospectus: document aanvragen met kerninformatie (huurprijzen/plattegrond etc.)
Evaluaties en referenties: neutrale informatie over de beurs inwinnen
Stand ligging, gereserveerde vierkante meters en typen stands: op vermoedelijke stroom
bezoekers, nabij horecafaciliteiten/lezingenzalen. Vierkante meters berekenen op benodigde
oppervlakte demonstraties/gastvrijheid.
Standtype:
Eilandstand: aan alle kanten vrij, door gangpaden gescheiden van buren
Kopstand: aan drie kanten open
Hoekstand: aan twee aangrenzende kanten open, buren aan andere kanten
Rijstand: aan drie zijden gesloten, één kant aan gangpad
Doorloopstand: aan twee tegenover elkaar liggende wanden gesloten stand, twee open aan
elk één gangpad.
B&T ontleent zijn kracht aan samenhang drie factoren: 1. De Stopping Power aan de stand 2. Impact
van beurspromotie 3. Sensitiviteit van de één op één gerichte standpersoneel.
(= concept van de beursdeelname)
Hoofdstuk 4 | Bewaak de planning
Het beursplan dient vroegtijdig geformuleerd te worden, zorgt voor een doelmatige leidraad.
Algemene inhoud beursplan: Naam/datum/ locatie beurs, SWOT factoren, doelstellingen,
omgevingsfactoren, gereserveerd opp. etc., beursthema, benodigde mensen, budget, tijdsplanning,
samenstelling en werkwijze projectteams, afspraken over resultaatmetingen/ evaluaties.
Planningsproces is te verdelen in twee fasen:
1. Fundamentele planning: besluitvorming of men aan de beurs deelneemt, gekoppeld aan
budgetvoorbereiding. Instemming verkrijgen van officiële beslissers.
2. Uitvoeringsplanning: omvat hele traject, vanaf eerste meeting tot en met evaluaties/
rapportages na afloop van de beurs. Beginnen met totaaloverzicht, welke steeds
gedetailleerder wordt. Uiteindelijk planning te onderscheiden in:
Presentatieaanmaak (weken): planning/deadlines belangrijkste onderdelen; stand,
promotie, bemanning, budget.
Opbouw en afbouw (dagen): stafplanning, transport, promotionele acties (gaat over
10 dagen voor de beurs, tot 5 dagen na de beurs)
Draaiboek beursdeelname (dagdelen, delen van uren): overzicht kunnen bewaren
Exhibitorskit: exposanten handleiding. Gedetailleerde uitwerking van onderdelen in beursprospectus/
nieuwe onderwerpen. Deze bestuderen om niet voor verrassingen komen te staan. (beursreglement)
Onderdelen uit de exhibitorskit bij ‘rules and regulations’: te huren oppervlakte, beursformule, opbouw-
en afbouwperiodes, voorschriften brandveiligheid/bouwtechnisch, goedkeuringsprocedure,
beperkende bepalingen, mogelijkheden/verplichtingen (bv. Catering en leveranciers inhome)
Hoofdstuk 5 | Zet een stand met Stopping Power neer
Stopping Power: datgene wat stands moeten uitstralen.
Geïntegreerde communicatie toepassen: zorgen voor herhaling van reclame uitingen.
Standconcept: multizintuiglijk appel:
Geluid: streef naar een stand waar muziek in zit; easy listening muziek. Ervoor zorgen dat
geluid op de achtergrond blijft en niet overstemt, zorgt voor sfeer.
Voelen (tast): tapijt in plaats van parket. Bezoekers zelf apparatuur laten voelen.
Ruiken: geur in de stand
Zien: kleuren gebruiken om associaties op te roepen.
Blauw: gezag en dwingt respect af. Geel: voorzichtigheid, nieuwheid, tijdelijkheid en warmte.
Groen: zekerheid, natuurlijkheid, ontspanning en levende dingen
Rood: menselijk, opwindend, heet, passie, kracht en activeert
Oranje: machtig, betaalbaar en informeel, trekt snel de aandacht
Bruin: informeel en ontspannen, mannelijk en natuurlijk
Wit: goedheid, puurheid, kuisheid, schoonheid, formaliteit, verfijndheid
, Zwart: stijlvol, machtig, gezaghebbend, mysterie
Zilver, goud, platina: koninklijk, rijk en statig (hoge prijzen associatie)
Vormgevingsaspecten: met objecten non-verbaal communiceren
Verhoogde vloer verhoogt prestige, plafond schept beslotenheid/ vertrouwelijkheid, speel met licht,
kleine voorwerpen verticaal (scheelt ruimte, brengt rust, overzichtelijkheid), ‘nieuw’ als tekst
neerzetten, actie op de stand, vorm moet functie volgen! Bv. Zitplaatsen voor tonen gastvrijheid.
Vier gangbare bouwsystemen:
Uniforme standbouw: basis steeds exact dezelfde stands. Onderscheiden d.m.v. decoratie en
meubilering.
Systeembouw: als stands opgetrokken zijn uit voor hergebruik geschikte elementen
(kunststof, aluminium) Iedere beurs opnieuw toepassen van vaste onderdelen
Conventionele bouw: uitgangspunt is dat de opdrachtgever veel waarde hecht aan fraaiheid
en communicatieve kracht van de stand. Standbouw hier image building. Materiaal wordt
beoordeeld op effectieve output. Vormgeving afgestemd op beursthema. Betekent eenmalige
toepassing; wegwerpstand.
Modulaire bouw: standbouw die de presentatiekracht van conventionele bouw combineert met
systeembouw. Bouwstenen ontworpen voor multifunctioneel gebruik. Uitvoering gericht op
eenvoud, transportabel en duurzaam.
Hoofdstuk 6 | Regel promotionele inbedding
Beurspromotie vormt samen met enthousiaste/capabele standbemanning onmisbaar onderdeel.
Veel voorkomende acties rondom beursdeelname: Overtuigend thema kiezen, alle beurscommunicatie
integreren, promotionele kansen nalopen (weblink op beurspagina, naamsvermelding in catalogus)
Mogelijkheden voor eigen beursreclame en PR: adverteren in vakbladen, fleet advertising op
beursvervoer, billboard rond beurshal, beurs tv programma’s, audiovisuele presentatie, direct-
mailacties, uitreiken give aways, sponsoring programmaonderdelen, vermelding op websites.
Hoofdstuk 7 | Activeer en motiveer uw standstaf
De B&T manager moet in staat zijn om leiding te geven een bonte verzameling mensen. Voor
collega’s op de stand, ondersteuning vanaf thuisfront, tijdelijke werknemers (modellen), chauffeurs
HR kanttekeningen bij diverse personeelsploegen:
De standbouwploeg: maak duidelijke afspraken met de projectleider van de standbouwfirma,
hij heeft de leiding als jij er niet bent. Zorg voor goede omstandigheden voor de bouwploeg.
Medewerkers van de exposerende organisatie: Vroegtijdig aangeven wie, wanneer, wat te
doen heeft. Duidelijkheid, geen dubbel werk doen.
Een goede B&T-verkoper is: bedreven, professioneel, warme persoonlijkheid, bezit
productkennis, is gericht op zaken doen, loyaliteit
Tijdelijk ingehuurde krachten: Verstandig om te kiezen voor professionele hostessen
(opleiding/ervaring) Talen vertegenwoordigen. Promoteam, modellen, manusje van alles
De standmanager: standmanager en B&T projectmanager veelal zelfde persoon.
Aandachtspunten: strategische voorbereiding (planning, budget, beursplan) operationele
voorbereiding (projectteams, beurspromotie, standbemanning) Beursperiode (functies
bewaken, leiding geven, gastvrijheid) Na de beurs (evaluaties organiseren, follow-up)
B&T overlegvormen: (regelmatig overleg/informatie verschaffen is van belang)
Pre-meeting productgroepen: voorbespreking over nieuwtjes product/concurrentie/markt
Kick-off bijeenkomst: peptalk, standmedewerkers aanmoedigen
Informeel get together: teamgeest, elkaar leren kennen (vaste collega’s en hostessen bv.)
Evaluatiemeeting: zijn we op de goede weg? Einde van iedere dag.
Meeting kernstaf: uitkomsten evaluatiemeetings doornemen
Beursgids = exhibitors guide. Standpersoneel krijgt zo bondige informatie vanuit de exposant.
Callsheet: persoonlijke overzichten voor diverse functionarissen. Op persoon geselecteerde uitdraaien
van een draaiboek.
Hoofdstuk 1 | Beurzen: communicatie met effect
B&T: beurzen en tentoonstellingen
Eerst bescheiden plaats voor B&T. Steeds meer aandacht voor persoonlijke communicatie, echter
weinig aandacht voor rol beurzen. Vaak niet goed benut. Toch groeit de belangstelling.
Dit boek is gericht op de Business-to-Business sector. Deze stof geldt in hoofdlijnen ook voor de
publieksbeurzen (hierbij emotionele component sterker)
Hoofdstuk 2 | Kies een marketingaanpak
Aandachtspunten bij het kiezen van een marketingaanpak:
B&T vaak te operationeel
Beursdeelname heeft een sterk projectmatig karakter. Tijd- en budgetbeperkingen zorgen voor
doelgerichtheid, maar door deze beperkingen ontstaat te snel belangstelling voor de uitvoering.
Meer concept nodig
Beursdeelname zou minder gericht moeten zijn op efficiënt inzetten van middelen, ook denken aan
marketingdoelstellingen, rol van B&T.
Doelstellingen opstellen met de vier p’s, om realistisch te houden maak je een SWOT.
Kies het goede beursmerk: aan welke expositie deelnemen?
Betrek B&T vroeg bij de campagne
Wanneer het blijkt dat B&T een belangrijk onderdeel gaan vormen voor de marketingaanpak, is het
belangrijk om beursexpertise zo vroeg mogelijk bij de campagneontwikkeling te betrekken. Zo wordt
het geen ‘bijkomend onderdeel’ maar maakt het deel uit van de campagne.
Denk om budget
Van begin af aan rekening houden met het budget, zodat er geen verspilde moeite wordt gedaan.
Mobiliseer B&T- expertise: ervoor zorgen dat de expertise aanwezig is in de organisatie
Medium-onafhankelijke advisering: externe advisering vragen
Schakel eigen marketingexpertise in: kennis marketeers onmisbaar bij B&T
Blijf naar de verkopers luisteren: voor hen dominante rol, beurscontacten, aanbevelingen
SWOT- analyse: Pluspunten voor beursdeelnamen
1.Initiatief bij doelgroep: doelgroep komt zelf naar het bedrijf toe. 2. Merkvoorkeuren worden beïnvloed
door verwachtingspatroon aan bezoekerszijde 3. Persoonlijk contact 4. Perfecte demonstratie
mogelijkheden: emotioneel en instrumenteel 5. Vertoon van marktpositie: vergelijkingen mogelijk en
concurrentie zien 6. Kracht van 3D-communicatie 7. Multizintuiglijk: horen, ruiken, zien, voelen 8. Push
voor databasemarketing: zakelijke contacten opdoen. 9. Spontane markttesten: nieuwe producten
testen 10. Meetbare resultaten 11. Meer teamgeest, hogere productiviteit: afhankelijk van elkaar.
Minpunten:
1.Eenmalig karakter: moet in één keer goed 2.Stressverwekker 3. Bron van fysieke uitputting: bij
standpersoneel 4. Kostbare zaak 5. Neiging tot over-exposure: te veel op de stand plaatsen 6. Veel
werk na de beurs 7. Eigen klanten bij concurrenten
Prequalified visitors: bezoeker gekwalificeerd voor nader contact (zie eerste pluspunt)
2D communicatie: bladeren in catalogus. 3D communicatie: bezoek aan warenhuis
Hoofdstuk 3 | Nog meer marketing
Heldere doelstellingen vooraf formuleren voor beursdeelname. Zo is het mogelijk om achteraf te
bepalen of het succes heeft gehad.
Vier categorieën beursdoelstellingen:
Klant georiënteerde: verwerven nieuwe klanten, onderhouden bestaande relaties, gastvrijheid
bieden, leren kennen van verwachtingen
Product georiënteerde: verkoop , vergroten marktaandeel, nieuwe afzetkanalen vinden,
informatie verkrijgen gebruikers, presentaties
Prijs georiënteerde: testen van prijsstelling, informatieverwerving nieuwe contracten
Communicatie georiënteerde: bevorderen naamsbekendheid, bijdragen merkopbouw,
mediacontacten leggen, werking communicatie testen, aanmoedigen tot aanschaf product
Defensieve methoden: concurrentie doet ook mee, wegblijven negatief signaal naar de markt
Omgevingsfactoren B&T: hier ook rekening mee houden alvorens deelname aan beurs.
, Hoe ziet de prijs-/prestatieverhouding eruit? Staat het te betalen bedrag in verhouding tot de
uiteindelijke ROI (verwacht)
Vergelijk de kosten van een alternatief: advertenties plaatsen of deelname congressen
Bepaal de merkwaarde van de beurs: wil je geassocieerd worden met de beursnaam
Beursprospectus: document aanvragen met kerninformatie (huurprijzen/plattegrond etc.)
Evaluaties en referenties: neutrale informatie over de beurs inwinnen
Stand ligging, gereserveerde vierkante meters en typen stands: op vermoedelijke stroom
bezoekers, nabij horecafaciliteiten/lezingenzalen. Vierkante meters berekenen op benodigde
oppervlakte demonstraties/gastvrijheid.
Standtype:
Eilandstand: aan alle kanten vrij, door gangpaden gescheiden van buren
Kopstand: aan drie kanten open
Hoekstand: aan twee aangrenzende kanten open, buren aan andere kanten
Rijstand: aan drie zijden gesloten, één kant aan gangpad
Doorloopstand: aan twee tegenover elkaar liggende wanden gesloten stand, twee open aan
elk één gangpad.
B&T ontleent zijn kracht aan samenhang drie factoren: 1. De Stopping Power aan de stand 2. Impact
van beurspromotie 3. Sensitiviteit van de één op één gerichte standpersoneel.
(= concept van de beursdeelname)
Hoofdstuk 4 | Bewaak de planning
Het beursplan dient vroegtijdig geformuleerd te worden, zorgt voor een doelmatige leidraad.
Algemene inhoud beursplan: Naam/datum/ locatie beurs, SWOT factoren, doelstellingen,
omgevingsfactoren, gereserveerd opp. etc., beursthema, benodigde mensen, budget, tijdsplanning,
samenstelling en werkwijze projectteams, afspraken over resultaatmetingen/ evaluaties.
Planningsproces is te verdelen in twee fasen:
1. Fundamentele planning: besluitvorming of men aan de beurs deelneemt, gekoppeld aan
budgetvoorbereiding. Instemming verkrijgen van officiële beslissers.
2. Uitvoeringsplanning: omvat hele traject, vanaf eerste meeting tot en met evaluaties/
rapportages na afloop van de beurs. Beginnen met totaaloverzicht, welke steeds
gedetailleerder wordt. Uiteindelijk planning te onderscheiden in:
Presentatieaanmaak (weken): planning/deadlines belangrijkste onderdelen; stand,
promotie, bemanning, budget.
Opbouw en afbouw (dagen): stafplanning, transport, promotionele acties (gaat over
10 dagen voor de beurs, tot 5 dagen na de beurs)
Draaiboek beursdeelname (dagdelen, delen van uren): overzicht kunnen bewaren
Exhibitorskit: exposanten handleiding. Gedetailleerde uitwerking van onderdelen in beursprospectus/
nieuwe onderwerpen. Deze bestuderen om niet voor verrassingen komen te staan. (beursreglement)
Onderdelen uit de exhibitorskit bij ‘rules and regulations’: te huren oppervlakte, beursformule, opbouw-
en afbouwperiodes, voorschriften brandveiligheid/bouwtechnisch, goedkeuringsprocedure,
beperkende bepalingen, mogelijkheden/verplichtingen (bv. Catering en leveranciers inhome)
Hoofdstuk 5 | Zet een stand met Stopping Power neer
Stopping Power: datgene wat stands moeten uitstralen.
Geïntegreerde communicatie toepassen: zorgen voor herhaling van reclame uitingen.
Standconcept: multizintuiglijk appel:
Geluid: streef naar een stand waar muziek in zit; easy listening muziek. Ervoor zorgen dat
geluid op de achtergrond blijft en niet overstemt, zorgt voor sfeer.
Voelen (tast): tapijt in plaats van parket. Bezoekers zelf apparatuur laten voelen.
Ruiken: geur in de stand
Zien: kleuren gebruiken om associaties op te roepen.
Blauw: gezag en dwingt respect af. Geel: voorzichtigheid, nieuwheid, tijdelijkheid en warmte.
Groen: zekerheid, natuurlijkheid, ontspanning en levende dingen
Rood: menselijk, opwindend, heet, passie, kracht en activeert
Oranje: machtig, betaalbaar en informeel, trekt snel de aandacht
Bruin: informeel en ontspannen, mannelijk en natuurlijk
Wit: goedheid, puurheid, kuisheid, schoonheid, formaliteit, verfijndheid
, Zwart: stijlvol, machtig, gezaghebbend, mysterie
Zilver, goud, platina: koninklijk, rijk en statig (hoge prijzen associatie)
Vormgevingsaspecten: met objecten non-verbaal communiceren
Verhoogde vloer verhoogt prestige, plafond schept beslotenheid/ vertrouwelijkheid, speel met licht,
kleine voorwerpen verticaal (scheelt ruimte, brengt rust, overzichtelijkheid), ‘nieuw’ als tekst
neerzetten, actie op de stand, vorm moet functie volgen! Bv. Zitplaatsen voor tonen gastvrijheid.
Vier gangbare bouwsystemen:
Uniforme standbouw: basis steeds exact dezelfde stands. Onderscheiden d.m.v. decoratie en
meubilering.
Systeembouw: als stands opgetrokken zijn uit voor hergebruik geschikte elementen
(kunststof, aluminium) Iedere beurs opnieuw toepassen van vaste onderdelen
Conventionele bouw: uitgangspunt is dat de opdrachtgever veel waarde hecht aan fraaiheid
en communicatieve kracht van de stand. Standbouw hier image building. Materiaal wordt
beoordeeld op effectieve output. Vormgeving afgestemd op beursthema. Betekent eenmalige
toepassing; wegwerpstand.
Modulaire bouw: standbouw die de presentatiekracht van conventionele bouw combineert met
systeembouw. Bouwstenen ontworpen voor multifunctioneel gebruik. Uitvoering gericht op
eenvoud, transportabel en duurzaam.
Hoofdstuk 6 | Regel promotionele inbedding
Beurspromotie vormt samen met enthousiaste/capabele standbemanning onmisbaar onderdeel.
Veel voorkomende acties rondom beursdeelname: Overtuigend thema kiezen, alle beurscommunicatie
integreren, promotionele kansen nalopen (weblink op beurspagina, naamsvermelding in catalogus)
Mogelijkheden voor eigen beursreclame en PR: adverteren in vakbladen, fleet advertising op
beursvervoer, billboard rond beurshal, beurs tv programma’s, audiovisuele presentatie, direct-
mailacties, uitreiken give aways, sponsoring programmaonderdelen, vermelding op websites.
Hoofdstuk 7 | Activeer en motiveer uw standstaf
De B&T manager moet in staat zijn om leiding te geven een bonte verzameling mensen. Voor
collega’s op de stand, ondersteuning vanaf thuisfront, tijdelijke werknemers (modellen), chauffeurs
HR kanttekeningen bij diverse personeelsploegen:
De standbouwploeg: maak duidelijke afspraken met de projectleider van de standbouwfirma,
hij heeft de leiding als jij er niet bent. Zorg voor goede omstandigheden voor de bouwploeg.
Medewerkers van de exposerende organisatie: Vroegtijdig aangeven wie, wanneer, wat te
doen heeft. Duidelijkheid, geen dubbel werk doen.
Een goede B&T-verkoper is: bedreven, professioneel, warme persoonlijkheid, bezit
productkennis, is gericht op zaken doen, loyaliteit
Tijdelijk ingehuurde krachten: Verstandig om te kiezen voor professionele hostessen
(opleiding/ervaring) Talen vertegenwoordigen. Promoteam, modellen, manusje van alles
De standmanager: standmanager en B&T projectmanager veelal zelfde persoon.
Aandachtspunten: strategische voorbereiding (planning, budget, beursplan) operationele
voorbereiding (projectteams, beurspromotie, standbemanning) Beursperiode (functies
bewaken, leiding geven, gastvrijheid) Na de beurs (evaluaties organiseren, follow-up)
B&T overlegvormen: (regelmatig overleg/informatie verschaffen is van belang)
Pre-meeting productgroepen: voorbespreking over nieuwtjes product/concurrentie/markt
Kick-off bijeenkomst: peptalk, standmedewerkers aanmoedigen
Informeel get together: teamgeest, elkaar leren kennen (vaste collega’s en hostessen bv.)
Evaluatiemeeting: zijn we op de goede weg? Einde van iedere dag.
Meeting kernstaf: uitkomsten evaluatiemeetings doornemen
Beursgids = exhibitors guide. Standpersoneel krijgt zo bondige informatie vanuit de exposant.
Callsheet: persoonlijke overzichten voor diverse functionarissen. Op persoon geselecteerde uitdraaien
van een draaiboek.
