Samenvatting Administratieve Organisatie
Hoofdstuk 1
Paragraaf 1.1 Organisatie en bedrijfsprocessen
Bij bedrijfsprocessen is er te zien dat er verschillende activiteiten worden uitgevoerd voor de
uitvoering van één bedrijfsproces. Over de volgorde van deze activiteiten moet vooraf worden
nagedacht.
Een bedrijfsproces bestaat altijd uit een aantal activiteiten. Het voordeel van het op deze wijze
beschrijven is dat de verschillende activiteiten afzonderlijk zijn te herkennen en de samenhang
tussen de activiteiten is terug te vinden. Dat gebeurt ook vaak uit controleoogpunt.
Door een beschrijving te maken van de verschillende activiteiten in een proces kun je ook goed
nadenken over de hulpmiddelen die in een proces gebruikt moeten/kunnen worden. Ook kun je
bezien op welk gebied het bedrijf risico’s loopt.
Door een organogram te maken krijg je een weergave van de verantwoordelijkheden in een
organisatie. Dit wordt ook wel een hiërarchisch organisatieschema genoemd. Vanuit de
administratieve organisatie en de beheersing van risico’s is het ook belangrijk dat verschillende rollen
in een bedrijf worden onderscheiden met verschillende verantwoordelijkheden. Hierdoor bouw je
checks en balances in je organisatie in.
Het primaire proces begint bij de ontvangst van goederen en eindigt bij het leveren van het product
aan de klant. Dit proces kan je weergeven in een zogenoemde logistieke basisstructuur, de activiteit
wordt hierbij aangegeven met een rechthoek en de voorraad met een driehoek. Bij het primaire
proces wordt alleen de kernactiviteiten van de organisatie beschreven, dit kan ook voor een
dienstverlenend of productie bedrijf zijn.
Paragraaf 1.2 Ontwikkelingen in organisaties
Doordat organisaties functioneren in een markt doen er allemaal ontwikkelingen voor die invloed
hebben op de interne organisatie van bedrijven. Hierop moet worden ingespeeld om de marktpositie
te kunnen handhaven of te versterken. Organisaties moeten inspelen op deze ontwikkelingen, ook
wel omgevingsfactoren genoemd, om hun markpositie te handhaven of te versterken.
De volgende omgevingsfactoren zijn aan het veranderen, bedrijven moeten hierdoor gaan nadenken
over zijn positie in de markt en daarvan afgeleid zijn interne processen:
Globalisering: Dit houdt in dat de landsgrenzen voor markten open zijn of wordt gemaakt. De
afstanden in de wereld worden steeds kleiner en bedrijven opereren hierdoor veel vaker wereldwijd.
Globalisering leidt ertoe dat er voldaan moet worden aan allerlei wetten en regels van diverse
landen. Doordat globalisering ook concurrentieverhogend werkt moeten de bedrijfsprocessen en
hun prestaties steeds effectiever en efficiënter moeten plaatsvinden. Doordat een open markt zorgt
voor efficiënte prijsvorming moet men de interne kosten steeds beter gaan beheersen om winst te
kunnen blijven behalen.
,IT-ontwikkelingen: Doordat er tussen de jaren ’80 en nu een enorme opmars van technologie is
geweest, bezitten steeds vaker huishoudens over een computer met internet. Hierdoor is er een
opkomst van internetwinkels. Daarnaast gebruiken bedrijven het internet ter ondersteuning van hun
interne bedrijfsprocessen, die kunnen worden voortgezet op plaats- en tijdonafhankelijke basissen.
Door gebruik te maken van internettechnologie kunnen bedrijven hun bedrijfsprocessen innoveren.
Samenwerking in de keten: Vooral in de handels- en productiebedrijven komt samenwerking voor.
Dit tussen bijvoorbeeld een productiebedrijf en een assemblagebedrijf, dit heten strategische
allianties. Door samenwerking kan de kwaliteitsbewaking van de producten op elkaar worden
afgestemd en daarmee worden verhoogt. Er zijn diverse redenen om samen te werken:
- Inkoopvoordelen
- Snelheid van levering aan klanten
- Kwaliteitsverbeteringen
- Gezamenlijke innovaties
- Kostenreductie
- Voorraadreductie
- Verbreding van markten.
Organisatieontwikkelingen: Door concurrentiedruk zijn bedrijven steeds meer bezig om hun kosten
te reduceren en hun bedrijfsprocessen te analyseren en te verbeteren. Naast dit kostenbewustzijn en
de concurrentiedruk op de markt is er ook en druk vanuit de arbeidsmarkt. Doordat werknemers
steeds vaker hoog zijn opgeleid willen zij meer verantwoordelijkheden en hebben zij meer eisen.
Verantwoordelijkheden binnen organisaties veranderen hierdoor voortdurend. De veranderingen in
organisatorische verantwoordelijkheden leiden de laatste jaren steeds meer tot het principe van het
‘laag’ neerleggen van verantwoordelijkheden. Dat zou ook moeten betekenen dat er minder
overhead zou moeten ontstaan in organisaties, zodat deze ‘lean and mean’ georganiseerd kunnen
worden.
Paragraaf 1.3 Typologie van organisaties
Er zijn veel verschillende soorten bedrijven en instellingen. In de praktijk blijken er ook veel
overeenkomsten te bestaan tussen de verschillende bedrijven. Om theorieën breder te ontwikkelen
dan voor één type organisatie wordt veelal gebruik gemaakt van het begrip typologie. Dit is een
indelingsmethode waarbij bedrijven vanuit een bepaald gezichtspunt worden onderverdeeld in
vergelijkbare bedrijven.
Via het hanteren van een typologie leer je een bedrijf of organisatie vanuit een bepaald perspectief
te benaderen. Als je dan een bedrijf uit zo’n type hebt bestudeerd, zal blijken dat je een vergelijkbaar
bedrijf van hetzelfde type sneller kan begrijpen. Zo ontstaat een brede kennis van het functioneren
van bedrijven en instellingen.
De typologie van Starreveld kent een hoofdindeling in twee categorieën, namelijk een onderscheid
waarin organisaties werken binnen een markt of niet werken binnen een markt. Starreveld benadert
de organisaties die niet werken voor een markt anders dan die wel werken voor een markt. De
administratieve organisatie van de categorie niet werken voor een markt, is veelal afgestemd op wet-
en regelgeving. Deze wet- en regelgeving vervangt deels het ontbreken van een externe markt
, waarin concurrentie zorg draagt voor een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering. De categorie die
wel werkt voor een markt kent veelal effectieve en efficiënte bedrijfsprocessen vanuit de noodzaak
te moeten overleven en concurreren binnen een markt.
Bedrijven werkend Handelsbedrijven Op rekening
voor een markt Tegen contante betaling
Productiebedrijven Massaproductie
Stukproductie
Dienstverlenende bedrijven Met een zekere goederenbeweging
Informatie of informatiediensten
Beschikbaar stellen ruimte
Overig
Bedrijven die niet Financiële instellingen
werken voor een Overheid
markt (geen markt) Privaatrechtelijke organisaties
Het hanteren van een typologie is handig bij het analyseren van het functioneren van organisaties.
Zeker als op procesniveau gekeken wordt naar bedrijven kun je bij het hanteren van een typologie
overeenkomsten tussen bedrijven herkennen. Daarmee bouw je versneld kennis en expertise op van
een veelheid aan organisaties.
Paragraaf 1.4 Het PBI-model
Het Proces-Beheersing-Informatiemodel is een model dat gebruikt wordt om de verschillende
aspecten die bij de inrichting van processen en het daarbij uitsluiten van de risico’s goed te kunnen
behandelen.
Kort benoemd gaat het bij administratieve organisatie over het goed laten verlopen van
bedrijfsprocessen, zodat de risico’s zo goed mogelijk worden afgedicht door maatregelen in het
procesontwerp. Om te kunnen bepalen of het proces goed loopt en waar risico’s zich voordoen, is
het noodzakelijk om de beheersing van het proces goed te ontwerpen om daarmee de realisatie van
het proces te kunnen monitoren. Om dit goed te kunnen doen is informatie noodzakelijk.
P = Bedrijfsprocessen en hun organisaties
B = Beheersing van processen, Administratieve organisatie
I = Informatievoorziening en ICT
De basis bestaat dus uit bedrijfsprocessen, om deze goed te laten functioneren zijn er
controlemaatregelen nodig. Deze worden dus toegevoegd. Om dit te kunnen doen heeft een
organisatie informatie nodig. Dit zowel over de voortgang van een proces als inhoudelijke informatie
die in een processtap gebruikt wordt.
Het loopt dus eigenlijk als volgt: I > B > P
Hoofdstuk 1
Paragraaf 1.1 Organisatie en bedrijfsprocessen
Bij bedrijfsprocessen is er te zien dat er verschillende activiteiten worden uitgevoerd voor de
uitvoering van één bedrijfsproces. Over de volgorde van deze activiteiten moet vooraf worden
nagedacht.
Een bedrijfsproces bestaat altijd uit een aantal activiteiten. Het voordeel van het op deze wijze
beschrijven is dat de verschillende activiteiten afzonderlijk zijn te herkennen en de samenhang
tussen de activiteiten is terug te vinden. Dat gebeurt ook vaak uit controleoogpunt.
Door een beschrijving te maken van de verschillende activiteiten in een proces kun je ook goed
nadenken over de hulpmiddelen die in een proces gebruikt moeten/kunnen worden. Ook kun je
bezien op welk gebied het bedrijf risico’s loopt.
Door een organogram te maken krijg je een weergave van de verantwoordelijkheden in een
organisatie. Dit wordt ook wel een hiërarchisch organisatieschema genoemd. Vanuit de
administratieve organisatie en de beheersing van risico’s is het ook belangrijk dat verschillende rollen
in een bedrijf worden onderscheiden met verschillende verantwoordelijkheden. Hierdoor bouw je
checks en balances in je organisatie in.
Het primaire proces begint bij de ontvangst van goederen en eindigt bij het leveren van het product
aan de klant. Dit proces kan je weergeven in een zogenoemde logistieke basisstructuur, de activiteit
wordt hierbij aangegeven met een rechthoek en de voorraad met een driehoek. Bij het primaire
proces wordt alleen de kernactiviteiten van de organisatie beschreven, dit kan ook voor een
dienstverlenend of productie bedrijf zijn.
Paragraaf 1.2 Ontwikkelingen in organisaties
Doordat organisaties functioneren in een markt doen er allemaal ontwikkelingen voor die invloed
hebben op de interne organisatie van bedrijven. Hierop moet worden ingespeeld om de marktpositie
te kunnen handhaven of te versterken. Organisaties moeten inspelen op deze ontwikkelingen, ook
wel omgevingsfactoren genoemd, om hun markpositie te handhaven of te versterken.
De volgende omgevingsfactoren zijn aan het veranderen, bedrijven moeten hierdoor gaan nadenken
over zijn positie in de markt en daarvan afgeleid zijn interne processen:
Globalisering: Dit houdt in dat de landsgrenzen voor markten open zijn of wordt gemaakt. De
afstanden in de wereld worden steeds kleiner en bedrijven opereren hierdoor veel vaker wereldwijd.
Globalisering leidt ertoe dat er voldaan moet worden aan allerlei wetten en regels van diverse
landen. Doordat globalisering ook concurrentieverhogend werkt moeten de bedrijfsprocessen en
hun prestaties steeds effectiever en efficiënter moeten plaatsvinden. Doordat een open markt zorgt
voor efficiënte prijsvorming moet men de interne kosten steeds beter gaan beheersen om winst te
kunnen blijven behalen.
,IT-ontwikkelingen: Doordat er tussen de jaren ’80 en nu een enorme opmars van technologie is
geweest, bezitten steeds vaker huishoudens over een computer met internet. Hierdoor is er een
opkomst van internetwinkels. Daarnaast gebruiken bedrijven het internet ter ondersteuning van hun
interne bedrijfsprocessen, die kunnen worden voortgezet op plaats- en tijdonafhankelijke basissen.
Door gebruik te maken van internettechnologie kunnen bedrijven hun bedrijfsprocessen innoveren.
Samenwerking in de keten: Vooral in de handels- en productiebedrijven komt samenwerking voor.
Dit tussen bijvoorbeeld een productiebedrijf en een assemblagebedrijf, dit heten strategische
allianties. Door samenwerking kan de kwaliteitsbewaking van de producten op elkaar worden
afgestemd en daarmee worden verhoogt. Er zijn diverse redenen om samen te werken:
- Inkoopvoordelen
- Snelheid van levering aan klanten
- Kwaliteitsverbeteringen
- Gezamenlijke innovaties
- Kostenreductie
- Voorraadreductie
- Verbreding van markten.
Organisatieontwikkelingen: Door concurrentiedruk zijn bedrijven steeds meer bezig om hun kosten
te reduceren en hun bedrijfsprocessen te analyseren en te verbeteren. Naast dit kostenbewustzijn en
de concurrentiedruk op de markt is er ook en druk vanuit de arbeidsmarkt. Doordat werknemers
steeds vaker hoog zijn opgeleid willen zij meer verantwoordelijkheden en hebben zij meer eisen.
Verantwoordelijkheden binnen organisaties veranderen hierdoor voortdurend. De veranderingen in
organisatorische verantwoordelijkheden leiden de laatste jaren steeds meer tot het principe van het
‘laag’ neerleggen van verantwoordelijkheden. Dat zou ook moeten betekenen dat er minder
overhead zou moeten ontstaan in organisaties, zodat deze ‘lean and mean’ georganiseerd kunnen
worden.
Paragraaf 1.3 Typologie van organisaties
Er zijn veel verschillende soorten bedrijven en instellingen. In de praktijk blijken er ook veel
overeenkomsten te bestaan tussen de verschillende bedrijven. Om theorieën breder te ontwikkelen
dan voor één type organisatie wordt veelal gebruik gemaakt van het begrip typologie. Dit is een
indelingsmethode waarbij bedrijven vanuit een bepaald gezichtspunt worden onderverdeeld in
vergelijkbare bedrijven.
Via het hanteren van een typologie leer je een bedrijf of organisatie vanuit een bepaald perspectief
te benaderen. Als je dan een bedrijf uit zo’n type hebt bestudeerd, zal blijken dat je een vergelijkbaar
bedrijf van hetzelfde type sneller kan begrijpen. Zo ontstaat een brede kennis van het functioneren
van bedrijven en instellingen.
De typologie van Starreveld kent een hoofdindeling in twee categorieën, namelijk een onderscheid
waarin organisaties werken binnen een markt of niet werken binnen een markt. Starreveld benadert
de organisaties die niet werken voor een markt anders dan die wel werken voor een markt. De
administratieve organisatie van de categorie niet werken voor een markt, is veelal afgestemd op wet-
en regelgeving. Deze wet- en regelgeving vervangt deels het ontbreken van een externe markt
, waarin concurrentie zorg draagt voor een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering. De categorie die
wel werkt voor een markt kent veelal effectieve en efficiënte bedrijfsprocessen vanuit de noodzaak
te moeten overleven en concurreren binnen een markt.
Bedrijven werkend Handelsbedrijven Op rekening
voor een markt Tegen contante betaling
Productiebedrijven Massaproductie
Stukproductie
Dienstverlenende bedrijven Met een zekere goederenbeweging
Informatie of informatiediensten
Beschikbaar stellen ruimte
Overig
Bedrijven die niet Financiële instellingen
werken voor een Overheid
markt (geen markt) Privaatrechtelijke organisaties
Het hanteren van een typologie is handig bij het analyseren van het functioneren van organisaties.
Zeker als op procesniveau gekeken wordt naar bedrijven kun je bij het hanteren van een typologie
overeenkomsten tussen bedrijven herkennen. Daarmee bouw je versneld kennis en expertise op van
een veelheid aan organisaties.
Paragraaf 1.4 Het PBI-model
Het Proces-Beheersing-Informatiemodel is een model dat gebruikt wordt om de verschillende
aspecten die bij de inrichting van processen en het daarbij uitsluiten van de risico’s goed te kunnen
behandelen.
Kort benoemd gaat het bij administratieve organisatie over het goed laten verlopen van
bedrijfsprocessen, zodat de risico’s zo goed mogelijk worden afgedicht door maatregelen in het
procesontwerp. Om te kunnen bepalen of het proces goed loopt en waar risico’s zich voordoen, is
het noodzakelijk om de beheersing van het proces goed te ontwerpen om daarmee de realisatie van
het proces te kunnen monitoren. Om dit goed te kunnen doen is informatie noodzakelijk.
P = Bedrijfsprocessen en hun organisaties
B = Beheersing van processen, Administratieve organisatie
I = Informatievoorziening en ICT
De basis bestaat dus uit bedrijfsprocessen, om deze goed te laten functioneren zijn er
controlemaatregelen nodig. Deze worden dus toegevoegd. Om dit te kunnen doen heeft een
organisatie informatie nodig. Dit zowel over de voortgang van een proces als inhoudelijke informatie
die in een processtap gebruikt wordt.
Het loopt dus eigenlijk als volgt: I > B > P
