Bestuurlijke informatieverzorging in perspectief Samenvatting
Wat is bestuurlijke informatieverzorging?
Alle activiteiten met betrekking tot het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken
van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen in
engere zin ( kiezen uit alternatieve mogelijkheden ), het doen functioneren en het
beheersen van een huishouding en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet
worden afgelegd.
Het gaat er bij bestuurlijke informatieverzorging dus om informatie te produceren waarmee:
1: managers beslissingen kunnen nemen (besturen-in-engere zin)
2: managers organisaties kunnen beheersen
3: medewerkers hun functie kunnen uitvoeren (doen functioneren)
4: managers en medewerkers verantwoording kunnen afleggen
Let hierbij op:
Om informatie te verkrijgen zul je gegevens moeten vastleggen binnen een organisatie.
Het woord ‘systematisch’ betekent in dit geval dat medewerkers volgens vaste vooraf
bepaalde procedures gegevens vastleggen. Dit betekent dat de informatiebehoefte van te
voren bepaald moet zijn, zodat het systeem daarop is ingericht.
Informatie is belangrijk voor het nemen van beslissingen. Hiermee wordt bedoeld dat een
manager moet kiezen uit alternatieve mogelijkheden.
Medewerkers gebruiken informatie om hun dagelijkse functie te kunnen uitoefenen.
Managers en medewerkers leggen door middel van informatie verantwoording af over de
uitgevoerde activiteiten, de genomen beslissingen en het gevoerde beleid.
1.3 Kwaliteit van informatie
Informatie kun je beschouwen als een product dat aan kwaliteitseisen moet voldoen. De Financial
Accounting Standards Board publiceerde een veel gebruikt kwaliteitsprofiel:
, Om kwaliteit van informatie te kunnen beoordelen moet je de gebruikers van deze
informatie als uitgangspunt nemen. De informatie is immers bedoelt om hen te helpen
betere besluiten te nemen. Uit figuur 1.3 blijkt dat de bruikbaarheid van informatie bepaald
wordt door twee zaken: relevantie en betrouwbaarheid.
Informatie is relevant als het helpt een beter besluit te nemen. Relevantie is afhankelijk
van het soort beslissingen dat een gebruiker moet nemen.
Informatie is betrouwbaar als de inhoud klopt. Betrouwbaarheid is een eis die elke
gebruiker zal stellen aan de informatie die hij voor zijn besluiten nodig heeft, ongeacht zijn
functie.
1.4 de onderdelen van het bestuurlijke informatieverzorgingsysteem
Relevante en betrouwbare informatie worden geproduceerd door het bestuurlijke
informatieverzorgingsysteem.
Samenstellende onderdelen van het bestuurlijke informatieverzorgingsysteem:
Organisatieleden, functieverdeling
Begrotingen, normen, tarieven
Procedures, wet- en regelgeving richtlijnen
Inrichting administratie
Informatieverschaffing
Gegevens
Programmatuur
Hardware
Controleactiviteiten
Hoofdstuk 2. Wat is beheersing?
2.1 wat betekent beheersen in de praktijk van alledag?
Interne beheersingssysteem de wijze waarop de directie de organisatie tracht te beheersen
noemen wij het interne beheersingssysteem. Dit omvat ‘ het door de leiding van een organisatie
aangestuurde en toegepaste proces ten behoeve van het beheersen van de uit te voeren
bedrijfsactiviteiten’ .
2.2 Regelkringgedachte
Wat is de regelkringgedachte?
Traditioneel wordt over interne beheersing of management control nagedacht vanuit de
regelkringgedachte. In een regelkring wordt allereerst een plan gemaakt, vervolgens vindt
uitvoering plaats en ten slotte wordt de werkelijkheid vergelen met het plan en nagegaan
waardoor er verschillen zijn ontstaan (evaluatie). Dit is dan weer de basis voor een bijgesteld
plan.
,Figuur 2.1 laat zien hoe de regelkring eruit voor het productieproces van een fietsenfabriek:
De regelkring voor de fietsenfabriek bestaat uit drie elementen:
1. Dagplanning het bedrijfsbureau geeft de productieafdeling de opdracht om 100 fietsen te
maken tegen een standaard kostprijs van 100 euro.
2. Meten uitvoering de werkelijke productie die dag was 90 stuks met een werkelijke kostprijs
van 105 euro.
3. Evaluatie het vergelijken van de planning met de werkelijkheid: het geplande aantal fietsen is
niet geproduceerd en bovendien ligt de werkelijke kostprijs hoger. Wat ging er mis in de uitvoering
of waren de planning en de standaard kostprijs niet goed? op basis van de evaluatie wordt de
uitvoering en of de planning voor de volgende dag bijgestuurd.
2.3 interne beheersingssysteem met daaraan verbonden vragen.
De interne beheersing van het productieproces maakt deel uit van het interne beheersingssysteem
van de gehele onderneming. Het interne beheersingssysteem zoals dat in Van Leeuwen en
Starreveld (2002) wordt beschreven, omvat meerdere elementen.
Beleidsbeoordeling
Uitvoeringsbeoordeling
Voortgangsbeoordeling
Doelmatigheidsbeoordeling
Kwaliteitsbeoordeling
beoordeling van de gehanteerde normen.
Een goed systeem van interne beheersing bied veel voordelen voor een organisatie:
- Geeft vertrouwen aan management en de medewerkers dat de doeleinden behaald worden
- Het geeft aan hoe de organisatie functioneert
- Het helpt verrassingen te voorkomen
, - Kan helpen om toegang te krijgen tot de kapitaalmarkten en vreemd en eigen vermogen aan
te kunnen trekken.
Een goed systeem van interne beheersing draagt zorg voor:
- Betrouwbare en relevante informatie ter ondersteuning van de besluitvorming door het
management.
- Betere en snellere uitvoering en afhandeling van transacties op basis van betrouwbare
boekingen en gegevens.
- Onderbouwing van genomen besluiten.
2.4 modellen voor interne beheersing
Simons’ levers of control dit model is tevens bruikbaar voor het ontwikkelen van nieuwe
ondernemingsstrategieën in tijden van onzekerheid.
COSO: ERMF Het enige COSO-model dat mede gericht is op het behalen van reeds
geformuleerde strategische doelstellingen.
COSO: Internal control Good old COSO gericht op het beheersen van tactische en
operationele activiteiten.
COSO: Small Business COSO-model dat zich specifiek richt op de betrouwbaarheid van de
jaarrekening.
KAD (kwaliteit Administratieve Dienstverlening) Dit is een model gericht op de inrichting
en beheersing van processen.
Beheersen betekent bijna altijd:
Het stellen van een norm of verwachting
De uitvoering van activiteiten
Het meten van de werkelijkheid
Het vergelijken van de norm of de verwachting met de werkelijkheid en het op grond
daarvan laten aanpassen van de uitvoering of de norm.
Hoofdstuk 3. Beheersing volgens Robert Simons
3.1 Four levers of control: een andere kijk op beheersen.
Beheersing van een organisatie kan in de optiek van Simons effectief plaatsvinden door gebruik te
maken van vier beheersingssystemen:
Belief systems
Boundary systems
Diagnostic control systems
Interactive control systems
3.2 de levers of control van Simons:
,3.2 Belief Systems
Belief systems vertolken de gemeenschappelijke kernwaarden binnen een organisatie. De beliefs zijn
vaak terug te vinden in een zogenaamde gedragscode of ‘ code of conduct’ van een organisatie.
ook de missie van een organisatie moet deze kernwaarden in zich dragen.
3.3 Boundary systems
Boundary systems geven heldere grenzen aan waarbinnen de medewerkers hun creativiteit kunnen
ontplooien. Door helder aan te geven wat per se niet mag, blijft er ruimte voor eigen handelen.
De belief en boundary systems vullen elkaar aan en kunnen elkaar versterken. Zij geven
medewerkers de kans om zich te ontplooien in de gewenste richting binnen heldere grenzen.
3.4 Diagnostic control systems
Het diagnostic control system komt overeen met de gebruikelijke manier van denken over
beheersing die voor Simons gemeengoed was. Simons onderkent wel de waarde van deze manier
van denken, maar vult deze aan met de belief, boundary en interactive control systems.
Het diagnostic control system is vooral geschikt voor de beheersing van voorspelbare
processen in een stabiele omgeving.
Het diagnotic control system bestaat uit periodieke managementinformatie die werkelijke
cijfers toont in relatie tot begrotingen, budgetten en vorige periodes. Op basis van deze
informatie wordt, uitgaande van van tevoren bepaalde meetpunten, een periodieke
diagnose gesteld van de gang van zaken bij de organisatie.
De regelkringgedachte ligt aan dit beheersingssysteem ten grondslag.
De cockpit van een organisatie wordt gevormd door de managementrapportage en de
directievergadering waarin deze rapportage wordt besproken. De rapportage kan zowel
financiële (winst, omzet) als niet financiele kengetallen (klanttevredenheid, omloopsnelheid van de
voorraad) in relatie tot begroting en de norm weergeven.
3.5 Interactive control systems
De interactive control systems stellen de organisatie in staat om van strategie te veranderen indien
dit noodzakelijk mocht zijn. Elke organisatie heeft zijn eigen beeld van de werkelijkheid en zet op
basis hiervan de koers uit.
Op basis van dit beeld zijn de belief, boundary en diagnostic control systems ingericht. De vraag is
echter: Hoe komt de organisatie erachter dat de ingezette strategie niet meer juist is?
interactive beheersingsystemen worden gekenmerkt door gestructureerde periodieke
bijeenkomsten waar uitwisseling van informatie plaatsvindt.
Het interactive control system is daarmee vooral geschikt om de strategische onzekerheden in
kaart te brengen waar managers ’s nachts wakker van liggen.
, Hoofdstuk 4: De COSO-modellen
4.2 COSO internal control – integrated framework
Internal control (interne beheersing) wordt door COSO gedefinieerd als:
Internal control is een proces, in gang gezet door de leiding van een organisatie en het
overige personeel, gericht op het met redelijke mate van zekerheid bereiken van doelen op
het vlak van:
1: effectiviteit en efficiëntie van de bedrijfsprocessen.
2: de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving.
3: het zich houden aan wet- en regelgeving.
4: het zorgen dat activa niet onrechtmatig aan de organisatie worden ontrokken.
(safeguarding of assets)
Interne beheersing is een proces. Oftewel interne beheersing is dynamisch.
Interne beheersing begint bij de top van de organisatie en wordt doorgeven aan alle onderliggende
lagen.
Interne beheersing is gericht op het met redelijke mate van zekerheid bereiken van doelstellingen.
COSO- piramide volgens internal control integrated framework:
Monitoring
Control activities
risk Assessment Information & communication
Control environment
Elementen control environment (interne beheersing):
1: integriteit en ethische waarden
2: beloningsstructuur
3: voorbeeldgedrag van de leiding
4: opleiding en competenties van de medewerkers van de organisatie
5: kwaliteit van het toezicht dat wordt uitgeoefend op de organisatie door de Raad van
Commissarissen
6: manier van leidinggeven
7: wijze waarop de organisatie gestructureerd is
8: delegatie van verantwoordelijkheden en bevoegdheden
9: beleid op het gebied van personeelszorg
Een code of conduct is een set gedragsregels waaraan de leden van de organisatie zich bij in
dienst treden verbinden.
4.2.2 Risk Assessment
Uit welke stappen bestaat het risk assessment proces?
Wat is bestuurlijke informatieverzorging?
Alle activiteiten met betrekking tot het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken
van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen in
engere zin ( kiezen uit alternatieve mogelijkheden ), het doen functioneren en het
beheersen van een huishouding en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet
worden afgelegd.
Het gaat er bij bestuurlijke informatieverzorging dus om informatie te produceren waarmee:
1: managers beslissingen kunnen nemen (besturen-in-engere zin)
2: managers organisaties kunnen beheersen
3: medewerkers hun functie kunnen uitvoeren (doen functioneren)
4: managers en medewerkers verantwoording kunnen afleggen
Let hierbij op:
Om informatie te verkrijgen zul je gegevens moeten vastleggen binnen een organisatie.
Het woord ‘systematisch’ betekent in dit geval dat medewerkers volgens vaste vooraf
bepaalde procedures gegevens vastleggen. Dit betekent dat de informatiebehoefte van te
voren bepaald moet zijn, zodat het systeem daarop is ingericht.
Informatie is belangrijk voor het nemen van beslissingen. Hiermee wordt bedoeld dat een
manager moet kiezen uit alternatieve mogelijkheden.
Medewerkers gebruiken informatie om hun dagelijkse functie te kunnen uitoefenen.
Managers en medewerkers leggen door middel van informatie verantwoording af over de
uitgevoerde activiteiten, de genomen beslissingen en het gevoerde beleid.
1.3 Kwaliteit van informatie
Informatie kun je beschouwen als een product dat aan kwaliteitseisen moet voldoen. De Financial
Accounting Standards Board publiceerde een veel gebruikt kwaliteitsprofiel:
, Om kwaliteit van informatie te kunnen beoordelen moet je de gebruikers van deze
informatie als uitgangspunt nemen. De informatie is immers bedoelt om hen te helpen
betere besluiten te nemen. Uit figuur 1.3 blijkt dat de bruikbaarheid van informatie bepaald
wordt door twee zaken: relevantie en betrouwbaarheid.
Informatie is relevant als het helpt een beter besluit te nemen. Relevantie is afhankelijk
van het soort beslissingen dat een gebruiker moet nemen.
Informatie is betrouwbaar als de inhoud klopt. Betrouwbaarheid is een eis die elke
gebruiker zal stellen aan de informatie die hij voor zijn besluiten nodig heeft, ongeacht zijn
functie.
1.4 de onderdelen van het bestuurlijke informatieverzorgingsysteem
Relevante en betrouwbare informatie worden geproduceerd door het bestuurlijke
informatieverzorgingsysteem.
Samenstellende onderdelen van het bestuurlijke informatieverzorgingsysteem:
Organisatieleden, functieverdeling
Begrotingen, normen, tarieven
Procedures, wet- en regelgeving richtlijnen
Inrichting administratie
Informatieverschaffing
Gegevens
Programmatuur
Hardware
Controleactiviteiten
Hoofdstuk 2. Wat is beheersing?
2.1 wat betekent beheersen in de praktijk van alledag?
Interne beheersingssysteem de wijze waarop de directie de organisatie tracht te beheersen
noemen wij het interne beheersingssysteem. Dit omvat ‘ het door de leiding van een organisatie
aangestuurde en toegepaste proces ten behoeve van het beheersen van de uit te voeren
bedrijfsactiviteiten’ .
2.2 Regelkringgedachte
Wat is de regelkringgedachte?
Traditioneel wordt over interne beheersing of management control nagedacht vanuit de
regelkringgedachte. In een regelkring wordt allereerst een plan gemaakt, vervolgens vindt
uitvoering plaats en ten slotte wordt de werkelijkheid vergelen met het plan en nagegaan
waardoor er verschillen zijn ontstaan (evaluatie). Dit is dan weer de basis voor een bijgesteld
plan.
,Figuur 2.1 laat zien hoe de regelkring eruit voor het productieproces van een fietsenfabriek:
De regelkring voor de fietsenfabriek bestaat uit drie elementen:
1. Dagplanning het bedrijfsbureau geeft de productieafdeling de opdracht om 100 fietsen te
maken tegen een standaard kostprijs van 100 euro.
2. Meten uitvoering de werkelijke productie die dag was 90 stuks met een werkelijke kostprijs
van 105 euro.
3. Evaluatie het vergelijken van de planning met de werkelijkheid: het geplande aantal fietsen is
niet geproduceerd en bovendien ligt de werkelijke kostprijs hoger. Wat ging er mis in de uitvoering
of waren de planning en de standaard kostprijs niet goed? op basis van de evaluatie wordt de
uitvoering en of de planning voor de volgende dag bijgestuurd.
2.3 interne beheersingssysteem met daaraan verbonden vragen.
De interne beheersing van het productieproces maakt deel uit van het interne beheersingssysteem
van de gehele onderneming. Het interne beheersingssysteem zoals dat in Van Leeuwen en
Starreveld (2002) wordt beschreven, omvat meerdere elementen.
Beleidsbeoordeling
Uitvoeringsbeoordeling
Voortgangsbeoordeling
Doelmatigheidsbeoordeling
Kwaliteitsbeoordeling
beoordeling van de gehanteerde normen.
Een goed systeem van interne beheersing bied veel voordelen voor een organisatie:
- Geeft vertrouwen aan management en de medewerkers dat de doeleinden behaald worden
- Het geeft aan hoe de organisatie functioneert
- Het helpt verrassingen te voorkomen
, - Kan helpen om toegang te krijgen tot de kapitaalmarkten en vreemd en eigen vermogen aan
te kunnen trekken.
Een goed systeem van interne beheersing draagt zorg voor:
- Betrouwbare en relevante informatie ter ondersteuning van de besluitvorming door het
management.
- Betere en snellere uitvoering en afhandeling van transacties op basis van betrouwbare
boekingen en gegevens.
- Onderbouwing van genomen besluiten.
2.4 modellen voor interne beheersing
Simons’ levers of control dit model is tevens bruikbaar voor het ontwikkelen van nieuwe
ondernemingsstrategieën in tijden van onzekerheid.
COSO: ERMF Het enige COSO-model dat mede gericht is op het behalen van reeds
geformuleerde strategische doelstellingen.
COSO: Internal control Good old COSO gericht op het beheersen van tactische en
operationele activiteiten.
COSO: Small Business COSO-model dat zich specifiek richt op de betrouwbaarheid van de
jaarrekening.
KAD (kwaliteit Administratieve Dienstverlening) Dit is een model gericht op de inrichting
en beheersing van processen.
Beheersen betekent bijna altijd:
Het stellen van een norm of verwachting
De uitvoering van activiteiten
Het meten van de werkelijkheid
Het vergelijken van de norm of de verwachting met de werkelijkheid en het op grond
daarvan laten aanpassen van de uitvoering of de norm.
Hoofdstuk 3. Beheersing volgens Robert Simons
3.1 Four levers of control: een andere kijk op beheersen.
Beheersing van een organisatie kan in de optiek van Simons effectief plaatsvinden door gebruik te
maken van vier beheersingssystemen:
Belief systems
Boundary systems
Diagnostic control systems
Interactive control systems
3.2 de levers of control van Simons:
,3.2 Belief Systems
Belief systems vertolken de gemeenschappelijke kernwaarden binnen een organisatie. De beliefs zijn
vaak terug te vinden in een zogenaamde gedragscode of ‘ code of conduct’ van een organisatie.
ook de missie van een organisatie moet deze kernwaarden in zich dragen.
3.3 Boundary systems
Boundary systems geven heldere grenzen aan waarbinnen de medewerkers hun creativiteit kunnen
ontplooien. Door helder aan te geven wat per se niet mag, blijft er ruimte voor eigen handelen.
De belief en boundary systems vullen elkaar aan en kunnen elkaar versterken. Zij geven
medewerkers de kans om zich te ontplooien in de gewenste richting binnen heldere grenzen.
3.4 Diagnostic control systems
Het diagnostic control system komt overeen met de gebruikelijke manier van denken over
beheersing die voor Simons gemeengoed was. Simons onderkent wel de waarde van deze manier
van denken, maar vult deze aan met de belief, boundary en interactive control systems.
Het diagnostic control system is vooral geschikt voor de beheersing van voorspelbare
processen in een stabiele omgeving.
Het diagnotic control system bestaat uit periodieke managementinformatie die werkelijke
cijfers toont in relatie tot begrotingen, budgetten en vorige periodes. Op basis van deze
informatie wordt, uitgaande van van tevoren bepaalde meetpunten, een periodieke
diagnose gesteld van de gang van zaken bij de organisatie.
De regelkringgedachte ligt aan dit beheersingssysteem ten grondslag.
De cockpit van een organisatie wordt gevormd door de managementrapportage en de
directievergadering waarin deze rapportage wordt besproken. De rapportage kan zowel
financiële (winst, omzet) als niet financiele kengetallen (klanttevredenheid, omloopsnelheid van de
voorraad) in relatie tot begroting en de norm weergeven.
3.5 Interactive control systems
De interactive control systems stellen de organisatie in staat om van strategie te veranderen indien
dit noodzakelijk mocht zijn. Elke organisatie heeft zijn eigen beeld van de werkelijkheid en zet op
basis hiervan de koers uit.
Op basis van dit beeld zijn de belief, boundary en diagnostic control systems ingericht. De vraag is
echter: Hoe komt de organisatie erachter dat de ingezette strategie niet meer juist is?
interactive beheersingsystemen worden gekenmerkt door gestructureerde periodieke
bijeenkomsten waar uitwisseling van informatie plaatsvindt.
Het interactive control system is daarmee vooral geschikt om de strategische onzekerheden in
kaart te brengen waar managers ’s nachts wakker van liggen.
, Hoofdstuk 4: De COSO-modellen
4.2 COSO internal control – integrated framework
Internal control (interne beheersing) wordt door COSO gedefinieerd als:
Internal control is een proces, in gang gezet door de leiding van een organisatie en het
overige personeel, gericht op het met redelijke mate van zekerheid bereiken van doelen op
het vlak van:
1: effectiviteit en efficiëntie van de bedrijfsprocessen.
2: de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving.
3: het zich houden aan wet- en regelgeving.
4: het zorgen dat activa niet onrechtmatig aan de organisatie worden ontrokken.
(safeguarding of assets)
Interne beheersing is een proces. Oftewel interne beheersing is dynamisch.
Interne beheersing begint bij de top van de organisatie en wordt doorgeven aan alle onderliggende
lagen.
Interne beheersing is gericht op het met redelijke mate van zekerheid bereiken van doelstellingen.
COSO- piramide volgens internal control integrated framework:
Monitoring
Control activities
risk Assessment Information & communication
Control environment
Elementen control environment (interne beheersing):
1: integriteit en ethische waarden
2: beloningsstructuur
3: voorbeeldgedrag van de leiding
4: opleiding en competenties van de medewerkers van de organisatie
5: kwaliteit van het toezicht dat wordt uitgeoefend op de organisatie door de Raad van
Commissarissen
6: manier van leidinggeven
7: wijze waarop de organisatie gestructureerd is
8: delegatie van verantwoordelijkheden en bevoegdheden
9: beleid op het gebied van personeelszorg
Een code of conduct is een set gedragsregels waaraan de leden van de organisatie zich bij in
dienst treden verbinden.
4.2.2 Risk Assessment
Uit welke stappen bestaat het risk assessment proces?
