AO
Hoofdstuk 5: handel op rekening: de primaire processen (1)
Inkoopproces van Purchase BV (dia 4 les 5), wat is er fout in onderstaande casus?:
Alle medewerkers kunnen goederen bestellen. Soms worden offertes opgevraagd voordat de bestelling wordt
geplaatst.
De goederen worden bij de receptie ontvangen en afgegeven bij de medewerker die ze besteld heeft.
De factuur wordt door de receptie ontvangen en afgegeven aan dezelfde medewerker. Deze medewerker
controleert de factuur. Vervolgens wordt de factuur door de financiële administratie (FA) betaald. Alle
medewerkers van de FA kunnen facturen betalen.
- Alle medewerkers, wie zijn dat?: bevoegde inkoop medewerkers
- Soms offertes opvragen, wie?: medewerker inkoop, maar hoofd inkoop autoriseert
(controleert) en de definitieve offerte wordt goedgekeurd door de directie.
- Ontvangst goederen bij receptie: goederen moeten ontvangen worden in het magazijn
- Afgeven bij de medewerker die besteld heeft: in magazijn moeten de goederen worden
ontvangen en gecontroleerd (hoeveelheid order, kwaliteit). na de controle: registreren in
voorraadmutaties (hoofd magazijn controleert de registratie).
- Factuur wordt afgegeven door receptie aan dezelfde medewerker, en deze controleert: de
factuur moet door de receptie worden afgegeven bij de FA, de FA controleert (tevens
tenaamstelling): crediteurenregistratie 3 way match (pag. 96 boek)
- Alle medewerkers van de FA kunnen betalen: de crediteurenadministratie merkt de
betaalopdracht aan
Juiste Inkoopproces:
1. Impuls inkoop (voorraadbestand)
- Bereiken minimum voorraad
- Wens van klant
1. Leveranciersselectie (leveranciersbestand) (bij het bestellen van nieuwe producten)
- Longlist: iedereen waar je uit kan kiezen (afdeling inkoop) ( bij wie kan ik bestellen )
- Shortlist: specifiek waarvoor je kiest. (afdeling inkoop op basis van de richtlijnen van de
directie
- Autorisatie: Hoofd inkoop/ directie
2. Offerte aanvraag (offertebestand)
- MW inkoop vraagt de offerte op
- Daarna autorisatie door hoofd inkoop
3. Contract (contractenbestand)
- MW inkoop/hoofd inkoop tot stand komen contract
- Autorisatie directie
4. Plaatsen order (orderbestand)
- MW inkoop besteld
- Daarna Autorisatie door hoofd inkoop
Hoofdstuk 5: handel op rekening: de primaire processen (1)
Inkoopproces van Purchase BV (dia 4 les 5), wat is er fout in onderstaande casus?:
Alle medewerkers kunnen goederen bestellen. Soms worden offertes opgevraagd voordat de bestelling wordt
geplaatst.
De goederen worden bij de receptie ontvangen en afgegeven bij de medewerker die ze besteld heeft.
De factuur wordt door de receptie ontvangen en afgegeven aan dezelfde medewerker. Deze medewerker
controleert de factuur. Vervolgens wordt de factuur door de financiële administratie (FA) betaald. Alle
medewerkers van de FA kunnen facturen betalen.
- Alle medewerkers, wie zijn dat?: bevoegde inkoop medewerkers
- Soms offertes opvragen, wie?: medewerker inkoop, maar hoofd inkoop autoriseert
(controleert) en de definitieve offerte wordt goedgekeurd door de directie.
- Ontvangst goederen bij receptie: goederen moeten ontvangen worden in het magazijn
- Afgeven bij de medewerker die besteld heeft: in magazijn moeten de goederen worden
ontvangen en gecontroleerd (hoeveelheid order, kwaliteit). na de controle: registreren in
voorraadmutaties (hoofd magazijn controleert de registratie).
- Factuur wordt afgegeven door receptie aan dezelfde medewerker, en deze controleert: de
factuur moet door de receptie worden afgegeven bij de FA, de FA controleert (tevens
tenaamstelling): crediteurenregistratie 3 way match (pag. 96 boek)
- Alle medewerkers van de FA kunnen betalen: de crediteurenadministratie merkt de
betaalopdracht aan
Juiste Inkoopproces:
1. Impuls inkoop (voorraadbestand)
- Bereiken minimum voorraad
- Wens van klant
1. Leveranciersselectie (leveranciersbestand) (bij het bestellen van nieuwe producten)
- Longlist: iedereen waar je uit kan kiezen (afdeling inkoop) ( bij wie kan ik bestellen )
- Shortlist: specifiek waarvoor je kiest. (afdeling inkoop op basis van de richtlijnen van de
directie
- Autorisatie: Hoofd inkoop/ directie
2. Offerte aanvraag (offertebestand)
- MW inkoop vraagt de offerte op
- Daarna autorisatie door hoofd inkoop
3. Contract (contractenbestand)
- MW inkoop/hoofd inkoop tot stand komen contract
- Autorisatie directie
4. Plaatsen order (orderbestand)
- MW inkoop besteld
- Daarna Autorisatie door hoofd inkoop
