Samenvatting project aanpak in zes stappen (P6
methode)
Voorbereiden van de projectaanpak
Wat is een project: een project is een tijdelijk samenwerkingsverband van een
aantal mensen, vaak uit verschillende vakgebieden om binnen een vast gestelde
tijd met een vastgesteld budget een vooraf vastgesteld projectresultaat te
bereiken.
De kenmerken van een project:
- Een kenmerk van een project is dat het om een unieke situatie gaat,
hierbij gaat het niet om routine matige kussen.
- Omdat een project tijdelijk is, heeft het een beginpunt en een eindpunt.
- De begindatum wordt ook wel project start-up genoemd de start van het
project wordt wel met de term kick off.
- Elk project heeft een uniek project resultaat. Dit betreft het wat, het kan
veel verschillende zaken betreffen bijvoorbeeld een machine gebouw of
fabriek.
- Het projectdoel is het waarom en geeft de redenwaarom de
opdrachtgever het project wil laten uitvoeren.
- Het projectdoel kent een afbakening van welke werkzaamheden er wel en
welke niet binnen vallen.
- De reikwijdte of omvang van het project wordt wel de scope genoemd.
- Een project heeft een opdrachtgever die budget in de vorm van geld of
capaciteit beschikbaar stelt om het project uit te voeren.
- Een opdrachtgever stelt een projectmanager aan met voldoende
bevoegdheden en bekwaamheden om het project vorm te geven. De
projectmanager is verantwoordelijk voor het projectresultaat.
- Een project kent een eigen projectorganisatie. De projectorganisatie
heeft een aparte positie en status binnen de organisatie van de
opdrachtgever.
- Een project heeft een bepaalde mate van complexiteit daardoor zijn
projecten vaak multidisciplinair en werken in een project mensen vanuit
verschillende vakgebieden.
- Een projectteam beschikt over een budget dat vooraf word vastgesteld en
goedgekeurd. Met dit budget moet het projectteam het project uitvoeren.
Een budget ontstaat door vooraf een begroting van de kosten op te
stellen.
- Het belang van de leden in een projectgroep is dat ze resultaatgericht
kunnen werken.
- Tijdens de uitvoering van het project vindt bewaking van voortgang en
kosten plaats.
In een organisatie worden allerlei werkzaamheden uitgevoerd deze
werkzaamheden kunnen in drie groepen worden ingedeeld.
Nieuwe werkzaamheden kunnen worden aangepakt door middel van
improvisatie. Improvisatie wordt meestal gebruikt als er zich plotseling een
gebeurtenis voordoet waarop een snelle reactie noodzakelijk is. Hier reageert het
1
,bedrijf ad hoc, dat wil zeggen niet volgens een plan maar direct en neemt een
snelle beslissing.
Routinematige werkzaamheden worden steeds herhaald en zijn daardoor
goed voorspelbaar. De uitvoerder hoeft niet steeds te verzinnen wat er precies
moet gebeuren. Voor deze werkzaamheden kunnen werkprocedures of
voorschriften opgesteld worden.
Tussen routinematige werkzaamheden en improvisatie in liggen de
projectmatige werkzaamheden. Deze hebben een eenmalig en tijdelijk
karakter en zijn redelijk voorspelbaar of kunnen voorspelbaar worden gemaakt.
Bij deze werkzaamheden wordt er planmatig naar het resultaat toegewerkt. Een
groot project wordt vaak opgedeeld in fasen waarbij elke fasen een op te leveren
project resultaat heeft. Voor projectmatige werkzaamheden word een tijdelijke
projectorganisatie ingericht.
Projectmatig werken is een middel om werkzaamheden die relatief
onvoorspelbaar zijn en buiten normale orde vallen meer structuur te geven en
beter hanteerbaar te maken.
Tijdens de voorbereiding van een project zijn de beheer aspecten van groot
belang. Eenvoudig gezien is een succesvol project een project dat het juiste
projectresultaat oplevert van de juiste kwaliteit, op de juiste tijd afgerond en
dat het niet meer geld kost dan afgesproken. Hierbij spreken we over de
duivelse driehoek omdat ze elkaar beïnvloeden. Om te zorgen dat een project
niet mislukt, moet het goed zijn georganiseerd en moeten de betrokken goed
zijn geïnformeerd.
Soms word de duivelse driehoek uitgebreid met de scope oftewel reikwijdte in
dat geval spreekt men van de duivels vierkant.
Om de kans op succes voor een project te vergroten zijn er verschillende
methoden ontwikkeld om projecten aan te pakken. Sommige methoden zijn
specifiek bedacht voor en bepaald toepassingsgebied zoals systems
development methodology. Voor automatiseringsprojecten met een strakke
fasering. Omdat het projectresultaat gefaseerd van boven naar beneden vloeit
word dit ook wel de waterval methode genoemd.
Ook de projectmanagement methode PRINCE2 is oorspronkelijk afkomstig uit de
ICT. Deze methode wordt gebruikt oor grote projecten in grote organisaties.
Verder bestaan er nog de:
- Projectmatig werken methode deze bevat samenhangende processen
van faseren beheersen beslissen en samenwerken.
- Projectmatig creëren hierbij word veel aandacht gestoken in inspanning
en motivatie bij het project.
- PMBOK staat voor project management body of knowledge. PMBOK is een
kennisverzameling op het gebied van projectmanagement die op een
gestructureerde manier is beschreven.
- P6 methode, aangevuld met eigen ervaringne en inzichten van de maker.
2
, Ieder project kent een aantal betrokken ook wel stakeholders of
belanghebbende genoemd. Bij het uitvoeren van een project zijn de volgende
betrokkenen:
- Een opdrachtgever. Ook wel eigenaar van het project.
- Een project manager of projectleider de tijdelijke baas van het project
- Het projectteam of projectgroep, voert het project uit en levert
uiteindelijk het projectresultaat op.
- Gebruikers van het projectresultaat zijn de personen die moeten werken
met het projectresultaat
- Leveranciers leveren materiaal en eventueel teamleden om het project
uit te voeren.
- Lijnmanager binnen een organisatie is vaak leverancier van project
teamleden en hulpmiddelen.
In stap 2 voert het projectteam eventueel een stakeholderanalyse van het
project omgeving uit. Op grond van deze analyse worden de belangen van
verschillende partijen duidelijk.
De deming cyclus is een beheers cyclus die bestaat uit vier onderdelen. Plan
do check en act. De onderdelen houden het volgende in:
- Eerst word een plan gemaakt van taken die leiden tot duidelijke en
concrete resultaten, hierbij worden doelen en normen opgesteld waar het
project aan moet voldoen
- Vervolgens worden de activiteiten uitgevoerd volgends de planning en
word het resultaat opgeleverd
- Daarna controleert de verantwoordelijke of hij de planning heeft gehaald
en zijn resultaat aan de doelen en normen voldoet.
- Als uit de controle komt dat het resultaat niet aan de geplande norm
voldoet moet de verantwoordelijke handelend optreden zijn plannen of
normen bijsturen.
De IMWR cyclus is afkomstig uit de kwaliteit zorg. Deze cyclus omvat de
termen: inspireren, mobiliseren/ motiveren, waarderen en reflecteren. De
termen houden het volgende in:
- Inspireren: elkaar enthousiast maken om bij te dragen aan het project.
- Mobiliseren is in beweging brengen van betrokken bij het project.
- Waarderen is met elkaar bepalen wat de werkelijke waarde van het project
is in het licht van de missie van de organisatie.
- Reflecteren is terugkijken op behaalde resultaten.
In projecten past men fasering toe om risico’s te verkleinen. Een fase kan ook al
een bruikbaar tussenresultaat opleveren. In de initiatieffase komt et idee tot
stand en wordt een project voorstel of een project opdracht gemaakt. In de
definitiefase wordt het project gedefinieerd met behulp van een plan van
aanpak. In deze fase wordt tevens de projectorganisatie opgezet. In de
ontwerpfase wort bepaald hoe he projectresultaat eruit komt te zien. In de
voorbereidingsfase komt aan de orde hoe het projectresultaat gemaakt gaat
worden. In de realisatie fase gaat het projectteam aan de slag en wordt het
3
methode)
Voorbereiden van de projectaanpak
Wat is een project: een project is een tijdelijk samenwerkingsverband van een
aantal mensen, vaak uit verschillende vakgebieden om binnen een vast gestelde
tijd met een vastgesteld budget een vooraf vastgesteld projectresultaat te
bereiken.
De kenmerken van een project:
- Een kenmerk van een project is dat het om een unieke situatie gaat,
hierbij gaat het niet om routine matige kussen.
- Omdat een project tijdelijk is, heeft het een beginpunt en een eindpunt.
- De begindatum wordt ook wel project start-up genoemd de start van het
project wordt wel met de term kick off.
- Elk project heeft een uniek project resultaat. Dit betreft het wat, het kan
veel verschillende zaken betreffen bijvoorbeeld een machine gebouw of
fabriek.
- Het projectdoel is het waarom en geeft de redenwaarom de
opdrachtgever het project wil laten uitvoeren.
- Het projectdoel kent een afbakening van welke werkzaamheden er wel en
welke niet binnen vallen.
- De reikwijdte of omvang van het project wordt wel de scope genoemd.
- Een project heeft een opdrachtgever die budget in de vorm van geld of
capaciteit beschikbaar stelt om het project uit te voeren.
- Een opdrachtgever stelt een projectmanager aan met voldoende
bevoegdheden en bekwaamheden om het project vorm te geven. De
projectmanager is verantwoordelijk voor het projectresultaat.
- Een project kent een eigen projectorganisatie. De projectorganisatie
heeft een aparte positie en status binnen de organisatie van de
opdrachtgever.
- Een project heeft een bepaalde mate van complexiteit daardoor zijn
projecten vaak multidisciplinair en werken in een project mensen vanuit
verschillende vakgebieden.
- Een projectteam beschikt over een budget dat vooraf word vastgesteld en
goedgekeurd. Met dit budget moet het projectteam het project uitvoeren.
Een budget ontstaat door vooraf een begroting van de kosten op te
stellen.
- Het belang van de leden in een projectgroep is dat ze resultaatgericht
kunnen werken.
- Tijdens de uitvoering van het project vindt bewaking van voortgang en
kosten plaats.
In een organisatie worden allerlei werkzaamheden uitgevoerd deze
werkzaamheden kunnen in drie groepen worden ingedeeld.
Nieuwe werkzaamheden kunnen worden aangepakt door middel van
improvisatie. Improvisatie wordt meestal gebruikt als er zich plotseling een
gebeurtenis voordoet waarop een snelle reactie noodzakelijk is. Hier reageert het
1
,bedrijf ad hoc, dat wil zeggen niet volgens een plan maar direct en neemt een
snelle beslissing.
Routinematige werkzaamheden worden steeds herhaald en zijn daardoor
goed voorspelbaar. De uitvoerder hoeft niet steeds te verzinnen wat er precies
moet gebeuren. Voor deze werkzaamheden kunnen werkprocedures of
voorschriften opgesteld worden.
Tussen routinematige werkzaamheden en improvisatie in liggen de
projectmatige werkzaamheden. Deze hebben een eenmalig en tijdelijk
karakter en zijn redelijk voorspelbaar of kunnen voorspelbaar worden gemaakt.
Bij deze werkzaamheden wordt er planmatig naar het resultaat toegewerkt. Een
groot project wordt vaak opgedeeld in fasen waarbij elke fasen een op te leveren
project resultaat heeft. Voor projectmatige werkzaamheden word een tijdelijke
projectorganisatie ingericht.
Projectmatig werken is een middel om werkzaamheden die relatief
onvoorspelbaar zijn en buiten normale orde vallen meer structuur te geven en
beter hanteerbaar te maken.
Tijdens de voorbereiding van een project zijn de beheer aspecten van groot
belang. Eenvoudig gezien is een succesvol project een project dat het juiste
projectresultaat oplevert van de juiste kwaliteit, op de juiste tijd afgerond en
dat het niet meer geld kost dan afgesproken. Hierbij spreken we over de
duivelse driehoek omdat ze elkaar beïnvloeden. Om te zorgen dat een project
niet mislukt, moet het goed zijn georganiseerd en moeten de betrokken goed
zijn geïnformeerd.
Soms word de duivelse driehoek uitgebreid met de scope oftewel reikwijdte in
dat geval spreekt men van de duivels vierkant.
Om de kans op succes voor een project te vergroten zijn er verschillende
methoden ontwikkeld om projecten aan te pakken. Sommige methoden zijn
specifiek bedacht voor en bepaald toepassingsgebied zoals systems
development methodology. Voor automatiseringsprojecten met een strakke
fasering. Omdat het projectresultaat gefaseerd van boven naar beneden vloeit
word dit ook wel de waterval methode genoemd.
Ook de projectmanagement methode PRINCE2 is oorspronkelijk afkomstig uit de
ICT. Deze methode wordt gebruikt oor grote projecten in grote organisaties.
Verder bestaan er nog de:
- Projectmatig werken methode deze bevat samenhangende processen
van faseren beheersen beslissen en samenwerken.
- Projectmatig creëren hierbij word veel aandacht gestoken in inspanning
en motivatie bij het project.
- PMBOK staat voor project management body of knowledge. PMBOK is een
kennisverzameling op het gebied van projectmanagement die op een
gestructureerde manier is beschreven.
- P6 methode, aangevuld met eigen ervaringne en inzichten van de maker.
2
, Ieder project kent een aantal betrokken ook wel stakeholders of
belanghebbende genoemd. Bij het uitvoeren van een project zijn de volgende
betrokkenen:
- Een opdrachtgever. Ook wel eigenaar van het project.
- Een project manager of projectleider de tijdelijke baas van het project
- Het projectteam of projectgroep, voert het project uit en levert
uiteindelijk het projectresultaat op.
- Gebruikers van het projectresultaat zijn de personen die moeten werken
met het projectresultaat
- Leveranciers leveren materiaal en eventueel teamleden om het project
uit te voeren.
- Lijnmanager binnen een organisatie is vaak leverancier van project
teamleden en hulpmiddelen.
In stap 2 voert het projectteam eventueel een stakeholderanalyse van het
project omgeving uit. Op grond van deze analyse worden de belangen van
verschillende partijen duidelijk.
De deming cyclus is een beheers cyclus die bestaat uit vier onderdelen. Plan
do check en act. De onderdelen houden het volgende in:
- Eerst word een plan gemaakt van taken die leiden tot duidelijke en
concrete resultaten, hierbij worden doelen en normen opgesteld waar het
project aan moet voldoen
- Vervolgens worden de activiteiten uitgevoerd volgends de planning en
word het resultaat opgeleverd
- Daarna controleert de verantwoordelijke of hij de planning heeft gehaald
en zijn resultaat aan de doelen en normen voldoet.
- Als uit de controle komt dat het resultaat niet aan de geplande norm
voldoet moet de verantwoordelijke handelend optreden zijn plannen of
normen bijsturen.
De IMWR cyclus is afkomstig uit de kwaliteit zorg. Deze cyclus omvat de
termen: inspireren, mobiliseren/ motiveren, waarderen en reflecteren. De
termen houden het volgende in:
- Inspireren: elkaar enthousiast maken om bij te dragen aan het project.
- Mobiliseren is in beweging brengen van betrokken bij het project.
- Waarderen is met elkaar bepalen wat de werkelijke waarde van het project
is in het licht van de missie van de organisatie.
- Reflecteren is terugkijken op behaalde resultaten.
In projecten past men fasering toe om risico’s te verkleinen. Een fase kan ook al
een bruikbaar tussenresultaat opleveren. In de initiatieffase komt et idee tot
stand en wordt een project voorstel of een project opdracht gemaakt. In de
definitiefase wordt het project gedefinieerd met behulp van een plan van
aanpak. In deze fase wordt tevens de projectorganisatie opgezet. In de
ontwerpfase wort bepaald hoe he projectresultaat eruit komt te zien. In de
voorbereidingsfase komt aan de orde hoe het projectresultaat gemaakt gaat
worden. In de realisatie fase gaat het projectteam aan de slag en wordt het
3
